Manter registros de funcionários é uma obrigação federal nos EUA, mas também pode ser usado como um recurso valioso para sua empresa. Ao administrar uma empresa, manter registros precisos e atualizados de seus funcionários é crucial para o sucesso do seu negócio.
O que são registros de funcionários?
Os registros dos funcionários são documentos protegidos onde os fatos sobre os funcionários são anotados. Os registros de funcionários ajudam os proprietários de empresas a controlar muitas coisas diferentes, incluindo salários, avaliações de desempenho, informações de contato e muito mais. É recomendável que você armazene os documentos comerciais e de funcionários em uma área segura e com acesso restrito para proteger a privacidade de todos.
Registros exigidos pelo governo federal
Alguns tipos de registros de funcionários devem ser mantidos por todos os proprietários de empresas por lei federal. A razão pela qual eles são obrigatórios pelo governo federal é para sua proteção e a de seus funcionários. Se houver uma disputa legal, uma investigação criminal ou mesmo algo tão pequeno como uma demissão, o governo quer ter acesso a informações precisas.
Aqui estão os registros de funcionários exigidos pelo governo federal que você deve manter como proprietário de uma empresa e o que eles envolvem.
Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC)
A Lei EEOC foi aprovado em 1965 e protege os direitos dos trabalhadores de serem elegíveis para contratação, independentemente de raça, sexo ou religião. Esta lei protege os funcionários da discriminação antes, durante e depois do emprego. Além disso, esta lei estabelece a exigência de que os empregadores mantenham todos os registros dos empregados por pelo menos um ano, além de um ano após a rescisão.
Lei de Discriminação de Idade no Emprego (ADEA)
A ADEA, aprovada em 1967, impede que os empregadores discriminem um funcionário potencial ou atual com base na idade. Também garante que os empregadores proporcionem benefícios e salários iguais a todos os trabalhadores, independentemente da idade. Esta lei também exige que você guarde os registros da folha de pagamento e os documentos do programa de benefícios por pelo menos três anos.
Lei de Padrões Trabalhistas Justos (FLSA) e Lei de Igualdade Salarial (EPA)
A FLSA e a EPA são implementadas para evitar a discriminação com base no género no que diz respeito à folha de pagamento dos funcionários. Essas leis exigem que você documente quaisquer justificativas para variações salariais entre funcionários de gêneros diferentes e mantenha esses registros por dois anos e que documente o pagamento dos funcionários de maneira adequada.
Outros tipos de registros de funcionários
Existem vários outros tipos de registros de funcionários que são úteis para manter à mão, se possível. Documentar coisas como comportamento, salários e desempenho dos funcionários também pode evitar disputas no local de trabalho. Afinal, não há necessidade de discutir algo se já estiver escrito.
Aqui estão alguns outros exemplos de registros de funcionários que pode ser aconselhável ter disponíveis:
- Informações de contato (e-mail, telefone, etc.)
- Notas/redações comportamentais
- Atendimento
- PTO
- Benefícios
- Experiência de treinamento
- Acomodações no local de trabalho
1. Útil para avaliações de desempenho
Revisões de desempenho são uma parte normal do emprego, embora às vezes possam ser assustadoras. Uma maneira de facilitar esse processo é criar registros das avaliações de desempenho que você realiza. Dessa forma, na próxima vez que você se reunir com um funcionário, as anotações da reunião anterior estarão frescas em sua memória.
É sempre uma boa ideia documentar também o comportamento dos funcionários, mesmo que você não esteja necessariamente interessado em se comprometer com um relatório completo. Por exemplo, se você notar que um funcionário chega atrasado ao trabalho de vez em quando ou tem uma discussão com outro colega de trabalho, você deve anotar isso. Isso evita que o RH tenha dor de cabeça caso precise investigar o comportamento passado de um funcionário.
2. Cria um perfil de funcionário
Os registros de funcionários permitem que você organize informações sobre cada um de seus funcionários das quais você provavelmente não se lembraria. Por exemplo, se um funcionário tem melhor desempenho durante os turnos noturnos, você pode anotar isso e consultá-lo ao criar um cronograma. Criar um perfil de funcionário permite que você tenha uma visão geral de cada um de seus funcionários.
Isso também pode ajudá-lo a identificar problemas recorrentes que você possa ter com alguns funcionários ou, alternativamente, suas repetidas áreas de sucesso. Se um funcionário impressiona você em uma área, mas tem dificuldades em outra, pode ser necessário algum treinamento. O perfil dos funcionários é onde você pode encontrar essas informações para ter certeza de que todos os seus funcionários estão fazendo o melhor possível.
3. Protege contra ações judiciais
Na eventualidade de você ser processado por um ex-funcionário ou atual, você sempre pode contar com documentos e registros para comprovar a verdade. Esses documentos podem protegê-lo de falsas acusações e questões legais no futuro. Ninguém planeja ser processado, mas é melhor prevenir do que remediar.
Anotá-la
Manter registros de funcionários pode proteger você, sua empresa e seus funcionários de disputas legais ou pessoais desnecessárias. Manter-se organizado e preparado é a melhor maneira de fazer negócios e pode manter você e seus funcionários longe de problemas no longo prazo. Certifique-se de documentar o máximo que puder sobre seu local de trabalho e seus funcionários para evitar mal-entendidos no futuro.
Um dos objetivos que você pode querer para o seu negócio é ter um ambiente de trabalho seguro, saudável e produtivo, cheio de funcionários felizes e engajados.Manter registros de funcionários pode ajudá-lo a fazer isso, protegendo você e seus funcionários.
Escritor da equipe: Ari é escritor, blogueiro e proprietário de uma pequena empresa que mora no estado de Washington.
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A importância de manter registros de funcionários republicados da fonte https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ via https://feeds.feedburner.com/startupmindset
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