Às vezes, os processos empresariais básicos podem consumir muito mais tempo do que os líderes empresariais imaginam. A faturação, por exemplo, é algo que cada equipe de contabilidade tem que aprender a administrar.
Em sua essência, o faturamento parece simples: um fornecedor fornece bens ou serviços, detalha os itens fornecidos e envia uma fatura ao cliente (também conhecida como fatura). O cliente então fatura recebe a fatura, verifica sua veracidade e envia o pagamento ao fornecedor.
Simples, certo? Pode parecer que sim, mas na realidade, 66% de empresas dizem que gastam mais do que cinco dias por mês processando faturas. Com apenas 20 a 25 dias úteis por mês, o impacto de cinco dias inteiros consumidos enviando, recebendo e processando pagamentos de faturas é um grande aumento para a equipe de contas a receber e a equipe de contas a pagar de uma organização.
Hoje, uma das melhores maneiras de resolver as ineficiências dos processos e aumentar a eficiência organizacional é investir em soluções SaaS digitais que agilizem esses processos. O Xero, uma das principais ferramentas de contabilidade SaaS para pequenas e médias empresas, ajuda a resolver ineficiências relacionadas ao faturamento e outros desafios no setor. ciclo de contabilidade.
Isoladamente, o software de fatura Xero é uma solução robusta, mas quando combinado com outros Automação AP ferramentas, sua eficácia aumenta exponencialmente. Vamos dar uma olhada no que as soluções de fatura Xero podem oferecer às empresas e, em seguida, ver o que o Xero pode fazer quando combinado com outras ofertas de SaaS.
Software de faturamento Xero para contas a receber
Muito familiarizado com os desafios do fluxo de caixa e com a perseguição de pagamentos de faturas vencidas, o contas a receber A equipe é responsável por coletar todo o dinheiro que uma empresa ganha. Quer a organização seja B2B ou B2C, a equipe de AR é fundamental para garantir que o dinheiro entre no negócio a uma taxa que suporte as despesas do negócio e as iniciativas de crescimento.
Como fazer AR no Xero
Em vez de criar faturas manualmente para cada cliente, enviar e-mails individuais para alertar os usuários sobre pagamentos futuros e criar relatórios manuais de fluxo de caixa, as equipes de AR podem integrar o Xero ao ecossistema de AR para acessar uma série de recursos úteis e recursos de faturamento automatizado.
Com o Xero, a criação de faturas e o acompanhamento de todas as tarefas são muito mais fáceis. Você será solicitado a escolher entre “faturamento clássico” e “novo faturamento” no Xero; se seu objetivo é eficiência, escolha “novo faturamento” para reduzir a carga de trabalho e o levantamento manual de dados. Veja como fica a criação de faturas ao usar o “novo faturamento” do Xero:
- Certifique-se de que as informações de contato do cliente sejam adicionadas ao Xero primeiro. Com o novo faturamento, você pode preencher automaticamente alguns campos com esses detalhes.
- Vou ao "Fatura" módulo no aplicativo Xero.
- Comece a digitar o nome do cliente no "Para" campo e os detalhes do cliente devem ser preenchidos na fatura.
- Preencha todos os campos obrigatórios, como "Quantidade do item," e "Preço."
- Arraste e solte itens de linha para movê-los em uma determinada ordem.
- Quando a fatura estiver preenchida, selecione “Salvar e adicionar outro” or “Enviar para aprovação.”
O software de fatura Xero não apenas permite que especialistas em AR enviem lembretes de pagamento automatizados e criem faturas personalizadas com facilidade, mas também oferece uma série de recursos direcionados a AR, como:
Acompanhamento de status de fatura
Distribuir faturas na primeira vez já é bastante difícil; O Xero não apenas transforma o processo inicial de criação de faturas em apenas alguns cliques, mas também fornece rastreamento e análise de faturas em tempo real. Existe um cliente com pagamentos pendentes ou problemas contínuos de pagamento? O Xero pode ajudar a notificar a equipe de AR antes que sua empresa perca dinheiro suado.
Processamento de pagamentos on-line
Os clientes estão enviando cheques – eles querem pagar online! O processamento de pagamentos online está ao seu alcance com os plug-ins certos de terceiros disponíveis através do Xero. Os clientes vão adorar como é fácil, e a equipe de AR vai adorar o fato de ser um processo praticamente sem toque da parte deles.
Modelos de fatura Xero
Faturas oficiais com estilo uniforme, logotipo incorporado e baixa taxa de erro podem ajudar as empresas a construir uma marca de confiabilidade e confiança e, com os modelos de fatura Xero, faturas impecáveis são inevitáveis.
Para criar um modelo de fatura Xero, siga o seguinte:
- Clique no nome do fornecedor e, em seguida, clique em "Configurações."
- Acesse “Configurações de fatura”.
- Selecionar “Novo tema de marca.”
- Insira um rótulo para fazer referência a este modelo de fatura Xero específico no futuro. Algo como “Modelo de fatura mensal do cliente XYZ” trabalharia.
- Personalize o design da fatura e faça os ajustes necessários.
- Clique "Salve ."
- Para ver os modelos de fatura salvos, encontre o nome do modelo que deseja visualizar ou usar e clique em “Visualização.”
Faturas pró-forma Xero
A maioria das empresas envia faturas após o fornecimento dos bens ou serviços, mas se sua organização depende de faturas pró-forma que são usadas antes de suas ofertas serem fornecidas aos usuários finais, o Xero não o deixou de fora. As faturas pró-forma Xero são semelhantes ao modelo de fatura Xero, mas são estruturadas de maneira um pouco diferente para atender às suas necessidades de negócios.
Xero para processamento de faturas em contas a pagar
Do outro lado do processo de faturamento, o contas a pagar a equipe trabalha incansavelmente para processar faturas recebidas, verificar se os bens e serviços foram recebidos de acordo com o que está na fatura, navegar pelo processo de aprovação de pagamentoe enviar pagamentos para fornecedores aguardando.
Como fazer AP no Xero
Assim como seus colegas de AR, os membros da equipe de AP podem contar com o software de fatura Xero para facilitar suas vidas de várias maneiras. Talvez a função mais proeminente do Xero no espaço AP seja a importação e processamento de uma fatura.
Passo a passo, veja como pode ser:
- Depois que uma fatura é enviada por um fornecedor, você pode carregar um PDF da fatura no Xero.
- Para verificar faturas ou iniciar o processo de aprovação, vá para a página "O negócio" Menu e selecione "Faturas."
- Conduza a verificação manual da fatura comparando a descrição, o valor e o preço do item com os bens ou serviços recebidos.
- Quando estiver pronto para aprovação, o aprovador poderá clicar “Aprovar e enviar e-mail” para enviar a fatura a ser paga.
Você também pode encaminhar faturas para um endereço de e-mail específico para digitalizar alguns detalhes preenchidos
Outros recursos do Xero que as equipes de AP adoram são:
Gerenciamento simples de contas
Acompanhar as dívidas pendentes de curto prazo pode ser um desafio; com uma ampla variedade de faturas vencidas em momentos diferentes ao longo dos meses, as equipes de contas a pagar têm seu trabalho administrativo difícil. Com o software de fatura Xero, o rastreamento das próximas datas de vencimento e contas pendentes torna-se automático.
Capacidades de pagamento em lote
Ao permitir pagamentos em lote no software de fatura Xero, as equipes de contas a pagar podem aproveitar muito menos a entrada manual de dados e reduzir o tempo de processamento ao efetuar pagamentos.
Fluxo de Trabalho de Aprovação
Com os recursos de fluxo de trabalho de aprovação personalizáveis do Xero, as equipes de AP podem enviar pagamentos de faturas por meio dos canais de aprovação adequados, tudo na própria plataforma. Chega de longas cadeias de e-mail e pagamentos atrasados devido à desordem da caixa de entrada.
Reconciliação bancária
O Xero automatiza a reconciliação de pagamentos feitos em contas, simplificando o processo de correspondência de transações com faturas correspondentes. Esse recurso garante registros financeiros precisos e reduz o risco de erros.
Lacunas notáveis no processo Xero AP
Está claro que o Xero oferece um grande impulso às equipes de contabilidade em empresas em crescimento em uma ampla variedade de setores. A plataforma é confiável, bem testada e em constante evolução, mas existem muitas outras maneiras de aprimorar os processos de AP e AR com ferramentas centradas em automação. Simplificando – há muitas coisas que o Xero não pode fazer, também. Algumas das maiores limitações para equipes de contas a pagar que usam o software de fatura Xero são:
Limitações de captura de faturas
O Xero é ótimo para digitalizar e armazenar documentos comerciais, como faturas, mas é muito limitado na extração de dados importantes de imagens digitalizadas. Isso deixa as equipes de contas a pagar com tarefas manuais de entrada de dados sempre que uma nova fatura é recebida. Fale sobre uma merda de tempo!
Limitações de complexidade de negócios
O software de fatura Xero não oferece muitas personalizações para faturas e contas, dificultando a agilização dos processos de contas a pagar.
Limitações do fluxo de trabalho de aprovação
Se você procura uma configuração de fluxo de trabalho ultracomplexa ou adaptável dependendo do valor da fatura, precisará de uma ferramenta de automação suplementar para tornar isso realidade.
Limitações de relatórios
Numa época em que os líderes empresariais esperam insights em tempo real ao tomar decisões, o Xero não será capaz de fornecer o nível de detalhe necessário para tomar decisões baseadas em dados nas quais você pode confiar.
Nanonets para automação de AP
Sejamos claros: o Xero agrega imenso valor ao ciclo contábil como um todo. A solução digital SaaS ajuda a trazer as empresas para a era digital, mas com as integrações certas e ferramentas complementares, a Xero pode fazer muito mais. Com Nanoredes, uma oferta SaaS de automação de AP, todas as lacunas de AP reveladas acima podem ser resolvidas rapidamente.
Usando Nanonets para automatizar AP no Xero
Depois de integrar Nanonets ao software de fatura Xero, você vai adorar o impulso que Automação AP dá à função em geral. Por exemplo:
Tecnologia OCR e processamento automatizado de faturas
Usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), Nanonets podem ler e extrair dados importantes de faturas recebidas e reduzir a entrada manual de dados. Não se preocupe; os registros das faturas também serão registrados no Xero, garantindo a perfeita correspondência de dados entre as duas plataformas sem qualquer intervenção humana. Agora, processamento de faturas - Incluindo mão dupla e correspondência de três vias – pode ser feita automaticamente.
Automação de Pagamentos
Com Nanonets integrando Stripe, Wise e ACH, a automação de pagamentos não é apenas um sonho; é uma realidade. As equipes de AP podem usar a integração Nanonets e Xero para automatizar o processo de pagamento. Regras personalizadas também podem ser implementadas durante todo o processo. Crie um fluxo de trabalho de aprovação personalizado, defina limites de pagamento e aumente a segurança com outras regras.
Gestão de fornecedores
Selecionando fornecedores é bastante difícil; manter todas as informações atualizadas e corretas no Xero pode ser um trabalho sem fim. Com Nanonets, as informações do fornecedor podem ser atualizadas automaticamente com base nos dados atuais da fatura, tornando o gerenciamento do fornecedor o mais simples possível.
Relatórios de próxima geração
Desde o início, painéis e recursos de relatórios automatizados fazem parte das ofertas da Nanonets. Com apenas alguns exercícios de clicar e soltar, sua equipe de AP – e outras equipes de contabilidade – pode ter relatórios que cobrem todas as bases.
Como Nanonets e Xero funcionam juntos
Configurar a integração entre Nanonets e Xero normalmente leva apenas alguns minutos. Abaixo está uma ilustração de Nanonets recebendo faturas de várias fontes, como DropBox e GMail, e processando-as.
Isso não se restringe apenas a faturas, mas também a pedidos de compra e outros documentos. Após a aprovação em um fluxo de trabalho que você pode configurar, os dados estão prontos para sincronização no Xero.
Nanonets podem processar faturas, extrair informações importantes, entregar essas informações ao Xero e automatizar processos. Essa integração está disponível há anos, tornando-a algo que você e sua organização podem começar a se beneficiar AGORA. Não espere para experimentar os benefícios dos Nanonets e do Xero; comece agora.
Benefícios de emparelhar Nanonets com Xero
Poderosos separadamente e imparáveis juntos, Nanonets e Xero estão prontos para mudar a forma como os profissionais de contabilidade trabalham. Já não é suficiente ter um ERP forte ou uma solução de contabilidade fácil de usar; a automação é obrigatória para todas as empresas e, com Nanonets, a jornada de automação se torna muito mais gerenciável.
Ao investir tempo e recursos na configuração dessas ferramentas, você verá o retorno do investimento se materializar de muitas maneiras diferentes.
- Produtividade - Em primeiro lugar, a produtividade disparará. A automação faz mais do que tornar as tarefas mais eficientes, ela também permite que suas equipes de AP e AR concentrem seus esforços em aspectos de negócios com maior valor agregado.
- Ganho financeiro – O aumento da produtividade leva a melhores resultados financeiros para as empresas.
- Satisfação da equipe – Nanonets e Xero tornam as pessoas que realizam o trabalho menos estressadas e mais felizes em seu trabalho em geral. Quando você tem uma equipe feliz, o mundo inteiro se abre.
Quando usados em conjunto, você pode aproveitar todas as proezas contábeis do Xero com o poder de automação dos Nanonets. À medida que a produtividade começa a aumentar, os erros manuais começam a diminuir e seus clientes e funcionários ficam cada vez mais felizes, você ficará muito feliz por ter feito isso.
Os líderes empresariais que realmente procuram agitar as coisas não devem procurar mais; essas ferramentas mudarão a forma como sua empresa funciona do início ao fim. Para começar hoje mesmo, vincule Nanonets ao Xero e mãos à obra!
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/
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