Gerenciamento de despesas, em sua essência, é o processo metódico pelo qual uma empresa rastreia, verifica e processa todas as despesas financeiras incorridas em suas operações.
Isto engloba as tarefas cruciais de
- registrar despesas.
- garantir que as despesas estejam alinhadas com as políticas da empresa.
- garantir que as despesas sejam aprovadas pelas pessoas certas.
- analisar despesas para uma melhor supervisão fiscal e planeamento estratégico.
- protegendo uma empresa contra erros, fraudes e pesadelos de conformidade.
Em essência, é a arte e a ciência de garantir que cada centavo gasto pela sua empresa não apenas conte, mas seja contabilizado.
Imagine um mundo onde as Grandes Pirâmides foram construídas sem quaisquer ferramentas de medição, um feito de precisão baseado puramente em suposições. Parece implausível, certo? No entanto, é assim que muitas empresas ainda abordam a gestão de despesas – um aspecto crítico, mas muitas vezes subestimado, das suas operações. No ambiente de negócios atual, a gestão de despesas desempenha um papel fundamental na formação do cenário financeiro das empresas, grandes e pequenas.
Neste blog, mergulharemos profundamente no mundo do gerenciamento de despesas e exploraremos os seguintes temas.
- necessidade de gerenciamento de despesas
- evolução e estado atual da gestão de despesas
- como começar com o gerenciamento de despesas?
- como criar uma política de despesas?
- como implementar o gerenciamento de despesas?
- estudos de caso sobre a implementação do gerenciamento de despesas
- comparação do melhor software de gerenciamento de despesas
- cultura corporativa e gestão de despesas
- tendências futuras na gestão de despesas
- Recursos adicionais
Necessidade de gerenciamento de despesas
Sejamos realistas: no mundo das finanças em constante evolução, gerir despesas não é apenas uma boa ideia – é uma tática de sobrevivência. quero dizer, pense sobre isso. Com os negócios cada vez mais complexos e os mercados mais voláteis, o cara com controle na carteira é quem dá as ordens. Não se trata apenas de ganhar alguns centavos; trata-se de governança financeira estratégica.
Agora, você pode estar pensando: “Nós resolvemos isso com nossas planilhas confiáveis e auditorias trimestrais”. Mas não vamos nos enganar. Os métodos tradicionais são tão eficazes como uma porta de ecrã num submarino no que diz respeito ao dinamismo do ecossistema financeiro actual. Precisamos de algo mais – algo que não apenas monitore as despesas, mas também nos dê insights e previsões.
Vamos dar um exemplo prático. Imagine uma empresa de tecnologia de médio porte, vamos chamá-la de ‘InnovateX’. Eles estão indo bem, crescendo rapidamente e seu produto é um sucesso. Mas aqui está o problema: a sua gestão financeira está estagnada na última década. Eles usam processos manuais e o controle de despesas é, francamente, uma bagunça.
Indique a entrada de uma solução abrangente de gerenciamento de despesas. Com um sistema robusto implementado, a InnovateX poderia não apenas controlar suas despesas, mas também aproveitar esses dados para tomar decisões estratégicas.
Por exemplo, eles descobrem que estão gastando demais em serviços de fornecedores, alguns dos quais se sobrepõem. Ou percebem que suas despesas de viagem estão às alturas porque não possuem uma política para reservar opções de viagem econômicas. Com esses insights, a InnovateX pode renegociar contratos de fornecedores, agilizar serviços e implementar uma nova política de viagens.
A InnovateX começa a economizar dinheiro, claro, mas também se torna mais eficiente, mais ágil e melhor posicionada para investir em oportunidades de crescimento. Eles passam de jogar na defesa com suas finanças para jogar no ataque.
Vamos ver como a InnovateX, ou qualquer outra empresa que adote as melhores práticas e soluções de gerenciamento de despesas, é capaz de resolver com eficácia os problemas tradicionais de gerenciamento de despesas:
- Dados em tempo real são reis: No acelerado mundo dos negócios, tomar decisões com base nos dados do último trimestre é como dirigir usando o espelho retrovisor. O gerenciamento moderno de despesas fornece insights em tempo real, permitindo que as empresas tomem decisões informadas rapidamente. A InnovateX implementou um sistema de gerenciamento de despesas baseado em nuvem que fornecia relatórios em tempo real. Isso permitiu que a equipe financeira detectasse um aumento repentino e inexplicável nas despesas de marketing e resolvesse o problema rapidamente, evitando o estouro do orçamento.
- A contenção de custos não é opcional: O gerenciamento eficaz de despesas ajuda as empresas a identificar e eliminar gastos desnecessários. Ao analisar seus dados de despesas, a InnovateX identificou que estava pagando demais por materiais de escritório de um fornecedor antigo. Negociaram melhores taxas e exploraram opções mais económicas, o que conduziu a poupanças anuais significativas.
- Prevenção de fraudes – é melhor prevenir do que remediar: Sem um sistema robusto de gerenciamento de despesas, seu negócio é como uma casa com as portas destrancadas. É um convite aberto aos fraudadores. Um bom sistema pode sinalizar irregularidades e evitar fugas financeiras. A InnovateX introduziu fluxos de trabalho automatizados de aprovação de despesas e detecção de anomalias. Este sistema sinalizou um padrão incomum de compras pequenas e frequentes por parte de um funcionário, revelando um caso menor de fraude de despesas que foi rapidamente resolvido.
- Conformidade Regulatória – Não Mexa com a Lei: O gerenciamento automatizado de despesas garante que você esteja sempre do lado certo da lei, evitando armadilhas legais dispendiosas. Com regulamentações em constante mudança, gerenciar a conformidade manualmente é como fazer malabarismos com dinamite. A InnovateX adotou um sistema de despesas que é atualizado automaticamente com os mais recentes requisitos fiscais e regulatórios, garantindo a conformidade e evitando uma possível multa pesada devido a uma regulamentação fiscal negligenciada.
- Orçamento não é um jogo de adivinhação: A gestão de despesas transforma o orçamento numa ciência e não num jogo de adivinhação. Ao analisar padrões e tendências de gastos, as empresas podem prever com mais precisão e alocar recursos de forma mais eficaz. Utilizando dados históricos de despesas, a InnovateX previu com precisão seus gastos com TI para o próximo ano, evitando um déficit orçamentário no meio do ano que os atormentava anteriormente.
- O trabalho manual é demorado e sujeito a erros: um sistema eficiente de gerenciamento de despesas simplifica processos, reduz tarefas manuais e mantém sua equipe focada no que faz de melhor, e não no preenchimento de relatórios de despesas. A InnovateX usou o aplicativo móvel baseado em OCR oferecido por seu software de gerenciamento de despesas para relatórios de despesas, que captura dados diretamente dos recibos e os preenche no sistema de gerenciamento de despesas. Isto reduziu o tempo que os funcionários gastavam em relatórios de despesas, aumentando o moral e reduzindo erros.
- Tomada de Decisão Estratégica: Informação é poder. Ao fornecer informações detalhadas sobre onde e como o dinheiro está sendo gasto, os sistemas de gestão de despesas capacitam as empresas a tomar decisões estratégicas que impulsionam o crescimento e a eficiência. A liderança da InnovateX utilizou dados de despesas para decidir transferir uma parte do seu orçamento de publicidade da mídia tradicional para canais digitais, resultando em um ROI mais alto, conforme indicado pela análise de despesas de vendas e marketing.
- Visibilidade leva à responsabilidade: Quando os funcionários sabem que as despesas estão sendo monitoradas e analisadas, isso leva a gastos mais responsáveis. Não se trata de microgerenciamento; trata-se de criar uma cultura de responsabilidade. A InnovateX notou uma mudança cultural em que os funcionários passaram a estar mais atentos aos seus gastos, levando a uma redução de despesas não essenciais, como almoços de negócios excessivos.
- Escalabilidade – Cresça sem as dores do crescimento: Um sistema sólido de gestão de despesas pode crescer com o seu negócio, garantindo que a gestão financeira não se torne um gargalo. Como a InnovateX abriu um novo escritório em outro país, o sistema já era capaz de lidar com despesas em várias moedas e diferentes regimes fiscais.
- Conclusão – é tudo uma questão de dólares: No final das contas, o que importa é o resultado final. A gestão eficaz de despesas contribui diretamente para a lucratividade. A abordagem focada da InnovateX à gestão de despesas levou a uma redução de 15% nos custos de viagem, aumentando diretamente a sua rentabilidade.
Assim, aplicar a gestão de despesas no seu negócio leva a benefícios tangíveis, melhorando a eficiência operacional, a conformidade e, em última análise, contribuindo para a saúde financeira da empresa.
Evolução e Estado Atual
A jornada do gerenciamento de despesas é uma história de evolução, refletindo a história mais ampla do desenvolvimento de negócios. Desde a época dos livros contábeis e das pilhas de recibos em papel até a era moderna das soluções de software, o gerenciamento de despesas passou por uma jornada transformadora. Na última década, o advento da IA e da computação em nuvem revolucionou este campo. Já se foram os dias da laboriosa entrada manual; hoje, um recibo pode passar do bolso para um livro-razão digital em poucos segundos.
O mercado de gestão de despesas é um mercado repleto de atividades, repleto de inovação e que cresce mais rápido do que uma startup do Vale do Silício com esteróides. De acordo com um relatório recente, o mercado global de software de gestão de despesas deverá crescer significativamente nos próximos cinco anos, impulsionado por um aumento na procura de soluções financeiras automatizadas e integradas.
Empresas como Nanonets, SAP Concur, Expensify e Coupa estão liderando o processo, transformando o cenário com soluções de ponta que fazem o gerenciamento de despesas parecer um passeio no parque. Suas contribuições vão desde análises baseadas em IA até integrações perfeitas com sistemas contábeis, remodelando a forma como as empresas administram suas despesas.
Mas o que é verdadeiramente fascinante é a adoção generalizada destas soluções. Dos conglomerados em expansão às startups movimentadas, empresas de todos os setores estão aderindo ao movimento da gestão de despesas. Esta não é uma tendência limitada aos setores financeiro ou tecnológico; é um movimento interindustrial. Varejistas, fabricantes, prestadores de serviços de saúde – você escolhe, todos estão reconhecendo a necessidade de soluções eficientes de gerenciamento de despesas.
Desafios na gestão de despesas
As empresas que desejam implementar o gerenciamento de despesas em um fluxo de trabalho manual tradicional enfrentam imediatamente uma série de desafios. Vejamos os desafios mais comumente enfrentados por uma empresa que busca implementar o gerenciamento de despesas.
- Dados manuais levam a erros e desperdiçam tempo e recursos humanos valiosos. Uma montanha de recibos, horas gastas na entrada manual de dados e o inevitável erro humano que se instala – é uma receita para o desastre financeiro.
- Depois, há o gigante da conformidade com as políticas. Garantir a adesão às políticas corporativas e aos mandatos regulatórios é como andar na corda bamba. Um deslize e você estará em um mundo de caos de conformidade. É aqui que muitas empresas tropeçam, lutando para acompanhar as regulamentações e políticas internas em constante mudança.
- E não nos esqueçamos das questões de integração. Em um mundo onde seu sistema de gerenciamento de despesas precisa se comunicar com seu software de contabilidade, seu sistema ERP e talvez até mesmo com seu CRM, a integração é fundamental. Mas alcançar uma integração perfeita é muitas vezes mais fácil de falar do que fazer. As empresas frequentemente lutam para fazer com que seus sistemas funcionem em harmonia, muitas vezes levando a silos de dados e ineficiências operacionais.
- As aprovações manuais são ineficientes e levam diretamente a atrasos no pagamento de multas e ineficiências operacionais. Os aprovadores muitas vezes desconhecem o contexto das despesas que precisam ser aprovadas, e fluxos de trabalho de aprovação complicados levam a atrasos. A intervenção humana nas aprovações pode levar ao não cumprimento de prazos, multas e aumento da carga administrativa, tornando a automação uma alternativa mais eficiente para agilizar fluxos de trabalho e garantir transações oportunas.
- Garantir pagamentos contínuos a vendedores, funcionários e fornecedores pode ser um desafio. Pagamentos atrasados ou incorretos podem levar a relacionamentos tensos, penalidades financeiras e reputação comercial manchada. Além disso, para empresas que operam internacionalmente, a gestão de despesas em múltiplas moedas pode ser complicada. O tratamento de taxas de câmbio, a conformidade com regulamentações estrangeiras e a reconciliação de transações em várias moedas exigem ferramentas e conhecimentos especializados.
- Lidar com vários fornecedores de software de gerenciamento de despesas, processamento de pagamentos e outros serviços relacionados pode ser complexo. Coordenar e gerir estas relações de forma eficaz pode ser um desafio em si.
- À medida que as empresas crescem, as suas necessidades de gestão de despesas podem aumentar. Garantir que a solução de gestão de despesas escolhida possa ser dimensionada para acomodar maiores volumes de transações, funcionários adicionais e operações em expansão é essencial para o sucesso a longo prazo.
- Gerenciar e armazenar recibos digitais, faturas e outros documentos relacionados a despesas pode ser uma tarefa árdua. Manter uma trilha de auditoria completa e facilmente acessível é essencial para conformidade e transparência. Isso inclui registrar todas as alterações e aprovações relacionadas às despesas e ter a documentação adequada prontamente disponível para auditorias.
- Gerar insights significativos a partir de dados de despesas é essencial para uma tomada de decisão informada. Configurar recursos robustos de relatórios e análises, compreender os dados e traduzi-los em inteligência acionável pode ser complexo, especialmente para empresas com grandes volumes de dados de despesas.
Inovações Tecnológicas em Gestão de Despesas
A automação e a IA vieram em nosso socorro. Vamos explorar como esses avanços de ponta estão revolucionando o gerenciamento de despesas.
Automação: o novo carro-chefe da gestão financeira
Bem-vindo à era da automação, onde os relatórios de despesas são criados sozinhos, os envios são muito fáceis e as aprovações não exigem um esforço hercúleo. Automação na gestão de despesas é como ter um mago financeiro ao seu lado, que trabalha 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem intervalo para o café. Ele transformou a tarefa monótona de criação de relatórios de despesas em um processo simplificado e livre de erros. Agora, os funcionários tiram uma foto de seus recibos e pronto, os dados magicamente chegam aos relatórios. Aprovações que costumavam levar dias agora acontecem em tempo real, garantindo um fluxo de caixa tranquilo e funcionários satisfeitos. Não se trata apenas de economizar tempo; trata-se de redefinir a eficiência.
Soluções móveis e em nuvem: gerenciamento de despesas ao seu alcance
Por fim, vamos falar sobre os heróis desconhecidos: soluções móveis e em nuvem. Num mundo onde os negócios acontecem em todo o lado, porque é que a gestão de despesas deveria ser acorrentada a uma secretária? As plataformas baseadas na nuvem significam que os dados financeiros estão sempre ao seu alcance, seguros e atualizados. E com aplicativos móveis, as despesas podem ser gerenciadas em qualquer lugar – no banco de trás de um táxi ou na sala de embarque de um aeroporto. Esta mobilidade e flexibilidade não são apenas conveniências; são necessidades em um mundo que nunca para de se mover.
Integrações: seus aplicativos agora podem se comunicar entre si
As integrações são ferramentas essenciais que tornam a gestão de despesas ainda mais eficiente. Eles conectam seus aplicativos e garantem a sincronização de dados em tempo real entre seus aplicativos e bancos de dados. Apenas para listar alguns, agora você pode –
- Vincule seus e-mails e outros aplicativos ao seu sistema de gerenciamento de despesas para uma ingestão perfeita de contas de despesas, faturas e recibos. Um sistema baseado em OCR pode extrair dados diretamente de seus documentos de despesas e ingerir os dados em formato estruturado.
- Vincule seu sistema de despesas a software de contabilidade como QuickBooks ou Xero para fluxo de dados contínuo e redução de erros.
- Simplifique o reembolso integrando-se ao software de RH e folha de pagamento para um processo mais tranquilo.
- Integre-se a ferramentas de projeto como o Trello para alocar despesas com precisão a projetos específicos.
Pagamentos contínuos: pagamentos diretos mais rápidos, econômicos e seguros
Os pagamentos agora podem ser feitos diretamente através do seu software de gerenciamento de despesas. Esses sistemas agora oferecem vastas funcionalidades para tornar os pagamentos perfeitos –
- Você pode escolher entre transferência ACH, cartões de crédito, transferências eletrônicas e pagamentos de carteira em todo o mundo. Use um cronograma de pagamento automatizado – ou pague de acordo com seus próprios termos.
- Algumas plataformas como Nanonets oferecem pagamentos globais em várias moedas, sem taxas extras.
- Você pode integrar-se perfeitamente à sua conta bancária existente e começar a enviar pagamentos em minutos, e até mesmo configurar suas contas de fornecedor diretamente na plataforma – então tudo que você precisa fazer é clicar em ‘Pagar’.
Análise de dados orientada por IA: o cérebro por trás das operações
Estas não são apenas palavras da moda; eles são a espinha dorsal do gerenciamento moderno de despesas. A IA mergulha no mar de dados financeiros, analisando padrões de gastos e pescando insights que fariam até o contador mais experiente levantar uma sobrancelha. Esses algoritmos detectam anomalias, sinalizam possíveis fraudes e até aprendem a prever tendências futuras de gastos.
Melhores Práticas
Vamos discutir como começar a pensar e implementar o gerenciamento de despesas para o seu negócio.
Acompanhamento estratégico de despesas
No cerne do gerenciamento eficaz de despesas está o princípio do rastreamento meticuloso. Cada centavo gasto precisa ser contabilizado, não apenas para fins de conformidade, mas para obter informações valiosas sobre os padrões de gastos. Este nível de detalhe ajuda na elaboração de orçamentos e previsões e na identificação de áreas para redução de custos.
Ferramentas e softwares modernos revolucionaram esse aspecto do gerenciamento de despesas. Plataformas como Nanonets oferecem processos simplificados para capturar e categorizar despesas, tornando mais fácil do que nunca manter registros abrangentes.
Auditorias e revisões regulares
Outro pilar das melhores práticas na gestão de despesas é a realização regular de auditorias e revisões. É aqui que a borracha financeira encontra a estrada. As auditorias não tratam apenas de conformidade; trata-se de garantir a integridade dos relatórios financeiros.
A melhor prática aqui envolve definir um cronograma regular para auditorias, utilizando uma combinação de recursos internos e externos para garantir a objetividade. O objetivo é identificar quaisquer discrepâncias, possíveis fraudes ou ineficiências. Este escrutínio contínuo não só protege contra a má gestão financeira, mas também reforça uma cultura de responsabilização.
Aproveitando a Tecnologia
Estamos numa época em que a tecnologia é uma aliada em quase todas as funções empresariais e a gestão de despesas não é exceção. IA, aprendizado de máquina e automação não são apenas palavras da moda; são ferramentas que podem simplificar e aumentar drasticamente a eficiência dos relatórios de despesas e dos processos de aprovação.
Estas tecnologias podem automatizar tarefas mundanas, sinalizar anomalias e até prever padrões de gastos futuros, permitindo um planeamento financeiro mais estratégico. A adoção de tais ferramentas não é mais um luxo, mas uma necessidade para as empresas que buscam permanecer competitivas e financeiramente sólidas.
Garantindo o alinhamento das políticas
Finalmente, o eixo da gestão eficaz de despesas é garantir que todas as práticas estejam alinhadas com a política da empresa. Não basta ter uma política bem escrita; deve ser um documento vivo que se reflita em todas as transações de despesas.
Aqui, a tecnologia desempenha um papel crítico na aplicação da conformidade. Com as ferramentas certas, as violações da política podem ser sinalizadas em tempo real, as aprovações podem ser simplificadas e as exceções podem ser gerenciadas de forma mais eficaz. Este alinhamento garante que a estratégia financeira da empresa é aplicada de forma consistente em todos os níveis, conduzindo a uma gestão financeira mais coesa e eficaz.
Política de gestão de despesas
Agora que temos uma compreensão adequada do panorama da gestão de despesas, o próximo passo é criar uma política de despesas.
Uma política de despesas bem elaborada serve como um mapa de navegação, orientando os funcionários através das águas muitas vezes turvas dos gastos empresariais, ao mesmo tempo que garante que o navio financeiro da empresa permaneça no rumo certo.
Vamos ver como criar um.
O papel de uma política de despesas vai além de meras regras; trata-se de definir o tom de como uma empresa administra suas finanças. Uma boa política estabelece um equilíbrio delicado entre flexibilidade e controlo. Precisa de ser suficientemente flexível para acomodar as diversas necessidades de um ambiente de negócios dinâmico, mas suficientemente rigoroso para proteger a empresa contra despesas desnecessárias e potenciais fraudes.
Elementos-chave de uma política eficaz
Toda política de despesas eficaz deve ter certos elementos não negociáveis:
- Definições Claras: O que constitui uma 'despesa'? Isto pode parecer elementar, mas a ambiguidade leva à confusão. Defina claramente o que os funcionários podem ou não reivindicar como despesas comerciais.
- Limites de gastos: Defina limites claros. Isso pode variar de acordo com a função, departamento ou tipo de despesa. Trata-se de criar limites dentro dos quais os funcionários possam operar de forma autônoma.
- Processos de Aprovação: Estabeleça quem autoriza as despesas e o fluxo de aprovação. Isso ajuda a manter um sistema de freios e contrapesos.
- Requisitos de recebimento e documentação: Especifique a documentação necessária para comprovar as despesas.
Personalização de acordo com as necessidades do negócio
Não existe um tamanho único na criação de políticas de despesas. Uma startup com poucos funcionários pode precisar de uma política mais direta em comparação com uma empresa multinacional. Por exemplo, uma startup de tecnologia pode alocar mais para assinaturas de software, enquanto uma empresa de manufatura pode se concentrar em despesas de viagens e entretenimento de clientes. Adaptar a sua política às necessidades e cultura específicas do seu negócio é crucial para a sua eficácia e adoção.
Transparência e Acessibilidade
Uma apólice trancada em um arquivo ou enterrada em um manual do funcionário é praticamente inexistente. Torne sua política de despesas facilmente acessível: publique-a em sua intranet, inclua-a em materiais de integração ou até mesmo integre-a ao seu software de gerenciamento de despesas.
Atualizando e Evoluindo Políticas
A única constante nos negócios é a mudança. À medida que a sua empresa cresce, à medida que surgem novas tecnologias e à medida que o ambiente de negócios evolui, o mesmo deve acontecer com a sua política de despesas. Revisões e atualizações regulares garantem que sua política permaneça relevante e eficaz. Isto pode significar a adaptação às novas leis fiscais, a acomodação de categorias de despesas emergentes, como configurações de trabalho remoto, ou a integração de novas soluções tecnológicas.
Promovendo uma Cultura de Conformidade
A cultura é o ecossistema no qual as políticas prosperam ou definham. A criação de uma cultura que valoriza a conformidade começa no topo. Quando a gestão dá o exemplo, abre um precedente. Discutir regularmente a importância da gestão de despesas nas reuniões de equipa, celebrar exemplos de boa conformidade e discutir abertamente os desafios pode ajudar a promover um ambiente onde a conformidade é valorizada.
Monitoramento e Feedback
O monitoramento contínuo não significa brincar de “irmão mais velho”; trata-se de fornecer suporte contínuo e garantir que o sistema funcione conforme planejado. Utilizar tecnologia para monitoramento pode tornar essa tarefa menos assustadora. O software de gerenciamento de despesas com alertas e análises em tempo real pode ajudar a identificar padrões que podem indicar não conformidade ou áreas onde treinamento adicional pode ser necessário.
Os ciclos de feedback são igualmente importantes. Incentivar os funcionários a fornecer feedback sobre o processo de gestão de despesas pode revelar insights sobre possíveis melhorias ou áreas de confusão.
Lidando com a não conformidade
Quando ocorre uma não conformidade, é crucial abordá-la de forma construtiva. O objetivo é corrigir o comportamento, não punir. Compreender a causa raiz é fundamental – é uma falta de compreensão, uma falha na política ou outra coisa? Adaptar a resposta à razão por detrás do incumprimento pode transformar estas situações em oportunidades de aprendizagem, fortalecendo, em última análise, o quadro de cumprimento.
Exemplo de política de despesas
Vamos considerar uma empresa hipotética, a “TechWave Solutions”, uma empresa de tecnologia de médio porte especializada em serviços baseados em nuvem, com cerca de 300 funcionários. A TechWave está experimentando um rápido crescimento e precisa renovar sua política de despesas para acompanhar a evolução das suas necessidades. Vamos ver como eles podem elaborar e exercer sua política de despesas.
1. Definições claras:
- Definição de despesas: As despesas da TechWave incluem quaisquer custos incorridos para fins comerciais. Isso inclui
- viagens
- entretenimento do cliente
- assinaturas de software
- material de escritório
- Itens não-despesas: Despesas pessoais, multas por infrações de trânsito durante viagens de negócios ou quaisquer custos não diretamente relacionados às operações comerciais.
2. Limites de gastos:
- Viagem: Limitado a US$ 200 por dia para acomodação, US$ 50 para refeições e US$ 300 para passagens aéreas (classe econômica).
- Entretenimento do cliente: Máximo de US$ 100 por pessoa por evento.
- Assinaturas de software: Até US$ 500 anuais por funcionário para assinaturas relacionadas ao desenvolvimento profissional.
- Material de escritório: Não superior a US$ 50 por mês por funcionário.
3. Processos de aprovação:
- Despesas de até US$ 100: aprovação direta do gerente.
- Despesas entre US$ 100 e US$ 500: aprovação do chefe do departamento.
- Despesas acima de US$ 500: exigem aprovação do CFO.
- O fluxo de trabalho de aprovação é integrado ao software de gerenciamento de despesas da empresa para rastreamento e manutenção de registros.
4. Requisitos de recebimento e documentação:
- Todas as despesas deverão ser acompanhadas de recibo.
- Para assinaturas on-line, são necessários recibos eletrônicos ou cópias de faturas.
- As despesas de viagem exigem um itinerário detalhado.
5. Personalização de acordo com as necessidades do negócio:
- Dado o foco da TechWave na tecnologia, um orçamento maior é alocado para software e ferramentas online.
- Os limites moderados reflectem a necessidade de algum envolvimento do cliente, mas também de controlo orçamental.
6. Transparência e acessibilidade:
- A política de despesas é publicada na intranet da empresa, incluída nos materiais de integração e integrada ao painel do software de gerenciamento de despesas da TechWave.
7. Atualização e evolução de políticas:
- Revisões semestrais para ajustar limites e categorias de acordo com as taxas de mercado e crescimento da empresa.
- Com a mudança para o trabalho remoto, muitos funcionários começaram a trabalhar em locais diferentes, levando a um aumento nas solicitações de configuração de home office. O departamento de RH relata um aumento de 30% no número de trabalhadores remotos. Os funcionários solicitaram suporte para configurações de home office, incluindo cadeiras ergonômicas e planos de internet atualizados, que não eram cobertos anteriormente. Isso leva à adição de uma nova categoria de despesas –
- Alocação de até US$ 500 por funcionário para configuração única de home office. Isso inclui móveis ergonômicos e atualizações tecnológicas necessárias.
- Um adicional de US$ 30 por mês para planos aprimorados de Internet para trabalhadores remotos.
- A política atualizada é comunicada por meio de uma reunião geral, boletins informativos por e-mail e atualizada na intranet e no software de gerenciamento de despesas.
- A equipa financeira monitoriza o impacto destas alterações no orçamento geral de despesas e apresenta relatórios na próxima revisão semestral.
8. Promoção de uma Cultura de Compliance:
- Poucas discussões em reuniões sobre gestão de despesas e compliance.
- Reconhecer e recompensar a conformidade por meio de boletins informativos e reuniões internas.
9. Monitoramento e Feedback:
- A TechWave Solutions usava um sistema básico de gerenciamento de despesas. No entanto, à medida que a empresa crescia, o CFO, Alex Morgan, notou vários problemas:
- Reivindicações duplicadas: Ocasionalmente, os funcionários enviavam a mesma despesa duas vezes devido à falta de acompanhamento adequado.
- Fraude potencial: Alguns casos de despesas suspeitas foram sinalizados, mas não puderam ser verificados imediatamente.
- Multas por atraso no pagamento: Algumas despesas estavam sendo informadas tarde demais, levando à perda de descontos por pagamento antecipado e incorrendo em multas por atraso no pagamento.
- Para resolver esses problemas, a TechWave Solutions integrou um novo recurso em seu software de gerenciamento de despesas que fornecia alertas e análises em tempo real. Veja como isso transformou seu processo:
- Prevenção de reivindicações duplicadas: O software agora sinaliza automaticamente entradas duplicadas. Por exemplo, se um funcionário tentar enviar uma conta de hotel que corresponda à data e valor de uma entrada anterior, o sistema alertará ele e a equipe financeira.
- Detecção de fraude: Padrões de gastos incomuns acionam alertas. Por exemplo, se um funcionário que viaja raramente apresenta subitamente despesas de viagem elevadas, o sistema sinaliza-o para revisão.
- Relatórios de despesas oportunos: O software envia lembretes sobre prazos de envio de despesas. Isso ajudou a reduzir significativamente as multas por atraso de pagamento. Por exemplo, um lembrete é enviado dois dias antes do final do mês para apresentar todas as despesas, garantindo o processamento e pagamento atempados.
- Pesquisas trimestrais aos colaboradores para feedback sobre o processo de gestão de despesas.
- Os funcionários relataram que o processo de envio de recibos era complicado. Em resposta, a TechWave atualizou seu sistema de gerenciamento de funcionários para permitir uploads fáceis de fotos de recibos por meio de um aplicativo móvel, acelerando bastante o processo e melhorando a conformidade.
- A equipe financeira relatou ineficiências e erros no processo de entrada manual de dados, leitura de recibos e alimentação de dados no software de despesas. Uma integração OCR foi adicionada ao software de gerenciamento de despesas, resultando em uma redução de 90% no trabalho manual correspondente, juntamente com uma precisão de extração de dados superior a 99%.
10. Lidando com a não conformidade:
Seis meses após a implementação da nova política de despesas, a TechWave Solutions observa um padrão de não conformidade em relação às despesas de viagem. Vários funcionários têm excedido o limite estabelecido de US$ 200 por dia para acomodação durante viagens de negócios. A equipe financeira reporta essa tendência à administração.
- O CFO inicia uma revisão das viagens de negócios recentes. A equipe descobre que, em vários casos, os únicos hotéis disponíveis nos distritos comerciais tinham preços acima do limite definido pela empresa, levando a violações da política.
- A administração mantém discussões com os funcionários que ultrapassaram os limites. Os funcionários explicam que para participar de reuniões em áreas comerciais centrais é necessário permanecer por perto, mas o custo dessas acomodações muitas vezes excede o limite da empresa.
- A equipa de gestão, reconhecendo o desafio prático, decide ajustar a política. O novo limite de acomodação é definido em US$ 300 por dia em cidades com custos de vida mais elevados, mantendo o limite de US$ 200 para outras localidades.
- Esta mudança é comunicada a todos os colaboradores, enfatizando a importância da escolha de opções com boa relação custo-benefício dentro dos novos limites. São fornecidas dicas sobre reserva antecipada, escolha de hotéis econômicos e compreensão dos novos limites de acomodação escalonados.
- O software de gestão de despesas é atualizado para refletir os novos limites e para solicitar justificativas aos funcionários quando excederem esses limites em cidades específicas.
Assim, a nova política de despesas em evolução da TechWave Solutions, adaptada às suas necessidades e cultura específicas de negócios, fornece uma estrutura estruturada e clara para o gerenciamento de despesas. Esta abordagem não só garante o controle financeiro, mas também promove uma cultura de responsabilidade e transparência dentro da organização. Atualizações regulares e mecanismos de feedback garantem que a política permaneça relevante e eficaz, adaptando-se ao ambiente empresarial dinâmico.
Implementando gerenciamento de despesas
No mundo da gestão de despesas, passámos da Idade da Pedra para a Era Espacial – e algumas empresas ainda utilizam ferramentas de pedra.
Vamos dar uma olhada em como o gerenciamento de despesas é implementado em um processo manual e compará-lo com um sistema automatizado de gerenciamento de despesas como o Nanonets.
A Idade da Pedra: gerenciamento manual de despesas
1. Ocorrência de despesas: Aqui estamos, nas trincheiras. Os funcionários acumulam despesas – viagens, refeições, etc. Eles se apegam aos recibos como se fossem artefatos preciosos, que, convenhamos, muitas vezes acabam como hieróglifos desbotados de uma expedição de lavanderia.
2. A trilha do papel: Os funcionários embarcam na árdua jornada de registrar manualmente as despesas. Pense em planilhas, recibos amassados e manchas ocasionais de café. É um processo meticuloso, repleto de erros humanos e tão eficiente quanto uma corrida de uma perna só.
3. A Maratona Mensal: Uma vez por mês, ocorre um ritual – a compilação dessas planilhas em algo semelhante a um relatório de despesas. É como montar um quebra-cabeça, mas faltam metade das peças.
4. O desafio do porteiro: Os gerentes então entram na arena dos gladiadores, armados apenas com sua inteligência, para combater os dragões do cumprimento das políticas e da razoabilidade. Esse processo geralmente envolve mais idas e vindas do que uma partida de pingue-pongue.
5. O Abismo da Auditoria: Ocasionalmente, a equipe financeira assume o papel de detetive para auditar esses relatórios. Na verdade, é um jogo de azar, onde as anomalias são tão facilmente ignoradas quanto uma agulha num palheiro.
6. O Jogo da Espera: Depois de aprovados, os funcionários entram no purgatório dos tempos de espera para reembolso. É um limbo onde o tempo pára e o moral muitas vezes é atingido.
7. A Masmorra de Dados: Entrada de dados – a ruína da existência da equipe financeira. Inserir dados manualmente em sistemas contábeis é tão emocionante quanto observar a tinta secar.
8. Informações? Mais como retrospectiva: São gerados relatórios periódicos, oferecendo insights que muitas vezes são tão atuais quanto os do jornal de ontem.
A Era Espacial: Gerenciamento Automatizado de Despesas
A automação e a inteligência artificial transformaram esse cenário sombrio e facilitaram o gerenciamento de despesas. Vamos dar uma olhada em como um software moderno de gerenciamento de despesas como o Nanonets emprega esses avanços tecnológicos para tornar a automação de despesas perfeita, eficiente e livre de erros.
1. Ocorrência de despesas: As mesmas despesas de sempre, mas é aqui que a magia acontece. Os recibos são capturados mais rápido do que uma bala, graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos de seus aplicativos e bancos de dados.
2. Gravação Auto-Mágica: A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entra em ação, extraindo dados estruturados de recibos em dados digitais mais rápido do que você pode dizer “gasto”.
3. Relatórios em tempo real: Os relatórios são gerados com o clique de um botão – é como ter seu próprio assistente pessoal, sem o café.
4. Aprovações fáceis: As verificações de conformidade orientadas pelo sistema são iniciadas primeiro, sinalizando apenas os valores discrepantes. Os gerentes conseguem se concentrar em questões reais, em vez de brincar de Whack-a-Mole com cada relatório. Você pode então adicionar humanos no circuito para garantir que as faturas sejam enviadas para aprovação à pessoa certa no momento certo. Além disso, você pode aplicar sua política de aprovação e verificações de validação personalizadas.
5. O Controle de Cruzeiro de Conformidade: Auditorias contínuas e automatizadas facilitam a vida. As anomalias sobressaem como uma ferida no polegar e a aplicação das políticas é mais rigorosa do que um tambor.
6. Reembolsos da Velocidade da Luz: Os reembolsos acontecem em alta velocidade, elevando o moral dos funcionários à estratosfera.
7. A Sinfonia de Sincronização: A integração perfeita com seu software de contabilidade e outros aplicativos transforma a entrada e a reconciliação de dados em uma sinfonia harmoniosa, em vez de uma cacofonia caótica.
8. Análise na velocidade do pensamento: Informações em tempo real estão ao seu alcance, oferecendo uma bola de cristal sobre padrões de gastos e oportunidades de economia.
Concluindo, embora a passagem da implementação manual para a gestão automatizada de despesas possa parecer um salto gigantesco, na realidade, trata-se de uma série de pequenos passos práticos em direção à eficiência, à clareza e, em última análise, ao aumento da lucratividade.
Aqui estão alguns estudos de caso de empresas que implementaram com sucesso o gerenciamento e a automação de despesas –
- SaltPay usa Nanonets para integração com SAP para gerenciar faturas de fornecedores.
- In2 Project Management ajuda Water Supply Corporation a economizar AUD 700,000 com Nanonets AI.
- Como a Happy Jewellers, uma pequena e média empresa, se beneficiou das NanoNets.
- Nanonets AI ajuda ACM Services a automatizar a extração de despesase documentos, economizando 90% do tempo da equipe de Contas a Pagar.
- Tapi automatiza faturas de manutenção de propriedades usando Nanonets.
- A Puma automatiza seu processo de gerenciamento de despesas com o Zoho Expense.
- A SWISS melhorou a eficiência do processamento de despesas em 80% com Rydoo.
- A Suncommon gerencia os gastos da empresa e economiza tempo da empresa aproveitando o cartão Expensify.
Os 15 principais softwares de gerenciamento de despesas
Nesta seção, examinaremos em detalhes os prós e contras dos melhores softwares de gerenciamento de despesas do mercado.
1. Fluxo por Nanonets
Fluxo é um software de gerenciamento de despesas baseado em IA que oferece captura automatizada de dados para processamento inteligente de despesas. Com recursos avançados de OCR e aprendizado de máquina, o Flow pode extrair informações relevantes de vários documentos de despesas, como recibos e faturas. Ele fornece uma interface amigável, modelos de OCR personalizáveis e opções de integração perfeitas, tornando-o uma solução versátil para gerenciamento de despesas.
Principais recursos:
- Todos os seus dados de despesas em um só lugar.
- Fluxos de trabalho de aprovação complexos, alertas duplicados e detecção de fraude
- Pagamento e reconciliação que funcionam como mágica. O Flow lê informações de transação de qualquer fonte e publica em seu ERP.
- Integração de API para integração perfeita com outras ferramentas e sistemas.
- Escalável e capaz de lidar com grandes volumes de documentos e dados, atendendo assim a empresas de todos os portes.
- Os algoritmos de IA garantem a precisão dos dados e a prontidão para revisão
- Integração perfeita de informações de transações de diversas fontes no ERP, facilitando pagamentos precisos e pontuais.
- Reconhecimento e classificação de despesas automatizados, reduzindo a entrada manual de dados e os esforços de codificação GL.
- Processos simplificados de aprovação de despesas, automatizando limites de gastos e mecanismos de aprovação
- Gaste análise de dados para identificar oportunidades de economia e recomendar medidas de economia de custos.
- Integração com NetSuite, Quickbooks Online, Xero e Sage Intacct,
- Integração com o Slack, permitindo que os funcionários recebam alertas, processem solicitações e obtenham aprovações diretamente na interface do Slack.
Prós:
- Zero shot AI que pode capturar dados de documentos desde o primeiro dia.
- Política de preços transparente.
- Várias opções de suporte direto, incluindo chat, portal de suporte e e-mail.
- Oferta de teste generosa para os usuários testarem a plataforma.
- Gerente de contas dedicado disponível para o plano superior.
- Oferece serviços de anotação para auxiliar na rotulagem de dados.
- Inclui modelos pré-construídos para facilitar a implementação.
Contras:
- Escolha limitada de níveis para planos.
- Nenhuma oferta de cartão virtual disponível ainda.
Fontes:
2. Brex
Brex é um software de gerenciamento de despesas abrangente que facilita o controle de vários tipos de gastos, desde cartões corporativos, reembolsos e viagens até pagamento de contas e contas comerciais - tudo em um sistema unificado.
Seus fluxos de trabalho personalizáveis podem lidar com tipos de gastos complexos e diversos, permitindo conformidade com o mínimo de atrito para os funcionários.
Principais recursos:
- Adaptado para conformidade e responsabilidade
- Amplamente utilizado por startups e pequenas empresas
- Rastreamento simplificado de despesas, insights em tempo real e integração com sistemas de contabilidade
Prós:
- Sem verificações de crédito pessoal para começar
- Interface de usuário de arrastar e soltar fácil de usar
- Configuração rápida e processo de integração
- Notificações por e-mail em tempo real que ajudam você a ficar por dentro dos relatórios
- Funcionalidade perfeita do aplicativo móvel
Contras:
- Opções limitadas de personalização e categorização
- A funcionalidade de relatório de despesas pode ser melhorada
- Incompatibilidade com opções de cartão convencionais
- Pode não ser adequado para organizações maiores com necessidades complexas de gerenciamento de despesas
Fonte:
3 Expensify
O Expensify é um software de gerenciamento de despesas fácil de usar que simplifica o rastreamento e a geração de relatórios de despesas. É um aplicativo único para vários recursos, como digitalização de recibos, categorização automática de despesas, aplicação de políticas, fluxos de trabalho de aprovação e integração perfeita com sistemas de contabilidade populares.
Principais recursos:
- Aplicativo único para cartões corporativos, digitalização de recibos e rastreamento de despesas
- Cartão Expensify CPA feito sob medida para contadores
Prós:
- Interface amigável que facilita e agiliza o registro de despesas
- Categorização automática de despesas
- Reembolsos enviados em depósitos diretos em conta bancária
- Aplicativo móvel para gerenciamento de despesas em movimento
Contras:
- O preço pode ser caro para organizações maiores
- Alguns usuários acham a interface confusa e o produto inadequado para casos de uso corporativos
- Mau atendimento ao cliente
Fonte:
4. SAP Concordo
SAP Concur é uma solução holística de gerenciamento de despesas que automatiza o processo de gastos para que as empresas possam funcionar com eficiência. Ele integra gerenciamento de viagens, despesas e faturas e oferece recursos robustos de relatórios, aplicação de políticas e fluxos de trabalho de aprovação.
Ele também possui amplas opções de integração e é usado especialmente por empresas.
Principais recursos:
- Conecta dados financeiros entre fontes e permite que você controle os gastos
- Automatize processos de negócios, viagens e AP
- Marca líder em gerenciamento de viagens, despesas e faturas
Prós:
- Solução abrangente de gerenciamento de despesas
- Integração com gestão de viagens e faturas, com opções adequadas para escolher
- Recursos robustos de relatórios
- Aplicação de políticas e fluxos de trabalho de aprovação contínuos
- Extensas opções de integração
- Fácil de levantar tíquetes e obter resolução imediata sem suporte manual ao cliente envolvido
Contras:
- Interface não intuitiva e que alguns usuários acham esmagadora e difícil de operar
- Difícil anexar arquivos
- Preços mais altos em comparação com outras soluções
- Configuração e configuração complexa
Fonte:
5. Rampa
A Ramp torna os gastos mais inteligentes com seu cartão corporativo e plataforma de gerenciamento de despesas, que fornece informações sobre gastos em tempo real, correspondência automatizada de recibos, negociação com fornecedores e otimização de despesas.
O Ramp integra-se perfeitamente aos sistemas de contabilidade, tornando-o uma escolha conveniente para empresas.
Principais recursos:
- Recompensas e incentivos na forma de cashbacks
- Cartões fáceis de usar, limites de gastos, fluxos de aprovação, pagamentos de fornecedores
- Economia média de 3.5%
- Recurso AI for Finance que ajuda você a descobrir economias e insights
Prós:
- Interface intuitiva e amigável
- Plataforma de gerenciamento de despesas e cartões corporativos que funciona globalmente em transações internacionais, pagamentos de contas internacionais e reembolsos em várias moedas
- Insights de gastos em tempo real e correspondência automatizada de recibos
- Negociação de fornecedores e recursos de otimização de despesas
- Empresas que usam o Ramp fecham seus livros 8x mais rápido
Contras:
- Disponibilidade limitada em determinadas regiões, o que afeta os limites de tempo e os acionadores automáticos
- Alguns usuários relataram dificuldade na integração com os sistemas existentes
- Sem suporte ao cliente, com resolução de tickets apenas por e-mail
- Não é possível interromper várias notificações marcando alguns pagamentos como recorrentes
Fonte:
6. Base Aérea
A Airbase é uma plataforma moderna de gerenciamento de gastos de alto nível para empresas com 100 a 5,000 funcionários. Ele combina gerenciamento de despesas, pagamentos de contas, cartões corporativos, orçamentos, fluxos de trabalho de aprovação e cartões virtuais, proporcionando visibilidade e controle abrangentes de gastos para as empresas.
Principais recursos:
- Oferece automação de contas a pagar e aquisição guiada
- Plataforma de compras global totalmente integrada
Prós:
- Plataforma de gerenciamento de gastos completa com relatórios em tempo real
- IU intuitiva e fácil de usar
- Cartões virtuais para fácil rastreamento de despesas
- Ótimo atendimento ao cliente
- Amplos fluxos de trabalho, aprovação e automação de contabilidade
Contras:
- Lentidão no desembolso de pagamentos de fornecedores
- Não suporta todos os tipos de cartões de crédito
- Funcionalidades limitadas no aplicativo móvel para iPhone e iPad
Fonte:
7. Pleo
O Pleo é uma solução inteligente de gerenciamento de despesas que simplifica os gastos da empresa. Ele fornece cartões físicos e virtuais para funcionários, juntamente com rastreamento de despesas em tempo real e relatórios automatizados. O Pleo integra-se com sistemas de contabilidade, tornando-o uma escolha conveniente para as empresas.
Principais recursos:
- A solução número 1 em gastos empresariais da Europa, com a confiança de mais de 25,000 empresas na região
- Solução completa de gerenciamento de despesas
- Acompanhe os gastos em tempo real, juntamente com análises e limites de compra personalizáveis
Prós:
- Cartões de empresa inteligentes, virtuais e físicos, para funcionários
- Rastreamento de despesas e reembolsos em tempo real
- Relatórios automatizados
- UI limpa e amigável
- Ajuda a economizar mais de 138 horas digitalizando recibos e automatizando o gerenciamento de despesas
- 1% de reembolso em todas as transações com cartão Pleo
Contras:
- Demasiadas categorias e opções de tipos de despesas
- Alguns usuários acharam a interface do usuário confusa, especialmente ao operar como administrador
Fonte:
8. Despesas Zoho
O Zoho Expense é um software intuitivo de gerenciamento de despesas que automatiza os relatórios de despesas e agiliza os processos de reembolso. Ele oferece recursos como digitalização de recibos, aplicação de políticas e integrações com sistemas de contabilidade populares. O Zoho Expense oferece uma experiência amigável para funcionários e administradores.
Principais recursos:
- Confiado por empresas em mais de 150 países
- Simplifica viagens corporativas e relatórios automatizados de despesas
- Mecanismo de detecção de fraude orientado por IA
Prós:
- Software intuitivo de gerenciamento de despesas com aplicação de políticas e fluxos de trabalho de reembolso personalizáveis
- Digitalização automática de recibos e categorização de despesas
- Preços competitivos
- O mecanismo de detecção de fraudes orientado por IA ajuda nas auditorias e no gerenciamento de impostos
- Juntamente com o Zoho One, ele pode integrar faturamento, armazenamento de dados do cliente, vendas e marketing, gerenciamento de despesas e colaboração com colegas de equipe
- Suporte ao cliente 24 horas por dia, 5 dias por semana e assistência de integração gratuita em 2 horas
Contras:
- Os relatórios de despesas podem parecer mais compactos
- Processo de integração demorado
- Suporte ao cliente lento com longos prazos de entrega
- Curva de aprendizado acentuada no uso da interface do usuário
- Alguns usuários acham que os recursos não se comunicam e a interface do usuário não é amigável
Fonte:
9. Divisão
Divvy é uma plataforma de gerenciamento de despesas tudo-em-um com experiência perfeita para solicitar, gastar e rastrear suas finanças comerciais. Ele também oferece limites de gastos personalizáveis e relatórios de despesas automatizados. Divvy visa simplificar o gerenciamento de despesas para empresas de todos os tamanhos.
Principais recursos:
- Cartões de crédito virtuais e físicos para funcionários, com linhas de crédito de US$ 500 a US$ 15 milhões
- Software gratuito de gerenciamento automatizado de despesas
Prós:
- Cartão de crédito empresarial individual para funcionários, juntamente com limites de gastos personalizados
- Vem com ferramenta de gerenciamento de despesas gratuitamente
- Facilidade de gerenciamento de despesas e acompanhamento de orçamento
- Fácil de categorizar contas e itens gastos, tirar fotos, até mesmo no telefone
- Economia média mensal relatada de $ 10,630
- Liquidação mais rápida de livros com economia de tempo mensal média de 12 horas
- Crédito rápido e flexível para empresas de todos os portes
Contras:
- Preocupações de segurança em termos de fraude e prevenção de fraude
- Difícil de substituir os cartões
- Alguns usuários relataram mau atendimento ao cliente
- Dificuldade em sincronizar/integrar com QuickBooks
Fonte:
10. Arquivo
O Fyle é uma solução inteligente de gerenciamento de despesas que automatiza o rastreamento de despesas, relatórios e aplicação de políticas. Ele oferece recursos como captura de recibos, categorização de despesas em tempo real e integrações com sistemas de contabilidade. O Fyle oferece uma experiência perfeita para funcionários e administradores.
Principais recursos:
- Feeds em tempo real de cartões de crédito existentes
- Reembolsa os funcionários pontualmente com pagamentos ACH
Prós:
- Reconciliações de cartão de crédito em tempo real para cartões como Visa, Mastercard, AmEx, etc.
- Fyle envia um SMS para novas transações instantaneamente, e os funcionários só precisam responder com uma imagem do recibo para que seja conciliado automaticamente
- Integrações perfeitas com Slack, Gmail, Outlook e outros aplicativos para que as despesas possam ser gerenciadas em qualquer lugar
- Corresponde imagens de recibos à transação de cartão de crédito correspondente
- Fyle integra-se com todos os cartões de crédito
- Suporte ao cliente 24×7 por chat e e-mail
- Gerente de conta nomeado que está sempre disponível para ajudar
Contras:
- A interface móvel não é tão perfeita quanto a interface do usuário online
- Os recursos de verificação automática às vezes não funcionam com precisão
- Requer uma curva de aprendizado se mudar de outro sistema
- Feeds em tempo real são apenas para VISA e Mastercard
Fonte:
11. Despesas
Spendesk é um software de gerenciamento de despesas que se concentra em simplificar e automatizar os processos de gerenciamento de despesas. Ele fornece recursos como rastreamento de despesas, cartões virtuais, gerenciamento de faturas e fluxos de trabalho de aprovação para ajudar as empresas a otimizar seus gastos.
Principais recursos:
- Cartões virtuais ilimitados, assinaturas e usuários
- Configuração gratuita e zero taxas ocultas
- Plataforma 7 em 1 para gerenciamento de cartões da empresa, faturas, despesas, orçamentos, aprovações, automação contábil e relatórios
- Ferramentas de gerenciamento de gastos escaláveis
Prós:
- Torna o fluxo de trabalho financeiro e o processamento mais integrados
- Fornece relatórios analíticos precisos para cálculos de receita no final do mês
- Cartões virtuais para gastos seguros e controlados
- Fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis
- Integração com sistemas de contabilidade populares, incluindo UPI e Netbanking, para transações instantâneas
- 95% dos recibos são coletados automaticamente e reconciliados em 2 dias
- Processamento de livros 4 vezes mais rápido 4 vezes por mês
Contras:
- Fluxos de trabalho de política inconsistentes
- O cartão não é aceito em todos os locais ou sites
- Valores incorretos preenchidos com funcionalidade de verificação automática
Fonte:
12. Pagamentos em Malha
O Mesh Payments é um software de gerenciamento de despesas que oferece uma plataforma abrangente para as empresas rastrearem, gerenciarem e controlarem suas despesas. Ele é usado por 1,000 equipes financeiras e fornece recursos como rastreamento de despesas, captura de recibos, aprovações automatizadas de despesas e integração com sistemas contábeis.
Principais recursos:
- Adaptado para dar às empresas globais controle e visibilidade sobre os gastos
- Oferece fluxos de trabalho e contabilidade automáticos, além de gerenciamento de pagamentos e controles orçamentários
- Soluções sob medida para diferentes tipos de gastos corporativos
Prós:
- Interface conveniente e amigável
- Implementação de limites diários de pagamento
- Extraia rapidamente informações de relatórios
- Fácil de anexar recibos imediatamente
- Suporte ao cliente responsivo
Contras:
- Opções de integração limitadas com ERPs existentes
- Apenas fornece cartão virtual para despesas, e o cartão não é aceito em todos os lugares
- O aplicativo móvel não é tão intuitivo de usar quanto o site
Fonte:
13. Feliz
O Happay é uma solução integrada completa para gerenciamento de viagens corporativas, despesas e pagamentos. É a maior viagem, despesa e pagamentos da Índia, com mais de 7000 clientes em mais de 20 países. plataforma visa simplificar os processos de relatórios de despesas e reembolsos para as empresas. Ele oferece recursos como rastreamento de despesas, captura de recibos, aprovações de despesas e integração com sistemas de contabilidade.
Principais recursos:
- Ferramenta de reserva automática (SBT) para ajudar os viajantes a reservar voos, hotéis e táxis
- Linhas de crédito sem garantia com recompensas
- Cartões pré-pagos para vários casos de uso, desde gastos corporativos até pequenas despesas de caixa
Prós:
- Fácil de relatar e reembolsar despesas
- IU conveniente e amigável
- Automatiza todo o fluxo de trabalho de despesas, desde a captura de recibos até a aprovação e reembolso de despesas
- Ciclo de reembolso mais rápido e maior economia de caixa por meio de maior produtividade
Contras:
- Escopo para melhorar a forma como os relatórios de sinistros são marcados para despesas individuais
- Cartão cobra taxas para saques em caixas eletrônicos
- Processo de reembolso demorado se o pagamento falhar durante uma transação online
- Opções limitadas de personalização e integrações com outras plataformas
- A interface do usuário precisa ser melhorada
Fonte:
14. Ondulação
O Rippling é uma plataforma completa de gerenciamento de RH e funcionários que inclui a funcionalidade de gerenciamento de despesas. Ele fornece recursos como rastreamento de despesas, aprovações automatizadas de despesas e integração com sistemas de folha de pagamento.
Principais recursos:
- Simplifique RH, TI e finanças por meio de uma plataforma
- Gerencie análises, automação de fluxo de trabalho, políticas e permissões
- Sistema único para empresas de 2 a 2000 funcionários
Prós:
- Um lugar para as empresas administrarem RH, TI e Finanças
- Suporte por chat responsivo e atendimento ao cliente
- Fácil de implementar com uma interface de usuário amigável
- Permite gerenciar funcionários com pedidos de folga, informações de RH, marcações de ponto, etc.
- Integração rápida de funcionários e contratados em 90 segundos
- Automatize os processos globais de conformidade
Contras:
- Ausência de sistema de pontos, agendamento e avaliações de funcionários
- Não é uma solução de gerenciamento de despesas focada
- Alguns usuários relatam dificuldade em configurar
Fonte:
15. Embolsar Despesas do Rio Chrome
O Emburse Chrome River Expense é um software de gerenciamento de despesas projetado para empresas de médio a grande porte. Ele oferece recursos como rastreamento de despesas, captura de recibos, aplicação de políticas e integração com sistemas de contabilidade.
Principais recursos:
Projetado para empresas complexas, ensino superior e serviços profissionais
Gerenciamento de despesas com foco global e soluções de automação de contas a pagar
Prós:
Facilmente configurável para atender às necessidades de negócios
Os fluxos de trabalho de conformidade ajudam a detectar documentos incorretos ou fraudulentos antes do envio
Completamente eletrônico do início ao fim
Fluxos de trabalho de aprovação podem acontecer por e-mail
Alguns usuários relatam que é mais fácil de usar e mais econômico do que o Concur
Economia significativa de dinheiro e tempo
Contras:
Análise lenta e não intuitiva
Relatórios predefinidos são desajeitados; relatórios mais detalhados requerem um custo extra
Alguns usuários relatam dificuldade em configurar
Fonte:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
Cultura Corporativa e Gestão de Despesas
Costuma-se dizer que a cultura come a estratégia no café da manhã. No domínio da gestão de despesas, isso não poderia ser mais verdadeiro. A cultura de uma empresa influencia profundamente a forma como as despesas são tratadas, aprovadas e examinadas. Não se trata apenas das políticas em vigor; trata-se de como essas políticas estão enraizadas nas ações e atitudes cotidianas de cada membro da equipe.
- Tire Google, por exemplo. A sua cultura de inovação e liberdade tem um impacto direto na forma como gerem as despesas – com ênfase na confiança e na responsabilização.
- Salesforce é conhecida por sua cultura vibrante. Eles integraram perfeitamente seus valores ao gerenciamento de despesas. Com uma cultura que enfatiza a transparência e a responsabilidade, a Salesforce cultivou um ambiente onde a gestão de despesas não é vista como um obstáculo burocrático, mas como um reflexo dos seus valores coletivos.
- Outro caso exemplar é Netflix. Sua cultura de liberdade e responsabilidade capacita os funcionários a tomar decisões sobre gastos como se fosse seu próprio dinheiro. Não têm orçamentos rigorosos, mas contam com uma cultura de autodisciplina e prudência, que tem valido a pena nas suas operações financeiras ágeis.
Mudança cultural para uma melhor gestão
Uma mudança cultural no sentido de uma melhor gestão de despesas começa no topo. Quando os líderes demonstram a importância de uma gestão de despesas eficiente e ética, isso dá o tom para toda a organização. Isso não significa microgerenciar todas as despesas. Em vez disso, trata-se de promover uma cultura onde as despesas são vistas através das lentes da criação de valor e da ética empresarial. Os líderes precisam de perguntar: Estamos a gastar de uma forma alinhada com os nossos valores e objectivos fundamentais?
Então, como você promove essa cultura?
- Comece tornando o gerenciamento de despesas parte do seu diálogo regular. Discuta isso em reuniões, destaque quando os membros da equipe tomam decisões inteligentes sobre gastos e fale abertamente sobre a lógica por trás das políticas de despesas.
- A transparência é fundamental. Certifique-se de que a política de gerenciamento de despesas esteja acessível, presente nos documentos de integração e anexada ao seu software de gerenciamento de despesas.
- Incentive os líderes da equipe a dar exemplos. Quando os gestores examinam minuciosamente as suas despesas e fazem escolhas rentáveis, isso envia uma mensagem clara.
- Comemore uma boa gestão de despesas. Reconhecer e recompensar equipes e indivíduos que exemplificam gastos responsáveis. Isso pode ser tão simples quanto uma mensagem em uma reunião de equipe ou tão significativo quanto um prêmio anual.
- Considere oferecer incentivos para funcionários que aderem consistentemente às políticas de despesas ou que apresentem ideias inovadoras de redução de custos.
- Os fóruns abertos, em particular, podem ser uma mina de ouro de insights. Podem ser uma plataforma onde os funcionários discutem os desafios que enfrentam com as políticas atuais e sugerem melhorias. Isto não só ajuda a refinar o processo de gestão de despesas, mas também reforça uma cultura de abertura e confiança.
- Os relatórios financeiros abertos são outra ferramenta poderosa. Quando as empresas partilham relatórios detalhados com as suas equipas, isso não só promove a transparência, mas também incentiva discussões e decisões informadas sobre gastos. As plataformas baseadas na nuvem, que oferecem painéis e relatórios compartilhados, são particularmente eficazes. Eles permitem um fluxo contínuo de informações e facilitam o acesso e a compreensão dos dados de gastos pelos membros da equipe, independentemente de seus conhecimentos financeiros.
- A criação de um ambiente onde a responsabilidade seja a norma começa com o estabelecimento de expectativas claras. Trata-se de estabelecer uma cultura onde cada dólar gasto é um dólar que precisa ser justificado – não num sentido punitivo, mas de uma forma que se alinhe com os objetivos e valores da empresa. Esta cultura de responsabilização também envolve revisões e auditorias regulares de despesas. Estas não devem ser vistas como uma caça às bruxas, mas como oportunidades para garantir o cumprimento das políticas e identificar áreas para melhoria.
Tendências futuras
Enquanto estamos à beira de 2024, vamos desempenhar o papel de futuristas por um momento. Olhando para trás, vimos previsões no mundo das finanças e da tecnologia ganharem vida de maneiras que nunca imaginamos, enquanto outras fracassaram, nunca vendo a luz do dia. Assim, ao analisarmos o futuro da gestão de despesas, o que nos reservam os próximos dez anos?
IA e automação: a espinha dorsal inteligente do gerenciamento de despesas
Uma previsão que é uma aposta segura: a IA e o Machine Learning não farão apenas parte do cenário de gestão de despesas – eles serão a sua espinha dorsal. Estamos olhando para uma IA que não é apenas inteligente, mas também genial na categorização de despesas, na simplificação dos fluxos de trabalho de aprovação e na garantia de conformidade com as políticas. Imagine um sistema que aprende com cada transação, ficando mais inteligente, mais eficiente e mais preciso. Não se trata apenas de automatizar processos; trata-se de aprimorá-los a um nível de precisão com o qual apenas sonhamos.
Blockchain: o livro-razão da confiança e da transparência
Blockchain e gerenciamento de despesas – é uma partida esperando para acontecer. A transparência e a segurança que o blockchain traz para a mesa irão revolucionar a forma como lidamos com as transações de despesas. Estamos falando de um mundo onde cada transação é registrada em um livro-razão praticamente à prova de falsificação, trazendo um nível sem precedentes de confiança e responsabilidade ao processo. O potencial para reduzir a fraude e melhorar a conformidade é enorme.
Personalização: o novo normal
O futuro é pessoal – especialmente na gestão de despesas. Os sistemas evoluirão para oferecer experiências adaptadas aos hábitos e preferências de consumo individuais. Estamos indo além da abordagem de tamanho único, entrando em uma era em que seu sistema de gerenciamento de despesas conhece você – realmente conhece você – e se adapta às suas necessidades e padrões exclusivos. É o tipo de inovação centrada no usuário que transforma uma tarefa mundana em uma experiência agradável.
Redefinindo Práticas Financeiras
Esses avanços em IA, blockchain e personalização não vão apenas mudar a forma como gerenciamos as despesas; eles vão remodelar práticas financeiras mais amplas dentro das organizações. Estamos buscando um ecossistema financeiro mais integrado, inteligente e interconectado. As implicações são vastas – desde um melhor planeamento e análise financeira até uma tomada de decisão mais estratégica.
Em suma, a próxima década na gestão de despesas não se trata apenas de novas ferramentas e tecnologias. Trata-se de uma mudança fundamental na forma como abordamos, entendemos e gerimos as nossas finanças. É um admirável mundo novo e está mais perto do que você pensa.
Conclusão
Ao concluirmos esta exploração abrangente da gestão de despesas, fica claro que o cenário do acompanhamento e análise financeira está passando por uma transformação dinâmica. A jornada dos livros contábeis para soluções de software baseadas em IA, como Nanonets, ilustra não apenas o avanço tecnológico, mas uma mudança fundamental na forma como as empresas abordam a responsabilidade fiscal.
No atual ambiente empresarial volátil, a gestão de despesas já não é uma tarefa administrativa, mas sim um imperativo estratégico. Empresas como a InnovateX e outras mencionadas nos nossos estudos de caso exemplificam a transformação que um sistema robusto de gestão de despesas pode provocar.
As empresas que reconhecerem e se adaptarem a estas mudanças encontrar-se-ão bem equipadas para navegar pelas complexidades do cenário financeiro moderno, transformando o que antes era uma tarefa mundana numa componente crítica da sua estratégia empresarial global.
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Recursos adicionais
Aqui estão alguns recursos adicionais que fornecem leituras adicionais e ferramentas para aprofundar sua compreensão do cenário de gerenciamento de despesas:
- Crescimento do mercado de gestão de despesas | Relatório de Pesquisa [2029]: este relatório oferece dados e insights sobre tendências de gerenciamento de despesas. Relatório de insights de negócios da Fortune.
- Gerenciamento de despesas 101: seu guia para relatórios de despesas: Este guia é um excelente recurso para quem busca se aprofundar em temas de gestão financeira, especialmente relacionados a relatórios de despesas. Centro de aprendizagem G2.
- Conformidade eficaz com gestão global de viagens e despesas: este recurso fornece informações relevantes sobre diretrizes regulatórias que podem impactar as práticas de gestão de despesas, especialmente para empresas que operam em vários países. Guia de conformidade do Mobilexpense.
- Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
- PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
- PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- PlatãoESG. Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
- PlatoHealth. Inteligência em Biotecnologia e Ensaios Clínicos. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/expense-management/
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