O guia definitivo para indexação de documentos

Muitas empresas que mudaram de papel para procedimentos de arquivamento baseados em computador entenderam que os arquivos digitais podem ser tão desorganizados e bagunçados quanto os analógicos. No entanto, digitalizando documentos economiza muito esforço e tempo a longo prazo; ele só funciona se for feito corretamente. É aí que chega a indexação de documentos.

A indexação de documentos é uma excelente forma de permitir que sua empresa organize seus arquivos digitais e salve arquivos futuros organizados. Também se refere a arquivos envolvidos em procedimentos em sua instituição, desde contas a receber e contas a pagar até aquisição até pagamento e muito mais.

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O que é indexação de documentos?

A indexação de documentos organiza documentos com tags ou atributos adequados para melhor visibilidade durante a pesquisa ou recuperação de documentos no futuro.

Por exemplo, uma empresa pode indexar documentos por número de cliente, nome de cliente, nome de funcionário, data ou outras características vitais que possam ser relacionadas posteriormente. É uma parte significativa da base sobre a qual são construídas as redes de gestão de documentos de uma organização.

Vejamos um exemplo de dicionário. Um dicionário compreende uma ampla gama de palavras e seus significados. Se você tiver que descobrir uma obra específica em todo o dicionário, olhar cada página levaria horas.

Mas, ao utilizar o índice, sua busca diminui para apenas alguns minutos ou segundos. A indexação de documentos regula uma hipótese semelhante. Ao anexar tags específicas a um documento digital, você pode utilizar os termos dessas tags para encontrar com mais facilidade as informações necessárias, em vez de analisar manualmente uma montanha de arquivos.

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Conceitos de Indexação de Documentos

Pode-se entender e conhecer a indexação de documentos em vários conceitos. Vamos visitá-los brevemente:

Base de dados: Um banco de dados é uma coleção eletrônica de documentos mantidos em um só lugar e disponibilizados a muitos usuários para diversos fins. Também pode ser uma coleção organizada de documentos ou dados armazenados em um computador, que um programa pode usar para discutir e fornecer respostas rápidas e flexíveis a perguntas.

RDBMS: O termo “RDBMS” (Relational Database Management System) refere-se a um sistema de gerenciamento de banco de dados onde os dados e as relações entre os dados são mantidos em tabelas.

Campos-chave—também conhecidos como campos de índice—são campos de banco de dados usados ​​para categorizar e organizar documentos. Eles normalmente são definidos pelo usuário e podem ser usados ​​para digitalizar e recuperar documentos. Os exemplos incluem o número da fatura, o nome do cliente, a data e o endereço.

Corresponder, mesclar e preencher a indexação áreas com dados de índice que já existem em outros sistemas, como sistemas de contabilidade. Ele permite indexar um ou mais campos e preencher automaticamente os campos restantes com dados de uma consulta de tabela ou arquivo de texto fornecido por outra rede, como um sistema de contabilidade ou de recursos humanos, que corresponda.

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Por que a indexação de documentos é importante?

A indexação de documentos permite mais do que apenas a recuperação rápida de documentos. Há muitas vantagens na indexação de documentos, incluindo:

Organização aprimorada de documentos

88% dos trabalhadores de escritório citaram a necessidade de uma plataforma de pesquisa unificada e confiável que os ajudasse a realizar melhor seu trabalho.

Os funcionários podem economizar muito tempo procurando o documento certo com o sistema de indexação de documentos certo.

Conformidade de auditoria mais fácil

Você pode facilmente dispensar a correria para reunir papéis a tempo para uma auditoria se os documentos já estiverem indexados e organizados de acordo com o ano fiscal e outras métricas pertinentes.

Poupa tempo

50% dos profissionais passam mais tempo procurando arquivos do que no trabalho.

No entanto, se você e sua equipe tiverem os protocolos adequados de indexação de documentos em vigor, você poderá usar o tempo gasto procurando um trabalho produtivo.

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Tipos de indexação de documentos

Além dos muitos benefícios da indexação de documentos, também existem muitas abordagens de indexação diferentes, para que você possa escolher aquela (ou uma combinação de formas) que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho. Essas estratégias consistem em:

Indexação de Texto Completo

Com a indexação de texto completo, todo o conteúdo de um documento é digitalizado, permitindo que você pesquise frases ou palavras-chave em qualquer lugar do texto.

É idêntico à ferramenta “Localizar” (Ctrl+F ou Command+F) incluída na maioria dos processadores de texto e navegadores da web. A natureza amigável desse tipo de indexação torna-o mais fácil, mas requer muito espaço de armazenamento.

fonte

Indexação Automatizada

A indexação automatizada, também conhecida como indexação de pesquisa variável, indexa seletivamente partes essenciais de um documento que correspondem a um banco de dados, como números ou nomes de clientes, em vez de indexar a página inteira.

Este é um procedimento mais complicado que utiliza software de indexação de documentos, mas pode ser bastante benéfico para empresas que indexam documentos como contas que sempre incluem campos que correspondem aos dados nos bancos de dados.

Indexação de Metadados

“Dados sobre dados” é um termo frequentemente usado para se referir a metadados, mas é muito detalhado. Um exemplo disso pode ser durante a captura de imagens para fazer um arquivo pdf; ele captura o momento em que é tirado.

Além disso, também permite adicionar “tags” adicionais, conhecidas como metadados de PDF. Metadados, como tags e outras informações que você deseja utilizar para pesquisas posteriores, podem ser usados ​​durante a digitalização ou digitalização de um documento. Então, quando se trata de obter um documento, ele verifica os metadados em vez de usar o programa de recuperação de documentos para digitalizar documentos inteiros.

Indexação automatizada usando dados de campo

A indexação baseada em campos refere-se a várias fontes de dados dentro de um banco de dados, também conhecidas como campos. É conceitualmente idêntico à indexação de metadados. Você pode usar a indexação baseada em campos, por exemplo, para pesquisar em seu banco de dados registros com o mesmo nome na coluna do cliente.

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Como funciona a indexação de documentos?

Qual indexação de documento é melhor para você dependerá de como cada uma das partes envolvidas pretende usar os documentos que você está indexando. As informações que os funcionários provavelmente pesquisarão on-line e os termos de pesquisa que eles usarão para encontrá-las devem ser do seu conhecimento. Entender as necessidades dos funcionários é a única maneira de garantir que você esteja indexando de uma forma que possibilite a recuperação rápida de documentos.

É simples indexar os documentos uma vez que você entenda como seus papéis indexados serão usados ​​e qual tipo de indexação faz mais sentido para sua organização. O processo de indexação envolve a digitalização e categorização de materiais digitalizados e digitalizados para localizar frases-chave predeterminadas manualmente ou automaticamente. Uma explicação mais detalhada do processo de indexação é fornecida abaixo:

Entenda o caso de uso da indexação de documentos

O tipo de indexação que você deve usar dependerá dos documentos que você está indexando, sejam eles registros pessoais, faturas ou qualquer outra coisa; saber quem vai recuperar esses documentos e por que também é importante.

Finalize o tipo de indexação de documento que você deseja usar

É possível que alguns tipos de artigos possam ser facilmente encontrados sem a necessidade de tantas informações para serem indexados. Por exemplo, você pode precisar apenas das informações básicas das faturas, como o número da conta ou o nome do fornecedor.

Indexe os dados aplicáveis

Você pode indexar os dados manualmente ou, preferencialmente, contar com o software que pode indexar os dados após determinar qual forma de indexação faz sentido.

O método de chave dupla é a técnica de indexação mais eficaz quando feita manualmente. Duas pessoas marcam cada documento digitalizado usando esse método com as frases de indexação necessárias, inserindo as informações que veem nos campos de metadados apropriados do arquivo. Isso possibilita que uma comparação cruzada encontre erros. A tecla dupla economiza muito tempo, mas também reduz drasticamente os erros.

Você deve especificar as diretrizes para quais partes do documento o software deve utilizar se você confiar no software. Por exemplo, o software exing certo colabora com a tecnologia OCR para permitir que o computador leia texto de imagens, o que é crucial para indexar dados pertinentes e digitalizar cópias físicas de documentos.

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Nanonets para indexação de documentos

[Conteúdo incorporado]

Nanonets é um Sistema de gerenciamento de documentos baseado em IA que permite aos usuários com uma plataforma sem código para gerenciamento de documentos de ponta a ponta. Nanonets automatiza todos os processos de documentos como

E mais. Nanonets possui um software OCR integrado que utiliza extração de palavras-chave para identificar documentos e indexá-los de acordo com os respectivos bancos de dados. O algoritmo Nanonets AI aprende com o tempo e controla não estruturado, Semi-estruturadoou documentos personalizados facilmente.

A Nanonets conta com a confiança de mais de 30,000 profissionais de mais de 500 empresas para gerenciar documentos com eficiência.

O uso de Nanonets pode trazer uma série de benefícios que incluem economia de custos, maior conformidade e maior produtividade. Aqui estão alguns benefícios exclusivos que diferenciam as Nanonets:

• Sem necessidade de codificação
• Funciona com todos os tipos de documentos
• Modelos personalizados de IA
• Nenhum pós-processamento ou pré-processamento é necessário.
• Lida com documentos multilíngues
• Reconhece mais de 200 idiomas
• configuração de 1 dia
• Mais de 5000 integrações com API e Zapier
• Suporte ao vivo 24 × 7
• Opções transparentes de preços
• Solução de etiqueta branca
• Hospedagem no local e na nuvem

Como usar Nanonets para indexação de documentos?

- Crie a sua conta aqui em Nanonets (Comece gratuitamente agora) e faça login.

Passo 2: Selecione o modelo de classificação do documento na tela principal.

Etapa 3: selecione as tags de documento que deseja incluir.

Passo 4: O algoritmo Nanonets AI precisa de apenas 25 documentos para treinar o modelo AI para reconhecer seu tipo de documento. Carregue 25 documentos para cada etiqueta de documento e deixe o modelo treinar.

Etapa 5: Uma vez concluído, você pode usar o fluxo de trabalho de documentos para enviar documentos automaticamente, indexá-los e enviá-los ao banco de dados conforme necessário. Você pode usar fluxos de trabalho de documentos para extrair dados de documentos, processar documentos ou enviá-los por meio de um processo de aprovação. Sua imaginação é a limitação.

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Como isso ajuda você a encontrar documentos?

A indexação de documentos é um elemento fundamental de qualquer técnica de gerenciamento de documentos comerciais e é uma excelente maneira de construir fluxos de trabalho mais eficientes. Com indexação adequada, qualquer documento que seus funcionários precisem é simples de pesquisar e recuperar com apenas um toque limitado de tecla. Mas pode ser complicado implementar uma indexação poderosa de documentos se você não tiver ferramentas adequadas à sua disposição.

Conclusão

A indexação de documentos é uma abordagem poderosa para ajudar na recuperação posterior de documentos de grandes arquivos, incluindo milhares de documentos. Os documentos podem ser indexados por seu conteúdo de texto completo (como qualquer palavra nos dados pode ser acessada) ou por informações relacionadas ao documento, como um dia de produção, um identificador exclusivo ou o tema central do documento.

Perguntas frequentes

Quais são os dados usados ​​para indexar documentos?

Uma decisão importante para obter o máximo dos novos arquivos digitais é selecionar quais padrões de indexação usar. Algumas instâncias de dados usadas para indexação incluem:

• Número do pedido
• Endereços
• Datas
• Nomes e sobrenomes
• Números de telefone
• Número da fatura
• Números de clientes
• Números de conta
• Descritores de palavras-chave

Qual é o propósito da indexação?

O objetivo fundamental da indexação é ter a capacidade de digitalizar e recuperar rapidamente as informações incluídas nos papéis digitalizados. Ele também pode aumentar a eficiência do seu escritório, permitindo que seus funcionários pesquisem informações sem passar manualmente por caixas de arquivos.

Quais são as qualidades de uma boa indexação?

O objetivo final de um projeto de indexação é construir um sistema em que os usuários possam recuperar dados com eficiência. Isso é realizado através de:

• Afilie-se aos usuários finais (chefes de departamento, gerentes, funcionários) para obter suas opiniões.
• Um sistema fácil que é simples de usar.
• Incluindo uma opção para pesquisar campos específicos em um documento e texto completo.
• O envolvimento de profissionais de indexação qualificados para ajudar a orientá-lo e aconselhá-lo durante o processo.

Como isso varia de uma indústria para outra?

Um dos fatores essenciais na seleção de termos de indexação é como os documentos serão pesquisados. Por exemplo, em uma série de arquivos pessoais, principalmente o nome e o sobrenome e as datas de emprego seriam meios populares de pesquisa

Ao contrário, os atestados médicos podem fazer referência a datas de nascimento ou números de apólice de seguro. A inclusão de termos de pesquisa comumente usados ​​durante a indexação de documentos fornecerá melhores resultados.

Como funciona a indexação de documentos?

A indexação de documentos funciona atribuindo informações específicas aos documentos digitalizados, permitindo a recuperação rápida e eficiente de informações. Existem vários métodos de indexação de documentos, cada um com seus benefícios exclusivos.

Qual é a sua melhor opção de indexação de documentos?

A indexação de documentos cria a busca e recuperação de grandes quantidades de documentos de forma integrada, quando aplicada de forma adequada. No entanto, o procedimento de indexação adequado não é único. Quer os documentos sejam indexados pelo texto completo, organizados por áreas ou complementados com bons metadados, esta opção impulsiona o sucesso de todo o sistema. Um parceiro qualificado pode permitir que sua equipe selecione as técnicas de indexação adequadas que se adaptam aos exercícios exclusivos de sua equipe.