As despesas são inevitáveis. No entanto, a planilha desajeitada, as horas de entrada manual de dados e os recibos em papel podem ser evitados. Quando se trata de fazer relatórios de despesas e aprová-los, ninguém gosta.
Seja o funcionário, a equipe financeira, o CFO ou o contador, ninguém quer se incomodar.
Fazer relatórios de despesas pode parecer um processo bastante simples, mas é tudo menos simples. E, se você ainda depende de processos manuais, é uma dor de cabeça para todos os envolvidos. Você não está apenas causando desperdício de horas de trabalho para os funcionários, mas também para a empresa cometer mais erros, duplicação e perda de produtividade.
É hora de você também pensar em automatizar seu gerenciamento de despesas para ajudar sua empresa a se livrar das preocupações de solicitações e aprovações manuais de despesas.
O que é automação de gestão de despesas?
A automação do gerenciamento de despesas é a automação dos processos manuais de gerenciamento de despesas. Ele elimina a necessidade de arquivar manualmente as despesas e os aspectos dolorosos do processamento de relatórios de despesas.
Fazer relatórios de despesas manualmente pode ser assustador para muitas pessoas. Se você os fez, sabe como é terrível gerenciar e processar esses relatórios no final do mês, o que chamamos de “fechamento do mês”, que na verdade são dias de entrada de dados e erros dolorosos.
As empresas que se beneficiam do gerenciamento automatizado de despesas usam software e ferramentas automatizados para gerenciar o processo de rastreamento, registro e pagamento de despesas incorridas pelos funcionários devido a requisitos de negócios.
O uso de ferramentas automatizadas também pode ajudar as organizações a tomar decisões de gastos com inteligência. Além disso, pode ajudá-los a manter a responsabilidade, permitindo que lidem com as despesas com precisão.
Por que automatizar o gerenciamento de despesas?
Hoje, as empresas usam as ferramentas e tecnologias mais recentes para aproveitar ao máximo seu trabalho. No entanto, às vezes eles ignoram a necessidade de automatizar o gerenciamento de despesas. Uma pesquisa mostrou que “43% de empresas usam processos manuais para gerenciar relatórios de despesas e 46% não rastreiam os custos associados a esse trabalho.”
Os processos manuais de gerenciamento de despesas significam muito papel e planilhas. Isso também leva a processos ineficientes, mais demorados e propensos a erros. Processos manuais de gerenciamento de despesas podem atrapalhar seu trabalho.
A necessidade de gerenciamento automatizado de despesas não é o custo em si. Muitas organizações que gastam ou planejam investir em tecnologia desejam simplificar o processo de relatório de despesas para funcionários e gerentes. Para torná-los felizes e aumentar sua produtividade.
É fundamental que as empresas automatizem seu processo de gestão de despesas para que também possam se beneficiar das últimas tendências e tecnologias. Além disso, o gerenciamento automatizado de despesas pode levar a processos eficientes, menos demorados e sem erros.
Com a automação do gerenciamento de despesas, você pode:
- Economize enormes quantidades de tempo.
- Armazene os recibos digitalmente e imediatamente.
- Você não tem que manter os recibos até o final do mês.
Processo Tradicional de Gerenciamento de Despesas
O gerenciamento de despesas tradicional consiste em vários processos demorados. As etapas para gerenciar as despesas manualmente são fornecidas abaixo.
Envie solicitações de despesas individualmente
À medida que os funcionários acumulam despesas, eles juntam recibos de pagamento como prova desses pagamentos. Trimestralmente ou mensalmente, eles enviam solicitações individuais ao gerente de equipe.
Acompanhe os recebimentos e registre as despesas
O funcionário deve acompanhar os recibos de pagamento, faturas, extratos de cartão de crédito e outros documentos para enviar solicitações de despesas.
Enviar pedidos de reembolso
Os funcionários têm que preencher cada detalhe das despesas em uma planilha junto com memorandos e recibos. Depois disso, o funcionário deve enviar o pedido de reembolso ao gerente para que o pagamento seja aprovado.
Algumas empresas exigem que os funcionários preencham os relatórios de despesas semanalmente, enquanto outras exigem relatórios trimestrais ou mensais.
Aprovação do gerente
Aí vem a parte que pode ser terrível para muitos gerentes. Uma vez que o funcionário tenha enviado a solicitação de despesas com memorandos e recibos autênticos, o gerente precisa reservar um tempo para revisar essas solicitações de despesas em detalhes.
O gerente deve certificar-se de que as solicitações de despesas enviadas são autênticas e precisas. Isso leva muito tempo. Se as solicitações forem aceitas, elas serão posteriormente enviadas para processamento e pagamento de despesas. No entanto, as solicitações de despesas não aprovadas são enviadas de volta ao funcionário para revisão e revisão.
Processamento de despesas
Caso as solicitações de despesas sejam aceitas, elas são encaminhadas à equipe de contas para fins de pagamento e auditoria.
Pagamento
Uma vez que as despesas e reclamações são aprovadas pelo gerente e contas, o pagamento é feito ao funcionário. O pagamento do reembolso pode levar dias para ser processado. Quando chega, é recebido pelo empregado na forma de cheque, depósito direto em contas ou reembolso em dinheiro.
Contabilidade e auditoria
Uma vez aprovadas as despesas e efetuados os pagamentos dos reembolsos, as despesas são registradas no sistema contábil da empresa para fins contábeis e de auditoria.
A gestão de despesas tradicional é tipicamente um processo lento e pode ter vários impactos negativos. Alguns deles são os seguintes.
Relações empresa-empregado comprometidas
Processos lentos de pagamento de reembolso também comprometem o relacionamento dos funcionários com a empresa. Quando os funcionários enfrentam problemas ou atrasos nos reembolsos de despesas, é mais provável que migrem para as organizações que possuem melhores processos de gerenciamento de despesas.
De acordo com uma pesquisa da PwC, 76% dos funcionários estressados provavelmente serão atraídos por empresas que se preocupam mais com seu bem-estar financeiro.
Desintegra as finanças pessoais dos funcionários
Pagamentos de reembolso lentos fazem com que os funcionários sintam que sua organização não se importa com suas finanças pessoais. Não só a relação empresa-funcionário fica comprometida, mas também os funcionários enfrentam problemas de fluxo de caixa devido ao lento reembolso de despesas.
De acordo com um relatório: “2 em cada 5 funcionários tiveram problemas de fluxo de caixa devido ao lento reembolso de despesas."
Por exemplo, um funcionário usa seu dinheiro para pagar despesas em uma viagem de negócios. Agora eles têm que esperar muito tempo para o pagamento do reembolso. Enquanto isso, suas finanças pessoais são perturbadas, pois podem ter que pagar o aluguel ou outras contas com esse pagamento.
Funcionários menos produtivos
Funcionários que enfrentam problemas financeiros são menos produtivos no trabalho. O reembolso lento pode levar ao estresse financeiro entre os funcionários, o que, por sua vez, pode prejudicar sua produtividade.
De acordo com a Global Business Travel Association, é preciso 20 minutos para preencher um único relatório de despesas.
Isso pode tirar o tempo das responsabilidades principais dos funcionários e causar menos produtividade em toda a organização.
Para evitar esses impactos negativos em toda a organização, sua organização deve ter um processo automatizado de gerenciamento de despesas. Os processos tradicionais de gerenciamento de despesas ficaram desatualizados agora.
É hora de pular esses processos lentos e típicos de reembolso e ter a automação do gerenciamento de despesas em sua organização.
Meios tradicionais versus automatizados para gerenciamento de despesas
As pessoas dizem que o ouro é velho. Mas às vezes, não é verdade em muitos casos. Se falamos de gerenciamento automatizado de despesas, ele possui vários recursos e benefícios em relação ao gerenciamento de despesas tradicional.
Gestão de despesas tradicional |
Gerenciamento automatizado de despesas |
Os funcionários precisam fazer papelada ou fazer planilhas para enviar solicitações de despesas. |
Não há necessidade de fazer papelada ou fazer planilhas para enviar solicitações de despesas. |
Recolher e recolher recibos e contas até ao final do mês para comprovação de despesas. |
Recibos e contas podem ser registrados no sistema no momento em que são feitos para comprovação de despesas. |
Aguarde um período maior para que o gerente aprove ou rejeite as solicitações de despesas. |
As solicitações podem ser aprovadas ou rejeitadas no momento em que são submetidas ao sistema com comprovação. |
Processo demorado para funcionários e gerentes. |
Requer muito menos tempo e esforço. |
Pode ter um pedágio no orçamento da empresa. |
A verificação de despesas em tempo real permite que as empresas gerenciem orçamento e gastos |
A produtividade é comprometida |
Maior produtividade entre funcionários e gerentes. |
Benefícios do gerenciamento automatizado de despesas
Há uma série de benefícios quando se trata de automação de gestão de despesas. Alguns dos benefícios são apresentados a seguir.
Menos erros
Quando os relatórios de despesas são inseridos manualmente, há chances de muitos erros. De acordo com a Global Business Travel Association, há uma 19% chance de relatórios de despesas com erros.
Com o uso de sistemas automatizados de gerenciamento de despesas, não há necessidade de inserir dados manualmente. Isso resulta em menos erros e também em economias de custos significativas.
Funcionários felizes
O reembolso pontual pode resultar em funcionários felizes. Pode ser terrível para os funcionários quando eles precisam inserir relatórios de despesas manualmente e esperar dias, às vezes semanas, para que suas despesas sejam reembolsadas.
Aprovações pontuais fazem com que percebam que a organização se preocupa com suas necessidades financeiras.
Produtividade aprimorada
Funcionários mais felizes significam maior produtividade na organização. Ninguém perde tempo quando há processos de gerenciamento de despesas fáceis de usar. A necessidade de gastar horas valiosas de trabalho em registro doloroso e o processo de relatórios de despesas é minimizado, aumentando assim a produtividade no trabalho.
O gerenciamento automatizado de despesas aumenta a produtividade tanto para o funcionário quanto para os gerentes financeiros.
Visibilidade em tempo real sobre os gastos
O gerenciamento automatizado de despesas permite acompanhar as compras na organização em tempo real. Você pode ficar de olho nas despesas de toda a organização ou em um funcionário individual.
Isso não apenas ajuda você a gerenciar o fluxo de caixa, mas também a tomar decisões informadas e oportunas com base em seu orçamento restante.
Solicitações e aprovações de despesas mais rápidas
O gerente pode receber e melhorar as solicitações de despesas instantaneamente com a automação do gerenciamento de despesas. Além disso, nenhum tempo é desperdiçado com papelada e criação de planilhas.
Recursos das soluções automatizadas de gerenciamento de despesas
O processo de gerenciamento automatizado de despesas é tranquilo se você tiver as ferramentas e soluções certas. Alguns dos principais recursos das soluções automatizadas de gerenciamento de despesas são apresentados a seguir.
Fácil de usar
As soluções automatizadas de gerenciamento de despesas devem ser fáceis de usar e configurar. Existem muitas soluções disponíveis, mas elas têm interfaces complexas e você precisa designar um membro da equipe em tempo integral para usá-las.
Algumas soluções podem levar meses para serem configuradas. No entanto, as melhores soluções são sempre fáceis de usar e não exigem muito esforço.
Escalável
Seja sobre soluções de gerenciamento de casos ou gerenciamento automatizado de despesas, eles têm os recursos para crescer à medida que sua empresa cresce. Além disso, é fácil adicionar e remover usuários com uma solução de gerenciamento de despesas automatizada e escalável.
Para simplificar o processo de arquivamento, soluções automatizadas facilitam as organizações com extração automática de dados, como custos, gorjetas, impostos, outras informações, etc.
Diferentes níveis de permissão
Haverá um proprietário da conta em um software de gerenciamento de despesas automatizado, no entanto, os gerentes de equipe poderão aprovar ou rejeitar solicitações de despesas para os gastos de sua equipe. Além disso, os funcionários poderão enviar solicitações de despesas.
Painel integrado para solicitações e aprovações
Essas soluções têm um painel integrado para os usuários para que eles possam fazer solicitações e aprovações com base em sua designação. Além disso, administradores e gerentes financeiros podem visualizar e aprovar solicitações facilmente a qualquer momento.
Melhores integrações contábeis
As soluções automatizadas de gerenciamento de despesas permitem que você faça integrações diretas em outros sistemas financeiros ou contábeis centrais da empresa. Não há necessidade de copiar/colar com automação de gerenciamento de despesas.
Despesa prova
O software automatizado contém provas de despesas documentadas para quaisquer vendas e compras feitas em caso de auditoria.
Relatórios de dados
Relatórios de dados e insights estão presentes nessas soluções para que as empresas acompanhem seus gastos e orçamento.
Escolhendo o software de gerenciamento automatizado de despesas certo
Escolher o software de gerenciamento automatizado de despesas certo não é nada fácil. Com tantas opções disponíveis, você ficará confuso sobre qual software escolher para sua empresa. Diferentes organizações têm diferentes requisitos e fluxos de trabalho quando se trata de gerenciamento de despesas.
Você deve escolher a solução de acordo com suas necessidades e o tamanho da sua empresa. Existem alguns fatores a serem considerados ao procurar um software de gerenciamento de despesas automatizado.
Fatores a serem considerados antes de optar pelo gerenciamento automatizado de despesas
Flexibilidade
Ao escolher uma solução automatizada, procure uma ferramenta que tenha flexibilidade. Deve ser adaptável e personalizável de acordo com as demandas e exigências da sua empresa. Algumas soluções permitem que você crie e personalize seus próprios cartões e estabeleça limites.
Segurança
Quando você está fazendo despesas em tantos níveis diferentes, a segurança do dinheiro da empresa pode se tornar crítica. É crucial optar por uma solução automatizada de gerenciamento de despesas que ofereça segurança completa em tempo real para seus processos de gerenciamento de despesas.
Integração fácil
Outro fator a ser considerado na escolha de uma solução automatizada é sua integração. O software escolhido deve ser integrado ao sistema existente para uma transição suave.
Visualização em tempo real
As verificações em tempo real do sistema de gestão de despesas permitem que a empresa acompanhe os gastos de acordo com seu orçamento e também os sinistros fraudulentos.
Esses foram alguns dos muitos fatores que você deve considerar ao procurar um software de gerenciamento automatizado de despesas. Além disso, você aprenderá que nem todas as soluções são adequadas para sua empresa e nem todas são iguais.
Procure uma solução que ofereça flexibilidade e segurança, elimine papel e rastreie e registre despesas. Você também desejará uma solução que ofereça funcionalidade de acordo com suas necessidades e seja personalizável.
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