O que é gerenciamento de compras? – Um guia completo

Imagine um restaurante movimentado precisando de ingredientes frescos; a aquisição é o que garante que os tomates da salada fiquem crocantes e que a carne dos hambúrgueres seja de alta qualidade. Não se trata apenas de comprar coisas; trata-se de obter o produto certo, pelo preço certo e na hora certa. Para qualquer empresa, seja um hospital, uma empresa de construção ou um gigante da tecnologia, as aquisições significam a diferença entre operações tranquilas e interrupções dispendiosas.

Atrasos nas aquisições significam paralisação da produção, o que por sua vez se traduz em perdas financeiras. É tão simples. As aquisições não são glamorosas; são negociações corajosas, planejamento meticuloso e orçamento rigoroso. Mas quando bem feito, é a espinha dorsal da lucratividade. 

Este artigo discute os aspectos práticos do gerenciamento de compras, detalhando o processo, destacando os benefícios e defendendo a automação. Quer você seja proprietário de uma pequena empresa ou profissional de compras, compreender esses fundamentos pode ser a chave para uma operação mais eficiente e econômica.

O que é gerenciamento de compras?

A gestão de compras envolve supervisionar os processos de aquisição necessários para as operações de uma empresa. Desde a avaliação do fornecedor até a criação do pedido de compra e aprovação de faturas, essas tarefas são essenciais. Nas empresas menores, uma única pessoa pode cuidar das compras, enquanto as organizações maiores possuem departamentos dedicados. O processo gira em torno de pessoas, processos e papelada. Uma gestão eficiente de compras garante gastos controlados e maior eficiência operacional para qualquer empresa.

A gestão de compras é essencial para as empresas, garantindo eficiência e conformidade no cenário atual. O gerenciamento eficaz de compras é essencial para várias funções vitais dentro de uma empresa.

• O processo de requisição de compra exige atenção meticulosa, garantindo que cada detalhe seja registrado com precisão e que as políticas sejam cumpridas. Esta etapa prepara o terreno para compras eficientes, orientando os usuários através do processo de requisição e sugerindo fornecedores adequados. 
• Os pedidos de compra, quando gerenciados meticulosamente, servem como um modelo para compras, detalhando especificações e termos do produto. Pedidos de compra claros e bem documentados promovem uma comunicação tranquila com os fornecedores, minimizando mal-entendidos e atrasos. 
• A aprovação da fatura, uma etapa crítica no ciclo de aquisição, exige um exame cuidadoso para validar a precisão e a adesão aos termos acordados. O processamento adequado de faturas evita discrepâncias financeiras e fortalece o relacionamento com os fornecedores. 
• A gestão eficaz de fornecedores envolve avaliações regulares, garantindo que os fornecedores atendam aos padrões de qualidade e confiabilidade. Esta abordagem proativa estabelece parcerias frutíferas e de longo prazo. 
• A aprovação e gestão de contratos exigem precisão, onde os contratos são examinados quanto à conformidade, protegendo o negócio de riscos jurídicos e financeiros.

Desde a requisição até o pagamento, um sistema forte orienta o processo meticulosamente. Os gerentes de compras desempenham, portanto, um papel crucial ao adquirir materiais de alta qualidade a preços ideais de fornecedores confiáveis, cultivando relacionamentos de longo prazo com fornecedores preferenciais. Eles supervisionam todo o processo de compras, coordenando as atividades dos agentes de compras e garantindo a adesão às políticas do departamento. Os cargos sob sua alçada incluem analista de compras, comprador, especialista, agente de compras, gerente e gerente de sourcing.

Etapas do processo de aquisição

O processo de gestão de compras forma um ciclo contínuo, começando com a seleção de recursos e culminando no recebimento e pagamento desses recursos. Ao longo deste ciclo, a documentação abrangente é essencial, garantindo uma coordenação perfeita entre os membros da equipe. Os principais aspectos da gestão de compras abrangem:

1. Especificação e Planejamento:

• Estabelecendo Necessidades: Determine os produtos ou serviços necessários para as operações comerciais, considerando os dados existentes e as projeções futuras.
• Especificações de configuração: Defina claramente as especificações dos produtos, garantindo que os fornecedores entendam os requisitos exatos.
• Previsão Estratégica: Planeje os processos de pedidos e reordenamentos, alinhando-se com as previsões de demanda e cronogramas operacionais.

Nesta fase, o planeamento meticuloso atua como pedra angular, garantindo um roteiro claro para as atividades de aquisição e alocação de recursos.

2. Identificação e Seleção de Fornecedores:

• Pesquisa e Avaliação: Conduza pesquisas abrangentes para identificar fornecedores potenciais com base em critérios como qualidade, confiabilidade e economia.
• Seleção de fornecedores: Escolha fornecedores por meio de licitações ou relacionamentos estabelecidos, garantindo diversas opções para uma cadeia de suprimentos resiliente.
• Processo de RFx: Inicie o processo de Solicitação de Informações/Proposta/Cotação para avaliar as capacidades e ofertas do fornecedor.

Esta etapa envolve a tomada de decisões críticas, garantindo a seleção de fornecedores capazes de atender com eficiência às necessidades da organização.

3. Negociação e Contratação:

• Negociação de preços e termos: Envolva-se em negociações para garantir o melhor preço e condições contratuais, equilibrando qualidade e custo-benefício.
• Comunicação clara: Comunique os requisitos de forma transparente, garantindo que ambas as partes tenham uma compreensão compartilhada das expectativas.
• Finalizando Contratos: Documente todos os termos e condições acordados, finalizando o contrato para formalizar a parceria.

A negociação eficaz estabelece a base para uma parceria bem sucedida, clarificando funções e responsabilidades para ambas as partes envolvidas.

4. Efetuar a Ordem de Compra:

•  Definindo detalhes: Especifique detalhes do produto, preço e termos no Pedido de Compra (PO), garantindo clareza tanto para o fornecedor quanto para o comprador.
•  Fonte da Verdade: O PO atua como referência, validando os produtos e serviços a serem adquiridos, orientando todas as etapas subsequentes.

O PO funciona como um acordo formal, agilizando o processo de aquisição e mantendo a consistência nas transações.

5. Expedição:

• Entrega oportuna: Garanta que os produtos sejam entregues prontamente, abordando quaisquer circunstâncias imprevistas, como obsolescência do produto ou alterações de programação.
•  Resolução de problemas: Resolva atrasos ou discrepâncias, mantendo a clareza nas datas de pagamento, cronogramas de entrega e conclusão do trabalho.

A aceleração garante a entrega pontual, resolvendo possíveis interrupções e mantendo a eficiência do processo de aquisição.

6. Recebimento e Fiscalização de Compra:

•  Avaliação de qualidade: Avalie os produtos recebidos em relação às especificações e padrões de qualidade estabelecidos, garantindo que atendam aos critérios definidos.
•  Correspondência de três vias: Verifique o alinhamento entre o pedido, a fatura e a guia de remessa/documento de recebimento, destacando as discrepâncias, se houver.

Esta etapa garante que as mercadorias recebidas correspondam à qualidade e às especificações esperadas, mantendo a integridade do processo de aquisição.

7. Compensação e pagamento de faturas:

• Verificação de documento: Verifique o pedido de compra, a fatura e os documentos de recebimento, garantindo que todos os detalhes correspondam com precisão.
• Processo de pagamento: Alinhar compras e contas a pagar, concluindo o processo de pagamento após confirmar o alinhamento dos documentos.

A compensação e o pagamento de faturas encerram o ciclo de aquisição, garantindo transações financeiras precisas e compensação de fornecedores.

8. Manutenção de registros e relacionamentos:

• Manutenção de Registros: Mantenha registros meticulosos para auditoria, fins fiscais, validação de garantia e futuras referências de novos pedidos.
• Feedback do fornecedor: Fornecer dados e feedback aos fornecedores com base em indicadores-chave de desempenho, promovendo a melhoria contínua e relacionamentos mutuamente benéficos.

A manutenção eficaz de registros garante responsabilidade e transparência, enquanto o feedback dos fornecedores facilita a colaboração e melhorias, melhorando futuros esforços de aquisição.

Através de políticas de gestão de compras padronizadas, as equipas internas tornam-se mais fiáveis ​​e consistentes na partilha de responsabilidades de compras, promovendo a confiança e a fiabilidade. Uma abordagem simplificada não só aumenta a produtividade dentro das equipas, permitindo um foco mais nítido em tarefas individuais, mas também nutre relações comerciais mais fortes. Ao estabelecer expectativas claras com os fornecedores, a gestão de compras não só refina os processos internos, mas também promove parcerias mutuamente benéficas, elevando, em última análise, a eficiência e eficácia globais da organização.

 

Benefícios do gerenciamento de compras

A gestão de aquisições oferece vantagens tangíveis. Este processo garante um fluxo constante de recursos, evitando dispendiosas aquisições de última hora. A transparência nas operações aumenta a eficiência, facilitando melhorias e escala. A aquisição eficaz mitiga os riscos dos fornecedores e fortalece as cadeias de abastecimento, preparando as empresas para desafios imprevistos. Além disso, promove a inovação ao libertar recursos anteriormente ligados a preocupações de curto prazo, permitindo o foco estratégico e o crescimento a longo prazo. Alguns benefícios específicos incluem:

Redução de custos:

• Planejamento estratégico: O planejamento cuidadoso de compras envolve a análise de tendências de mercado, flutuações de demanda e comportamentos dos fornecedores. Ao cronometrar estrategicamente as compras, as empresas podem negociar acordos favoráveis ​​em massa, reduzindo efetivamente os custos gerais.
• Poder de negociação: As equipes de compras, munidas de planejamento detalhado e tempo adequado, possuem maior poder de negociação. Esta vantagem estratégica permite-lhes garantir contratos com condições mais favoráveis, garantindo poupanças de custos significativas.
• Gestão de relacionamento com fornecedores: Manter relações positivas com fornecedores, especialmente aqueles com contratos de longo prazo, pode levar a preços preferenciais e descontos, reduzindo ainda mais as despesas de aquisição.

Continuidade aprimorada de recursos:

• Planejamento a longo prazo: A gestão eficaz das aquisições envolve a previsão das necessidades de recursos a longo prazo. Ao antecipar as necessidades com bastante antecedência, as empresas podem estabelecer cadeias de abastecimento fiáveis, evitando interrupções e garantindo operações consistentes.
• Diversificação de Fornecedores: Depender de um conjunto diversificado de fornecedores mitiga os riscos associados às dependências de fornecedores específicos. Em caso de escassez ou interrupções, fornecedores alternativos podem intervir, mantendo o fluxo de recursos sem interrupções significativas.

Operações simplificadas e transparência:

• Colaboração das Partes Interessadas: Processos de aquisição transparentes incentivam a comunicação aberta entre as partes interessadas, promovendo a colaboração e a resolução eficiente de problemas. Canais de comunicação claros garantem que todas as partes envolvidas estejam bem informadas, minimizando mal-entendidos e atrasos.
• Tomada de decisão baseada em dados: Aproveitando a análise de dados e o software de aquisição, as empresas podem obter insights sobre seus processos de aquisição. A análise desses dados permite a tomada de decisões informadas, permitindo a otimização de processos, identificando gargalos e melhorando a eficiência geral.

Estrutura de mitigação de riscos:

• Avaliação abrangente de riscos: A gestão robusta de compras envolve a realização de avaliações de risco completas que abrangem aspectos financeiros, operacionais, legais e estratégicos. A identificação de riscos potenciais permite medidas proativas, minimizando o seu impacto nas atividades de aquisição.
• Planejamento de contingência: O desenvolvimento de planos de contingência para riscos identificados garante respostas rápidas em caso de perturbações. Ter estratégias predefinidas para vários cenários permite que as empresas enfrentem os desafios de forma eficaz, mantendo o relacionamento com os fornecedores e a continuidade operacional.

Resiliência da cadeia de suprimentos:

• Abordagem proativa: A mudança de uma abordagem reativa “just-in-time” para uma mentalidade proativa “just-in-case” envolve a acumulação de recursos críticos para resolver rapidamente perturbações imprevistas. Esta abordagem garante uma proteção, permitindo que as empresas continuem as operações sem problemas durante emergências.
• Flexibilidade e adaptabilidade: Uma cadeia de abastecimento resiliente requer flexibilidade. As empresas devem estar preparadas para se adaptarem às mudanças nas condições do mercado, à dinâmica da cadeia de abastecimento e aos desafios emergentes. Ao permanecerem ágeis, as organizações podem ajustar prontamente as suas estratégias de aquisição, garantindo um fluxo contínuo de recursos.

Foco de inovação fortalecido:

• Investimento de longo prazo: A gestão eficiente das compras liberta recursos, tanto financeiros como humanos, permitindo às empresas investir em investigação e desenvolvimento. Os investimentos de longo prazo em inovação geram crescimento sustentável, permitindo às empresas explorar novos mercados, produtos e tecnologias.
• Parcerias estratégicas: Alocar recursos para parcerias e colaborações estratégicas promove a inovação. Ao colaborar com fornecedores inovadores, as empresas podem aceder a produtos e serviços de ponta, aumentando a sua vantagem competitiva no mercado.

Automatizando compras 

Dada a importância da gestão de compras nas operações de qualquer negócio, a automação não é uma opção, é um imperativo estratégico. A Denunciar da Verified Market Research prevê que o mercado global de software de compras atingirá um valor de US$ 9.5 bilhões em todo o mundo até 2028. Aqui estão os aspectos essenciais que as equipes de compras podem digitalizar para transformar suas atividades de gestão de compras, melhorando a eficiência, o controle e a colaboração em todos os níveis.

• Processos automatizados e aprovações sem papel: a utilização de sistemas de compras avançados automatiza as atividades de aquisição existentes, permitindo aprovações sem papel e autorização digital. A comunicação em tempo real com os fornecedores nesses sistemas resolve os problemas rapidamente, garantindo um fluxo de processo contínuo.
• Gerenciamento aprimorado de fornecedores: as soluções de compras digitais centralizam as interações com os fornecedores, simplificando a triagem, a integração, o monitoramento de desempenho e a resolução de problemas. Tudo relacionado aos fornecedores é gerenciado em uma plataforma digital unificada, promovendo uma colaboração eficiente e reduzindo complexidades. 
• Controle e relatórios financeiros: diga adeus às planilhas pesadas. Os sistemas de gestão de compras online oferecem um controle orçamentário preciso. Os usuários podem monitorar despesas, definir limites e acessar relatórios abrangentes para obter insights estratégicos. Os catálogos online mantêm a precisão, reduzindo a carga de trabalho dos funcionários e garantindo consistência. 
• Conformidade e confiança robustas: O software de compras compila dados vitais em painéis intuitivos, fornecendo uma visão de 360 ​​graus do desempenho de compras. Isso inclui cumprimento de prazos, padrões de qualidade e conformidade com políticas, regulamentos e requisitos legais. Relatórios transparentes reduzem os riscos de compras fora do contrato e atividades fraudulentas, inspirando confiança nos processos de sourcing.
• Relatórios e avaliações criteriosos: O software de gerenciamento de compras oferece análise de dados aprofundada, permitindo que as empresas avaliem o desempenho do fornecedor, identifiquem riscos e identifiquem áreas para melhoria. Ele capacita a tomada de decisões informadas e aprimora o planejamento estratégico.

Selecionar o software de aquisição certo é crucial. Procure recursos como gerenciamento sofisticado de fornecedores, fluxos de trabalho personalizáveis ​​e automação sem papel. Recursos robustos de relatórios garantem análises abrangentes, permitindo a aplicação da conformidade e o controle orçamentário estratégico.

A aquisição digital não envolve apenas automação; trata-se de eficiência, conformidade e capacitação estratégica. Ao adotar soluções modernas de compras, as empresas reduzem o tempo de processamento, minimizam erros e melhoram o foco dos funcionários em atividades orientadas para o valor. Eleve os seus processos de aquisição com tecnologia que não só agiliza as operações, mas também posiciona a sua organização para o sucesso futuro.

Conclusão

 As empresas líderes de hoje reconhecem o papel fundamental das compras na melhoria de processos, na redução de custos e no aumento da satisfação do cliente. Ao investir em estratégias eficientes de gestão de compras e ao adotar a automação, as empresas não só reduzem os custos e melhoram as relações com os fornecedores, mas também abrem o caminho para o crescimento sustentável e a competitividade. A aquisição não é mais apenas uma necessidade; é a pedra angular do sucesso estratégico dos negócios, permitindo que as empresas naveguem em cadeias de fornecimento complexas, otimizem o fluxo de caixa e garantam a entrega de valor sustentável ao negócio e às suas partes interessadas.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/procurement-management/