Uma das principais transações entre empresas acontece quando um ordem de compra é implementado, um item ou serviço é concluído, um fatura é enviado pelo fornecedor e o comprador efetua o pagamento. Até mesmo muitas empresas hoje ainda fazem isso manualmente, enviando PDFs por e-mail e aguardando a intervenção humana para concluir cada etapa.
É claro que a automação AP e fluxos de trabalho de aprovação aprimorados pode reduzir o tempo necessário para concluir essas etapas, mas e se os humanos não criassem um ponto de parada em nenhum ponto do processo? Com os pagamentos EDI, os sistemas informáticos de duas organizações podem comunicar entre si para enviar e cumprir ordens de compra, transmitir faturas e, finalmente, enviar fundos de uma conta bancária para outra.
Pagamentos EDI não são iguais a transferências sem fio ou Pagamentos ACH, embora sejam comumente confundidos um com o outro. Neste artigo, abordaremos a definição de pagamentos EDI, seus benefícios, tipos de pagamento EDI e diferenças entre EDI, ACH e EFT.
O que é um pagamento EDI?
EDI significa “Electronic Data Interchange” e os pagamentos EDI utilizam um formato de dados uniforme para transmitir informações de pagamento e outros dados entre computadores. Computadores em redes diferentes podem usar pagamentos EDI para enviar e receber informações uns dos outros instantaneamente.
Os recursos da infraestrutura EDI não param nos pagamentos; as empresas podem usá-los para transmitir:
A documentação e a comunicação eletrônicas percorreram um longo caminho nos últimos anos; A tecnologia EDI é o próximo passo na jornada para avançar nas relações comerciais, simplificar processos de pagamento de fornecedorese, em maior escala, trazer as finanças e a contabilidade para a era digital.
Reiterando: o EDI é não uma tecnologia somente de pagamento. É um método automatizado para padronizar dados eletrônicos e enviá-los entre computadores.
O que é um exemplo de pagamento EDI na prática?
Quando um pagamento EDI é feito, ele passa sempre pelo mesmo ciclo. Quando o sistema informático do beneficiário recebe uma fatura do seu fornecedor, esta vem na forma de dados eletrónicos e é automaticamente avaliada e descodificada pelo computador receptor.
Então, em resposta, o sistema eletrônico do comprador envia um pagamento alinhado ao valor da fatura. Em ambos os lados, os dados eletrónicos podem ser registados automaticamente nos sistemas ERP da respetiva empresa devido ao seu formato.
O gerenciamento de pagamentos de fornecedores torna-se uma experiência rápida e fácil, em vez de uma tarefa demorada que envolve diversas pessoas e possíveis gargalos. Devido à estrutura e ao processo associados aos pagamentos EDI, tanto as pequenas como as grandes empresas podem colher os benefícios desta abordagem inovadora à partilha de informações.
Tipos de Pagamentos EDI
Embora o núcleo de “O que é um pagamento EDI?” não muda, há muitas maneiras de implementar a tecnologia EDI em seu negócio. À medida que os pagamentos EDI se tornam mais comuns nos negócios, a tecnologia continuará a melhorar e os benefícios dos pagamentos EDI só aumentarão.
A partir de agora, os principais caminhos para usar a tecnologia EDI para permitir pagamentos são pagamentos EDI na web, pagamentos EDI diretos e EDI móvel.
Pagamentos Web EDI
Os pagamentos EDI podem ser processados através de navegadores de internet padrão através do Web EDI. Com formulários online, os dados eletrônicos podem ser transmitidos pelo Safari, Google, Bing e outras plataformas da Internet. Se você está procurando simplificar a liquidação de faturas, os pagamentos Web EDI são um ótimo lugar para começar.
Pagamentos EDI diretos (ponto a ponto)
Freqüentemente chamados de pagamentos ponto a ponto, o pagamento EDI direto concentra-se na conexão individual com parceiros de negócios com os quais você trabalha regularmente. Ao renunciar aos pagamentos EDI padrão da web, cortes ponto a ponto em possíveis áreas de falha nos pagamentos EDI. Eles também são vistos como mais seguros e privados, oferecendo uma ótima opção para grandes vendedores e fornecedores que colaboram regularmente em negócios de alto valor.
EDI móvel
Atrasadas devido à lenta adoção pelos usuários, às preocupações de segurança e ao pequeno tamanho da tela, as transações EDI móveis se tornarão mais comuns à medida que a tecnologia se adaptar ao mundo centrado no telefone celular em que vivemos e trabalhamos. ofertas diretamente de seus telefones.
Diferenças entre EDI, ACH e EFT
Conforme discutido, o significado do pagamento EDI não é exatamente sinônimo de ACH e EFT pagamentos. Embora estas opções de pagamento eletrónico possam parecer iguais à primeira vista, a forma como funcionam varia e o EDI em si não é uma tecnologia de pagamento, mas sim uma tecnologia de transmissão de dados. Apesar de serem diferentes entre si, é muito comum ver até mesmo profissionais de negócios experientes confundirem Intercâmbio Eletrônico de Dados, Câmara de Compensação Automatizada e Transferência Eletrônica de Fundos.
Os pagamentos EFT e ACH enquadram-se nos pagamentos eletrónicos, mas, na realidade, o ACH é uma subcategoria dos pagamentos EFT. Uma transferência eletrônica de fundos é a categoria abrangente em jogo; abrange ACH, transferências eletrônicas e outros canais de pagamento digital. Mas não funciona ao contrário – um ETF não é um tipo de ACH.
Quando comparado aos pagamentos ACH, é importante lembrar que o EDI não é um pagamento em si. Em vez disso, é um formato de dados que permite que várias entidades enviem e recebam informações de pagamento e documentos relacionados sem a necessidade de intervenção humana. O EDI pode ser usado em qualquer lugar do mundo, acontece instantaneamente e utiliza redes privadas ou a internet para transmitir informações. A ACH, por outro lado, depende da rede ACH, pode levar alguns dias para transferir fundos e só funciona nos EUA.
“ETF” é um termo genérico para todos os pagamentos eletrónicos, enquanto EDI se refere à tecnologia back-end utilizada para transferir informações de pagamento. Embora estes três itens tenham uma definição clara, todos eles desempenham um papel crítico na próxima geração de negócios.
Cheques em papel e pagamentos de contas por telefone? Em breve, isso será coisa do passado, graças às tecnologias de pagamento eletrônico.
A tabela a seguir lista as diferenças entre esses três sistemas de operação:
EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) |
ACH (Câmara de Compensação Automatizada) |
EFT (transferência eletrônica de fundos) |
|
Definição |
Troca eletrônica de documentos e transações comerciais. |
Transferência eletrônica de fundos entre contas bancárias nos EUA. |
Transferência eletrônica de fundos entre contas bancárias. |
Objetivo |
Ampla gama de documentos comerciais (faturas, pedidos de compra). |
Usado principalmente para pagamentos, incluindo folha de pagamento e pagamentos de contas. |
Usado principalmente para transferência de fundos entre contas comerciais. |
Data Exchange |
Formatos padronizados para vários documentos comerciais. |
Concentra-se em instruções de pagamento e informações bancárias relacionadas. |
Envolve principalmente dados de transações e informações de conta. |
Tempo de Transação |
Depende da complexidade do documento; pode ser em tempo real ou em lote. |
Normalmente processado em lotes, pode ser no dia seguinte ou no mesmo dia. |
Varia; pode ser em tempo real ou levar alguns dias úteis. |
Custo de Transação |
Os custos variam de acordo com o volume de transações e o provedor de EDI. |
Taxas fixas ou variáveis com base no volume de transações e serviço. |
Podem ser aplicadas taxas de transação, mas geralmente são mais baixas do que os métodos em papel. |
Segurança |
A transmissão de dados criptografados garante a troca segura de documentos. |
Seguro, com protocolos para proteger os dados durante a transferência eletrônica. |
Seguro, mas existem vulnerabilidades se não forem transmitidos de forma segura. |
Moderna |
Requer integração com sistemas internos para criação de documentos. |
Integra-se com sistemas bancários; integração limitada com outros sistemas. |
Integra-se com sistemas internos para transferências de fundos perfeitas. |
Casos de uso |
Ideal para empresas com trocas complexas de documentos (varejo, manufatura). |
Amplamente utilizado para folha de pagamento, pagamentos de fornecedores e liquidações de contas. |
Normalmente usado para folha de pagamento, pagamentos de fornecedores e contas recorrentes. |
Uso Internacional |
Amplamente utilizado globalmente para comércio internacional e gerenciamento da cadeia de suprimentos. |
Usado principalmente nos EUA e em transações internacionais limitadas. |
Amplamente utilizado internacionalmente para pagamentos transfronteiriços. |
Benefícios dos pagamentos EDI
Do mesmo jeito automação de processos robóticos começou a mudar para sempre as finanças e a contabilidade, os pagamentos EDI estão traçando um novo caminho para a dinâmica de pagamentos entre compradores e vendedores.
Sem a necessidade de intervenção humana, os erros de dados são quase impossíveis, as informações não podem ser perdidas no processo e os pagamentos serão feitos dentro do prazo, sempre. Os benefícios que advêm de uma abordagem elevada usando pagamentos EDI são:
Produtividade
Gerenciamento de faturas de fornecedores ficou muito mais fácil. Um processo que costumava exigir tempo e atenção de vários profissionais de diversas organizações agora pode ser concluído de forma autônoma, liberando o tempo de contas a receber e contas a pagar equipes que tradicionalmente gerenciam e impulsionam esses tipos de transações.
Melhor gerenciamento de relacionamento
Menos atrasos nos pagamentos ou problemas no processo tornam a dinâmica vendedor/fornecedor mais positiva do que nunca. Quando sua organização souber que pode receber e efetuar os pagamentos dentro do prazo e sem complicações, todos ficarão mais felizes. Perseguir pagamentos atrasados ou resolver erros de pagamento pode levar à frustração, desconfiança e ruptura nas relações comerciais.
Redução de Erro
Os dados transmitidos não podem ser corrompidos num pagamento EDI. Ou seja, como o computador copia e envia dados automaticamente, não há oportunidade para erro humano manual confundir um número, registrar um valor incorreto ou enviar um pagamento para o destinatário errado.
Mudança de foco funcional
O aumento da produtividade associado aos pagamentos EDI pode ajudar a transformar as funções financeiras e contabilísticas. Com mais tempo disponível, os especialistas dessas equipes terão largura de banda para serem mais estratégicos, colaborar com seus colegas e destacar novas áreas de oportunidade usando ferramentas de automação.
Os pagamentos EDI estão substituindo os pagamentos manuais
Portanto, no final das contas, o EDI é uma forma avançada de enviar e receber informações detalhadas de pagamento. Ajuda as empresas na sua jornada de transformação digital e muda o cenário para o futuro dos pagamentos seguros.
A tecnologia EDI está a impulsionar processos de pagamento manuais; é hora de eles irem! Quando pegamos processos manuais demorados e os substituímos por ferramentas tecnológicas gerenciáveis, todos ganham.
Da mesma forma que os pagamentos EDI estão substituindo um processo manual, automação financeira e contábil está escalando com as mesmas intenções. Os lançamentos de diário que você costumava passar horas preparando? Agora eles podem ser automatizados. Corrigindo desequilíbrios no balancete não ajustado? Muito disso pode ser automatizado. Estamos testemunhando um revolução de automação; em vez de lutar contra isso, vamos trabalhar juntos para descobrir como tirar o máximo proveito disso.
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