O setor de compras é uma função fundamental para qualquer negócio sobre o qual repousam os pilares do fornecimento estratégico e do gerenciamento de custos. Isto é mais do que apenas comprar; trata-se de adquirir bens e serviços de uma forma que otimize o valor para uma organização. Em última análise, compreender e refinar este processo é essencial para orientar o seu negócio rumo a um futuro mais rentável e sustentável.
Neste blog, dissecaremos o papel fundamental das compras, desde a compreensão do que elas implicam até sua execução no ambiente de seu negócio, desmistificando equívocos comuns ao longo do caminho. Ao navegar por cada estágio de aquisição – identificação de necessidades, avaliação de fornecedores, negociação de contratos e muito mais – ofereceremos insights sobre a tomada de decisões estratégicas e estruturas que correspondam aos objetivos de negócios.
Além disso, enfrentaremos de frente os desafios encontrados nas compras e exploraremos como o software de automação de compras pode agilizar e aprimorar as práticas de compras. Seja combatendo ineficiências manuais ou aproveitando a tecnologia para obter melhores resultados, este blog tem como objetivo equipá-lo com conhecimentos e estratégias para um processo de aquisição mais eficiente e robusto.
Compreendendo os fundamentos de aquisições
No mundo dos negócios, as compras constituem uma função fundamental, mas as nuances das compras, a forma como divergem de conceitos relacionados, como compras e gestão da cadeia de abastecimento, e os seus objetivos permanecem muitas vezes envoltos em ambiguidade. Vamos desmistificar isso.
O que é aquisição?
Aquisição é uma função estratégica de negócios que lida com o fornecimento, aquisição e gerenciamento dos recursos necessários para as operações organizacionais. A natureza estratégica do Procurement reside na sua capacidade de influenciar e gerar valor em toda a organização, otimizando gastos, alavancando relacionamentos com fornecedores para obter vantagem estratégica e garantindo a disponibilidade oportuna de bens e serviços.
O Processo de Aquisição
O processo de aquisição pode ser amplamente categorizado em várias fases principais, cada uma das quais desempenha um papel crítico para garantir a eficácia da função de aquisição:
Para entender passo a passo cada etapa do processo de aquisição, vamos usar um exemplo prático de fluxo de trabalho de aquisição dentro de uma empresa de manufatura de médio porte que requer novos maquinários para sua linha de produção.
1. Precisa de identificação
É aqui que a empresa descobre o que precisa comprar ou adquirir para melhorar suas operações.
- Processo: O gerente de produção da XYZ Corp percebe um declínio na eficiência da produção e identifica a necessidade de uma nova máquina de fabricação para atender à crescente demanda dos clientes.
- Documentação: A Relatório de avaliação de necessidades é elaborado, detalhando o tipo de maquinário necessário, a melhoria esperada na eficiência da produção e o orçamento.
Um relatório como o abaixo é enviado ao departamento de compras.
Relatório de avaliação de necessidades para XYZ Corp
Sumário executivo
Este relatório identifica a necessidade de novas máquinas de produção na XYZ Corp para enfrentar o declínio na eficiência da produção e atender à crescente demanda dos clientes. Após uma análise detalhada por parte da equipa de gestão de produção, concluiu-se que investir numa nova máquina de produção é essencial para melhorar os índices e a eficiência da produção. Este documento descreve o processo de identificação de necessidades, melhorias esperadas e estimativa orçamentária para a aquisição do maquinário necessário.
1. Precisa de identificação
Requisitos
- Observação: O gerente de produção notou um declínio consistente na eficiência da produção no último trimestre, com uma redução de 15% na produção em comparação com o ano anterior.
- Análise: Uma análise aprofundada revelou que a máquina de produção atual está operando a 75% da capacidade pretendida, levando a tempos de produção mais longos e a um maior tempo de inatividade para manutenção.
- Requisito: Para resolver esse problema e atender a um aumento de 20% na demanda dos clientes, é imperativo adquirir uma nova máquina de fabricação.
Melhoria Esperada
- Aumento de eficiência: Espera-se que o novo maquinário opere com eficiência de 95%, reduzindo os tempos de produção em 20% e o tempo de inatividade para manutenção em 30%.
- Aumento de capacidade: Também aumentará nossa capacidade de produção em 25%, permitindo-nos atender à demanda atual e antecipada dos clientes.
2. Especificações
- Tipo de Máquina: Máquina CNC de alta eficiência
- Características chaves:
- Capacidades avançadas de automação
- Operações com eficiência energética
- Maior precisão e velocidade
- Fornecedores: Identificou três fornecedores líderes que oferecem os modelos mais recentes que atendem às nossas especificações.
3. Estimativa de orçamento
- Custo do maquinário: $500,000
- Instalação e treinamento: $50,000
- Investimento total: $550,000
- Retorno do investimento (ROI): Estimado em 2 anos, considerando o aumento da eficiência e capacidade de produção.
4. Recomendação
Com base na identificação da necessidade e na análise realizada, recomenda-se que a XYZ Corp prossiga com a aquisição da nova máquina de fabricação. Este investimento é fundamental para aumentar a eficiência da produção, atender à crescente demanda dos clientes e manter nossa vantagem competitiva no mercado.
5. Próximas etapas
Este Relatório de Avaliação de Necessidades é submetido ao departamento de compras para revisão e aprovação. Após a aprovação, o processo de aquisição será iniciado, visando a instalação e operação da nova máquina nos próximos seis meses.
2. Avaliação e Seleção de Fornecedores
- Processo: A equipe de compras realiza pesquisas de mercado para identificar potenciais fornecedores. Eles enviam Pedidos de Informação (RFI) para coletar dados iniciais sobre as capacidades dos fornecedores e a conformidade com os padrões do setor.
- Documentação: Com base nas respostas à RFI, a equipe seleciona os fornecedores e envia Solicitações de Proposta (RFP) para obter propostas detalhadas, incluindo preços, prazos de entrega e serviços de manutenção.
- Avaliação: A equipe de compras avalia as propostas usando um Scorecard do Fornecedor, com foco em critérios como custo, qualidade, prazo de entrega e atendimento pós-venda.
- Seleção: A XYZ Corp seleciona o fornecedor que oferece a melhor proposta de valor.
Vamos ver como a XYZ Corp pode realmente fazer isso com base nas etapas acima.
- Pesquisa de mercado: A equipe de compras da XYZ Corp começa identificando 10 fornecedores potenciais em todo o mundo que fabricam o maquinário necessário.
- Processo RFI:
- Ação: As RFIs são enviadas para esses 10 fornecedores.
- Objetivo: Coletar informações preliminares sobre as capacidades de cada fornecedor, certificação e conformidade com padrões de segurança e ambientais.
- Respostas RFI:
- Recebido: Respostas de 8 entre 10 fornecedores.
- Resultado: 2 fornecedores foram eliminados por respostas inadequadas ou por não cumprimento de critérios básicos de conformidade.
- Emissão de RFP:
- Ação: RFPs detalhadas são enviadas aos 8 fornecedores restantes.
- Conteúdo: As RFPs solicitam informações sobre preços de 5 unidades do maquinário, prazos de entrega (especificamente visando entrega em até 3 meses) e detalhes sobre serviços de manutenção e garantias.
- Respostas à RFP:
- Recebido: Todos os 8 fornecedores respondem com suas propostas.
- Variação: Os preços variam de US$ 50,000 a US$ 75,000 por unidade, com prazos de entrega de 2 a 5 meses e diversas garantias e pacotes de serviços de manutenção.
- Criação do Scorecard do Fornecedor:
- Critérios: Custo (30%), Qualidade (30%), Prazo de Entrega (20%) e Serviço Pós-Venda (20%).
- Pontuação: Os fornecedores são pontuados em 100 com base em suas respostas.
- Exemplo de pontuação:
- O Fornecedor A obteve pontuação 85, oferecendo o melhor equilíbrio entre custo (US$ 52,000 por unidade), qualidade (certificado ISO 9001), prazo de entrega (3 meses) e serviço pós-venda abrangente.
- A pontuação mais baixa foi 65, com o fornecedor oferecendo um preço baixo, mas prazos de entrega mais longos e serviço pós-venda limitado.
- Seleção:
- Decisão: A XYZ Corp seleciona o Fornecedor A, pois oferece a melhor proposta de valor de acordo com o scorecard.
- Justificação: Apesar de não ser o mais barato, o Fornecedor A oferece o melhor equilíbrio de todos os critérios avaliados, alinhando-se às necessidades da XYZ Corp em termos de qualidade, entrega pontual e forte suporte pós-venda.
- Visão geral:
- RFI enviada: 10 fornecedores
- Respostas RFI recebidas: 8 fornecedores
- RFP enviada: 8 fornecedores
- Respostas RFP recebidas: 8 fornecedores
- Faixa de preço: $ 50,000 – $ 75,000 por unidade
- Prazos de entrega oferecidos: 2 - 5 meses
- Seleção: Fornecedor A com pontuação 85/100
Esta simulação demonstra como a XYZ Corp avaliaria e selecionaria um fornecedor para suas necessidades de aquisição, usando uma abordagem estruturada e dados quantificáveis para tomar uma decisão informada que equilibrasse custo, qualidade, prazo de entrega e serviço pós-venda.
3. Negociação de Contrato
- Processo: A equipe de compras e o fornecedor selecionado iniciam negociações para finalizar os termos do contrato.
- Documentação: As negociações resultam em Acordo de fornecimento, que descreve os termos da compra, incluindo preço, cronograma de entrega, condições de pagamento, garantia e penalidades por não conformidade.
O Contrato de Fornecimento seria semelhante ao abaixo.
Acordo de fornecimento
Entre a XYZ Corp (“Comprador”) e o Fornecedor A (“Fornecedor”)
Este Contrato de Fornecimento (“Contrato”) é celebrado em [Data], por e entre a XYZ Corp, localizada em [Endereço do Comprador], e o Fornecedor A, localizado em [Endereço do Fornecedor].
1. Produtos
O Fornecedor concorda em fornecer e o Comprador concorda em comprar [Descrição do Maquinário] (“Produtos”) de acordo com os termos e condições deste Contrato.
2. Preços
O preço de cada Produto será de US$ 52,000 (“Preço”). O Preço total para unidades de [Quantidade] será [Preço Total].
3. Agenda de entrega
O Fornecedor concorda em entregar os Produtos em [Endereço de Entrega] até [Data de Entrega]. O tempo é essencial neste Acordo.
4. Termos de pagamento
O Comprador pagará ao Fornecedor 30% do Preço total na assinatura deste Contrato como depósito. Os restantes 70% serão pagos no prazo de 30 dias após a entrega e aceitação dos Produtos pelo Comprador.
5. Inspeção e Aceitação
O Comprador terá [Número] dias a partir da data de entrega para inspecionar os Produtos e notificar o Fornecedor sobre quaisquer defeitos. A aceitação dos Produtos ocorrerá após o período de inspeção, desde que não tenham sido identificados defeitos.
6. Garantia
O Fornecedor garante que os Produtos estarão livres de defeitos de material e de fabricação por um período de [Período de Garantia] a partir da data de entrega. Durante o período de garantia, o Fornecedor deverá reparar ou substituir, a seu critério, quaisquer Produtos defeituosos.
7. Confidencialidade
Ambas as partes concordam em manter a confidencialidade deste Contrato e de qualquer informação proprietária trocada durante a vigência deste Contrato.
8. Penalidades por não conformidade
Se o Fornecedor não entregar os Produtos na data de entrega acordada, o Fornecedor pagará ao Comprador uma multa de [Valor da Penalidade] por dia para cada dia de atraso.
9. Terminação
Este Contrato poderá ser rescindido por qualquer uma das partes mediante notificação por escrito de [Número] dias se a outra parte violar qualquer uma de suas obrigações sob este Contrato e não conseguir sanar tal violação dentro de [Número] dias após o recebimento da notificação por escrito.
10. Lei de governança
Este Contrato será regido pelas leis de [Jurisdição].
11. Assinaturas
EM TESTEMUNHO DO QUE, as partes assinaram este Contrato de Fornecimento a partir da primeira data escrita acima.
XYZ Corp:
Por: ___________________________
Nome:
Função:
Data:
Fornecedor A:
Por: ___________________________
Nome:
Função:
Data:
4. Processamento de pedidos de compra
- Processo: Com o Contrato de Fornecimento em vigor, a XYZ Corp emite um Ordem de compra (PO) ao fornecedor, formalizando a solicitação do maquinário.
- Documentação: O pedido inclui especificações detalhadas do maquinário, quantidade, preço acordado, data de entrega e número do pedido para rastreamento.
Esta é a aparência normal do pedido de compra.
Vendedor
Nome: Gadget World Inc.
Endereço: 123 Tech Lane, Vale do Silício, CA 94088
Telefone: (555) 123-4567
E-mail: sales@gadgetworld.com
Experiência e dinâmica de loja
Nome: John Doe
Nome da empresa: Doe Enterprises
Endereço: 456 Innovation Drive, Tech Park, Boston, MA 02110
Telefone: (555) 987-6543
E-mail: procurement@doeenterprises.com
Code | Descrição do Produto | Qtd. | Preço unitário | Valor |
---|---|---|---|---|
1001 | Mouse sem fio | 10 | $25.00 | $250.00 |
1002 | Teclado Bluetooth | 5 | $45.00 | $225.00 |
1003 | Hub USB-C | 15 | $20.00 | $300.00 |
5. Entrega e Inspeção
- Processo: Ao receber o maquinário, o departamento de recebimento verifica a remessa em relação à PO e ao Contrato de Fornecimento.
- Documentação: A Nota de Mercadorias Recebidas (GRN) está preparado para documentar a condição e a quantidade do maquinário recebido. Quaisquer discrepâncias são comunicadas imediatamente ao fornecedor para resolução.
Este é um modelo de exemplo para descrever a aparência da Nota de Mercadoria Recebida.
Informação de Entrega
Número do pedido: 123456
Fornecedor: Gadget World Inc.
Data de entrega: 15 de fevereiro de 2024
Recebido por: John Doe
Bens recebidos
Code | Descrição do Produto | Quantidade pedida | Quantidade recebida | Condição | Comentários |
---|---|---|---|---|---|
1001 | Mouse sem fio | 10 | 10 | Bom | N/D |
1002 | Teclado Bluetooth | 5 | 5 | Bom | N/D |
1003 | Hub USB-C | 15 | 15 | Bom | Caixa danificada, itens inspecionados e considerados intactos |
Processo de entrega e inspeção
Ao receber o maquinário, o departamento de recebimento conferiu a remessa em relação ao PO e ao Contrato de Fornecimento. Uma Nota de Recebimento de Mercadorias (GRN) foi preparada para documentar a condição e a quantidade do maquinário recebido. Quaisquer discrepâncias foram comunicadas imediatamente ao fornecedor para resolução.
Notas
Todos os itens recebidos foram inspecionados e considerados em boas condições, exceto uma caixa danificada mencionada acima. O conteúdo foi verificado como intacto e sem danos. Não foram notadas mais discrepâncias.
6. Avaliação de Desempenho e Gestão de Relacionamento
- Processo: Após a instalação, a equipe de produção avalia o desempenho do maquinário em relação às especificações do PO e às melhorias esperadas na eficiência da produção.
- Documentação: A Avaliação de desempenho do fornecedor é conduzido, documentando quaisquer problemas ou sucessos. Esta avaliação é compartilhada com o fornecedor como parte da gestão contínua do relacionamento.
Isto é o que a estrutura de avaliação de desempenho de fornecedores da XYZ Corp pode incorporar.
- Critérios de Avaliação e Sistema de Pontuação
- Prazo de entrega: O maquinário foi entregue dentro do prazo acordado?
- Qualidade do produto: O maquinário atende aos padrões de qualidade especificados no PO?
- Adesão às especificações: Até que ponto o maquinário atende às especificações descritas na PO?
- Suporte pós-venda: Qualidade do serviço pós-venda incluindo treinamento, manutenção e capacidade de resposta às dúvidas.
Cada critério é pontuado em uma escala de 1 a 10, onde 10 representa o nível mais alto de satisfação.
- Recolha de Dados
- Data de entrega: 15 de fevereiro, 2024
- Data de instalação: 25 de fevereiro, 2024
- Periodo de avaliação: 3 meses pós-instalação
- Pontuações de desempenho do fornecedor
- Prazo de entrega: 9/10 (entregue no prazo)
- Qualidade do produto: 8/10 (Alta qualidade com pequenos ajustes necessários)
- Adesão às especificações: 10/10 (corresponde perfeitamente às especificações)
- Suporte pós-venda: 7/10 (Bom suporte, com espaço para melhorias nos tempos de resposta)
- Pontuação geral de desempenho
A pontuação geral de desempenho é calculada como a média das pontuações individuais.
A pontuação geral de desempenho do Fornecedor A, com base nos critérios de avaliação, é 8.5 em 10. Esta pontuação indica um alto nível de satisfação com o desempenho do Fornecedor A na entrega e suporte do novo maquinário de fabricação da XYZ Corp.
Esta abordagem estruturada para avaliação de desempenho do fornecedor facilita a comunicação transparente entre a XYZ Corp e o Fornecedor A, preparando o terreno para um relacionamento comercial robusto e contínuo que pode se adaptar e melhorar ao longo do tempo. O uso de um mecanismo padronizado garante que os relacionamentos com os fornecedores possam ser avaliados e comparados de maneira eficaz.
7. Processamento e pagamento de faturas
Esta etapa compreende as seguintes etapas -
- Recibo de fatura: O fornecedor envia um Fatura pelo maquinário ao departamento de contas a pagar da XYZ Corp.
- Correspondência de PO: A equipe de contas a pagar realiza uma correspondência tripla entre o PO, o GRN e a fatura para garantir que todos os detalhes estejam alinhados.
- Processo de pagamento: Assim que a partida a três for confirmada, um Formulário de Autorização de Pagamento é preparado e o pagamento é processado de acordo com os termos do Contrato de Fornecimento.
- Entrada de dados no ERP: Os detalhes do pagamento são registrados no Comprovante de pagamento, e a transação é inserida no sistema ERP/financeiro para reconciliação, manutenção de registros, etc.
8. Reconciliação e manutenção de registros
- Processo: O departamento financeiro reconcilia periodicamente os pagamentos efetuados com os extratos bancários para garantir a precisão.
- Documentação: Todos os documentos relacionados ao processo de aquisição, incluindo Relatório de Avaliação de Necessidades, RFP, Scorecard do Fornecedor, Contrato de Fornecimento, PO, GRN, Fatura, Formulário de Autorização de Pagamento e Comprovante de Pagamento, são arquivados em formato físico e digital para fins de auditoria.
Desafios de aquisição e como resolvê-los
Na intrincada dança das compras, as empresas enfrentam uma infinidade de desafios que podem perturbar o ritmo das suas operações e impactar os seus resultados financeiros. Compreender estes desafios é o primeiro passo para mitigar os seus efeitos e garantir um processo de aquisição contínuo. Vamos nos aprofundar em alguns dos obstáculos mais comuns que as empresas encontram em compras e explorar estratégias para superá-los.
Processos Manuais e Ineficiências
Problema: Em muitas organizações, as compras permanecem atoladas em processos manuais. Os sistemas baseados em papel, desde formulários de requisição até ordens de compra e faturas, não são apenas relíquias de uma época passada; eles são impedimentos ativos à eficiência. Esses sistemas manuais apresentam vários problemas: são demorados, difíceis de rastrear e propensos a erros humanos e fraudes. O resultado é um processo de aquisição mais lento, mais sujeito a erros e mais caro do que o necessário.
Exemplo: Uma empresa de manufatura de médio porte dependia fortemente de processos manuais de aquisição, com solicitações de compra, pedidos e faturas processados em papel. Isso levou a ineficiências significativas, incluindo atrasos no processamento de pedidos e erros frequentes nas quantidades dos pedidos e nos preços. Por exemplo, um erro de entrada manual resultou na encomenda de uma quantidade excessiva de matérias-primas, o que não só prendeu capital desnecessariamente, mas também incorreu em custos adicionais de armazenamento.
Alternativa? Priorize a adoção de tecnologias que ofereçam benefícios claros em termos de eficiência, economia de custos e maior colaboração com fornecedores. Isso se refere basicamente software de automação de compras. Por que isso é importante? Considere o tempo gasto inserindo dados manualmente em planilhas ou buscando registros em papel para aprovar um pedido de compra. Cada minuto gasto nessas tarefas é um minuto não gasto em atividades estratégicas que poderiam impulsionar o negócio. Além disso, erros causados por processos manuais podem levar a pedidos incorretos, pagamentos indevidos e até mesmo fraudes, cada um dos quais impactando diretamente os resultados financeiros. Discutiremos o software de automação de compras na próxima seção.
Visibilidade e controle sobre gastos
Problema: A falta de visibilidade dos gastos de toda a empresa é outro desafio significativo. Sem uma imagem clara de para onde vai o dinheiro, é quase impossível gerir orçamentos de forma eficaz, identificar oportunidades de redução de custos ou garantir o cumprimento das políticas de gastos empresariais. Esta falta de visibilidade decorre de vários factores, incluindo
- compras descentralizadas,
- coleta de dados inadequada,
- e a ausência de sistemas integrados de aquisição.
Exemplo: Uma cadeia retalhista nacional teve dificuldades em conseguir visibilidade dos gastos de toda a empresa devido à descentralização das compras nas suas múltiplas localizações. Cada loja operava de forma independente, fazendo compras com base nas necessidades imediatas, sem supervisão ou estratégia centralizada. Esta falta de visibilidade levou a inconsistências nos preços, oportunidades perdidas de descontos em grandes quantidades e dificuldade na aplicação de políticas de gastos empresariais. Ao implementar um software de compras centralizado, a empresa ganhou visibilidade em tempo real dos seus gastos em todos os locais, permitindo uma melhor gestão orçamental, negociações estratégicas com fornecedores e adesão às políticas de gastos.
Alternativa? Adotar uma solução integrada de software de compras é uma das maneiras mais eficazes de obter visibilidade e controle sobre os gastos de toda a empresa. Esses sistemas centralizam os dados de compras, permitindo o acompanhamento em tempo real das despesas em diferentes departamentos e projetos.
- Padronize processos e formulários de aquisição
- Crie um processo de aprovação bem definido e simplificado.
- Integre compras com outros sistemas de negócios
- Gerenciamento de categoria: Adote práticas de gestão de categorias para otimizar os gastos e o desempenho dos fornecedores em diferentes categorias de bens e serviços. Isto permite analisar padrões de gastos, tendências de mercado e capacidades dos fornecedores para tomar decisões de aquisição informadas.
Garantia da Qualidade
O desafio: Garantir a qualidade dos bens e serviços adquiridos é um aspecto crítico do processo de aquisição, impactando diretamente a eficiência operacional, a satisfação do cliente e a reputação geral de uma empresa. Este desafio torna-se ainda mais acentuado quando se trata de novos fornecedores ou produtos, onde não existe a confiança estabelecida e os registos de desempenho. Os riscos inerentes incluem o recebimento de produtos de qualidade inferior ou não conformes, o enfrentamento de interrupções na cadeia de abastecimento devido a problemas de qualidade e o potencial de aumento de custos associados a devoluções, reparações ou substituições. Além disso, em indústrias onde a segurança e a conformidade são fundamentais, como a farmacêutica, a automóvel ou a alimentar e de bebidas, as implicações da garantia de qualidade inadequada podem estender-se a responsabilidades legais e sanções regulamentares.
Exemplo: Vamos considerar um exemplo prático real de como uma empresa, a XYZ Manufacturing, especializada em peças automotivas, melhorou seu processo de garantia de qualidade em compras através da implementação de uma estratégia abrangente.
Alternativa? Desenvolva e implemente uma estrutura abrangente de controle de qualidade com base nas necessidades específicas de seu negócio. Vejamos um exemplo de estrutura que funciona no exemplo acima.
A XYZ Manufacturing estava enfrentando desafios com qualidade inconsistente por parte de seus fornecedores, levando a uma taxa de devolução de 15% nos componentes adquiridos, o que afetava os prazos de produção e a satisfação do cliente. A empresa decidiu reformular o seu processo de garantia de qualidade de aquisição para reduzir a taxa de retorno para menos de 5% no prazo de um ano.
1. Processo de Avaliação e Seleção de Fornecedores:
- Ação: A XYZ Manufacturing desenvolveu um Scorecard de Fornecedores que incluía critérios como certificação de qualidade (por exemplo, ISO 9001), taxas de entrega no prazo, taxas de defeitos e capacidade de resposta. Cada critério foi ponderado com base na sua importância para as operações da XYZ.
- Data: Os fornecedores foram pontuados em uma escala de 1 a 100. Foi definida uma pontuação limite de 75 para que um fornecedor se qualificasse como fornecedor primário.
- Resultado: Este processo levou à identificação e seleção de fornecedores com pontuação média de 85, melhorando a qualidade geral dos materiais recebidos.
2. Estabelecendo Padrões e Expectativas de Qualidade:
- Ação: A empresa definiu padrões de qualidade específicos para cada componente, incluindo precisão dimensional, especificações de materiais e desempenho em testes de estresse, alinhando-os aos padrões automotivos internacionais.
- Data: Por exemplo, a precisão dimensional para componentes críticos foi definida com uma tolerância de ±0.02 mm, diretamente ligada ao desempenho do produto em campo.
- Resultado: A inclusão dessas normas nos contratos resultou em uma redução de 30% nas peças não conformes nos primeiros seis meses.
3. Relacionamentos Colaborativos com Fornecedores:
- Ação: A XYZ Manufacturing iniciou um Programa de Parceria com Fornecedores, que incluía reuniões de revisão trimestrais, projetos conjuntos de melhoria de qualidade e dados de desempenho compartilhados.
- Data: Dados compartilhados indicaram que problemas de embalagem foram responsáveis por 40% dos danos aos componentes.
- Resultado: Em conjunto, desenvolveram uma nova solução de embalagem, reduzindo em 50% os defeitos relacionados com o trânsito.
4. Regime de Inspeção e Testes de Qualidade:
- Ação: Implementou um processo de inspeção em duas etapas: uma inspeção visual inicial seguida de amostragem aleatória para testes detalhados.
- Data: A amostragem envolveu testar 5% de cada lote, acima dos 2% anteriores, com foco em componentes de alto risco.
- Resultado: Isso levou à detecção precoce de problemas, diminuindo a taxa de defeitos em 20%.
5. Aproveitando a tecnologia para gestão da qualidade:
- Ação: A XYZ adotou um Software de Gestão da Qualidade (SGQ) integrado ao seu sistema ERP, permitindo o acompanhamento em tempo real do desempenho do fornecedor e das métricas de qualidade.
- Data: O SGQ gerou relatórios mensais destacando os fornecedores com índice de defeitos superior a 2%, acionando um processo de revisão.
- Resultado: O monitoramento e feedback contínuos melhoraram o desempenho dos fornecedores, com 95% dos fornecedores reduzindo suas taxas de defeitos abaixo do limite de 2% em um ano.
6. Gestão de Riscos e Planejamento de Contingência:
- Ação: Desenvolvi uma estrutura de gerenciamento de risco identificando componentes críticos e estabelecendo fornecedores alternativos e níveis de estoque de segurança para cada um.
- Data: Para componentes de alto risco, os níveis de estoque de segurança aumentaram de 2 semanas para 4 semanas de fornecimento.
- Resultado: Essa estratégia minimizou atrasos na produção devido a problemas de qualidade, garantindo uma taxa de entrega dentro do prazo de 99.8% aos clientes.
No final do ano, a XYZ Manufacturing reduziu com sucesso a sua taxa de retorno de 15% para 4.5%, superando o seu objetivo. A abordagem abrangente para melhorar a garantia de qualidade nas compras não só melhorou a eficiência operacional e a qualidade do produto, mas também fortaleceu as relações com os fornecedores e aumentou a satisfação do cliente. Este exemplo demonstra a eficácia de uma abordagem estruturada e baseada em dados para a garantia da qualidade nas aquisições, mostrando o potencial para melhorias significativas através de iniciativas estratégicas.
Gerenciamento de relacionamento com fornecedores
Desafio: Gerenciar relacionamentos com fornecedores é um componente complexo, mas crucial, de compras que afeta diretamente a eficiência da cadeia de suprimentos de uma empresa, a qualidade do produto e a competitividade geral do mercado. O desafio reside em manter um equilíbrio entre garantir as melhores condições possíveis dos fornecedores e promover parcerias positivas e de longo prazo que incentivem o crescimento mútuo, a inovação e a resiliência às mudanças do mercado. Os obstáculos comuns incluem falhas de comunicação, objetivos desalinhados, falta de confiança e incapacidade de aproveitar os avanços tecnológicos para uma melhor colaboração. Estas questões podem levar a perturbações na cadeia de abastecimento, aumento de custos e oportunidades perdidas para ambas as partes.
Exemplo: Vamos mergulhar num exemplo real de como a ElecTech, um fabricante líder de produtos eletrónicos de consumo, renovou com sucesso a sua estratégia de Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM) para abordar questões de qualidade, interrupções na cadeia de abastecimento e promover a inovação.
Alternativa? Vamos usar o exemplo acima para entender os componentes que precisam ser incorporados à sua estratégia de SRM.
1. Segmentação Estratégica de Fornecedores:
Use a Matriz Kraljic para categorizar fornecedores com base no risco e impacto no seu negócio. Isso ajuda a identificar quais relacionamentos exigem mais foco e gestão estratégica.
Classifique os fornecedores em parceiros estratégicos, aproveite fornecedores, gargalos e fornecedores não críticos. Desenvolva estratégias personalizadas para gestão de cada categoria, com foco na construção de relacionamentos mais profundos com fornecedores estratégicos e alavancadores.
Ao compreender o papel e a importância de cada fornecedor, uma empresa pode alocar recursos de forma mais eficaz, garantindo que relacionamentos críticos com fornecedores sejam cultivados e mantidos.
2. Desenvolver objetivos conjuntos e indicadores-chave de desempenho (KPIs):
Desenvolva de forma colaborativa um Balanced Scorecard para o desempenho do fornecedor que inclua perspectivas financeiras, operacionais, do cliente e de inovação. Estabeleça objetivos e KPIs claros e mutuamente acordados com cada fornecedor principal. Estes devem estar alinhados com os objetivos estratégicos de ambas as partes e incluir métricas de qualidade, entrega, melhoria de custos e inovação.
3. Invista na construção de relacionamentos e confiança:
Aplique a Equação da Confiança, que considera fatores como credibilidade, confiabilidade, intimidade e autoorientação, para desenvolver relacionamentos mais fortes.
Construir confiança e compreensão leva a relacionamentos mais resilientes e flexíveis, capazes de resistir às flutuações e aos desafios do mercado.
4. Aproveite a tecnologia para uma melhor colaboração:
Utilize o modelo SCOR (Supply Chain Operations Reference) para identificar áreas de melhoria nos processos de aquisição que podem ser apoiadas pela tecnologia.
Gestão de Risco
Desafio: A gestão de riscos em compras envolve identificar, avaliar e mitigar riscos que podem impactar a cadeia de suprimentos, a estabilidade financeira, a conformidade e a eficiência operacional geral de uma organização. Estes riscos podem resultar de uma variedade de fontes, incluindo a fiabilidade dos fornecedores, fatores geopolíticos, alterações regulamentares, volatilidade do mercado, desastres naturais e ameaças à segurança cibernética. O desafio reside na natureza dinâmica e interligada destes riscos, exigindo uma abordagem proativa e abrangente para garantir a resiliência e a continuidade nas atividades de aquisição.
Alternativa? Para gerir eficazmente os riscos nas aquisições, é essencial adotar uma estrutura estruturada. Você pode escolher uma estrutura mais adequada para você. Uma abordagem amplamente reconhecida e recomendada por especialistas é a Estrutura de Gestão de Risco ISO 31000. Ele fornece um conjunto universal de princípios e diretrizes para o gerenciamento de riscos que pode ser adaptado às necessidades específicas de qualquer organização, inclusive aquelas de compras. Vejamos como a estrutura ISO 31000 pode ser aplicada especificamente à gestão de riscos de compras, incorporando ações e processos específicos:
1. Estabelecendo o Contexto
- Objetivo: Compreenda o ambiente interno e externo da função de compras. Isto inclui os objetivos organizacionais, as estratégias de aquisição e o contexto regulatório, de mercado e tecnológico em que a aquisição opera.
- Ação: Conduza uma análise abrangente das partes interessadas para identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas internas (por exemplo, departamentos de compras e finanças) e das partes interessadas externas (por exemplo, fornecedores, reguladores e clientes).
2. Identificação de Risco
- Objetivo: Identifique quais, onde, quando, por que e como os riscos podem surgir no processo de aquisição.
- Ação: Utilize ferramentas como análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças) e análise PESTLE (Política, Econômica, Social, Tecnológica, Legal e Ambiental) para identificar sistematicamente riscos potenciais.
3. Análise de risco
- Objetivo: Compreender a natureza do risco e suas características. Isto envolve avaliar a probabilidade e o impacto dos riscos identificados.
- Ação: Aplicar métodos qualitativos (por exemplo, pareceres de especialistas, matrizes de risco) e métodos quantitativos (por exemplo, análises estatísticas, modelos financeiros) para avaliar riscos. Isto pode envolver a análise de dados históricos sobre o desempenho dos fornecedores, tendências de mercado e relatórios de incidentes.
4. Avaliação de risco
- Objetivo: Compare os resultados da análise de risco com os critérios de risco para determinar a prioridade de cada risco.
- Ação: Utilize uma matriz de riscos para priorizar os riscos com base no seu impacto e probabilidade. Isto ajudará a concentrar-se nos riscos mais significativos que podem afetar os objetivos de aquisição.
5. Tratamento de risco
- Objetivo: Selecionar e implementar opções para mitigar, transferir, evitar ou aceitar riscos.
- Ação: Desenvolver planos de tratamento de risco que podem incluir a diversificação de fornecedores, a celebração de parcerias estratégicas, a implementação de termos contratuais mais rigorosos ou o investimento em soluções tecnológicas para melhorar a monitorização e a conformidade.
Ao seguir um sistema como a estrutura ISO 31000, as organizações podem implementar um processo robusto e proativo de gestão de riscos de compras. Esta abordagem estruturada permite que as organizações minimizem os riscos, melhorem os resultados das aquisições e apoiem os objetivos estratégicos gerais da organização.
Medindo o Desempenho das Aquisições
Para realmente impulsionar a melhoria da casa, é fundamental monitorar as métricas corretas. KPIs como economia de custos são um dado adquirido, mas também se concentram no desempenho do fornecedor, nos tempos de ciclo dos processos de aquisição e na adesão aos protocolos de conformidade. Alinhar esses KPIs com seus objetivos estratégicos transforma o setor de compras de uma função de back-office em um player estratégico e com visão de futuro. Por exemplo, se a sua organização está a promover a inovação, inclua métricas que meçam as contribuições dos fornecedores para a inovação, tais como ideias de novos produtos ou melhorias de processos.
Aqui está uma lista abrangente de métricas que você pode considerar monitorar, com base em seus objetivos. Clique em cada objetivo para explorar KPIs potenciais.
KPI | Cálculo |
---|---|
Economia de Custos | (Custo da linha de base – Custo real) / Custo da linha de base x 100 |
Custo Avoidance | (Custo Esperado – Custo Real) / Custo Esperado x 100 |
Gasto total sob gerenciamento | Gasto total sob gerenciamento / Gasto total com aquisições x 100 |
KPI | Cálculo |
---|---|
Entrega no prazo do fornecedor (OTD) | (Número de entregas dentro do prazo / total de entregas) x 100 |
Taxa de qualidade do fornecedor | (Número de mercadorias aceitáveis/total de mercadorias recebidas) x 100 |
Taxa de conformidade do fornecedor | (Número de ações de fornecedores em conformidade/total de ações de fornecedores) x 100 |
KPI | Cálculo |
---|---|
Tempo de ciclo do pedido de compra | Tempo total para todos os pedidos de compra/Número de pedidos de compra |
ROI de compras | (Economia – Custo das Operações de Aquisição) / Custo das Operações de Aquisição |
Taxa de utilização de compras eletrônicas | (Valor das transações de compras eletrônicas/Total de transações de compras) x 100 |
KPI | Cálculo |
---|---|
Taxa de utilização do contrato | (Valor dos gastos sob contratos / Gastos totais com aquisições) x 100 |
Porcentagem de gastos com fornecedores preferenciais | (Gastos com fornecedores preferenciais / Gastos totais com aquisições) x 100 |
KPI | Cálculo |
---|---|
Taxa de rotatividade de estoque | Custo das Mercadorias Vendidas / Estoque Médio |
Precisão do inventário | (Registros de estoque corretos/Registros de estoque total) x 100 |
Dias de estoque disponível (DOH) | (Estoque médio / Custo dos produtos vendidos) x 365 |
KPI | Cálculo |
---|---|
Taxa de compras sustentáveis | (Gasto com aquisições sustentáveis / Gasto total com aquisições) x 100 |
Avaliações de risco do fornecedor concluídas | (Número de avaliações de risco de fornecedores concluídas/Número total de fornecedores) x 100 |
O benchmarking
Há muito a aprender com o mundo exterior. A comparação com os padrões e pares do setor ajuda você a entender onde você está e para onde precisa ir. Trata-se de identificar lacunas nas suas práticas de compras e encontrar inspiração nas melhores práticas existentes. Isto pode variar desde a adoção de novas tecnologias até à reestruturação dos contratos de fornecedores para uma melhor flexibilidade e eficiência de custos.
O Open Standards Benchmarking in Procurement da APQC destaca os níveis médios de desempenho em benchmarks de aquisição cruciais, como o custo total para executar o processo de aquisição, o tempo médio de entrega do fornecedor e a porcentagem de pedidos de compra aprovados eletronicamente, oferecendo uma perspectiva ampla sobre como as organizações podem medir e melhorar seus funções de aquisição.
Você pode navegar na Internet para obter mais benchmarks específicos do setor e de casos de uso.
Automação de Aquisições
Automação de compras refere-se ao uso de tecnologia digital para agilizar e aprimorar o processo de compras de ponta a ponta. Abrange a automatização de tarefas rotineiras e fluxos de trabalho associados à aquisição de bens e serviços, reduzindo assim os esforços manuais, minimizando erros e acelerando as transações. Essa automação se estende a vários aspectos da aquisição, incluindo seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos, processamento de pedidos de compra e reconciliação de faturas.
A adoção de ferramentas de Automação de Compras não só otimiza a eficiência operacional, mas também proporciona vantagens estratégicas. Permite que as empresas obtenham informações em tempo real sobre os seus gastos, melhorem a conformidade com as políticas de aquisição e promovam relações mais fortes com os fornecedores através de processos mais eficientes e transparentes. Em última análise, a automação de compras consiste em aproveitar a tecnologia para tornar as compras mais estratégicas, menos demoradas e mais econômicas.
Processo de aquisição automatizado
Para ilustrar o impacto transformador da automação de compras, vamos revisitar o processo de compras descrito anteriormente, agora automatizado usando o software de automação de compras Nanonets:
Necessita de Identificação (Automatizada): Nanonets se integra ao software de documentação de sua escolha e aciona o início do fluxo de trabalho quando um novo Relatório de avaliação de necessidades é enviado em seu aplicativo de documentação.
Avaliação e Seleção de Fornecedores: o departamento de compras conduz a avaliação do fornecedor manualmente e seleciona o fornecedor mais adequado. Uma conta de fornecedor é criada no sistema ERP se ainda não existir.
Negociação de contrato (simplificada): Nanonets oferece suporte ao gerenciamento de contratos digitais para facilitar a criação, negociação e assinatura de contratos. O departamento de compras cria modelos, rastreia alterações e gerencia aprovações, tudo na plataforma Nanonets, agilizando assim o processo de negociação.
Processamento de pedidos de compra (automatizado): Os POs digitais são criados em Nanonets pela equipe e enviados diretamente aos fornecedores por correio.
Entrega e Inspeção: a equipe verifica manualmente o recebimento de mercadorias em relação ao pedido de compra e aos termos do contrato e gera um Nota de mercadorias recebidas.
Captura de fatura (automatizada): As faturas são capturadas instantaneamente graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos de seus aplicativos e bancos de dados.
Extração de dados (automatizada): A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entra em ação, extraindo dados estruturados de faturas em dados digitais mais rápido do que você consegue piscar.
Codificação GL e exportação de dados para ERP (automatizado): Nanonets usa PNL e LLMs para automatizar a codificação GL e sincroniza dados com seu ERP e outros aplicativos instantaneamente.
Correspondência de três vias (automatizada): a correspondência tridirecional automatizada compara pedidos de compra, recibos de entrega e faturas, sinalizando discrepâncias.
Aprovações (simplificadas): As aprovações com Nanonets não são mais um gargalo. Eles se tornam flexíveis e vivem onde sua organização está, seja por e-mail, Slack ou Teams. Isso elimina a necessidade de chamadas telefônicas perturbadoras e a conhecida enxurrada de lembretes.
Processamento de pagamento (automatizado): Você pode fazer pagamentos diretos globalmente usando Nanonets e confiar que o sistema lidará com cobranças cambiais e evitará estornos repentinos.
Reconciliação (automatizada): Finalmente, vamos falar sobre fechar os livros. A reconciliação automática importa seus extratos bancários e transforma essa tarefa muitas vezes árdua, combinando transações bancárias com lançamentos contábeis em uma fração do tempo que costumava levar. O que antes demorava dias agora pode ser feito em minutos.
Assim, a automação de compras com Nanonets transforma o processo de compras tradicional em uma função altamente eficiente, orientada por dados e estratégica. Isso não apenas alivia a carga das tarefas manuais, mas também permite que as equipes financeiras se concentrem em atividades de maior valor, como otimização de custos, fornecimento estratégico e construção de parcerias com fornecedores.
Conclusão
Concluindo, a essência da aquisição transcende o mero ato de adquirir bens e serviços. Ela incorpora uma função estratégica crítica para gerar valor, otimizar custos e promover o crescimento sustentável nas organizações. Conforme exploramos ao longo deste blog, o processo de aquisição é complexo, envolvendo etapas desde a identificação de necessidades até a avaliação de fornecedores, negociação de contratos e muito mais, cada uma exigindo atenção meticulosa e pensamento estratégico.
O advento do software de automação de compras marca uma evolução significativa neste domínio, oferecendo a promessa de operações simplificadas, maior eficiência e insights estratégicos que antes eram inatingíveis. Ao aproveitar a tecnologia, as empresas podem superar desafios tradicionais, mitigar riscos e capitalizar oportunidades para melhorar as suas funções de compras.
Além disso, a gestão estratégica das relações com os fornecedores, o foco na garantia de qualidade e a adoção de práticas abrangentes de gestão de riscos são componentes vitais que promovem a eficácia das compras. Estes elementos, combinados com um compromisso com a melhoria contínua e a avaliação comparativa em relação aos padrões da indústria, posicionarão as organizações para concretizarem todo o potencial das suas capacidades de aquisição.
Para explorar como a automação de compras da Nanonets pode transformar seu processo de compras e saber mais sobre seus recursos, você pode agendar uma ligação com um especialista da Nanonets. Esta oportunidade permite que você discuta seus desafios específicos de aquisição e demonstre como Nanonets pode agilizar seus fluxos de trabalho de aquisição, desde a identificação de necessidades até o processamento e reconciliação de faturas. Esteja você procurando melhorar a eficiência, obter melhor visibilidade de seus gastos ou melhorar o relacionamento com fornecedores, a Nanonets tem as ferramentas e o conhecimento para ajudar.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/procurement/
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