A abordagem tradicional de contas a pagar pode ser demorada, propensa a erros e consumir muitos recursos, prejudicando a capacidade da organização de se concentrar em iniciativas estratégicas.
Felizmente, os avanços de ponta na tecnologia de automação revolucionaram o cenário de contas a pagar, oferecendo às empresas a oportunidade de simplificar seus fluxos de trabalho e atingir níveis de eficiência sem precedentes. Neste blog, nos aprofundamos nos benefícios e recursos das soluções avançadas de automação de AP, comparando seus recursos aos métodos tradicionais. Também exploraremos como essas ferramentas inteligentes de automação capacitam as equipes financeiras com IA inteligente, integração perfeita e funcionalidades fáceis de usar para revolucionar o fluxo de trabalho de AP e gerar resultados transformadores.
O que é Oracle NetSuite?
O Oracle NetSuite é um pacote de software de gerenciamento de negócios integrado e baseado em nuvem projetado para ajudar as empresas a gerenciar vários aspectos de suas operações, incluindo finanças, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), estoque, recursos humanos, comércio eletrônico e muito mais. Foi originalmente fundada em 1998 como NetSuite Inc. e posteriormente adquirida pela Oracle Corporation em 2016.
O Oracle NetSuite fornece uma plataforma unificada e escalável que permite que empresas de todos os tamanhos, de pequenas startups a grandes empresas, simplifiquem seus processos, tomem decisões baseadas em dados e obtenham maior eficiência em diferentes departamentos. Alguns dos principais recursos e módulos do Oracle NetSuite incluem gerenciamento financeiro, gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de estoque e cadeia de suprimentos, gerenciamento de recursos humanos, inteligência de negócios e relatórios e sua plataforma SuiteCloud.
O que é NetSuite Automação?
A automação NetSuite refere-se ao uso de vários processos e ferramentas automatizados na plataforma Oracle NetSuite para agilizar e otimizar as operações de negócios. Como um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) baseado em nuvem, o NetSuite oferece uma ampla gama de recursos de automação em diferentes módulos, ajudando as empresas a melhorar a eficiência, reduzir o trabalho manual e aumentar a produtividade geral. Aqui estão alguns aspectos-chave da automação do NetSuite:
- Automação de fluxo de trabalho: O NetSuite permite que as empresas automatizem fluxos de trabalho para vários processos, como aprovação de pedidos de vendas, envio de relatórios de despesas, requisições de compra e muito mais. Os usuários podem definir regras e condições que acionam ações específicas, como enviar notificações, criar tarefas ou iniciar aprovações, levando a um processamento de tarefas mais suave e rápido.
- Automação Financeira: Dentro do módulo de gestão financeira, o NetSuite oferece automação para tarefas como contas a pagar e contas a receber. Aprovações de faturas, faturamento recorrente, processamento de pagamentos e reconhecimento de receita podem ser automatizados, reduzindo a necessidade de intervenção manual e melhorando a precisão financeira.
- Gestão de inventário: Os recursos de automação do NetSuite se estendem ao gerenciamento de estoque, onde as empresas podem configurar pontos de reabastecimento, transferências automatizadas de estoque entre locais e criação automática de pedidos de compra com base na demanda. Isso garante níveis de estoque ideais e minimiza a falta de estoque.
- Relatórios e Painéis: O NetSuite fornece relatórios automatizados e painéis em tempo real, permitindo que os usuários acessem os principais indicadores de desempenho (KPIs) e métricas financeiras sem a necessidade de coleta manual de dados. Os relatórios podem ser agendados para distribuição regular às partes interessadas.
- Automação de vendas e marketing: O módulo de CRM do NetSuite inclui recursos de automação para processos de vendas e marketing. Isso pode incluir pontuação de leads, campanhas de marketing por e-mail, acompanhamentos automatizados e rastreamento de interações com clientes.
- Autoatendimento para fornecedores e clientes: O NetSuite oferece portais de autoatendimento para fornecedores e clientes, permitindo que eles acessem informações relevantes, atualizem seus detalhes, visualizem o status do pedido e rastreiem as remessas sem a necessidade de assistência dos funcionários da empresa.
- SuiteFlow e SuiteScript: O NetSuite fornece ferramentas como SuiteFlow (ferramenta de automação de fluxo de trabalho) e SuiteScript (linguagem de script baseada em JavaScript) que permitem que as empresas personalizem e criem soluções de automação adaptadas às suas necessidades específicas.
- Importação e integração de dados: O NetSuite oferece ferramentas de importação e integração de dados, permitindo que as empresas automatizem o processo de importação de dados de fontes externas e mantenham seus registros atualizados.
Ao alavancar a automação do NetSuite, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência operacional, reduzir erros humanos, aumentar a precisão dos dados e liberar um tempo valioso para que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas. O nível de automação pode ser adaptado para atender às necessidades e processos exclusivos de cada organização, tornando o NetSuite uma solução poderosa e flexível para empresas que buscam simplificar suas operações e impulsionar o crescimento.
O que é o NetSuite Financial Automation?
O NetSuite Financial Automation é um conjunto de recursos e capacidades da plataforma NetSuite que automatiza vários processos de gerenciamento financeiro, simplificando as operações contábeis e melhorando a eficiência financeira geral. O objetivo da automação financeira é reduzir tarefas manuais, minimizar erros, aprimorar a precisão dos dados e fornecer visibilidade em tempo real dos dados financeiros. Aqui estão alguns aspectos-chave do NetSuite Financial Automation:
Automatização de contas a pagar
O NetSuite automatiza o processo de contas a pagar, desde a captura da fatura até o processamento do pagamento. A tecnologia OCR é usada para extrair dados relevantes das faturas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados. O sistema pode encaminhar faturas automaticamente para aprovação com base em regras predefinidas e combiná-las com pedidos de compra para precisão.
Automação de contas a receber
No processo de contas a receber, o NetSuite automatiza tarefas como geração de faturas, lembretes de pagamento e aplicação de dinheiro. Lembretes de e-mail automatizados podem ser enviados aos clientes para pagamentos em atraso, agilizando o processo de cobrança.
Automação de contabilidade geral
A automação financeira do NetSuite inclui lançamentos contábeis automatizados com base em regras e transações predefinidas. Isso garante que os dados financeiros sejam registrados com precisão nas contas contábeis apropriadas sem intervenção manual.
Reconhecimento de receita
Para empresas que precisam cumprir os padrões de reconhecimento de receita (por exemplo, ASC 606 ou IFRS 15), o NetSuite oferece recursos automatizados de reconhecimento de receita. O sistema pode reconhecer automaticamente a receita com base em regras e critérios predefinidos, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
Gestão de Ativos Fixos
O NetSuite automatiza o gerenciamento de ativos fixos, incluindo cálculos de depreciação de ativos e atualizações no razão geral. Isso agiliza o processo de rastreamento e gerenciamento de ativos fixos ao longo de seu ciclo de vida.
Reconciliação bancária
O NetSuite automatiza a reconciliação bancária importando extratos bancários e combinando automaticamente as transações com os registros correspondentes no sistema. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para a reconciliação manual e melhora a precisão dos registros financeiros.
Relatórios financeiros e painéis
O NetSuite fornece relatórios financeiros automatizados e painéis em tempo real, permitindo que os usuários acessem as principais métricas financeiras e indicadores de desempenho sem coleta manual de dados. Os relatórios podem ser agendados para distribuição regular às partes interessadas.
Multi-moeda e finanças globais
A automação financeira do NetSuite oferece suporte a transações em várias moedas e operações financeiras globais, tornando mais fácil para empresas que operam em vários países gerenciar suas finanças com eficiência.
Conformidade e Trilha de Auditoria
Com processos financeiros automatizados, o NetSuite mantém uma trilha de auditoria detalhada, registrando todas as ações realizadas nas transações financeiras. Isso fornece transparência e conformidade com os controles internos e os requisitos de auditoria externa.
Integração e Customização
A plataforma SuiteCloud da NetSuite permite a integração com aplicativos de terceiros e a personalização de fluxos de trabalho financeiros para atender às necessidades exclusivas de cada organização.
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O que o NetSuite AP Automation inclui?
O NetSuite Accounts Payable (AP) Automation é um recurso poderoso integrado à plataforma NetSuite, projetado para agilizar o processo de contas a pagar para empresas. Essa sofisticada ferramenta de automação simplifica todo o fluxo de trabalho do AP, desde a captura inicial da fatura até o processamento final do pagamento, resultando em trabalho manual reduzido, maior precisão e maior eficiência no departamento de contas a pagar.
Uma das principais funcionalidades do NetSuite AP Automation é o processo de captura de fatura eletrônica. As empresas agora podem digitalizar faturas, digitalizando cópias em papel ou recebendo-as eletronicamente por e-mail. Esta etapa é crucial para eliminar a necessidade de entrada manual de dados. O sistema aproveita a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair informações pertinentes das faturas, como detalhes do fornecedor, números de faturas, datas e itens de linha, facilitando o gerenciamento e o processamento dos dados.
O próximo aspecto essencial do recurso de automação é o processo automatizado de aprovação de faturas. Os usuários podem definir e configurar regras de aprovação com base em vários critérios, como o valor da fatura ou detalhes específicos do fornecedor. Quando uma fatura é recebida, o sistema a encaminha automaticamente para os aprovadores apropriados de acordo com as regras pré-estabelecidas. Esse fluxo de trabalho contínuo e eficiente acelera o processo de aprovação, garantindo que as faturas sejam processadas prontamente e evitando atrasos no processamento de pagamentos.
O NetSuite AP Automation também oferece um sistema inteligente de correspondência de pedidos de compra. A plataforma pode combinar automaticamente as faturas recebidas com os pedidos de compra correspondentes e as notas de recebimento de mercadorias. Este processo de correspondência de três vias verifica se os bens ou serviços foram recebidos e faturados corretamente, reduzindo o risco de pagamentos indevidos e garantindo a máxima precisão no processo de pagamento.
Além de agilizar o processo de aprovação e conciliação, o NetSuite AP Automation facilita os pagamentos eletrônicos. A plataforma oferece suporte a vários métodos de pagamento eletrônico, como ACH (Automated Clearing House), EFT (Electronic Funds Transfer) e cartões de crédito virtuais. Ao automatizar o processo de execução do pagamento, as empresas podem pagar os fornecedores com mais rapidez e eficiência, além de aproveitar os descontos por pagamento antecipado, quando aplicável.
O NetSuite capacita ainda mais os fornecedores por meio do uso de portais de autoatendimento. Os fornecedores obtêm acesso a suas faturas, status de pagamento e informações históricas de pagamento. Ao fornecer aos fornecedores acesso direto aos seus dados, o portal de autoatendimento reduz o número de consultas e chamadas para o departamento de contas a pagar, levando a interações mais fáceis e melhores relacionamentos com fornecedores.
A visibilidade em tempo real é uma vantagem importante do NetSuite AP Automation. As equipas financeiras e outras partes interessadas podem monitorizar o estado das faturas e pagamentos em tempo real, permitindo uma melhor gestão do fluxo de caixa e uma tomada de decisão mais informada. Além disso, o NetSuite fornece relatórios robustos e recursos analíticos para dados de contas a pagar. As empresas podem gerar relatórios sobre o desempenho do fornecedor, tendências de pagamento e outras métricas importantes, que contribuem para uma melhor análise financeira e identificação de áreas potenciais para melhoria de processos.
Os recursos de automação do NetSuite AP Automation também aprimoram a conformidade e garantem uma trilha de auditoria abrangente. Todas as ações realizadas em faturas e pagamentos são registradas detalhadamente, garantindo o cumprimento dos controles internos e requisitos de auditoria externa e fornecendo um registro transparente de todas as transações financeiras.
Como funciona a automação do NetSuite AP?
- Captura de fatura: As faturas são capturadas eletronicamente no NetSuite por meio de funcionalidades de digitalização ou importação de e-mail. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e economizando tempo.
- Revisão da fatura: A equipe de Contas a Pagar pode comparar a fatura capturada com o registro correspondente no NetSuite, garantindo precisão e integridade. A exibição lado a lado simplifica o processo de revisão e permite que quaisquer detalhes ausentes sejam preenchidos.
- Correspondência e Aprovação: O NetSuite compara as faturas com os documentos de compra e recebimento para validar a precisão. Esse processo de correspondência de três vias ajuda a garantir que as faturas estejam alinhadas com os bens ou serviços recebidos. Após a correspondência, as faturas são encaminhadas ao pessoal apropriado para aprovação com base em regras e fluxos de trabalho predefinidos.
- Pagamentos automatizados: O NetSuite AP Automation integra-se ao HSBC para fornecer serviços de pagamento automatizados. Isso permite um processamento de pagamento fácil e seguro através de vários métodos, incluindo ACH (Automated Clearing House), cheques ou cartões de crédito virtuais. Os pagamentos podem ser iniciados diretamente no NetSuite, simplificando o processo de pagamento e melhorando a eficiência.
- Reconciliação: O NetSuite atualiza automaticamente os detalhes do pagamento em tempo real e os compara com as transações existentes, como faturas e registros bancários. Isso simplifica o processo de reconciliação, garantindo uma correspondência precisa e eficiente entre os registros financeiros da organização e os extratos bancários.
- Discrepâncias de Sinalização: Como parte do processo de Automação AP, o NetSuite identifica quaisquer entradas ausentes ou possíveis discrepâncias. Essas discrepâncias são sinalizadas para revisão, permitindo que a equipe da AP investigue e resolva os problemas prontamente, garantindo registros financeiros precisos.
- Visibilidade do banco: O NetSuite fornece visibilidade das atividades de contas bancárias e de cartão de crédito do HSBC dentro da plataforma. Os usuários podem acessar facilmente saldos de contas, gerenciar detalhes de contas e acompanhar o status dos pagamentos de fornecedores. Isso centraliza as informações financeiras e fornece informações em tempo real sobre as atividades do banco. Sem usar uma conta HSBC ou um gateway de pagamento integrado semelhante, você precisaria lidar manualmente com o processamento de pagamentos fora do NetSuite. Isso pode envolver a exportação de dados de pagamento do NetSuite e o processamento de pagamentos por meio dos sistemas de pagamento de seu banco ou de outras plataformas de pagamento.
Qual é a diferença entre a automação de Nanonets AP?
O Nanonets AP Automation é um software especializado focado exclusivamente na automação de contas a pagar, enquanto o NetSuite é uma plataforma ERP abrangente baseada em nuvem que inclui a automação de AP como um de seus módulos.
Com Nanonets, há benefícios adicionais:
- O Nanonets é um software de automação de AP especializado, focado em agilizar e automatizar o processo de contas a pagar. Ele utiliza tecnologias de IA e OCR para capturar, processar e gerenciar faturas, aprovações e pagamentos com eficiência.
- A Nanonets integra-se com vários sistemas de contabilidade e ERP, permitindo-lhe trabalhar em conjunto com as soluções de software existentes.
- Com Nanonets, você pode configurar políticas de aprovação de AP personalizadas com qualquer combinação de aprovadores, limites de gastos e estruturas departamentais.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/netsuite-ap-automation/
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