5 perguntas comuns sobre integração de freelancers que as soluções técnicas estão resolvendo (Pavel Shynkarenko)

Atualmente, as empresas norte-americanas estão enfrentando um problema grave e em duas frentes. De um lado, há

uma enorme escassez de talentos, dificultando a contratação de candidatos qualificados. Ao mesmo tempo, a maioria das empresas não pode oferecer salários mais altos e mais atraentes para adquirir os melhores talentos, pois precisam otimizar os custos da força de trabalho. 

Na maioria dos casos, a solução para esse problema é contratar freelancers qualificados em vez de funcionários em tempo integral. Uma pesquisa recente mostrou que as empresas de tecnologia estão entre as primeiras a recorrer a contratados independentes para economizar dinheiro ao contratar os melhores talentos. Nisso
pesquisa, 71% das empresas observaram que contratar freelancers é ideal para permanecer ágil durante a incerteza econômica, que todas as empresas estão procurando no cenário atual. 

No entanto, a integração de contratados remotos traz desafios. As empresas devem descobrir como integrar remotamente de maneira rápida, eficiente e compatível, o que levanta algumas questões importantes que as empresas de tecnologia podem resolver. 

1. Como minha empresa pode trabalhar legalmente com freelancers em todas as regiões?

Cada país tem suas leis de negócios e regulamentos financeiros, o que pode ser difícil de manter organizado, especialmente ao contratar empreiteiros de várias regiões. 

Por exemplo, a idade legal para trabalhar é 14 na Índia, mas 18 na Indonésia. No México, freelancers só podem ser contratados para trabalhos específicos e na Malásia é proibido interagir com Israel (e vice-versa). É por isso que muitas vezes vale a pena terceirizar seu
contratação freelance para empresas que seguem especificamente esses regulamentos.

Além disso, as empresas podem utilizar procedimentos de verificação simplificados e de alta segurança. Empresas como a Sumsub oferecem verificações completas de antecedentes e processos KYC, que garantem a conformidade. 

2. Como minha empresa deve definir as metas do contrato e receber o trabalho concluído?

Com trabalhadores remotos, pode ser difícil saber como estabelecer uma relação de trabalho. Como você não pode ir ao escritório deles para verificar o status, como você navega definindo metas e recebendo o trabalho no prazo? 

A resposta é com um contrato claro e completo. Sites como Rocket Lawyer e HoneyBook ajudam empresas e empreiteiros a elaborar expectativas escritas que abrangem confidencialidade, propriedade, tarefas e metas explícitas, taxas de pagamento transparentes e rescisão
termos. 

Nesses casos, é melhor explicar demais as expectativas, para que não haja espaço para futuros debates ou confusão. 

3. Como medimos os resultados e a produtividade dos contratados?

A pandemia global ajudou as empresas a dar uma nova olhada muito necessária em como avaliar os resultados para funcionários internos e contratados. Em vez de medir o valor pelo número de horas trabalhadas, as empresas agora estão avaliando os resultados e rastreando quanto tempo
é gasto em cada tarefa.

Felizmente, existem algumas soluções que as empresas podem escolher. Serviços como TimeCamp ou Quickbooks Time podem ser usados ​​para rastrear horas faturáveis ​​e produtividade do contratado. Esses registros também podem ajudar as empresas a decidir quais contratados desenvolver em tempo integral
relacionamentos com. 

4. Como podemos nos comunicar efetivamente com freelancers sobre prazos? Quando devemos obter mediação para resolver disputas?

Embora muitos freelancers sejam excelentes trabalhadores que entregam o trabalho pontualmente, as empresas precisam ter políticas e procedimentos para lidar com situações difíceis com trabalhadores contratados. 

Sua empresa deve definir prazos claros e traçar metas claras ao estabelecer um novo contrato. Isso significa determinar coisas como taxas por hora versus por tarefa e quais serviços estão incluídos nessas taxas, como o número de revisões ou testes para uma tarefa. 

Algumas plataformas, como a Solar Staff, mantêm o pagamento em caução e permitem que os prazos de trabalho sejam alterados se ambos os lados aprovarem. Esses serviços também oferecem mediação externa caso um contrato concluído não seja considerado suficiente por nenhuma das partes. Além disso, se
você está procurando uma solução para ajudar a resolver conflitos, a taxa de disputas é um dado importante: quantas disputas o serviço resolveu com sucesso?

As empresas sempre têm a opção de se comunicar com os contratados diretamente por e-mail ou programas de mensagens como Whatsapp e Slack. Ainda assim, geralmente é melhor manter as comunicações em uma plataforma de serviço verificada. Usar um serviço de terceiros como este protege
tanto freelancers quanto empresas quando se trata de cumprir prazos e divergências sobre metas de trabalho. 

5. Como minha empresa pode pagar os freelancers de maneira rápida e fácil pelo trabalho concluído?

A questão do pagamento do contratante é muitas vezes a mais complicada para as empresas. Os contratados não são vistos da mesma forma que os funcionários regulares, portanto, os departamentos de contabilidade devem ter registros detalhados e precisos de como o dinheiro é alocado. 

Por exemplo, as empresas devem certificar-se de que todos os pagamentos de contratados para tarefas concluídas sejam marcados como orçamentos salariais e não como pagamentos a indivíduos. Além disso, como várias regiões do mundo têm seus regulamentos tributários e trabalhistas, as empresas precisam
para certificar-se de que documentam cada transação com precisão. Em geral, os três principais problemas que as empresas enfrentam ao pagar os contratantes internacionais são:

1. Como navegar no pré-pagamento sem garantia de que o empreiteiro enviará a obra.

2. Como reduzir o tempo gasto em pagamentos transfronteiriços a contratantes independentes.

3. Como acelerar o processo de pagamento para que as transações cheguem rapidamente em vez de demorar várias semanas (como os pagamentos SWIFT costumam fazer).

Na maioria dos casos, é mais rápido, fácil e eficaz para as empresas terceirizar essa contabilidade para um serviço profissional. Os serviços de terceiros especializados em acompanhar os regulamentos legais e financeiros podem ajudar as empresas a manter a conformidade sem
papelada adicional e dores de cabeça. 

Por fim, também é aconselhável que os departamentos de contabilidade mantenham pastas de fechamento para cada tarefa, para que os processos de contabilidade e escrituração fluam sem problemas no futuro. 

De acordo com
Organização Internacional do Trabalho, cerca de 46.5% da força de trabalho global é composta por trabalhadores autônomos. Só nos EUA, espera-se que os freelancers compensem

mais da metade da força de trabalho total por 2028.

Esses números provam que os trabalhadores contratados são o futuro, e as equipes de empreiteiros em breve serão tão comuns quanto as contratações internas. Essa mudança na força de trabalho significa que as empresas precisam começar a revisar seus processos de integração mais cedo, em vez de
mais tarde para permanecer relevante no futuro.

Felizmente, existem inúmeras startups e soluções tecnológicas prontas para ajudar a simplificar o processo de criação de uma equipe remota, portanto, trabalhar com freelancers não precisa ser um incômodo.