Processamento automatizado de pedidos: Aumente a eficiência

Seja administrando um negócio B2B ou B2C, agilizar seu processo do pedido ao pagamento (O2C) pode significar a diferença entre o sucesso e a estagnação. Um estudo recente da McKinsey revelou que uma situação chocante 3-5% do EBITDA muitas vezes passa por rachaduras no processo O2C. Isso é dinheiro que você pode estar embolsando! Além disso, os métodos manuais simplesmente não conseguem acompanhar as experiências que os clientes modernos esperam agora.

O processamento automatizado de pedidos é a solução. Ele aproveita IA, OCR e fluxos de trabalho automatizados para lidar com pedidos com precisão e eficiência. Ao automatizar, você garante atualizações em tempo real e transações livres de erros, atendendo à demanda atual por serviços imediatos e confiáveis.

Este guia o ajudará a adotar a automação para reforçar seus resultados financeiros e elevar a experiência do cliente. Continue lendo enquanto exploramos o que envolve o processamento automatizado de pedidos, como ele difere dos métodos tradicionais e fornecemos dicas práticas para implementação.

O que é processamento automatizado de pedidos?

O processamento automatizado de pedidos (AOP) transforma a forma como os pedidos dos clientes são processados, substituindo tarefas manuais por um sistema digital que aumenta a velocidade e a precisão. Este sistema inteligente agiliza todo o processo, desde a captura de detalhes do pedido e verificação de sua precisão até a verificação de estoque e gerenciamento de remessas, ao mesmo tempo que reduz a necessidade de intervenção humana.

Tecnologias avançadas impulsionam o AOP, garantindo a execução perfeita das tarefas. O OCR digitaliza informações de pedidos eletrônicos ou em papel, tornando-os acionáveis. A IA e o ML analisam esses dados para reconhecer padrões, aprender com ações anteriores e fazer escolhas inteligentes, como direcionar pedidos ao aprovador certo ou identificar possíveis fraudes.

Os fluxos de trabalho automatizados e integrações do sistema unem diferentes plataformas, permitindo que os dados se movam sem esforço através de cada etapa do processamento de pedidos. Isso contrasta fortemente com os métodos manuais desatualizados de chamadas telefônicas, registros em papel e entradas de dados tediosas, que são propensos a erros e atrasos. Com o AOP, as empresas podem lidar com mais pedidos, cometer menos erros e proporcionar melhores experiências aos clientes. 

Como funciona o processamento automatizado de pedidos?

Em média, as organizações alcançaram US$ 6 em retorno para cada US$ 1 investido na automação de seus processos O2C. Normalmente, o processo começa com um pedido feito digitalmente e termina com a entrega e o pagamento bem-sucedidos do produto ou serviço.

Existem duas abordagens para automação. Uma é adotar uma ferramenta abrangente que gerencie toda a jornada e a outra é construir uma pilha de tecnologia de software especializado para as diferentes fases. Ambos visam melhorar a velocidade e a precisão do processamento de pedidos, transformando o gerenciamento de pedidos.

Agora, vamos explorar o passo a passo do processamento automatizado de pedidos e como cada abordagem aprimora os estágios desde a captura inicial até o envio final.

Entrada de pedido digital:

O início do pedido envolve a captura de detalhes do pedido, o que tradicionalmente exige entrada manual de dados e apresenta riscos de erro humano. No entanto, o software OCR pode extrair detalhes do pedido diretamente de plataformas de comércio eletrônico e outros canais. Ele digitaliza rapidamente dados de diferentes mídias e registra pedidos no sistema sem qualquer intervenção manual, reduzindo a probabilidade de erros e agilizando todo o processo.

As ferramentas de automação usam OCR para digitalizar e interpretar informações de e-mails, PDFs ou formulários online, extraindo com precisão os detalhes necessários sem intervenção manual. Essa captura imediata de dados agiliza ainda mais a fase de entrada. Além disso, APIs e integrações permitem que você importe dados de pedidos diretamente de e-mail, Google Drive, Dropbox ou outros serviços de armazenamento em nuvem para seu sistema de gerenciamento de pedidos (OMS).

Validação e aprovação do pedido:

Os detalhes do pedido capturados são validados com base em critérios predefinidos, como preços, descontos, disponibilidade de estoque e limites de crédito do cliente. Ferramentas orientadas por IA podem comparar rapidamente as informações do pedido com seu banco de dados para confirmar a precisão e verificar discrepâncias. Se surgirem discrepâncias, o sistema sinaliza-as para revisão humana ou devolve-as ao cliente para confirmação.

Os sistemas automatizados geralmente vêm com fluxos de trabalho de aprovação configuráveis. Você pode configurar hierarquias personalizadas e regras de roteamento para encaminhar pedidos automaticamente para o pessoal certo. Com status ao vivo, notificações automatizadas e lembretes, os aprovadores podem ficar atentos às tarefas pendentes, reduzindo assim o tempo necessário para mover os pedidos para o próximo estágio. Esses fluxos de trabalho ajudam a manter o controle e a supervisão sem retardar o processo.

Verificação de estoque e criação de pedido de compra:

O sistema automatizado confirmará se os níveis de estoque são suficientes para atender o pedido. Ele compara os itens solicitados com o estoque atual. Isso é crucial para evitar pedidos em atraso ou atrasos que impactem negativamente a satisfação do cliente. Uma vez bem-sucedido, o sistema gera automaticamente um pedido de compra ou qualquer documentação necessária para iniciar o processo de atendimento.

O software de gerenciamento de estoque e o sistema automatizado de processamento de pedidos trabalham juntos para monitorar e atualizar os níveis de estoque. Impede a venda de itens indisponíveis e oferece suporte a um melhor planejamento e previsão de estoque. Alertas para baixos níveis de estoque facilitam a reposição proativa. Além disso, a forte integração entre plataformas garante que o pedido seja processado sem problemas, sem problemas, ajudando você a cumprir os prazos de entrega prometidos.

Cumprimento e envio:

Depois que um pedido de compra é criado, o sistema AOP interage com os serviços de atendimento para selecionar, embalar e preparar o pedido para envio. O sistema seleciona a melhor forma de envio com base em critérios pré-definidos, como prazo de entrega e menor custo. Em seguida, ele gera etiquetas de remessa e notas de expedição e atualiza o estoque de acordo.

Informações de rastreamento em tempo real estão disponíveis tanto para a empresa quanto para o cliente, permitindo transparência e melhor atendimento ao cliente. O sistema automatiza a atualização dos status de envio e envia alertas ou atualizações diretamente para o canal de comunicação preferencial do cliente.

Finalização da encomenda e serviço pós-venda:

Após a entrega, o sistema AOP rastreia o pedido e solicita feedback. Também trata de devoluções e trocas de acordo com as políticas da empresa. Esse processo é essencial para manter a satisfação e fidelização do cliente.

O sistema fecha com eficiência o ciclo do pedido processando pagamentos, emitindo faturas e reconciliando transações. Ele captura dados que podem ser analisados ​​para melhorar o processamento de pedidos e as estratégias de atendimento ao cliente. Esses insights permitem que as empresas sejam mais dinâmicas e receptivas às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes.

Identificando os pontos problemáticos: onde a automação se encaixa

Cada etapa do processo do pedido ao pagamento apresenta obstáculos potenciais que podem atrasar o atendimento e afetar a satisfação do cliente. Identificar esses gargalos é essencial para o desenvolvimento de estratégias de automação direcionadas.

Vejamos os possíveis gargalos e como a automação pode resolvê-los:

Desafios no processamento tradicional de pedidos	Como a automação contribui para a solução
Entradas de pedidos em atraso	A automação com tecnologia OCR avançada agiliza a captura de dados de pedidos, reduzindo tempos de entrada e atrasos.
Discrepâncias no nível de estoque	Os sistemas de inventário automatizados fornecem atualizações de estoque em tempo real, garantindo um gerenciamento preciso do inventário.
Validação de pedido propensa a erros	A validação orientada por IA aumenta a precisão dos detalhes do pedido, minimizando erros de atendimento.
Erros de envio e expedição	Algoritmos de roteamento inteligentes melhoram a eficiência do envio, diminuindo erros no envio.
Faturamento demorado	O faturamento automatizado acelera o processo de cobrança, melhorando o fluxo de caixa.
Processamento manual de pagamentos	Gateways de pagamento automatizados facilitam o processamento de transações mais rápido e preciso.
Manuseio trabalhoso de devoluções	A automação simplifica o processo de devolução, tornando-o mais eficiente e amigável ao cliente.
Lacunas nas atualizações do cliente	Notificações automatizadas em tempo real mantêm os clientes bem informados sobre o status de seus pedidos.

Configurando o processamento automatizado de pedidos com Nanonets

Nanonets é uma plataforma que oferece um sistema de processamento automatizado de pedidos baseado em IA e operacionalmente eficiente. A configuração é simples e não requer nenhum código, tornando-a acessível para empresas de todos os portes.

Em primeiro lugar, vamos entender o que as Nanonets trazem para a mesa:

Os benefícios do processamento de pedidos com Nanonets

Etapa	Antes das Nanonets	Com Nanonets	Vantagem das Nanonets
importação	Classificando manualmente e-mails e anexos.	Encaminha e-mails de clientes para capturar pedidos.	Agiliza o processo de captura, economizando tempo e reduzindo o trabalho manual.
Extrair	Entrada manual de dados com altos riscos de erro.	Usa OCR para extrair dados com precisão.	Elimina a entrada manual e aumenta a precisão dos dados.
Analise	Revisão manual de dados demorada.	Automatiza a análise de dados com regras de negócios personalizadas.	Melhora a eficiência e trata exceções de maneira inteligente.
Empurrar	Entrada manual em sistemas ERP ou CRM.	Formata automaticamente e envia dados para os sistemas.	Acelera a integração de dados e reduz erros de entrada.
Integrar	Integração de ferramentas complexas.	Sincronização perfeita com ferramentas de negócios.	Simplifica a integração, alinhando-se aos fluxos de trabalho existentes.

Veja como você pode estabelecer o processamento automatizado de pedidos com Nanonets:

Passo 1: Integre seus sistemas

Quer você receba pedidos via Gmail, Google Drive, Typeform ou um site baseado em Webflow ou use sistemas mais complexos como SAP ou Oracle, Nanonets podem ser perfeitamente integrados. Você pode configurar a importação automática de pedidos de sua plataforma de coleta de pedidos para Nanonets por meio de APIs, integrações Zapier ou integração direta.

Etapa 2: treine seu modelo

Carregue alguns pedidos anteriores para treinar o sistema. Nanonets emprega tecnologia OCR, ML e IA para entender seus formulários de pedido e extrair dados com precisão. Você pode ajustar e treinar novamente seu modelo com novos dados para melhorar a precisão e se adaptar às mudanças nos formatos de pedido.

Etapa 3: configure seu fluxo de trabalho

Você pode personalizar seu fluxo de trabalho com base nos requisitos do seu negócio. Defina a sequência de tarefas e regras para roteamento e aprovações. Configure gatilhos para eventos específicos, como se os dados extraídos de um formulário de pedido apresentarem discrepâncias ou se o nível de estoque for insuficiente.

Etapa 4: exporte seus dados

Depois que o sistema tiver extraído e validado os dados dos seus pedidos, você poderá exportar os dados para o destino de sua preferência. Nanonets oferece suporte a vários formatos de saída, incluindo JSON, XML, CSV e chamadas diretas de API para outros sistemas. Você pode automatizar a exportação de dados para seu sistema de gerenciamento de estoque, CRM ou qualquer outro sistema que usar.

Etapa 5: monitorar e otimizar

Com análises integradas, você pode monitorar o desempenho do processamento automatizado de pedidos. Acompanhe as principais métricas, identifique gargalos e tome decisões baseadas em dados para otimizar seus processos continuamente. Revisar e atualizar regularmente seus fluxos de trabalho ajudará você a manter a eficiência operacional e a alta satisfação do cliente.

Melhores práticas de processamento automatizado de pedidos

A adoção das melhores práticas no processamento automatizado de pedidos pode orientar sua empresa em direção a uma eficiência notável e à satisfação do cliente. A implementação desses métodos garante que suas operações funcionem de maneira suave e adaptável no mercado acelerado de hoje.

1. Implemente automação ponta a ponta

Embora a automação parcial possa solucionar gargalos específicos, é a automação ponta a ponta que realmente transforma as operações. Do recebimento do pedido ao atendimento, cada etapa pode se beneficiar da redução da intervenção manual, o que, por sua vez, minimiza erros, acelera o ciclo do pedido até o pagamento e, em última análise, melhora a satisfação do cliente.

Lista de verificação para automação ponta a ponta:

• Automatize o recebimento e a entrada de pedidos de todas as fontes.
• Empregue extração e verificação automatizada de dados.
• Configure o roteamento automático para aprovações e processamento.
• Integre sistemas automatizados de envio e atualização de estoque.
• Use alertas do sistema para gerenciar os níveis de estoque e evitar pedidos em atraso de forma proativa.

2. Adote análises baseadas em IA

Aproveitar a inteligência artificial na análise de dados de pedidos pode revelar insights valiosos que conduzem decisões de negócios mais inteligentes. Usando IA, você pode prever tendências, entender o comportamento dos clientes e otimizar o estoque, o que leva a uma melhor previsão de demanda e à redução de situações de ruptura ou excesso de estoque.

Exemplo de análises baseadas em IA em ação:

• Analise dados de pedidos anteriores para prever padrões de demanda futuros.
• Implemente análises em tempo real para ajustar os níveis de estoque de forma dinâmica.

3. Priorize a automação centrada no cliente

Incorporar a automação com foco nas necessidades do cliente leva a uma experiência de compra mais personalizada e satisfatória. Isto inclui a implementação de sistemas que fornecem atualizações oportunas sobre o status dos pedidos e recomendações personalizadas com base no histórico de compras, fortalecendo a fidelidade do cliente e incentivando a repetição de negócios.

Itens de ação para automação centrada no cliente:

• Apresente chatbots para rastreamento de pedidos e consultas em tempo real.
• Instale mecanismos de recomendação usando IA para personalizar sugestões de vendas incrementais e cruzadas com base em perfis de clientes e histórico de compras.
• Use mecanismos de feedback automatizados pós-entrega para coletar insights do cliente e melhorar o serviço.

4. Selecione a ferramenta de automação certa para o seu negócio

Contextualmente falando, o primeiro passo na transição para o processamento automatizado de pedidos é escolher uma ferramenta que atenda aos seus requisitos de negócios. Deve ser versátil o suficiente para lidar com diferentes formatos e sistemas de pedidos e adaptável o suficiente para acomodar mudanças e expansões de negócios.

Por exemplo, com Nanonets, você escolhe uma ferramenta que oferece integração perfeita com vários sistemas de gerenciamento de operações – seja Gmail ou ferramentas avançadas como SAP ou Oracle. Sua função de aprendizado de máquina permite o aprendizado contínuo dos formatos de pedidos, permanecendo assim relevante para as necessidades comerciais em evolução.

5. Treine continuamente seu modelo de aprendizado de máquina

Um descuido comum na automação do processamento de pedidos é a mentalidade de “definir e esquecer”. As empresas devem alimentar continuamente os seus modelos de aprendizagem automática com novos dados para melhorar a precisão e a eficiência, adaptando-se às nuances das suas crescentes necessidades de processamento de pedidos.

Por exemplo, ao utilizar as capacidades de aprendizagem contínua das Nanonets, as empresas podem contribuir com dados de pedidos anonimizados para melhorar os seus modelos. O lado prático disso é visto em menos erros de processamento de pedidos e no reconhecimento mais diferenciado de seus formatos de pedido específicos, o que se traduz em melhores experiências do cliente.

6. Melhore a segurança e a conformidade dos dados

Automatizar o processamento de pedidos também significa garantir que os dados estejam seguros e que o sistema esteja em conformidade com os regulamentos relevantes. Isto é extremamente importante, pois violações ou não conformidades de dados podem levar a penalidades financeiras significativas e perda de confiança do cliente.

Diretrizes para reforçar a segurança e a conformidade:

• Garanta que os sistemas automatizados cumpram as leis de proteção de dados como GDPR, HIPAA, etc.
• Realizar auditorias periódicas e avaliações de risco de sistemas automatizados de processamento de pedidos.
• Educar a equipe sobre as melhores práticas de segurança de dados no contexto de sistemas automatizados.
• Implemente criptografia robusta para dados em repouso e em trânsito.

7. Simplifique o processamento de devoluções

Um processo de devolução eficiente é tão necessário quanto o atendimento inicial do pedido. O processamento automatizado de devoluções pode aumentar significativamente a satisfação do cliente, simplificando o esforço do cliente para devolver mercadorias e garantindo crédito ou trocas rápidas.

Etapas para automatizar o processamento de devoluções de forma eficaz:

• Configure portais de autoatendimento para início de devolução sem complicações pelos clientes.
• Use sistemas automatizados para classificar, inspecionar e reabastecer os itens devolvidos.
• Implante software para processar reembolsos ou trocas rapidamente.

8. Aproveite sistemas de processamento de pedidos baseados em nuvem

A mudança para um sistema de pedidos baseado em nuvem proporciona flexibilidade e escalabilidade, essenciais para o crescimento. Com a nuvem, as empresas podem gerenciar facilmente os picos de pedidos durante os períodos de pico, sem comprometer o desempenho ou a experiência do cliente.

Para colher os benefícios máximos:

• Escolha uma solução em nuvem com um forte histórico de tempo de atividade.
• Garanta que a solução possa aumentar os recursos durante picos de demanda.
• Opte por fornecedores que ofereçam fortes medidas de segurança e proteção de dados.
• Procure soluções em nuvem com análises integradas para uma melhor tomada de decisões.
• Selecione sistemas que permitam fácil integração com outras ferramentas e plataformas.

9. Revise e otimize regularmente os fluxos de trabalho

A melhoria contínua é fundamental para manter uma estratégia de automação eficaz. Analisar e refinar regularmente fluxos de trabalho automatizados ajuda a identificar e resolver ineficiências, mantendo o sistema alinhado com o cenário empresarial em constante mudança.

Se você for usuário Nanonets, poderá configurar os seguintes fluxos de trabalho para aproveitar ao máximo o sistema:

• Automatize a entrada de dados em QuickBooks.
• Transforme envios de formulários do Webflow em entradas de pedidos.
• Crie gatilhos de eventos no Slack ou no Microsoft Teams para marcos ou problemas específicos de processamento de pedidos.
• Use o Zapier para conectar Nanonets a outros aplicativos para automação estendida do fluxo de trabalho.
• Integre-se aos CRMs para garantir que todas as informações do cliente estejam sincronizadas e atualizadas.

Manter um sistema de processamento de pedidos automatizado e eficiente não envolve apenas a adoção de novas tecnologias; envolve também a simplificação dos processos existentes e a garantia de que a equipe esteja bem treinada para lidar com novas aplicações.

Ao aderir a essas etapas, as empresas podem aproveitar os inúmeros benefícios da automação e se posicionar para o sucesso no mercado acelerado de hoje.

Considerações finais

O futuro do processamento de pedidos está inequivocamente ligado à implementação estratégica da automação. As empresas que adotam esses avanços tecnológicos estão preparadas para alcançar maior eficiência, precisão e satisfação do cliente.

À medida que o cenário digital evolui, permanecer na vanguarda da automação tornar-se-á não apenas um trunfo, mas uma necessidade para as empresas que desejam permanecer competitivas e satisfazer as expectativas dos consumidores por um serviço rápido e contínuo.

A principal lição para qualquer negócio é clara: invista em automação, mas faça-o de forma consciente e evolua-a continuamente para se adequar às novas demandas do mercado e de seus clientes. Com uma abordagem centrada no cliente e disposição para se adaptar, sua empresa pode transformar o processamento de pedidos em um ativo poderoso para o crescimento.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/