Otimização de Processos de Negócios - Um Guia de 2022

Administrar um negócio não é tarefa fácil.

Há um monte de coisas que precisam ser feitas, na hora. Mas eles? Alguns sim, outros não.

Como você garante que todas as suas tarefas sejam concluídas antes do prazo?

Ao seguir um processo otimizado. Quando você diminui o zoom, um negócio é o resultado de como todos os processos de negócios estão trabalhando juntos. Se todos os processos forem eficientes, está tudo bem. Se seus processos são ineficientes, você está basicamente desperdiçando tempo e esforço dos funcionários.

Para aproveitar ao máximo os processos de negócios, os líderes precisam pensar em: otimização de processos de negócios.

Como começar com isso? Como você deve selecionar a melhor pilha de tecnologia para implementar estratégias de BPO adequadas? Vamos dar uma olhada em tudo no blog abaixo.

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O que é um processo de negócios?

Um processo de negócios é a sequência de etapas, atividades e tarefas que uma empresa executa para produzir um produto ou prestar um serviço.

Tipos de processos de negócios

Os processos de negócios são divididos em três tipos principais: operacionais, gerenciais e de suporte.

Processos operacionais estão diretamente relacionados com a entrega de um produto ou serviço. Isso inclui coisas como fazer uma venda, enviar pedidos e responder a tíquetes de suporte ao cliente.

Processos Gerenciais envolvem garantir que seus funcionários estejam fazendo seu trabalho corretamente (e não apenas desperdiçando seu tempo). Isso inclui coisas como avaliações de desempenho, realização de aulas de treinamento e criação de novos cargos dentro da empresa.

Empregar uma estrutura de gerenciamento de processos de negócios aumenta a taxa de sucesso de um projeto ao 70%.

Processos de suporte fornecer serviços essenciais para o próprio negócio (em oposição aos seus clientes). Eles podem ser qualquer coisa, desde a papelada do RH até o acompanhamento dos pacotes de benefícios dos funcionários e registros da folha de pagamento.

Ao criar uma estratégia nova ou revisada para sua organização, é essencial entender como cada elemento de fluxo afeta outras funções e departamentos da sua empresa.

Por exemplo, se você estiver trabalhando na atualização do fluxo de trabalho de um departamento, mas negligenciando o impacto que isso terá em outro departamento – como serviços de TI – você pode acabar com um problema insolúvel no futuro.

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O que é otimização de processos de negócios?

A otimização de processos de negócios (BPO) é uma estratégia para transformar sua empresa em uma empresa mais eficiente, eficaz e lucrativa.

Envolve identificar os processos que são centrais para o seu negócio e melhorá-los para alcançar melhor eficiência e eficácia. Dessa forma, pode levar a um melhor atendimento ao cliente e preços mais competitivos – tudo o que faz com que os clientes queiram fazer mais negócios com você ao longo do tempo.

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Por que você precisa de otimização de processos de negócios?

Por que otimizar processos de negócios? A resposta parece simples.

A concorrência é feroz. Seus concorrentes estão tentando de tudo para se tornarem melhores e você também deveria. A otimização de processos de negócios oferece vários benefícios que podem ajudá-lo a enfrentar a concorrência com confiança.

Aumentar a eficiência

A otimização de processos de negócios pode ajudá-lo a reduzir o desperdício, melhorar a qualidade e aumentar a capacidade.

Reduza os custos

Quando seus processos são otimizados, você conclui suas tarefas com o mínimo de recursos possível. Isso reduz o custo de produção, distribuição, suporte e administração por meio da otimização de processos que pode ajudá-lo a aumentar a lucratividade sem aumentar os preços ou reduzir os padrões de qualidade.

Reduza os erros

Processo otimizado métodos como lean ou seis sigma procuram tornar seus processos livres de erros, substituindo esforços manuais por automação inteligente ou outras medidas.

Aumente a capacidade

Otimizar seus processos pode aumentar a eficiência dos funcionários. A otimização de processos de negócios pode identificar gargalos do processo de negócios e buscar reduzir o desperdício de recursos em outras partes do processo. Por exemplo. Em vez de usar funcionários para classificar documentos, você pode usar sistemas de gerenciamento de documentos para categorizar documentos.

Aumente a rentabilidade

Isto é desnecessário dizer. A otimização de processos pode ajudá-lo a minimizar custos enquanto melhora os níveis de produção, tornando seus processos de negócios mais lucrativos.

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Benefícios da Otimização de Processos de Negócios

A otimização de processos de negócios (BPO) agiliza seus processos de negócios, melhorando a adoção de tecnologia moderna para eliminar gargalos. Vamos dar uma olhada nos benefícios oferecidos pelo uso de estratégias de BPO em toda a sua organização.

Mitigar riscos e fraudes

Melhorar seus processos diminui o risco de erro, risco de fraude e violações regulatórias. Além disso, se você tiver menos erros, poderá concentrar seus recursos nas áreas onde eles são mais necessários.

Melhore a capacidade de resolução de problemas

Boas habilidades de resolução de problemas são cruciais para o sucesso. Com a otimização eficiente dos processos de negócios, uma empresa pode. Durante o processo de otimização, você também pode descobrir novas maneiras de resolver problemas com mais rapidez e eficiência, o que levará a resultados ainda melhores.

Por exemplo. Em vez de pagar faturas uma vez por mês após categorizá-las, analisá-las e aprová-las, você pode usar uma plataforma automatizada de processamento de faturas para carregar, processar, categorizar, aprovar e pagar faturas.

Melhore a conformidade

A conformidade é um dos aspectos mais importantes de um negócio. Não estar em conformidade com os regulamentos pode levar a multas pesadas e outras penalidades que podem afetar seriamente seus resultados. No entanto, a conformidade nem sempre é fácil ou barata.

Por exemplo, se você é uma companhia de seguros, precisa garantir que o processo de integração do cliente tenha procedimentos adequados de KYC e verificação de documentos. Para isso, em vez de processos manuais, você pode usar uma plataforma de integração automatizada para manter registros de todos os documentos, armazenar informações em armazenamento seguro e criptografar as informações recebidas para evitar vazamentos de dados.

Modernizar processos

As empresas legadas usam processos antigos que podem não ser os melhores. Mas só porque “está funcionando” não significa que você deva continuar seguindo. A otimização de processos de negócios pode identificar esses processos e modernizá-los para um melhor desempenho.

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5 passos para otimizar processos de negócios

Siga estas cinco etapas para iniciar a otimização de processos em seu negócio:

Identifique / mapeie

Antes de otimizar seu processo, você precisa saber o que é o processo e como ele funciona. Isso inclui identificar seus estágios, etapas e marcos e os materiais (ou informações) envolvidos em cada local. Quanto mais detalhes você tiver sobre cada etapa, mais fácil será para você fazer alterações, posteriormente, para melhorar a eficiência ou reduzir custos.

Depois de identificar o processo, mapeie-o em papel e identifique quaisquer gargalos ou outras áreas que possam ser melhoradas. Ao fazer isso, você pode ver se há áreas em que muito trabalho está sendo feito ou não é suficiente.

Repensar

O segundo passo na otimização de processos é repensar. Isso envolve questionar o motivo de seus processos atuais e, em seguida, fazer mudanças com base nessa reflexão. Por exemplo, suponha que você esteja atualmente usando um método específico porque era uma prática padrão em outra empresa ou porque é assim que você sempre fez. Nesse caso, este é um exemplo de uma mentalidade falha.

Se você administra uma empresa, toma centenas de decisões sobre alocação de recursos e em quais atividades se concentrar. Seu objetivo deve ser melhorar o desempenho tomando melhores decisões – e uma maneira de fazer isso é por meio da otimização do processo.

Analise

O próximo passo é analisar o processo. Nesta fase, você precisa determinar exatamente quais atividades estão envolvidas, quem as executará e como elas serão realizadas. Você também precisa identificar os principais indicadores de desempenho que indicam quando um processo foi concluído com êxito. Depois de colocar suas operações e atividades atuais, você pode começar a procurar maneiras de melhorá-las.

Automatize

Use um sistema de gerenciamento de processos de negócios para automatizar processos que, de outra forma, seriam muito complexos para manuseio manual. (No entanto, você ainda pode optar por gerenciar alguns desses processos manualmente.) Por exemplo, se você tiver vários funcionários que precisam aprovar relatórios de despesas antes de enviá-los para processamento, crie um fluxo de trabalho de aprovação no qual seja necessária a aprovação de cada funcionário antes de continuar com o processo. Tudo acontece automaticamente e pode ser rastreado do início ao fim.

Monitore

O monitoramento é uma parte essencial da otimização do processo. O monitoramento ocorre durante o processo, portanto, não é simplesmente um post-mortem do que aconteceu. Em vez disso, ele permite monitorar e fazer alterações em tempo real, o que pode ser muito útil para evitar que erros aconteçam novamente. Se sua equipe estiver monitorando seus fluxos de trabalho de perto, eles devem ser capazes de identificar possíveis problemas antes que eles se tornem problemas para sua empresa ou clientes.

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Nanonet para otimização de processos de negócios

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Você pode usar Nanonets para:

• Processamento de faturas
• Extração de dados de PDFs, imagens ou documentos manuscritos
• Automação de contas a pagar
• Automação de fluxo de trabalho
• Pagamento de contas automatizado
• Processos de Aprovação
• Automação Inteligente

E mais. Qualquer processo manual que siga um conjunto de regras, você pode automatizar com Nanonets.

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Como escolher o software perfeito para otimização de processos?

O software de otimização de processos de negócios é uma tendência crescente no marketing digital. É uma maneira de automatizar o processo de melhoria de sites e páginas de destino de clientes, incluindo como você os estrutura e qual conteúdo você usa. O software de otimização ajuda as empresas a atingir seu público-alvo com menos esforço e custos mais baixos do que seria possível automatizar esse processo.

Determinar suas necessidades

Antes de escolher o software certo para o seu negócio, você precisa entender seus objetivos. Por exemplo, você o usará para fins de relatório? Deseja identificar oportunidades com base em dados históricos? Ou você deseja fazer alterações em tempo real com base em dados ao vivo? Depois de determinar isso, considere quantos dados podem ser processados ​​em um determinado momento e quanto tempo leva para o software gerar relatórios.

Por fim, pense em como a facilidade de uso é vital para cada parte do software. Algumas ferramentas são mais fáceis do que outras e oferecem mais recursos se não forem tão fáceis de usar. Por exemplo, ferramentas mais diretas podem exigir mais etapas ou intervenção manual, enquanto outras permitirão que os usuários acessem uma interface web simples sem precisar de habilidades técnicas avançadas.      

Crie uma lista restrita de soluções de otimização

Uma lista de fornecedores de software é um bom lugar para começar. Você pode encontrá-los pesquisando na web ou perguntando a seus colegas. Ao verificar os sites deles, procure o seguinte:

• Uma lista de recursos e benefícios que atenderão às suas necessidades de otimização
• Informações sobre preços
• Opções de licenciamento, incluindo soluções baseadas em nuvem (se aplicável)
• Opções de suporte ao cliente

Entenda o tempo e o orçamento necessários para implementar

Antes de iniciar sua busca pelo software de otimização perfeito, você deve entender quanto tempo e orçamento serão necessários para implementar o software. Isso significa considerar quanto tempo levará para que sua equipe se atualize no novo sistema e quanto tempo antes de ver resultados tangíveis do trabalho deles.

Também é importante considerar se há ou não custos adicionais associados à implementação de uma solução de otimização. Por exemplo, algumas empresas podem exigir um servidor dedicado porque possuem altos volumes de tráfego e algoritmos complexos que executam todos os dias.

Identifique o fornecedor certo

Um bom fornecedor oferece uma avaliação gratuita e tem um modelo de suporte para ajudar os clientes a ter sucesso. Também é crucial que você entenda quanto custará usar o software, bem como como serão os roteiros de produtos futuros e se há planos para atualizações. Isso pode ser feito falando com referências de clientes ou verificando avaliações em sites de terceiros, como G2 Crowd, Capterra ou TrustRadius, que fornecem informações detalhadas sobre os produtos e serviços dos fornecedores.

O software de otimização pode ser uma ferramenta poderosa.

O software de otimização é mais eficaz para sites que já apresentam bom desempenho. Ele pode ajudá-lo a melhorar sua estratégia de SEO existente, fornecendo dados e insights sobre como as pessoas encontram seu site e onde melhorias podem ser feitas. Pode ser uma ferramenta poderosa no seu arsenal de marketing digital, mas tem algumas limitações. O software de otimização não é necessariamente a melhor escolha para todos os sites, pois pode ser muito complexo ou caro para algumas empresas. Também levará tempo e esforço para implementar a otimização com sucesso em seu site.

Em última análise, você precisa tomar a melhor decisão para o seu negócio. Se você é uma empresa nova, saber que tipo de software funcionará melhor para você pode ser um desafio. No entanto, é fundamental pesquisar e saber mais sobre como cada ferramenta de otimização pode beneficiar sua empresa antes de tomar qualquer decisão final.

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Conclusão

Se você deseja administrar um negócio bem-sucedido e lucrativo, deve entender e priorizar a melhoria contínua. Para implementar a melhoria do processo, você deve avaliar seu desempenho atual, identificar gargalos e descobrir suas causas. Em seguida, colabore com suas equipes para enfrentar os desafios de frente e avaliar os resultados.

Ao analisar regularmente a eficácia de seus processos, você será capaz de eliminar obstáculos ao sucesso e capacitar seu pessoal para entregar resultados mais elevados.

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Perguntas frequentes

Como melhorar os processos do seu negócio?

Agilizar a eficácia geral de um processo existente implica reconhecê-lo e aprimorá-lo. Em outras palavras, você está pegando um processo e criando uma abordagem melhor para completá-lo.

Sua empresa provavelmente conta com muitos procedimentos, como monitorar pedidos de compra e aprovar solicitações de viagem todos os dias. Cada um é essencial para a saúde e operação de sua empresa.

No entanto, se não forem atualizados ou executados manualmente, tais procedimentos podem se tornar ineficazes, custando dinheiro e desperdiçando tempo.

As sete etapas a seguir são necessárias para melhorar os processos:

• Escolha um processo para aprimorar e delinear o procedimento atual
• Encontre gargalos e possíveis áreas de melhoria
• Desenhe um Layout do Novo Processo Potencial
• Teste e revisão de processos
• Implementar e monitorar o novo processo

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