No mundo dos negócios, acompanhar as questões financeiras é crucial, e é aí que os Códigos de Razão Geral, ou Códigos GL, entram em jogo. Pense nesses códigos como o molho secreto que ajuda as empresas a organizar suas finanças, garantindo que cada dólar gasto ou ganho seja monitorado com precisão. Os Códigos GL não servem apenas para manter as coisas organizadas; o objetivo é tomar decisões financeiras mais inteligentes, simplificar o tempo fiscal e garantir que seu negócio funcione sem problemas. Neste guia, detalharemos o que são os Códigos GL, por que são tão importantes para sua empresa e como usá-los de maneira eficaz. Também discutiremos como configurar processos eficientes de codificação GL em sua equipe e explorar o software de automação de codificação GL.
O que são códigos GL?
Códigos de contabilidade geral, ou códigos GL, são sequências alfanuméricas exclusivas que classificam e registram transações financeiras no razão geral de uma empresa. Esses códigos servem como blocos de construção fundamentais da estrutura financeira de uma empresa, permitindo a categorização das transações em contas distintas para receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido. Por exemplo, um código GL para despesas com material de escritório ajuda a garantir que todas as despesas relacionadas com material de escritório sejam agrupadas, facilitando o rastreamento e a análise.
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O Razão Geral Explicado: No centro da manutenção de registros financeiros de uma empresa está o General Ledger (GL) – um repositório abrangente que registra todas as transações financeiras conduzidas pela empresa. Pense nela como a espinha dorsal financeira de uma empresa, apoiando a estrutura das suas atividades económicas. Cada transação inserida no GL é marcada com um código GL, atuando como um marcador que categoriza cada entrada e saída em sua conta GL apropriada.
Por que usar códigos GL?
Através da sua organização sistemática, os códigos GL capacitam as empresas a –
- Melhore a precisão financeira e a conformidade com os padrões financeiros: Os códigos GL permitem a categorização precisa das transações financeiras, o que é crucial para a produção de relatórios financeiros precisos. Por exemplo, uma empresa pode atribuir um código contábil específico para despesas de serviços públicos. Isto garante que os pagamentos de electricidade, água e serviços de Internet sejam registados com precisão nas despesas de serviços públicos, permitindo à empresa produzir demonstrações financeiras que reflectem verdadeiramente os seus custos operacionais. Da mesma forma, uma empresa de varejo que usa códigos GL separados para compras e vendas de estoque é capaz de calcular com precisão o custo dos produtos vendidos (CPV), um valor crítico tanto para análise financeira quanto para cálculos de impostos.
- Simplifique a preparação de impostos e maximize as deduções: A utilização de códigos GL torna o tempo de imposto menos assustador. Ao categorizar as despesas adequadamente, você pode identificar facilmente as despesas dedutíveis de impostos e garantir que está reivindicando todas as deduções qualificadas. Por exemplo, um Código GL dedicado a despesas de viagem pode ajudá-lo a compilar rapidamente todas as despesas relacionadas a viagens, garantindo que você não perca a oportunidade de reivindicar essas deduções. Da mesma forma, ao rever as despesas registadas ao abrigo de um código GL para compras de equipamento, uma empresa pode perceber que pode tirar partido de métodos de depreciação acelerada ou deduções da Secção 179, reduzindo assim o seu rendimento tributável. Esse tipo de organização pode levar a economias fiscais significativas e reduzir o risco de erros nas declarações fiscais.
- Melhorar a gestão orçamentária: com os Códigos GL, as empresas podem comparar os gastos reais com os orçamentos em um nível granular. Por exemplo, atribuir um código GL às despesas de marketing permite que uma empresa acompanhe de perto o desempenho do seu orçamento de marketing. Se uma agência de marketing digital perceber que suas despesas na categoria de marketing codificado GL estão consistentemente acima do orçamento, ela poderá tomar ações direcionadas para ajustar suas estratégias de marketing ou alocações orçamentárias.
- Melhore a visibilidade dos gastos e a tomada de decisões: Ao alocar um código GL exclusivo para cada transação, uma organização pode monitorar meticulosamente os gastos em diferentes departamentos, o tamanho de cada transação e dados detalhados de despesas no nível do item de linha. As empresas podem, assim, gerar relatórios financeiros detalhados que fornecem informações sobre padrões de gastos, lucratividade e saúde financeira. Uma empresa de manufatura pode usar códigos GL para rastrear custos associados a diferentes linhas de produção. A análise destes custos pode ajudar a identificar ineficiências ou áreas de melhoria, levando a melhores decisões estratégicas sobre onde alocar recursos para obter o máximo retorno.
- Aumente a eficiência do fechamento do mês: A codificação GL precisa contribui diretamente para o aumento da eficiência nos processos financeiros de uma empresa, especialmente durante períodos críticos, como o encerramento do mês. Ao garantir que cada transação financeira seja atribuída ao código GL apropriado desde o início, as empresas reduzem significativamente a probabilidade de erros que exigem correções demoradas. Essa precisão permite a consolidação automática de despesas, minimizando ajustes e reclassificações manuais que retardam os relatórios financeiros. O resultado é um processo de fechamento mais rápido e eficiente que também economiza seu tempo, que pode ser melhor gasto em outro lugar.
- Reduza o risco de fraude e obtenha preparação para auditoria: a granularidade fornecida pelos códigos GL oferece uma camada de segurança inestimável para as empresas. Com cada transação meticulosamente categorizada, fica mais fácil detectar anomalias ou padrões indicativos de problemas como fraude ou má gestão. Por exemplo, se uma empresa atribuir um código contábil exclusivo aos reembolsos de funcionários, ela poderá facilmente revisar essas transações em busca de quaisquer que sejam excepcionalmente altas ou inconsistentes com as políticas estabelecidas. Além disso, no caso de uma auditoria, a organização detalhada das transações por código GL simplifica o processo de fornecimento da documentação e explicações necessárias, reduzindo o risco de penalidades ou multas por descumprimento. Esta abordagem garante que as empresas não só protejam os seus recursos financeiros, mas também mantenham a sua reputação e integridade no mercado.
Como atribuir códigos GL?
No mundo dos negócios, onde cada centavo conta e cada transação é importante, a configuração dos seus códigos do General Ledger (GL) não é apenas uma tarefa – é uma arte. A importância de estabelecer uma base sólida para o seu sistema contábil nunca pode ser suficientemente enfatizada. E no centro deste sistema? Uma estrutura de código GL bem planejada. Vamos nos aprofundar em como você pode dominar a arte da organização e atribuição de código GL.
Antes mesmo de começar a atribuir números ou nomes aos seus códigos GL, dê um passo para trás. Por que? Porque planejar a estrutura do código GL é semelhante a elaborar a planta de um edifício. Você não iniciaria a construção sem um plano claro, não é? Da mesma forma, configurar códigos GL sem uma estratégia é uma receita para confusão, ineficiências e pesadelos de relatórios financeiros no futuro.
1. Comece com o panorama geral: Comece definindo as principais categorias de suas transações financeiras. Normalmente, estes incluem
- Ativos: São recursos pertencentes a uma empresa que possuem valor econômico. Os exemplos incluem dinheiro, estoque e equipamentos.
- Herança de passivo e passivos futuros: representam o que uma empresa deve a terceiros, como empréstimos e contas a pagar.
- Equidade: O patrimônio líquido representa a reivindicação do proprietário após todos os passivos terem sido subtraídos dos ativos. Isso inclui lucros retidos e ações.
- Receitas: As receitas são os rendimentos obtidos com a venda de bens ou serviços antes de quaisquer despesas serem subtraídas.
- Despesas: Despesas são os custos incorridos no processo de obtenção de receitas, como aluguel, serviços públicos e salários.
Essas categorias formam a espinha dorsal do seu sistema de código GL e ajudam a garantir que cada transação possa ser classificada com precisão.
2. Abrace os detalhes, mas evite complicações excessivas: Dentro de cada categoria principal, crie subcategorias que reflitam as nuances de suas operações comerciais. Abaixo está um exemplo de estrutura com subcategorias potenciais. Clique em cada categoria e subcategoria para explorar mais.
Caixa e equivalentes de caixa
Contas a receber
Estoque
Despesas Pré-Pagas
Imobilizado (PP&E)
Ativos intangíveis
Ações, títulos ou imóveis
Contas a Pagar
Despesas Acumuladas
Empréstimos de curto prazo
Empréstimos de longo prazo
Passivos fiscais diferidos
Títulos pagáveis
Capital
Lucros acumulados
Estoque comum
Ações preferenciais
Receita das vendas
Receita de serviço
Rendimentos de juros
Renda
Receita de dividendos
Custo das mercadorias vendidas (CPV)
Folha de pagamento
Aluguel
Utilidades
Marketing e Publicidade
Seguros
Depreciação e Amortização
Despesa de Juros
Perdas com vendas de ativos
Ao incluir detalhes em cada categoria principal, você cria um sistema robusto que reflete com precisão suas operações comerciais. No entanto, lembre-se do princípio de evitar complicações excessivas: adapte suas subcategorias para atender às necessidades específicas e à escala do seu negócio, garantindo que seu sistema de código GL permaneça útil e gerenciável.
3. Crie os códigos GL: Use uma lógica consistente para numerar seus códigos. Isto poderia significar a utilização de determinados intervalos para categorias específicas (por exemplo, série 1000 para activos, 2000 para passivos). Ao projetar seus códigos GL, considere o seguinte:
- Nível de detalhe: determine a granularidade das informações necessárias. Embora os detalhes sejam valiosos, muitos podem sobrecarregar o sistema e os usuários.
- Códigos de nível departamental: se sua empresa abrange vários departamentos ou locais, considere incorporar essas distinções em seus códigos para rastreamento e relatórios mais detalhados.
- Códigos de nível de projeto: Para empresas que operam com base em projetos, os códigos específicos do projeto podem ajudar a rastrear custos e receitas com precisão.
4. Estabeleça um plano de contas abrangente: Depois que suas categorias, subcategorias e códigos GL estiverem configurados, você terá construído efetivamente seu plano de contas. Aqui está um trecho da aparência de um plano de contas.
XYZ Fabricação Co.
Plano de Contas
ID | Nome | ID | Nome | Formato | Lado |
---|---|---|---|---|---|
1010 | Vendas – Eletrônicos de Consumo | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1020 | Vendas – Eletrodomésticos | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1030 | Vendas – Equipamentos de Escritório | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1040 | Vendas – Dispositivos Móveis | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1050 | Vendas – Soluções de TI | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1060 | Vendas – Tecnologia Vestível | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1070 | Vendas – Soluções de Software | 11 | Vendas | Passiva | Cr |
1080 | Vendas – Contratos de Serviços | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
1090 | Vendas – Suporte Técnico | 10 | Vendas | Passiva | Cr |
2000 | Interesse recebido | 15 | Interesse | Passiva | Cr |
2010 | Renda de consultoria | 16 | Serviços | Passiva | Cr |
2020 | Renda Diversa | 17 | Outros rendimentos | Passiva | Cr |
2030 | Receita de dividendos | 17 | Outros rendimentos | Passiva | Cr |
2040 | Ganho na venda de investimento | 17 | Outros rendimentos | Passiva | Cr |
3000 | COGS – Eletrônicos de Consumo | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3010 | CPV – Eletrodomésticos | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3020 | CPV – Equipamento de Escritório | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3030 | COGS – Dispositivos Móveis | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3040 | COGS – Soluções de TI | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3050 | COGS – Tecnologia Vestível | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3060 | COGS – Soluções de Software | 21 | Custos diretos | Custo dos produtos | Dr |
3070 | CPV – Contratos de Serviços | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
3080 | COGS – Suporte Técnico | 20 | Custo das vendas | Custo dos produtos | Dr |
4000 | Salários – Pessoal de Produção | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
4010 | Salários – Equipe de Vendas | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
4020 | Salários – Pessoal Administrativo | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
4030 | Salários – Pesquisa e Desenvolvimento | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
4040 | Salários – Equipe de suporte de TI | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
4050 | Salários – Salários Executivos | 22 | Salário | Outros custos | Dr |
Um sistema de código GL bem pensado permite rastrear todas as transações financeiras com precisão, facilita auditorias contínuas e fornece insights acionáveis para orientar suas decisões de negócios. Não se trata apenas de manter seus livros em ordem; trata-se de obter uma vantagem estratégica através de inteligência financeira superior.
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Consultoria com um profissional de contabilidade: Mesmo com os melhores planos, as complexidades da contabilidade financeira podem por vezes ser assustadoras. É aqui que um profissional de contabilidade experiente se torna inestimável. Eles podem fornecer orientação especializada sobre a configuração do seu sistema de código GL, garantindo que ele esteja alinhado com os padrões do setor, requisitos regulatórios e práticas recomendadas. Além disso, eles podem oferecer insights adaptados às suas necessidades comerciais específicas, ajudando você a evitar armadilhas comuns e a aproveitar oportunidades de otimização financeira.
Configurando códigos GL em software de contabilidade
Quando se trata de integrar códigos GL ao seu software de contabilidade, pense nisso como programar o DNA do seu sistema financeiro. A maioria dos softwares de contabilidade modernos oferece uma interface amigável para simplificar esse processo. Veja como fazer isso:
- Acesse o recurso Plano de contas: Comece navegando até a seção do plano de contas do seu software. Isso normalmente é encontrado nas configurações ou no menu de configuração do sistema. Aqui, você poderá visualizar, adicionar, editar ou excluir contas e seus códigos GL correspondentes.
- Adicionar novos códigos GL: Dependendo da estrutura que você planejou, comece a adicionar novos códigos GL. Certifique-se de que cada código seja único e esteja alinhado com a lógica de numeração que você decidiu. Por exemplo, todas as contas de activos podem começar com o número 1 (por exemplo, 1010 para Dinheiro, 1020 para Contas a Receber, etc.).
- Descrições de entrada: Para cada código GL, forneça uma descrição clara e concisa. Esta descrição deve refletir a natureza das transações que o código representará. Esta etapa é vital para garantir clareza e consistência em toda a sua equipe financeira.
- Atribuir tipos de conta: Categorize corretamente cada código GL de acordo com os principais tipos de contas (ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas). Esta classificação é crucial para relatórios e análises financeiras precisas.
- Teste sua configuração: Antes de entrar no ar, faça um teste inserindo algumas transações e garantindo que elas sejam refletidas com precisão nas contas contábeis corretas. Esta etapa ajuda a identificar quaisquer problemas na configuração do seu código GL, permitindo que você faça os ajustes necessários.
Atribuição de códigos contábeis a transações
Depois que seus códigos GL estiverem configurados em seu software de contabilidade, a próxima etapa é atribuir esses códigos às transações à medida que elas ocorrem. Este processo é fundamental para manter um sistema de contabilidade organizado e eficiente. Veja como garantir precisão e consistência nesta tarefa:
- Eduque sua equipe: Certifique-se de que todos os membros da equipe envolvidos em transações financeiras entendam a importância dos códigos GL e como usá-los. Isto pode envolver sessões de treinamento ou a criação de um guia de referência.
- Revise os documentos originais: Para cada transação, revise o documento de origem (faturas, recibos, extratos bancários, etc.) para determinar o código GL apropriado. A natureza da transação orientará qual código GL usar.
- Transações de entrada: Ao inserir transações em seu software de contabilidade, selecione o código GL apropriado no menu suspenso ou insira-o manualmente, dependendo da configuração do seu sistema. Certifique-se de que os detalhes da transação estejam alinhados com a descrição do código GL.
- Auditorias Regulares: Realize auditorias regulares de transações para garantir que os códigos GL estejam sendo usados corretamente. Isso pode ajudar a identificar erros ou inconsistências antecipadamente, tornando-os mais fáceis de corrigir.
Fluxo de trabalho de atribuição de código GL
Vamos ilustrar o fluxo de trabalho com um exemplo real para reunir tudo:
- Identificação da transação: Sua empresa compra US$ 5,000 em material de escritório a crédito.
- Revise o documento fonte: Você recebe uma fatura em sua caixa de entrada do fornecedor detalhando a compra.
- Determine o código GL apropriado: Com base na estrutura do seu código GL, você identifica que os materiais de escritório devem ser registrados no código GL para despesas de escritório (por exemplo, 5060 – Despesas com materiais de escritório).
- Insira a transação no software de contabilidade:
- Acesse a página de entrada da transação em seu software.
- Insira a data da transação, o valor ($ 5,000) e os detalhes do fornecedor.
- Selecione ou insira o código GL 5060 para despesas com material de escritório.
- Como a compra foi feita a crédito, selecione também o código contábil para Contas a Pagar (por exemplo, 2010 – Contas a Pagar) para representar o passivo criado por esta transação.
- Revise e confirme: Verifique novamente os detalhes da transação e os códigos GL quanto à precisão e, em seguida, confirme ou salve a transação no sistema.
- Reconciliação regular: No final do mês, reconcilie as contas a pagar para garantir que todas as compras, incluindo os materiais de escritório, sejam contabilizadas com precisão e que as obrigações de pagamento estejam claras.
Automatize a codificação GL com Nanonets
Na era digital, a automação é fundamental para aumentar a eficiência e a precisão nos processos financeiros. Ao aproveitar uma ferramenta como Nanonets para automatizar o fluxo de trabalho de atribuição de código General Ledger (GL), as empresas podem reduzir significativamente o esforço manual e minimizar erros e atrasos.
Vamos revisitar o exemplo de compra de material de escritório em um fluxo de trabalho automatizado:
- Recebimento e Captura de Faturas: Ao receber a fatura eletrônica da compra de material de escritório de US$ 5,000 em sua caixa de entrada, a Nanonets captura automaticamente o documento do e-mail.
- Extração de dados: Usando OCR (Optical Character Recognition) e IA, a Nanonets extrai detalhes relevantes da transação da fatura.
- Atribuição de Código GL: A atribuição de código GL pode ser efetivamente executada por –
- Treinamento em dados anteriores: Com Nanonets, você pode treinar um modelo de aprendizado de máquina para reconhecer e categorizar transações financeiras. Isso envolve o upload de documentos financeiros históricos e transações marcadas com códigos GL historicamente corretos. O modelo aprende com esses exemplos para prever com precisão os códigos GL para novas transações.
- Geração de IA pronta para uso: Ao usar Nanonets GenAI, nosso software pode interpretar o texto de documentos financeiros de uma forma que imita a compreensão humana. Isto permite extrair informações, contexto e semântica relevantes, a fim de aplicar um raciocínio complexo para atribuir códigos GL com precisão, mesmo em casos em que os detalhes da transação são ambíguos ou esparsos.
- Revisão e Validação: A transação é sinalizada para uma revisão rápida porque o valor excede um limite predefinido. Depois de verificar os detalhes, a equipe financeira aprova a atribuição do código GL.
- Publicação em software de contabilidade e sincronização de dados com outros aplicativos: A transação validada, completa com códigos GL atribuídos, é automaticamente carregada no software de contabilidade. As contas de contas a pagar e despesas com material de escritório são atualizadas adequadamente, sem entrada manual de dados.
- Reconciliação Automatizada: Integre Nanonets aos seus extratos bancários e dados do Razão Geral para combinar instantaneamente seus livros contábeis e identificar discrepâncias, além de reduzir em 90% o tempo necessário para fechar seus livros contábeis no final do mês.
Conclusão
Na intrincada dança das finanças empresariais, os Códigos de Razão Geral (Códigos GL) surgem não apenas como um passo metódico, mas como um salto transformador em direção à clareza financeira e à visão estratégica. Essas chaves alfanuméricas abrem o potencial para as empresas navegarem pelas complexidades das transações financeiras com precisão, garantindo que a jornada de cada centavo seja rastreada, categorizada e analisada para a melhoria da saúde financeira da empresa.
A essência dos Códigos GL transcende a mera organização; trata-se de incorporar uma camada de inteligência na estrutura financeira de uma empresa. Ao atribuir meticulosamente estes códigos a cada transação, as empresas podem iluminar o caminho para uma maior precisão financeira, preparação simplificada de impostos e gestão orçamental robusta. Esta clareza promove um ambiente onde as decisões estratégicas são informadas por dados e não por suposições, permitindo às empresas dinamizar com agilidade face aos desafios e oportunidades financeiras.
Além disso, a integração dos Códigos GL no software de contabilidade, complementada pelo poder de ferramentas de automação como Nanonets, representa um salto em direção a um futuro onde os processos financeiros não são apenas eficientes, mas também resilientes. Esta transformação digital reduz a pressão manual sobre as equipas, permitindo-lhes concentrar-se em tarefas estratégicas que impulsionam o negócio, ao mesmo tempo que protegem contra erros e fraudes.
Pronto para revolucionar seus processos financeiros com eficiência e precisão incomparáveis? Abrace o futuro das finanças com Nanonets. Nossa plataforma de automação de ponta transforma a maneira como você lida com a codificação do General Ledger (GL), além de agilizar seus fluxos de trabalho financeiros como nunca antes.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/
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