Eliminando as dores de cabeça dos relatórios no final do mês com a automação de AP (Kim Albrecht)

O final do mês é um momento estressante para muitos departamentos de contas a pagar. A criação de relatórios de fechamento pode ser uma tarefa monótona e demorada, principalmente para aqueles que ainda dependem de processos manuais para realizar o trabalho.

Felizmente, um número crescente de organizações está acordando para o fato de que não precisa ser assim. Durante a pandemia, muitos reavaliaram seus processos e descobriram rapidamente o valor que a automação de contas a pagar (AP) pode trazer, não só
quando se trata de agilizar as operações e oferecer suporte à colaboração remota, mas também manter o controle dos dados em tempo real. Abaixo estão algumas das muitas maneiras que ajuda a conseguir isso.

Economizando tempo e recursos

A automação de AP ajuda a aumentar a eficiência e a precisão dos relatórios de fim de mês de várias maneiras. Um dos mais impactantes é por meio da automação de muitos processos manuais tediosos envolvidos nos relatórios de final de mês. Esses processos levam desnecessariamente
uma quantidade significativa de tempo, mantendo as equipes de AP no back office por muito mais tempo do que o necessário. Eles também são muito mais suscetíveis a erros humanos, especialmente durante a pressa de resumir as finanças no final de cada mês. No entanto, muitos dos processos
envolvidos, desde a correspondência de faturas até a verificação de dados, podem ser automatizadas rápida e facilmente, economizando tempo valioso e eliminando simultaneamente erros dispendiosos.

A automação de AP também pode ser usada para padronizar os procedimentos de relatórios manuais. Muitos desses procedimentos variam muito dependendo de quem os está implementando, o que pode levar rapidamente a confusão e erros de outros membros da equipe. Padronizando-os através de uma central
A automação de AP ajuda as organizações a garantir que todos estejam sempre na mesma página financeira. Além disso, procedimentos bem documentados fornecem o mais alto nível de velocidade e precisão ao lidar com relatórios de fechamento do mês, bem como outros processos de auditoria.

Simplificando o gerenciamento de dados e pessoas

Outra consideração importante durante os relatórios de final de mês são os próprios dados, que muitas vezes podem ser enterrados ou atrasados ​​em processos manuais baseados em papel. A automação de AP cria uma visibilidade muito maior, eliminando faturas em papel, fornecendo relatórios em tempo real,
e criação de relatórios personalizados e prontos para uso para o fechamento do mês/ano. Como resultado, os dados relevantes estão sempre ao alcance das partes interessadas certas quando necessário.

Também pode ser usado para melhorar a colaboração da equipe. As operações eficazes de AP dependem de membros da equipe trabalhando juntos para entregar projetos com rapidez e eficiência. A automação de AP permite isso criando transparência em todas as equipes, para que todos entendam
as responsabilidades atribuídas um ao outro. Ele também oferece suporte à colaboração, independentemente do tempo, das circunstâncias ou do local, com aprovações de faturas e consultas resolvidas em segundos ou minutos, em vez de dias ou semanas.

Impulsionando a eficiência operacional em toda a empresa

Otimizar a eficiência em todos os aspectos das operações é crucial para permanecer competitivo em um mercado global em constante evolução. A automação de AP executa tarefas que podem levar muitas horas do tempo do funcionário para serem concluídas. Também pode fazê-lo em tempo real,
de qualquer dispositivo ou local, em um ambiente colaborativo e seguro, economizando tempo e dinheiro e aumentando a eficiência e a produtividade.

A automação de AP pode tornar os relatórios de fechamento do mês fáceis – se os processos corretos forem implementados. O objetivo final de qualquer automação é eliminar a confusão de papéis associada ao processamento manual e apoiar a colaboração em tempo real de
qualquer local. Isso não apenas libera os membros da equipe para trabalhar em atividades mais estratégicas e inovadoras, mas também coloca dados financeiros cruciais ao alcance de quem precisa, quando precisa, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada
em todos os níveis do negócio.