Tudo o que você precisa saber sobre pedidos de compra

Se há um documento que serve de referência para os departamentos de compras, controle de qualidade, administração e finanças de uma empresa, é o Pedido de Compra – mais comumente chamado de PO.

Seja seu negócio grande ou pequeno, o Pedido de Compra tem papel fundamental no acompanhamento do seu estoque, garantindo os padrões de qualidade do seu produto ou serviço e a eficácia do seu planejamento financeiro.

O que é uma Ordem de Compra?

Um Pedido de Compra é um documento de aquisição gerado por uma empresa com detalhes de itens a serem adquiridos para fins de administração, produção ou serviço. Uma PO contém detalhes sobre o tipo e quantidade de produtos/serviços a serem adquiridos, especificações técnicas, preço, data e endereço de entrega, prazo para cancelamentos prováveis, condições de pagamento e outros termos e condições.

Nas pequenas empresas, um PO é levantado pelo proprietário da empresa ou CEO. Em grandes organizações, uma aquisição ou requisição de compra geralmente é levantado pelos gerentes de um departamento e enviado ao chefe de compras ou gerente financeiro da empresa, que por sua vez emite um Pedido de Compra. Uma PO é o início de uma transação entre um Comprador e um Vendedor.

Situação Jurídica dos Pedidos de Compra

Um PO por si só é apenas uma lista de coisas para fornece. No entanto, quando um Vendedor ou Vendedor o aceita e assina, um Pedido de Compra torna-se um contrato vinculativo. O Vendedor fica então legalmente obrigado a entregar os itens solicitados pelo Comprador conforme as diretrizes do Pedido de Compra; e o Comprador é obrigado a liquidar os pagamentos de acordo com o cronograma mencionado. Uma Ordem de Compra confirmada é legal na medida em que pode ser usada como garantia por instituições financeiras para fornecer financiamento comercial ao seu negócio.

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O que é uma fatura?

Uma fatura é uma demanda de pagamento levantada por um vendedor/vendedor para cumprir uma ordem de compra. É a fatura e é baseada em um pedido de compra e normalmente contém o número da ordem de compra junto com o número da fatura e uma lista de preços detalhada. A Factura é efectuada de acordo com as condições de pagamento mencionadas na Ordem de Compra. Se o Comprador se comprometeu com um pagamento antecipado, a Fatura é emitida antes do envio dos itens; caso contrário, a fatura é entregue junto com os itens adquiridos. O Comprador está legalmente obrigado a efetuar os pagamentos nos termos da Ordem de Compra. (O que é uma fatura proforma?)

Por exemplo, Bill White, o fornecimento e aquisição gerente de um hotel cinco estrelas, recebe uma requisição de compra do chef pâtisserie para uma máquina de waffle cone, caixas de pão e formas de chocolate. Bill White preenche um Pedido de Compra com especificações claras do equipamento necessário, data de entrega e preço esperado, e o envia para uma empresa de equipamentos de cozinha.  

A empresa de equipamentos de cozinha recebe o pedido e confirma que pode atender ao pedido. Eles enviam o pedido junto com uma fatura para Bill White. Quando a remessa chega, Bill White e o gerente de contas do hotel fazem uma correspondência de 3 vias para verificar a nota de entrega em relação ao pedido e à fatura. Uma vez concluída a verificação, o gerente de contas processa a fatura para pagamento. Após o pagamento, o Pedido de Compra é marcado como fechado e a Nota Fiscal é lacrada como paga.

Ordem de compra x fatura

Embora um Pedido de Compra seja usado para fazer uma Fatura, ambos são documentos separados usados ​​por pessoas diferentes em diferentes estágios do processo de compra. Aqui estão algumas diferenças essenciais entre os dois.

Um pedido de compra:

– é feito pelo comprador antes de uma compra

- lista detalhes de produtos/serviços a serem adquiridos

– tem um cronograma de pagamento proposto.

Uma fatura:

– é levantada pelo vendedor após a venda (compra)

– confirma os produtos/serviços entregues com lista de preços detalhada

– especifica o cronograma de pagamento com datas.

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Como funcionam os pedidos de compra?

As Ordens de Compra também são uma indicação da previsão de crescimento do seu negócio. As decisões sobre o que comprar e em que quantidade são baseadas na quantidade de negócios que você prevê no futuro próximo. Uma vez identificadas essas necessidades, os Pedidos de Compra podem ser feitos com as especificações dos produtos ou serviços necessários.

Simultaneamente, os vendedores/vendedores podem ser identificados para preencher o requisito e os Pedidos de Compras enviados a eles para aprovação. O vendedor revisa e confirma se está apto a cumprir o cronograma e cumprir sua exigência, e aprova o Pedido de Compra, que então se torna juridicamente vinculativo.

Assim, o vendedor é responsável por garantir que os produtos ou serviços sejam entregues a você nos termos da PO. O vendedor também emite a Nota Fiscal e os pagamentos são feitos pela sua empresa conforme acordado no Pedido de Compra.

Acompanhe seus pedidos de compra para aumentar a eficiência

O acompanhamento de pedidos de compra ou acompanhamento de pedidos de compra é o processo de monitoramento de seu pedido de compra desde a concepção até a entrega final. Tradicionalmente, uma vez que uma PO era aprovada, o comprador ligava para o fornecedor ou a empresa de transporte para saber o status da remessa. A tecnologia rápida e eficiente substituiu completamente o modo lento tradicional; e as remessas agora podem ser rastreadas a cada passo do caminho.

Formulários de Pedidos de Compras eletrônicos padronizados tornaram o processamento rápido, eficiente e mais econômico. As Soluções de Rastreamento Inteligente permitem visibilidade e relatórios completos em tempo real de todo o processo do seu Pedido de Compra:

• submissão de PO
• aprovação em vários estágios
• aviso prévio de envio
• Entrega
• fatura
• fechamento de pagamento

A importância dos pedidos de compra para o seu negócio

No estágio inicial, pode ser mais fácil para você estabelecer um canal de comunicação claro com os fornecedores. No entanto, à medida que o negócio cresce, também aumentam os requisitos em vários níveis e com diferentes equipes de pessoas. Portanto, é aconselhável implementar um sistema de criação de Pedidos de Compra para garantir que os detalhes de um pedido não sejam perdidos, que os pagamentos não sejam perdidos ou duplicados para o mesmo pedido, economize tempo e estabeleça uma trilha de auditoria. Ordens de compra devidamente documentadas fornecem um histórico transparente de quais itens foram comprados por sua empresa, quem os comprou e quando, quem são os fornecedores regulares e quanto capital de investimento está disponível em um determinado momento. Isso, por sua vez, permitirá uma melhor gestão financeira.

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Os benefícios de automatizar seu processo de pedido de compra

Automação de Pedidos de Compra é a racionalização de todo o processo de pedido de compra. A maior vantagem da Automação de Pedidos de Compra está na economia de tempo e esforço. Em grandes organizações, a plataforma de automação permite que os membros da equipe enviem automaticamente solicitações de compra ao chefe da equipe para avaliação e aprovação. O PO seria então criado automaticamente, eliminando a necessidade de papelada, duplicação de entrada de dados em diferentes estágios de aprovação e outros desafios como:

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– falta de eficiência e responsabilidade

– falta de controle do processo

– riscos de privacidade e segurança.

Economize tempo em atividades de baixo valor. Aumente a eficiência geral

Seja qual for o tamanho do seu negócio, os benefícios da Automação de Pedidos de Compra são muitos. Com processamento e aprovação em tempo real, a automação garante que as regras e controles sejam seguidos, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência do processo de sua equipe e reduz em grande medida o erro humano. Além disso, fornece uma trilha de auditoria completa, evitando assim o incômodo de procurar arquivos em papel ausentes. Com um processo simplificado e economia de custo e tempo, vem flexibilidade, controle e visibilidade dos processos. Além disso, uma plataforma de compra automatizada permite conciliação de fatura em um departamento de AP automatizado.