Fatura‌ ‌Aprovação‌ ‌Automação‌ ‌

Introdução

Os departamentos de Contas a Pagar (AP) da maioria das empresas possuem normas internas para gestão de faturas que incluem aprovações. O que são aprovações de faturas? O que é um fluxo de trabalho manual de aprovação de fatura? Por que automatizar o fluxo de trabalho de aprovação de faturas?

Continue lendo para entender o processo de aprovação de faturas.

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A atuação do departamento de Contas a Pagar (AP) em uma empresa, seja ela voltada para produtos ou serviços, é fundamental para a produtividade da empresa e para a manutenção de um bom relacionamento com fornecedores. Um departamento de AP eficiente que fornece suporte financeiro, administrativo e de escritório ao processo de compra de uma empresa deve ter um sistema organizado que integre perfeitamente as várias funções do processo de aquisição ao pagamento que abrange o gerenciamento de pedidos de compra, comunicação do fornecedor, fatura gerenciamento, rastreamento de produtos e pagamento.

Gestão de faturas começa quando uma fatura é recebida por uma empresa e termina com o pagamento da fatura, é uma das funções mais importantes do departamento de AP da empresa. Por mais simplista que possa parecer, o gerenciamento de faturas não é, ou não deveria ser, um processo de duas etapas de 'receber fatura, pagar fatura'. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que fazem muitas compras e acabam com um grande número de faturas. Um bom protocolo de gerenciamento de faturas deve necessariamente envolver a verificação da legitimidade de todas as faturas e aprovações em vários níveis antes que elas possam ser processadas para pagamento.

O fluxo de trabalho de aprovação de fatura

O fluxo de trabalho de aprovação da fatura é uma cascata de etapas no processo de compra ao pagamento que são executadas para garantir que uma fatura recebida pela empresa seja legítima e corresponda ao pedido feito. A aprovação da fatura envolve vários níveis de verificação pelo pessoal responsável por um pedido de compra e/ou fornecedor. Cada empresa pode ter seu próprio fluxo de trabalho de aprovação exclusivo

Um fluxo de trabalho típico de aprovação de fatura compreende as seguintes etapas:

Uma fatura chega a uma empresa. A fatura pode estar na forma de uma cópia impressa, ou um anexo em PDF ou uma forma mais avançada de uma fatura digital, que deve ser arquivada na seção apropriada para processamento.

• Validação da fatura: Depois de arquivada, a fatura é vinculada a quaisquer outros documentos relacionados a essa transação específica, como requisição de compra, ordem de compra, cotação do fornecedor, outra comunicação do fornecedor etc. Isso é comumente chamado de "correspondência tripla" , os três documentos a serem confrontados são Ordem de Compra, Fatura e Recibo de Entrega, mas a correspondência também pode incluir outros documentos. Outros fatores a serem considerados para validação incluem:
  As condições de pagamento são combinadas?
  Os descontos prometidos estão incluídos?
  A fatura foi codificada nas contas de despesas apropriadas?
  Existem problemas de desempenho após o recebimento que justifiquem a retenção do pagamento?
• Exceções de fatura: Uma exceção é levantada quando uma fatura tem informações incompletas ou incorretas. A fatura é reencaminhada para os funcionários apropriados para rastrear e corrigir o erro. Isso é seguido por reemissões de faturas, reverificações e correspondência em caso de correção de erros ou investigação de fraude em caso de exceções não resolvidas.
• Aprovação: Depois de verificada, a fatura é encaminhada para o pessoal em vários níveis, dependendo das políticas da empresa. O número e a natureza das aprovações variam entre empresas, departamentos, tipo de produto e valor da fatura. Por exemplo, o departamento de compras pode ter que aprovar uma fatura para confirmar a precisão do faturamento do fornecedor antes que o pagamento possa ser processado. Algumas empresas exigem valores de fatura superiores a um limite para exigir aprovações adicionais de um gerente ou CFO.
• Pagamento: A fatura entra na fila de pagamento após todas as aprovações terem sido obtidas.

Muitas empresas de pequeno e médio porte continuam a ter fluxos de trabalho manuais de aprovação de faturas. Estes podem envolver ações tão rudimentares como ter um documento de processamento de texto à la SOP, com etapas delineadas e distribuição do documento aos vários participantes do fluxo de trabalho para ser usado como guia. Este é, como se pode imaginar, um processo desorganizado que exige que os participantes continuem consultando o documento seguindo as etapas, o que pode levar a erros.

Em muitas pequenas empresas, não existe nem esse POP e existe apenas um procedimento geral que é passado de boca em boca para os diversos participantes, o que é uma receita para o desastre quando a empresa sofre qualquer tipo de alteração, seja escalar ou mudar sua base de funcionários.

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Problemas com o fluxo de trabalho de aprovação de fatura manual

Alguns dos desafios específicos do fluxo de trabalho de aprovação manual de faturas são:

• Erros: Erros humanos devido a excesso de trabalho ou simplesmente supervisão podem levar a pagamentos duplos, pagamentos insuficientes, pagamentos atrasados ​​ou não pagos, os quais podem custar mais tempo e dinheiro à empresa.
• Faltando documentos: A papelada pode resultar em extravio e perda de documentos importantes, como faturas. Isso pode levar a uma infinidade de problemas em todo o ciclo de contas a pagar, começando com o atrito com o fornecedor até operações atrasadas.
• Desperdício de esforço humano: Processos manuais de aprovação desperdiçam esforço humano que pode ser empregado de forma mais construtiva em atividades mais produtivas.
• Atrasos de tempo: Quando são necessárias várias aprovações para que uma fatura seja aprovada, e quando a empresa lida com várias faturas ao longo de seu dia útil, apenas obter aprovações antes de processar a fatura pode ser demorado. Até 20% das faturas contêm regularmente informações incorretas ou incompletas, e um fluxo de trabalho manual de aprovação de faturas faz com que o departamento de AP gaste 25% de seu tempo resolvendo problemas e rastreando informações ausentes.
• Pagamentos Atrasados: Atrasos na obtenção de aprovações podem, por sua vez, levar a atrasos nos pagamentos, que podem, como mencionado anteriormente, ser onerosos para a empresa. Nos EUA, US$ 3 trilhões foram vinculados a pagamentos atrasados ​​entre pequenas empresas em 2019, o que levou a pausas nas contratações, limites de compra de estoque e redução nas horas dos funcionários para pagar as contas. Atrasos também podem resultar em recebimentos atrasados ​​de itens solicitados, classificação de crédito ruim, relacionamentos ruins com fornecedores e taxas/multas.
• Opacidade do caminho da fatura: É difícil ou mesmo impossível rastrear o status de uma fatura em seu caminho de validação e aprovação, o que dificulta a verificação retroativa e o planejamento prévio.
• Vulnerabilidade à fraude: A fraude na fatura pode ser fraude de terceiros, cobrança indevida de mão de obra, pagamentos duplicados devido a atrasos ou interna. Um processo de aprovação estanque é necessário para evitar fraudes. Isso é especialmente verdadeiro em tempos de crise. Por exemplo, a pandemia de Covid-19 aumentou a incidência de fraude de fatura em 2020. As fraudes de fatura podem se manifestar como volume anormal de fatura, falta de responsabilidade de mercadorias versus fatura, discrepâncias entre PO e fatura e comportamento duvidoso do funcionário. Estes não podem ser detectados manualmente, especialmente quando o volume de negócios é alto.

Automação do fluxo de trabalho de aprovação de faturas

A automação da aprovação de faturas pode ajudar a facilitar o processo e economizar tempo. Algumas das vantagens da automação de aprovação de faturas são:

• Validação mais rápida: Este é talvez o benefício mais importante da automação. A comparação automatizada da fatura com outros documentos relacionados pode eliminar os atrasos associados à correspondência tripla manual, pois todos os documentos relacionados a uma transação são armazenados digitalmente no mesmo local e podem ser facilmente comparados visualmente ou por meio de um software baseado em IA. Os fluxos de trabalho automatizados de aprovação de faturas podem ser integrados a bancos de dados e outros sistemas de contabilidade para correspondência automática sem intervenção humana.
• Aprovações mais rápidas: Notificações e lembretes automatizados podem eliminar atrasos nas aprovações de faturas. A integração de assinaturas eletrônicas e formulários digitais pode permitir aprovações em trânsito de diferentes participantes do processo, para que a ausência física do escritório não atrase o processo de aprovação.
• Poupança de custos: Um relatório de 2018 da Levvel (anteriormente Paystream Advisors) mostrou que descontos perdidos (44%), pagamentos em atraso (39%) e pagamentos duplicados (29%) foram os principais Processamento de faturas preocupações nas empresas, e todas as três podem ser superadas usando a automação.
• Prestação de contas: O rastreamento automatizado de transações em tempo real permite a visibilidade do status da fatura na cadeia de aprovação. A inclusão de contingências e lembretes no fluxo de trabalho pode eliminar bloqueios e permitir transparência para aprovações mais rápidas. A automação do processo de aprovação também cria uma trilha de auditoria que mostra os vários níveis de aprovações que foram concluídos e os níveis que não foram.
• Segurança de documentos: A digitalização de todos os documentos como parte do fluxo de trabalho automatizado de aprovação de fatura pode evitar a perda de documentos comumente associados à movimentação física do documento pela empresa para validação e aprovação. A automação permite a integração do fluxo de trabalho com o sistema de gestão documental da empresa e outras ferramentas de escrituração para atualização automática e arquivamento de registros.
• Conformidade regulatória: O fluxo de trabalho de aprovação de faturas automatizado permite acesso fácil a todos os dados relevantes durante as auditorias, o que facilita a conformidade regulatória.
• Melhor inteligência de negócios: Os fluxos de trabalho automatizados de aprovação de faturas podem permitir fácil acesso e avaliação de dados e gastos de compras, permitindo, assim, melhores mecanismos de relatórios e tomada de decisões.
• Melhor gerenciamento e relacionamento com fornecedores: A organização sistemática dos processos de aprovação de faturas pode ajudar no melhor gerenciamento do fornecedor e evitar atrasos no pagamento pode beneficiar o relacionamento com o fornecedor.
• Eliminação da fraude: A automação do fluxo de trabalho de aprovação de faturas pode eliminar fraudes, permitindo verificações em todo o fluxo de trabalho e aumentando a visibilidade. Irregularidades podem ser sinalizadas automaticamente durante a correspondência tridirecional automatizada e a verificação de assinatura eletrônica pode evitar fraudes internas e externas e perdas associadas.

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Processo de aprovação de fatura totalmente automatizado

• Digitalização da fatura: Faturas em vários formatos devem primeiro ser digitalizadas em um formato padrão. Como cada fatura contém dados importantes que são usados ​​no planejamento de recursos contábeis e na tomada de decisões dentro da empresa, a precisão na extração de dados é essencial. Os dados lidos das faturas geralmente são transferidos para plataformas de ERP, contabilidade ou análise de dados usadas pela empresa para processamento posterior.
• Validação automatizada: A correspondência de três vias automatizada pode capturar dados pertinentes de faturas, pedidos de compra e recebimentos e processá-los automaticamente de uma forma que imita a mente humana. Deles, o processamento habilitado para IA também pode comparar e combinar registros e tomar decisões como aprovar a transação, sinalizar erros ou gerar exceções.
• Tratamento automatizado de exceções: Quando erros são sinalizados ou exceções levantadas, a fatura é imediatamente encaminhada para o pessoal apropriado que pode corrigir os erros. Isso pode reduzir os atrasos associados ao tratamento manual de erros.
• Aprovações automatizadas: Após a correspondência e validação, as faturas são automaticamente transmitidas ao pessoal apropriado para aprovação. A aplicação de assinaturas digitais e aprovações em formato digital pode evitar atrasos.
• Processo de pagamento: Após a aprovação, o sistema automatizado encaminha a fatura para a equipe financeira para processamento do pagamento, após o qual a transação é fechada e os dados arquivados.

As empresas que buscam adotar sistemas automatizados de fluxo de trabalho de aprovação de faturas devem considerar os seguintes fatores ao escolher a ferramenta para isso:

• A infraestrutura e os recursos de TI necessários para dar suporte ao software
• O compromisso financeiro envolvido na instalação e funcionamento do sistema
• Integração com outros sistemas da empresa
• Os níveis de automação e intervenção humana necessários/possíveis dentro do negócio
• Disponibilidade de know-how dentro da empresa e suporte ao cliente do fabricante do software
• Os níveis de segurança de dados necessários
• O nível de acesso – isso decidiria onde os dados seriam armazenados – em uma máquina local, um servidor central ou na nuvem.

Nanonets para aprovação automatizada de faturas

O mecanismo de OCR Nanonets baseado em IA pode ajudá-lo a automatizar o processamento de faturas e torná-lo um processo sem complicações. Ele suporta uma variedade de tipos de arquivo e lida com faturas estruturadas e não estruturadas. A fatura OCR API da Nanonets pode ajudar a minimizar as tarefas manuais de entrada de dados em seu software de contabilidade.

Os dados podem ser carregados, anotados e modelados automaticamente para previsão sem uma única linha de código, sem se preocupar com GPUs ou encontrar as arquiteturas certas para seus modelos de aprendizado profundo. Você também pode adquirir as respostas JSON de cada previsão para integrá-las aos seus próprios sistemas e criar aplicativos baseados em aprendizado de máquina com base em algoritmos de última geração e uma forte infraestrutura para gerenciamento e aprovação de faturas.

A tecnologia Nanonets oferece suporte a integrações com outros sistemas, como integração a um banco de dados Mysql, QuickBooks ou Salesforce, e é independente de plataforma. O Nanonets é preciso e escalável, economiza tempo e dinheiro para o seu departamento AP e sobrecarrega o processo de aprovação de faturas, fortalecendo assim os relacionamentos com fornecedores.

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Conclusão

As vantagens da digitalização dos aspectos financeiros das operações de uma empresa são cada vez mais reconhecidas pelas empresas. Isso exigiu a adoção de automação nas estruturas de fluxo de trabalho. A automação do fluxo de trabalho de aprovação de faturas pode ajudar as empresas a gastar menos tempo em atividades mundanas, como gerenciamento manual de faturas, e, em vez disso, focar em suas principais competências para melhorar os resultados e permanecer competitivas.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/