OCR em Finanças e Contabilidade

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Os documentos financeiros e contábeis desempenham um papel crítico na condução processos de negócios. As empresas lidam e verificam vários dados financeiros ou contabilidade documentos como faturas, recibos ou pedidos de compra como parte de seus fluxos de trabalho diários. E à medida que as empresas crescem, elas precisam lidar e processar muitos desses documentos financeiros.

As organizações tendem a ter equipes de contabilidade dedicadas (ou equipes de AP terceirizadas) para verificar documentos financeiros, inserir os dados no software de contabilidade, verificar os dados em relação à documentação de suporte e, finalmente, processar transações, se necessário.

Por exemplo, uma organização pode precisar verificar a fatura de um fornecedor em relação a um pedido de compra (PO) que fez, antes de aprovar/processar a fatura; isso implicaria um processo de verificação que corresponda a cada item de linha na fatura com uma entrada correspondente no pedido - em outras palavras, um processo de ponta a ponta Processo AP.

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Essas intervenções e verificações elaboradas são exigidas por requisitos regulamentares e éticos. E estes são muitas vezes realizados manualmente porque os vários documentos contábeis e financeiros nem sempre são legíveis por máquina!

Frequentemente compartilhados como digitalizações, PDFs ou papel, esses documentos exigem esforços manuais substanciais para entrar nos fluxos de trabalho digitais que impulsionam as empresas hoje. Essas intervenções manuais do pessoal de finanças e contabilidade tendem a ser demoradas e propensas a erros (em escala), consumindo recursos que poderiam ser melhor utilizados.

E é aí que o OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, pode ajudar! (O que é OCR? E para que serve? Para um explicador detalhado sobre OCR e seus casos de uso, consulte este guia.)

OCR em Finanças e Contabilidade

Finanças OCR ou contabilidade OCR refere-se à aplicação da tecnologia OCR para automatizar a extração de dados financeiros/contábeis de documentos.

OCR pode reconhecer e extrair automaticamente texto, caracteres, campos ou dados de documentos e imagens digitalizados. E como os documentos em questão apresentam principalmente dados estruturados em formatos padrão, as finanças automatizadas de OCR ou a contabilidade de OCR podem reduzir bastante os tempos de processamento de cada documento.

Por exemplo, um software de OCR pode extrair e apresentar campos (ou itens de linha) de interesse de POs, faturas e recibos relacionados para que as equipes de contabilidade possam fazer uma análise rápida e eficiente partida de 3 vias. Ou o software OCR pode converter extratos bancários PDF em Excel ou CSV para facilitar o processamento a jusante.

Isso evita todo o esforço manual que seria necessário para extrair dados relevantes desses documentos financeiros. O software OCR automatizado pode assim conectar com contabilidade ou ERP software para criar um fluxo de trabalho digital.

OCR finanças ou OCR aplicativos de automação contábil permitem que analistas financeiros e contadores se concentrem em tarefas de nível superior, mais técnicas ou especializadas, que agreguem mais valor às suas organizações. O OCR também introduz um maior nível de exatidão e precisão nas tarefas de rotina que, de outra forma, seriam realizadas manualmente.

Benefícios dos aplicativos de finanças OCR e contabilidade OCR

Analistas e contadores estão cada vez mais aproveitando o OCR para mudar seu foco e tempo da entrada de dados para a revisão de dados; isso melhora a eficiência e a produtividade geral dos funcionários. A implementação de soluções de OCR, portanto, traz sua própria parcela de benefícios exclusivos:

• Reduza custos – Reduza os custos operacionais eliminando os processos ineficientes de entrada e verificação manual de dados. Elimine os custos de armazenamento e processamento de documentos relacionados.
• Melhore a velocidade de processamento – OCR automatizado software de automação contábil pode extrair e verificar dados em minutos; uma tarefa que, de outra forma, exigiria muitas horas-homem. O OCR pode ajudar as organizações a reduzir o tempo gasto com papelada manual em mais de 75% ou mais.
• Simplifique o processamento de pagamentos – software de contabilidade OCR e finanças OCR (ou Software de automação de AP) pode ajudar a automatizar ou simplificar contas a pagar (AP), contas a receber (AR) e processamento de cheques entre outros processos internos de pagamento.
• Processe documentos de forma inteligente – o software OCR baseado em IA, como Nanonets, pode classificar tipos de documentos específicos de um grupo misto, independentemente do formato. Mesmo se apresentado com um monte de documentos “desconhecidos”, o software OCR automatizado pode classificar documentos de forma inteligente por tipo (fatura, recibo, fatura etc.) ou fonte (fornecedor, fornecedor, interno etc.) para processamento adicional e extração de dados.
• Melhore a precisão dos dados – o software OCR aproveita os algoritmos de IA e os recursos de ML para oferecer um alto grau de precisão ao extrair dados de documentos. Melhor precisão leva à redução de erros e retrabalho, o que economiza tempo e dinheiro!
• Dimensione facilmente – O software de finanças OCR automatizado pode lidar com volumes muito altos de documentos com bastante facilidade.
• Economize o meio ambiente – As organizações podem reduzir o uso de documentos em papel ou ficar sem papel, pois o OCR pode lidar com formatos de documentos digitais.
• Mantenha os funcionários motivados – Os processos manuais e a papelada podem ser extremamente chatos, especialmente para contadores e analistas financeiros. As organizações que adotam casos de uso de OCR podem direcionar sua força de trabalho para tarefas mais desafiadoras ou envolventes.

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Casos de uso de finanças e contabilidade de OCR

Finanças OCR e contabilidade OCR têm muitos casos de uso interessantes em relação aos fluxos de trabalho de processamento de documentos. Como os documentos contábeis e financeiros lidam principalmente com dados estruturados apresentados em formatos padronizados, o OCR pode lidar com praticamente qualquer documento relacionado a essas disciplinas.

Os casos de uso de OCR mais comuns para documentos financeiros são fatura OCR (também conhecido como digitalização de faturas & processamento automatizado de faturas) E recibo OCR. A extração de campos de dados relevantes de faturas ou recibos pode ajudar as organizações a processar transações mais rapidamente, evitando atrasos e possíveis multas. Aqui está um estudo de caso sobre como a maior empresa de construção de Minnesota melhorou sua produtividade AP com financiamento OCR.

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Os casos de uso bancário incluem o processamento de vários aplicativos (para empréstimos, novas contas ou solicitações de cheques) ou verificações KYC. O software OCR pode digitalizar formulários de inscrição, extrair campos relevantes e preencher o mesmo no software bancário para um processamento mais rápido. OCR do cartão de identificação or identidade OCR atualmente alimenta a maioria dos processos KYC baseados em dispositivos móveis oferecidos pelos bancos modernos. Esses casos de uso de OCR permitem que os bancos acelerem os processos que podem se transformar em possíveis pontos problemáticos do cliente. Aqui está outro estudo de caso sobre como uma plataforma KYC aproveitou o OCR para processar mais de 50,000 carteiras de motorista por mês.

As seguradoras também podem automatizar o processamento de sinistros com a ajuda da tecnologia OCR. Seguro OCR pode agilizar a verificação de sinistros e processamento de reclamações, beneficiando consumidores e seguradoras. Além de processar documentos relacionados a seguros, o OCR também pode ser usado para avaliar danos físicos relacionadas a sinistros de seguros.

OCR também pode ser usado para simplificar os processos relacionados à contabilidade, integrando-se ao software de contabilidade. Aqui está um interessante estudo de caso sobre como uma empresa usou o software OCR para simplificar os processos contábeis relacionados ao QuickBooks.

As empresas também usam OCR contábil para melhorar auditorias e relatórios de despesas. Ferramentas de OCR comparar e combinar várias trilhas de documentos para ajudar os contadores sinalizar cobranças fraudulentas e despesas comerciais. Aqui estão alguns exemplos de possíveis cobranças fraudulentas que as empresas podem encontrar: recibos em branco para transações não comerciais, recibos de despesas duplicados, faturas inflacionadas ou incompatibilidades de valores.

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Nanoredes API OCR e OCR online tem muitos interessantes casos de uso tIsso pode otimizar o desempenho do seu negócio, economizar custos e impulsionar o crescimento. Descubra como os casos de uso dos Nanonets podem ser aplicados ao seu produto.

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OCR de nanoredes

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Nanonets é um software de OCR baseado em IA que é fácil de configurar e usar, oferecendo modelos pré-treinados convenientes para casos de uso de OCR financeiro e contábil popular. Extraia dados financeiros/contábeis em segundos ou treine um modelo de OCR personalizado para atender às suas necessidades específicas de extração de dados.

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As vantagens de usar Nanonets sobre outros analisadores de software OCR (como Power Automatizar) vão muito além de apenas melhores recursos de automação, precisão e IA/ML. Aqui estão alguns dos benefícios exclusivos dos Nanonets:

• Nanonets OCR não é baseado em modelo. Além de oferecer modelos pré-treinados para casos de uso populares, seu algoritmo de processamento de documentos inteligente também pode lidar com tipos de documentos não vistos!
• Alças de nanonets dados não estruturados, restrições de dados comuns, documentos de várias páginas, tabelas e itens de várias linhas com facilidade.
• Nanonets é um sem código plataforma de automação inteligente que pode se treinar continuamente e aprender com conjuntos de dados personalizados. As saídas quase não requerem pós-processamento.
• Cada aspecto de processamento de documentos pode ser personalizado com Nanonets. Desde o reconhecimento de documentos e extração de dados até estilos e formatos de saída!
• Nanonets foi construído para integração sem complicações, mesmo com sistemas legados. Você também pode integrar facilmente Nanonets com a maioria dos CRM, ERP ou RPA .

Documentação de Nanonets

Se você deseja treinar seus próprios modelos de finanças de OCR ou contabilidade de OCR, confira o API de nanonets. No documentação, você encontrará exemplos de código prontos para uso em Shell, Ruby, Golang, Java, C# e Python, bem como especificações detalhadas de API para diferentes endpoints.

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Atualizar Junho 2021: esta postagem foi publicada originalmente em Março 2020 e desde então foi atualizado.

Aqui está um slide resumindo as descobertas deste artigo. Aqui está um versão alternativa deste post.