Contas a pagar sem papel: um guia de implementação

Mudando para sem papel contas a pagar é intimidante. Muitas vezes significa digitalizar anos de dados, treinar sua equipe e mudar seus fluxos de trabalho. No entanto, esta mudança pode render recompensas significativas.

Considere isto: Pesquisa de nível descobriram que 50% das empresas enfrentam atrasos nos pagamentos e descontos perdidos devido a ciclos de aprovação prolongados. Surpreendentemente, 79% das PME e 68% das empresas de médio porte citam a introdução manual de dados e procedimentos ineficientes como o seu principal problema. Para as grandes empresas, o principal problema é que a maioria das faturas chega em papel, sendo que 60% enfrentam esta dificuldade.

Estes números sublinham a necessidade de uma forma mais eficiente e simplificada de lidar com faturas, ordens de compra e pagamentos. A adoção de um processo de contas a pagar sem papel poderia ser a solução? Neste artigo, vamos nos aprofundar no porquê disso. Também orientaremos você na transição para um sistema sem papel e compartilharemos dicas valiosas para uma mudança perfeita.

O que são contas a pagar sem papel?

O termo contas a pagar sem papel refere-se a um processo de contas a pagar totalmente digital, eliminando a necessidade de faturas em papel. Envolve o Departamento AP aproveitando a tecnologia para digitalizar faturas e documentos relacionados, automatizando o processo de aprovação e realizando pagamentos por meios eletrônicos.

Você pode criar uma pilha de tecnologia de ferramentas especializadas ou software abrangente de contas a pagar sem papel para gerenciar todos os aspectos em um só lugar. De qualquer forma, o objetivo é eliminar etapas manuais, reduzir a chance de erros e aumentar a velocidade e a eficiência.

Toda empresa deseja poder pagar seus fornecedores em dia e obter descontos para pagamentos antecipados. Mas a papelada e a burocracia muitas vezes atrapalham. Adicione Excel e e-mail à mistura e é fácil perder faturas, perder pagamentos ou atrasar relatórios.

É aqui que deixar de usar o papel é uma virada de jogo. Ajuda as empresas a gerenciar mais faturas sem adicionar funcionários ou estender o horário de trabalho. A cereja no topo? Um padronizado Fluxo de trabalho de AP que você pode ajustar para obter uma eficiência ainda melhor ao longo do tempo.

Por que você precisa eliminar o papel nas contas a pagar?

O processamento de uma fatura pode custar entre US$ 15 e US$ 40. Mas aqui está o lado bom: um Relatório AIIM revela que faturas automatizadas podem reduzir custos em 29.2%. Digamos que você processe 10,000 faturas mensalmente a US$ 10 cada. Isso representa cerca de US$ 300,000 economizados anualmente.

Agora considere o seguinte: cerca de um terço das empresas pesquisadas conseguiram reduzir ainda mais os custos de processamento de faturas: impressionantes 50%. Isso significa uma economia anual de US$ 600,000. Impressionante, certo? No entanto, os benefícios de eliminar o papel vão além da simples economia de dinheiro.

Mudar para a ausência de papel permite que sua equipe priorize tarefas estratégicas. Minimiza o erro humano e reforça a conformidade. Ele facilita o relacionamento com os fornecedores por meio de pagamentos imediatos. E sem falar no impacto ambiental. Ao eliminar o papel, você pode reduzir significativamente a pegada de carbono da sua empresa.

Como funciona um sistema de contas a pagar sem papel?

Pergunte aos funcionários da AP qual é a tarefa que eles menos gostam e eles provavelmente lhe dirão: entrada manual de dados. Está em toda parte. Desde a inserção de dados de faturas até o rastreamento de pagamentos e reconciliação de contas, a lista continua. Com um sistema de contas a pagar sem papel, grande parte desta luta é eliminada.

Mas isso não é tudo. Vejamos como funciona um sistema de contas a pagar sem papel e como ele pode agilizar diferentes aspectos do seu fluxo de trabalho de AP.

1. Capture informações e digitalize documentos

Você pode receber pedidos de compra, recibos e faturas de vários canais – e-mail, Dropbox, Google Drive, correio ou até mesmo fax. Normalmente, você precisa inserir esses dados manualmente ou digitalizar os documentos em papel em seu sistema. Esse processo é demorado, sujeito a erros e atrasa os pagamentos dos fornecedores.

Sistemas de contas a pagar sem papel, como Nanonets, possuem recursos como AI-OCR (reconhecimento óptico de caracteres), regras predefinidas e fluxos de trabalho automatizados. Você seria capaz de capturar dados de documentos de qualquer canal sem esforço. O sistema verifica, extrai e valida os dados assim que chegam e depois os digitaliza.

Estruturado ou não estruturado, diferentes moedas, regulamentações fiscais e idiomas — não importa. O sistema pode lidar com tudo. Sua equipe não ficará olhando para planilhas do Excel, verificando manualmente os números. Em vez disso, os dados estariam prontamente disponíveis, seriam precisos e facilmente pesquisáveis.

2. Automatize a aprovação e os fluxos de trabalho correspondentes

O próximo passo é aprovar os documentos. Isso geralmente envolve encaminhá-los fisicamente ou por e-mail às partes responsáveis ​​para aprovação em configurações tradicionais. Os funcionários da AP muitas vezes teriam que fazer acompanhamento repetidamente para garantir aprovações oportunas.

Além disso, as faturas devem ser combinadas com os pedidos de compra e recebimentos de mercadorias correspondentes para evitar faturas duplicadas, fraudes e erros. Muitas vezes envolve puxar manualmente cada documento, imprimi-los e compará-los linha por linha. Não é o trabalho mais divertido do mundo e certamente não é o mais eficiente.

Quando você muda para um sistema de contas a pagar sem papel, todo esse processo é automatizado. O sistema encaminha documentos para as pessoas certas com base em regras predefinidas para aprovação. Com Nanonets, você pode configurar lembretes e alertas automáticos para os aprovadores, garantindo que eles aprovem a tempo. As atualizações automatizadas de status facilitam um processo de comunicação mais transparente e eficiente para todas as partes envolvidas no processo de aprovação. Essas atualizações permitem um fácil acompanhamento do progresso e garantem que todos estejam cientes do status atual dos documentos.

O sistema também combina automaticamente as faturas com pedidos de compra e entradas de mercadorias. Em caso de incompatibilidade ou discrepância, gera um alerta, permitindo detectar erros antecipadamente e evitar atrasos ou disputas no pagamento. Essa automação reduz o trabalho manual e diminui significativamente a chance de erros, atividades fraudulentas e possíveis perdas financeiras.

3. Processe pagamentos eletronicamente

O processamento de pagamentos normalmente envolve muitos papéis e papelada. Cheques, ordens de pagamento, saques bancários – você escolhe. Esses métodos tradicionais exigem recursos, aumentam o tempo de processamento e atrasam os pagamentos dos fornecedores.

Seus funcionários de AP precisam registrar manualmente cada pagamento, garantindo que o valor correto seja enviado ao fornecedor certo. Eles teriam que acompanhar esses pagamentos, verificando-os com extratos bancários e resolvendo discrepâncias quando elas surgissem. Finalmente, eles teriam que conciliar meticulosamente esses pagamentos com as faturas originais e o razão geral. Este processo é demorado e sujeito a erros.

Mas com um sistema de contas a pagar sem papel, o fluxo de dados contínuo e os fluxos de trabalho automatizados garantem que esses desafios sejam efetivamente mitigados. Ele pode ser integrado ao seu banco ou processador de pagamentos existente para facilitar pagamentos tranquilos e seguros. Você pode escolher o método de pagamento mais adequado para você – ACH, cartão de crédito, transferência eletrônica ou até mesmo cartões virtuais.

Por exemplo, Nanonets integra-se com Stripe e QuickBooks, facilitando pagamentos simplificados e mantendo seus registros financeiros atualizados. Você pode programar pagamentos de acordo com seu fluxo de caixa e condições do fornecedor.

Os sistemas sem papel também podem registrar automaticamente cada pagamento e sua fatura correspondente e detalhes do fornecedor. Isso significa que não há mais registros manuais e nem mais verificações cruzadas com extratos bancários. As discrepâncias, se houver, são sinalizadas pelo sistema em tempo real, permitindo que sua equipe as resolva de forma rápida e eficiente. O sistema também garante que todos os pagamentos sejam reconciliados com precisão em relação às faturas originais e ao razão geral.

4. Automatize relatórios e trilhas de auditoria

Com sistemas baseados em papel, essas tarefas geralmente exigem mais tempo e esforço. Você teria que vasculhar pilhas de faturas, recibos e outros documentos, inserindo manualmente e fazendo referência cruzada de dados para gerar relatórios. Manter uma trilha de auditoria clara também é um desafio, pois é fácil perder o controle dos documentos em papel.

Com um sistema sem papel, seus dados são armazenados e gerenciados automaticamente em um repositório central. Isso facilita a recuperação de dados e a geração de relatórios. Quer se trate de encerramento de mês, auditoria ou previsão financeira, você pode acessar instantaneamente os dados necessários.

Relatórios automatizados e em tempo real reduzem o tempo gasto na consolidação manual de dados. Ele também fornece informações valiosas sobre suas operações financeiras, ajudando você a identificar tendências, detectar anomalias e tomar decisões baseadas em dados.

Quanto às trilhas de auditoria, o sistema registra todas as atividades, desde o recebimento da fatura até o pagamento, incluindo todas as aprovações e alterações realizadas. Este nível de transparência garante a responsabilização, simplifica a conformidade e facilita a investigação de potenciais problemas ou disputas. Além disso, as integrações com o seu ERP ou software de contabilidade garantem que todos os dados financeiros estejam sincronizados e atualizados, reduzindo o risco de imprecisões e duplicação.

5. Mantenha os fornecedores atualizados e mantenha a transparência

Em configurações tradicionais, o gerenciamento de relacionamento com fornecedores pode ser bastante desafiador. Pagamentos atrasados, faturas perdidas e falhas de comunicação podem prejudicar seu relacionamento com os fornecedores. Além disso, acompanhar os termos e preferências de cada fornecedor pode ser assustador.

No entanto, um sistema de contas a pagar sem papel simplifica esse processo. O processamento e a aprovação de faturas mais rápidos significam que os pagamentos são feitos dentro do prazo, o que aumenta a satisfação do fornecedor. O sistema também armazena todas as informações do seu fornecedor de forma centralizada, facilitando o acesso e o gerenciamento.

Os portais de fornecedores automatizados permitem que os fornecedores enviem suas faturas, rastreiem o status do pagamento e se comuniquem em tempo real, reduzindo a necessidade de troca de e-mails ou ligações. Notificações, alertas e lembretes automáticos são enviados a ambas as partes em caso de atrasos ou discrepâncias, garantindo assim transparência e reduzindo mal-entendidos.

Além disso, o sistema pode acomodar diferentes condições de pagamento, descontos ou outras preferências para cada fornecedor, gerenciando essas variáveis ​​de forma integrada. Isso garante a conformidade com os requisitos do seu fornecedor e permite que você aproveite descontos por pagamento antecipado ou outros incentivos, otimizando seu fluxo de caixa e fortalecendo o relacionamento com seus fornecedores.

No final das contas, a transição para um sistema de contas a pagar sem papel não envolve apenas economia de tempo e custos. Trata-se de transformar seu processo de AP em uma função comercial estratégica que impulsiona eficiência, transparência e controle.

Como você implementa um sistema de contas a pagar sem papel?

Ok, então você está convencido dos benefícios de um sistema de contas a pagar sem papel. Você pode ver como isso pode transformar suas operações financeiras, agilizar processos e aprimorar o controle. Mas como você vai implementá-lo?

Aqui está um guia de implementação passo a passo para fornecer um caminho claro para sua transição:

Etapa 1: Avalie seu processo atual

Identifique as áreas que precisam de melhorias e os desafios que você está enfrentando. Existem atrasos nos pagamentos? Você acha a reconciliação difícil? Existem erros frequentes e onde estes ocorrem com mais frequência?

Fale com sua equipe e reúna a opinião deles. Quais são seus principais pontos problemáticos? Em que eles passam a maior parte do tempo? Que partes do processo eles consideram mais desafiadoras ou frustrantes? Esse feedback pode ajudá-lo a entender o que você precisa de um sistema de contas a pagar sem papel.

Etapa 2: Defina suas necessidades e objetivos

Depois de compreender sua situação e desafios atuais, identifique o que deseja alcançar com seu novo sistema. Quer agilizar o processamento de faturas? Melhorar a precisão? Aumentar a transparência? Reduzir custos?

Estabeleça objetivos claros e mensuráveis. Por exemplo, você pode querer reduzir o tempo de processamento de faturas em 50% ou obter 100% de precisão na reconciliação de pagamentos. Em seguida, identifique seus requisitos funcionais. Você precisa de um fluxo de trabalho de aprovação? Que tal integração com seu ERP ou software de contabilidade existente? Você quer relatórios e análises em tempo real? Um portal de fornecedores?

Considere também as necessidades futuras. À medida que sua empresa cresce, você pode precisar contratar mais fornecedores, lidar com volumes maiores de faturas ou cumprir regulamentações adicionais. Certifique-se de que o sistema escolhido possa ser dimensionado e adaptado a essas mudanças.

Etapa 3: Pesquise e avalie soluções potenciais

Comece a pesquisar sistemas de contas a pagar sem papel disponíveis. Veja descrições de produtos, postagens em blogs, avaliações de clientes, estudos de caso e vídeos de demonstração. Participe de webinars ou demonstrações de produtos, se possível.

Existem vários sistemas de contas a pagar sem papel disponíveis no mercado. Alguns são sistemas autônomos, enquanto outros podem ser integrados ao seu ERP ou software de contabilidade. Considere vários fatores, como recursos do sistema, facilidade de uso, escalabilidade, segurança, suporte ao cliente e custo.

Procure recursos que atendam especificamente às suas necessidades. Por exemplo, escolha um sistema com lembretes automatizados e fluxos de trabalho de aprovação se estiver enfrentando atrasos nos pagamentos. Se erros de entrada de dados forem um problema, opte por um sistema com tecnologia OCR avançada para extração de dados precisa e automatizada.

Etapa 4: Planejar e executar o processo de implementação

A implementação real do sistema de contas a pagar escolhido é uma etapa crítica. Envolve a instalação ou configuração do software, a migração dos dados existentes, a configuração de fluxos de trabalho e o treinamento de sua equipe.

Aqui está uma lista de verificação de itens a serem considerados durante o processo de implementação:

• Migração de dados: Garanta que todos os seus dados existentes sejam transferidos com precisão e segurança para o novo sistema. Isso inclui informações do fornecedor, dados da fatura, histórico de pagamentos e outros dados relevantes.
• Configuração do fluxo de trabalho: Configure o sistema para refletir os fluxos de trabalho e processos de aprovação desejados. Certifique-se de que o sistema esteja configurado para atender às suas necessidades e requisitos específicos.
• Integração: Se o seu novo sistema precisar ser integrado a outro software (como seu ERP ou sistema de contabilidade), certifique-se de que essas integrações sejam configuradas corretamente e testadas exaustivamente.
• Treinamento: Forneça treinamento abrangente à sua equipe para garantir que eles entendam como usar o novo sistema de maneira eficaz. Isso pode incluir sessões individuais, workshops em grupo ou até mesmo tutoriais on-line individualizados.
• Teste: Antes de entrar no ar, teste exaustivamente o sistema para identificar e corrigir possíveis problemas. Isso inclui verificar a precisão da migração de dados, testar fluxos de trabalho, verificar integrações e garantir que o sistema seja fácil de usar e funcional.
• Apoio: Certifique-se de ter um sistema de suporte confiável instalado. Isso pode ser feito pela equipe de suporte ao cliente do fornecedor ou por uma equipe interna de TI. Seria melhor ter alguém que pudesse resolver rapidamente quaisquer problemas durante o período de implementação ou pós-implementação.

Etapa 5: Monitore e otimize o desempenho

Depois que seu sistema de contas a pagar sem papel estiver instalado e funcionando, é essencial monitorar continuamente seu desempenho e identificar áreas para melhoria ou otimização.

Aqui está uma lista de KPIs que você pode querer acompanhar:

Tempo de processamento da fatura: Mede o tempo que leva desde o recebimento de uma fatura até o seu pagamento. Um tempo de processamento mais curto pode indicar um processo mais eficiente.

Custo por fatura: Isso calcula o custo total de processamento de uma fatura. Custos mais baixos indicam um sistema mais eficiente e econômico.

Taxa de precisão da fatura: Este KPI mede a percentagem de faturas processadas sem erros. Taxas de precisão mais altas significam uma redução em erros dispendiosos.

Taxa de exceção de fatura: Rastreia a porcentagem de faturas que requerem intervenção manual devido a discrepâncias ou erros. Uma taxa de exceção mais baixa pode denotar um processo mais simplificado e automatizado.

Tempo do ciclo de aprovação: Mede o tempo decorrido desde o recebimento de uma fatura até sua aprovação. Reduzir esse tempo pode acelerar todo o processo de contas a pagar.

Além disso, conduza revisões regulares do sistema e seu impacto em seus negócios. Descubra se sua equipe está atingindo seus objetivos? Há algum problema ou obstáculo? É necessário treinamento adicional para sua equipe? O sistema ajudou a melhorar o relacionamento com os fornecedores devido aos pagamentos pontuais e à melhor comunicação?

Melhores práticas do sistema de contas a pagar sem papel

Eliminar o papel requer disciplina e consistência para torná-lo verdadeiramente eficaz. Talvez você já tenha práticas padrão estabelecidas para lidar com contas a pagar em papel – encaminhando faturas acima de um determinado limite para aprovação gerencial, todas as faturas armazenadas em um arquivo específico, etc.

Da mesma forma, ao fazer a transição para um sistema sem papel, você deve estabelecer certas práticas recomendadas para maximizar seu novo sistema digital.

1. Automatize a importação de dados

Seria um problema se sua equipe carregasse manualmente todas as faturas em seu sistema sem papel. Atualizar constantemente sua caixa de entrada de e-mail e verificar anexos dificilmente é eficiente.

Em vez disso, ter um recurso de importação automática de dados economizará seu tempo e reduzirá as chances de erro. Também garantirá um fluxo tranquilo de faturas no sistema, sem gargalos ou atrasos.

Nanonets oferece várias opções de importação automática, incluindo e-mail, integração de API, OneDrive, Google Drive, Dropbox e Zapier. Não importa a origem de suas faturas, você pode importá-las facilmente para o sistema automaticamente.

2. Empregue captura e extração inteligente de dados

Você poderá receber faturas em vários formatos, estilos, moedas e idiomas à medida que sua empresa crescer. Você não pode confiar no simples OCR e na entrada manual de dados para lidar com as complexidades.

O departamento de AP precisa de um sistema inteligente de captura e extração de dados para compreender as complexidades e se adaptar adequadamente. Desta forma, você pode processar diversas faturas com rapidez e precisão.

Nanonets combina IA e o melhor OCR da categoria para extrair as informações necessárias das faturas com precisão, independentemente do formato ou idioma. Dados estruturados, semiestruturados ou não estruturados – Nanonets podem lidar com tudo. Isso garante que você possa trabalhar com diversos fornecedores sem lacunas ou imprecisões de dados.

3. Implemente fluxos de trabalho de aprovação automatizados

Pedidos de compra, faturas e outros documentos financeiros geralmente precisam de diversas aprovações antes do processamento. Os fluxos de trabalho de aprovação manual podem ser lentos, opacos, vulneráveis ​​a fraudes e podem levar à perda de prazos de pagamento.

Automatizar seus fluxos de trabalho de aprovação pode agilizar esse processo e aumentar a transparência. Você pode configurar sequências de aprovação personalizadas com base no valor da fatura, departamento, projeto ou qualquer outro critério.

Com Nanonets, você pode personalizar seu fluxo de trabalho de aprovação com base nas necessidades de seu negócio. Você pode configurar regras para roteamento automático e hierarquias de aprovação para garantir que as faturas certas cheguem aos aprovadores certos no momento certo. Com atualizações de status em tempo real, alertas automatizados e lembretes, você pode acompanhar claramente o andamento de cada fatura, manter a transparência e evitar atrasos ou pagamentos perdidos.

4. Configure integrações para eliminar silos de dados

Imagine passar horas transferindo manualmente dados do seu sistema AP para o seu sistema de pagamento, sistema de contabilidade ou ERP. Não é apenas demorado, mas também sujeito a erros. E se um zero adicional for adicionado ao valor da fatura ou se um ponto decimal for perdido?

A integração entre vários sistemas é vital para garantir uma transferência de dados perfeita e evitar erros. Isso não apenas ajuda a economizar tempo, mas com a correspondência e reconciliação automatizada de três vias, também aumenta a precisão e a confiabilidade dos dados.

Nanonets foi desenvolvido para funcionar bem com outros sistemas. Ele suporta integração com sistemas populares de contabilidade, ERP e pagamento, incluindo QuickBooks, SAP, Oracle, etc. Os dados de Nanonets podem ser facilmente sincronizados com esses sistemas em tempo real, eliminando silos de dados e garantindo uma transferência de dados tranquila e sem erros. Dessa forma, você pode se concentrar mais na estratégia e menos na entrada manual de dados.

5. Audite e otimize regularmente seu sistema

Para garantir que seu sistema sem papel esteja funcionando perfeitamente, é necessário auditar e revisar regularmente o desempenho do sistema. Ajudaria se você rastreasse as principais métricas, como precisão, tempo de processamento e taxas de erro, e também prestasse atenção ao feedback do usuário.

Auditorias regulares não apenas ajudarão você a identificar problemas e gargalos, mas também a descobrir oportunidades de melhoria. A otimização do seu sistema com base nesses insights garantirá que ele continue atendendo às suas necessidades à medida que seu negócio evolui e cresce.

Nanonets fornece recursos robustos de análise e relatórios em tempo real para monitorar seus processos de AP. Com insights acionáveis, você pode melhorar continuamente o desempenho do seu sistema, reduzindo erros, melhorando a velocidade e aumentando a eficiência geral.

5. Priorize segurança e conformidade

Manter a segurança dos seus dados financeiros é um requisito inegociável. Da mesma forma, garantir o cumprimento de diversas leis e regulamentos é crucial para evitar penalidades e questões jurídicas.

Seu sistema AP sem papel deve ter medidas robustas de segurança de dados, como criptografia, armazenamento seguro de dados e autenticação de usuário. Deve também ser suficientemente flexível para acomodar alterações nos requisitos regulamentares.

Nanonets oferece segurança de alto nível para manter seus dados confidenciais protegidos. Está em conformidade com os padrões globais de privacidade, incluindo GDPR e CCPA. Ele usa medidas de segurança avançadas, como criptografia de dados e armazenamento seguro em nuvem. As trilhas de auditoria da Nanonets também mantêm um registro claro de cada ação, ajudando você a garantir a responsabilidade e a conformidade regulatória.

Considerações finais

A transição para um processo de AP sem papel não é uma tarefa fácil. Envolve planejamento, estratégia e implementação cuidadosos. No entanto, os benefícios superam os desafios com as ferramentas certas e uma estratégia eficaz. Desde maior eficiência e transparência até economia de custos e maior segurança, as vantagens de um sistema de AP sem papel são indiscutíveis.

Ao aproveitar o poder das Nanonets, as empresas podem simplificar os seus processos de AP, atingir os seus objetivos operacionais e preparar-se para o crescimento futuro. Reduz o trabalho manual e os erros associados, acelera o processo de aprovação de faturas, melhora a precisão dos dados e facilita integrações perfeitas de sistemas. Com seu forte foco em segurança e conformidade, a Nanonets oferece uma solução confiável para as empresas fazerem a transição com segurança para um ambiente sem papel.

O caminho para a AP sem papel pode ser complexo, mas com Nanonets vale a pena embarcar. As oportunidades que temos pela frente — maior eficiência, redução de custos, transparência e segurança de dados — tornam esta jornada essencial para as empresas que pretendem permanecer competitivas num mundo digital em primeiro lugar.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/