A tecnologia empresarial de última geração é uma verdadeira sopa de letrinhas – RPA, BPM, BPA, AI, ML, CLI, ERP, FTE, OCR, POC, ROC, RBAC e a lista continua. Neste artigo falaremos sobre RPA – Robotic Process Automation e BPM – Business Process Management, o que são, como estão relacionados e como, em sinergia, podem impulsionar o crescimento dos negócios e aumentar a competitividade no ambiente de negócios.
A conexão entre BPM e RPA
Para entender a sobreposição no diagrama de Venn de BPM e RPA, é preciso saber o que é cada um deles.
O que é gerenciamento de processos de negócios (BPM)?
De acordo com o Gartner, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é o uso de vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios.
A necessidade de integrar os elementos de qualquer negócio – pessoas, informações e ferramentas para gerir o negócio – é tão antiga como a própria empresa humana. Diz-se que o BPM evoluiu a partir do When Business Process Reengineering (BPR), que foi projetado na última década do século passado para permitir que as empresas melhorem seu fluxo de trabalho em direção a vários resultados, como melhor atendimento ao cliente, economia de custos operacionais e permanência competitiva.
Em essência, BPM é uma ideia de gestão que induz as organizações a prestarem atenção explícita aos seus processos de negócio em toda a sua gama de operações. Abrange uma compreensão completa das etapas que fazem parte de um processo de negócios, das pessoas envolvidas nessas etapas, das informações que estão sendo processadas durante essas etapas e das tecnologias que são invocadas durante a execução das diversas etapas.
Tradicionalmente, o BPM envolvia a elaboração manual de diagramas de processos pela observância manual da função de negócio. Posteriormente, esses diagramas foram capturados manualmente usando ferramentas de diagramação visual como o Microsoft Visio. Nos últimos tempos, ferramentas melhores foram desenvolvidas e são usadas para capturar processos automaticamente, destacar oportunidades de melhoria e implementar novos fluxos de trabalho.
A implementação do BMP pode abranger análises profundas das operações, mapeamento de processos de negócios e incorporação de um conjunto abrangente de ferramentas e capacidades para viabilizá-lo. Os processos que constituem um negócio podem ser estruturados e repetíveis, ou não estruturados e variáveis, e um bom BPM captura todos os processos e os integra perfeitamente em uma estrutura maior. Nos últimos tempos, as tecnologias são frequentemente utilizadas com BPM para orquestrar e monitorar o fluxo automatizado de processos em todo o domínio da competência empresarial. A tecnologia moderna usada em sistemas PM inclui análises sofisticadas que utilizam regras de negócios para avaliar vários eventos e selecionar padrões ou relacionamentos para otimização adicional.
BPM é uma estratégia funcional e não um caminho para a transformação digital em si. Embora a gestão do processo de negócio otimize as funções do negócio, desde que dependa de sistemas legados para tarefas individuais, como entrada de dados, integração, manutenção de registros, agregação de relatórios, processamento de pedidos, etc., ela não pode entregar os resultados prometidos. na sua totalidade. É aqui que entra o RPA.
O que é automação robótica de processos (RPA)?
Um processo de negócios compreende tarefas menores, muitas das quais são repetitivas e baseadas em regras. Robotic Process Automation são softwares programáveis, ou bots, que automatizam tarefas manuais, repetitivas e baseadas em regras.
As tarefas típicas que podem ser automatizadas usando bots incluem login em aplicativos, leitura de faturas, extração de dados de documentos e correspondência/validação de itens em um sistema. A RPA melhora a velocidade e a eficiência dessas tarefas rotineiras, reduz custos e permite que os humanos se envolvam em tarefas mais estratégicas. Algumas tarefas que podem ser automatizadas por bots e outros softwares RPA são:
- Transferência de informações de um chatbot de atendimento ao cliente para um repositório adequado
- Escrituração de transações
- Extração de linha de faturas, recibos, etc.
- Extraia dados de perfis de mídia social disponíveis publicamente em um repositório usado pelas equipes de marketing
- Mineração de dados de bancos de dados de terceiros para serem incorporados em um fluxo de trabalho
As ferramentas RPA usadas hoje no contexto de negócios são de dois tipos:
- O System Centric RPA funciona principalmente em sistemas de negócios existentes, como ERP, com envolvimento humano mínimo. Esses sistemas são caracterizados por extensas integrações e acesso API. Um exemplo de processo centrado na integração é o banco online, que pode envolver diferentes tipos de ferramentas e bots de RPA.
- O RPA centrado no ser humano ocorre quando o ser humano é apoiado por ferramentas de automação RPA, enquanto os processos primários são executados por humanos e a automação é usada para facilitar algumas das tarefas rotineiras mundanas. Atendimento ao cliente, tratamento de reclamações, integração de funcionários e arquivamento de relatórios são algumas tarefas que se beneficiam do RPA centrado no ser humano.
O RoI (Return on Investment) de BPM e RPA
Dados, complexidade e escala são os fatores decisivos que decidem o ROI de qualquer tecnologia. Vamos ver como o BPM e o RPA se comparam no RoI em relação a esses fatores.
Data
A integração de dados em um processo de BPM pode ser complexa porque as empresas, especialmente as grandes que possuem múltiplas competências essenciais, possuem vários silos de dados e protocolos complicados para racionalizá-los. Essa integração de dados pode ser ainda mais complicada por fusões e aquisições. A automação robótica, por outro lado, geralmente não lida com toda a empresa (exceto se for uma pequena empresa) e, portanto, não precisa lidar com esquemas de dados. Ele apenas usa os resultados atuais da mesma forma que os sistemas de negócios legados usam.
Complexidade
Os sistemas BPM podem lidar com regras e lógicas de negócios complexas, mas requerem amplo treinamento e conhecimento para uma implementação perfeita. Dito isso, muitos dos sistemas BPM modernos são intuitivos de usar e aproveitam recursos como operações WYSIWYG, recursos de arrastar e soltar e assistentes de automação que podem facilitar a implementação. Nesses casos, BPM e RPA são comparáveis em RoI.
Escala
A implementação de BPM, especialmente com ferramentas de automação interligadas, ala hiperautomação, está associada a uma pegada de automação em grande escala. Esta escala pode ser relacionada ao RoI apenas no que diz respeito ao tamanho e ao volume de negócios do negócio. Os BPA, por outro lado, são menos complicados, mas seu RoI depende novamente da quantidade e da qualidade das tarefas manuais repetitivas que podem ser automatizadas. Isto é, portanto, um pouco confuso para comparação
Os ROIs de BPM e RPA não podem ser comparados através da fórmula simples de (benefício/custo)*100 pelos seguintes motivos
- BPM é uma estratégia para toda a empresa, enquanto RPA é uma ferramenta de automação de tarefas. A fórmula acima se ajusta ao RPA porque pressupõe funções definíveis, custos claros e benefícios financeiros mensuráveis. BPM, por outro lado, é o uso de estratégias e tecnologia de forma transformadora em todo o portfólio de negócios. Avaliar seus benefícios em toda a empresa e não nos pontos de contato funcionais é complicado, e essa solução simples não funcionará.
- Os benefícios dessa fórmula nem sempre precisam ser fiscais. O BPM pode oferecer benefícios que não podem ser capturados no balanço patrimonial. Alguns benefícios intangíveis que não podem ser utilizados na fórmula acima incluem precisão, flexibilidade, conformidade, moral dos funcionários e economia de energia.
- Período de tempo: o RPA pode começar a mostrar benefícios em um período de tempo mais curto do que o BPM. Portanto, não é justo comparar RPA e BPM em termos de RoI. No entanto, ambas as abordagens têm os seus benefícios e, quando implementadas em conjunto, podem certamente proporcionar ROIs tanto nos aspectos convencionais como nos não convencionais.
Semelhanças: RPA vs BPM
O RPA aprimora o BPM ou o BPM incorpora o RPA em seu funcionamento? Este é talvez o equivalente moderno do antigo enigma do ovo e da galinha.
No palavras de Jeffrey Brown, diretor sênior de automação digital da consultoria de gerenciamento global SSA & Company "Algum tipo de BPM é um pré-requisito para qualquer implantação de RPA, pois não é possível automatizar com sucesso o que não se entende." Então, talvez o BPM possa ser considerado a tela na qual o RPA é pintado.
Mas não é tão simplista assim. BPM e RPA são frequentemente considerados técnicas complementares. O primeiro pode ser considerado o cérebro, enquanto o último é a força muscular da operação comercial. Foi relatado que o software RPA impulsiona todos os aspectos dos processos e fluxos de trabalho de negócios e pode fazer parte do gerenciamento de processos de negócios. Quando a maioria das tarefas de um negócio são suportadas por ferramentas de automação como RPA, que são orquestradas e otimizadas para se adequar a todo o processo de negócio, o gerenciamento pode ser considerado hiperautomatizado.
Para sinergizar BPM e RPA, é importante compreender suas diferenças.
A sinergia entre BMP e RPA aproveita os pontos fortes de cada um para aumentar a eficácia do processo de negócios.
RPA para liberar humanos para operações de BPM mais elevadas:
Com a RPA assumindo processos repetitivos mundanos, como a extração de dados, os funcionários podem usar seu tempo, recursos e capacidade mental em estratégia, inovação e tecnologia que fazem parte do sistema BPM mais amplo. Isso pode melhorar os resultados do processo, reduzir os tempos de ciclo e maximizar a eficiência.
RPA como interface
Um processo de negócios pode ter vários aplicativos legados que devem ser colocados sob um guarda-chuva comum de BPM. O RPA pode atuar como uma API para aplicativos legados e ajudar na integração de vários aplicativos separados em uma plataforma comum.
BPM para lidar com exceções
Embora a extração de dados possa ser automatizada com sistemas RPA, o tratamento de exceções requer uma abordagem mais estratégica. O tratamento de um caminho de exceção que envolve a integração perfeita de um ser humano para revisão e resolução requer sistemas de BPM eficazes.
O humano no circuito do BPM
Nem todos os aspectos de um negócio podem ser totalmente automatizados e há alguns que se beneficiariam com o envolvimento humano. As aprovações e a tomada de decisões são essas áreas e, sem um ser humano no circuito, os processos podem ficar repletos de inconsistências, obstruções e os inevitáveis erros humanos e supervisão. Com um BPM HITL, os processos gerais associados a ações como aprovações e tomadas de decisão podem ter uma combinação criteriosa de análises automatizadas e participação humana.
O RPA é o futuro do BPM?
O RPA certamente será uma parte importante do BPM no futuro. De acordo com Inteligência Mordor, a integração de ferramentas de automação como RPA e IoT com BPM impulsionará o mercado de gerenciamento de processos de negócios (BPM) de US$ 3.38 bilhões em 2019 para US$ 4.78 bilhões até 2025. As demandas por maior produtividade, melhor gestão de riscos e melhor o controle de custos exigiu uma maior implementação de RPA no ecossistema BPM.
Integrar aplicativos RPA em processos empresariais mais amplos que envolvem elementos humanos e de IA pode economizar um tempo considerável para as empresas e gerar um ROI rápido. No entanto, a orquestração é essencial para que os benefícios do RPA sejam colhidos. Os recursos de orquestração de automação inteligente baseados em BPM podem permitir a capitalização total dos recursos de RPAs para benefícios em toda a empresa.
No panorama geral, tanto o RPA quanto o BPM se tornariam essenciais para o sucesso dos negócios. Os BPMs exigem uma reformulação dos fluxos de trabalho desde o início, o que é complicado. No entanto, automatizar processos ineficientes com RPA e finalmente integrá-los ao fluxo de trabalho mais amplo pode ajudar no processo de redesenho. É importante saber quando e como cada abordagem deve ser implementada para maximizar o RoI e a competitividade da empresa no cenário empresarial.
Desafios para implementação conjunta de ferramentas RPA e BPM
O principal desafio para a implementação do BPM é a demora em ver os resultados. É preciso lembrar que o BPM é uma plataforma pesada que deve ser integrada aos demais sistemas, e essa complexidade pode resultar em atrasos na obtenção de resultados tangíveis. A ausência de retorno imediato, contudo, não significa que não esteja funcionando. No entanto, para acelerar o retorno, os RPAs podem ser incluídos na estrutura de BPM para que algumas das tarefas demoradas possam ser aceleradas, o que por sua vez pode acelerar a eficácia do sistema de BPM.
Outro desafio na integração do RPA na estrutura de BPM é a escassez de competências. Vale a pena ter um especialista em tecnologia ou até mesmo uma equipe antes de embarcar na jornada da automação.
Outro impedimento para a integração RPA-BPM é a ausência de conscientização e conhecimento entre as partes interessadas. A mudança sempre gera resistência. A mudança em direção à automação pode gerar medo de obsolescência entre os funcionários. Uma boa estratégia para envolver os funcionários na transição ajudaria muito na implementação de estratégias de RPA-BPM no processo de negócios.
Algumas ferramentas de RPA e BPM
Com a integração da tecnologia de IA e ML em diversas ferramentas de automação, as soluções RPA possuem capacidades que vão muito além da simples replicação de ações humanas repetitivas. As soluções modernas de RPA com funcionalidades de IA/ML executam ações cognitivas em vez de repetições metódicas baseadas em regras e podem lidar com exceções. Como foi visto, o tratamento de exceções e as abordagens cognitivas são o domínio do BPM, e pode parecer que a fronteira entre as plataformas RPA e BPM está diminuindo progressivamente.
No entanto, existem exemplos específicos de ferramentas RPA e BPM disponíveis hoje no mercado. Alguns dos líderes em ferramentas RPA são
- UiPath: Embora o UiPath seja uma ferramenta predominantemente RPA, ele também possui recursos aprimorados que o tornam propício à integração de BPM.
- Blue Prism: Blue Prism é uma ferramenta RPA que possui funções cognitivas relacionadas à IA. É uma plataforma sem código.
- Power Automate: O Power Automate da Microsoft cria fluxos de trabalho entre aplicativos para sincronizar arquivos, receber notificações e coletar dados. Também orientada por IA, esta solução baseada em nuvem usa gatilhos e ações para criar reações em cadeia dentro de um fluxo de trabalho para que tarefas repetitivas, manuais e demoradas sejam automatizadas.
- Nanonets é um software de OCR que pode fazer parte da sequência RPA porque aproveita os recursos de IA e ML para extrair automaticamente dados não estruturados/estruturados de documentos PDF, imagens e arquivos digitalizados. Uma sequência típica envolvendo Nanonets no protocolo RPA é mostrada abaixo.
Algumas plataformas BPM populares são:
- Pega: Pega é um conjunto de aplicativos que se concentra no envolvimento do cliente e na automação de processos digitais. Ele vincula sistemas voltados ao cliente com automação de processos de back-end e possui um componente RPA.
- Odoo: Odoo agiliza uma série de funções de negócios, incluindo inteligência de negócios e relatórios, gerenciamento de ativos e marketing.
- Bonita: Bonita fornece automação de fluxo de trabalho em diferentes departamentos de uma empresa e possui recursos de análise e previsão baseados em IA.
- Case.one: Case.one também agiliza a automação de processos por meio de chatbots, relatórios e notificações.
Áreas para sinergia RPA-BPM
- Saúde: Não há outro campo em que a sinergia RPA-BPM possa literalmente salvar vidas, como o setor da saúde. O RPA pode ser aplicado à maioria dos processos na área da saúde, incluindo registro de pacientes, processamento de dados de pacientes, relatórios médicos, processamento de contas médicas, automação de dados de seguros e armazenamento de registros de pacientes. Com a grande quantidade de dados e informações gerados e recolhidos no sector da saúde, a tarefa de categorizar, compilar e documentar pode tornar-se difícil, especialmente porque os requisitos regulamentares e legislativos devem ser cumpridos meticulosamente. Os sistemas BPM podem facilitar o gerenciamento de todas essas informações e atividades, garantindo assim conformidade e confiabilidade e reduzindo riscos.
- Atendimento ao cliente: O atendimento ao cliente, assim como a saúde, requer informações de vários domínios e deve processá-las de diversas maneiras. O RPA pode ser usado para coletar dados e informações de várias fontes, e os bots podem ser usados para fornecer suporte de interação de primeiro nível no atendimento ao cliente. Porém, todas as informações e interações entre a plataforma RPA e o cliente devem ser analisadas para posterior utilização em marketing e vendas. Os sistemas BPM podem processar as informações fornecidas pelos sistemas RPA para permitir um melhor direcionamento do marketing e fornecer um melhor atendimento ao cliente.
- Sector público: Tal como todas as grandes empresas, os governos também lidam com tarefas repetitivas e intensivas em mão-de-obra, tais como processamento de documentos, disseminação de informação, gestão de dados e conformidade de segurança, que são os seus alicerces. Os governos estão a reconhecer os benefícios oferecidos pela RPA no seu funcionamento e estão a adotar cada vez mais diversas ferramentas de RPA para as suas atividades. A integração de RPAs com um BPM mais amplo no sector público P permite o alinhamento da política e da estratégia com a sua execução operacional, melhor responsabilização, respostas mais rápidas a mudanças políticas e eventos não planeados, e transparência para o público.
- Sector financeiro: O sector dos serviços beneficiaria das implementações de RPA nas suas funções principais em finanças para aumentar a produtividade, reduzir custos e agilizar a conformidade. A RPA pode vincular dados transacionais de diversas fontes, em finanças, e já é usada no processamento de faturas, contas a pagar, processamento de sinistros, entrada de folha de pagamento, atualização de informações pessoais, contas de viagens e despesas e muito mais. Para começar, a integração da RPA numa estrutura de BPM no setor financeiro pode ajudar as empresas a gerir e organizar contas de forma mais eficiente. Gartner relatórios que a integração de soluções de BPM com o fluxo de trabalho financeiro pode aumentar o ROI anual em 40 a 60 por cento e ajudar a minimizar erros. Os BPMs também permitiriam que as equipes financeiras trabalhassem mais estreitamente com outros departamentos e clientes em aspectos como gestão de contratos, tratamento de contas e reparação de reclamações. As ferramentas de BPM também melhoram a precisão dos dados financeiros, permitindo assim a prontidão para auditoria em todos os momentos.
- Equipes de Recursos Humanos: Os recursos humanos lidam com tarefas administrativas e operacionais diárias que podem facilmente aproveitar as vantagens do RPA. Ao permitir que os bots façam o trabalho não baseado em decisões, o departamento de recursos humanos pode liberar tempo para ser usado em atividades mais frutíferas. A sinergia entre RPA e BPM nos departamentos de RH pode reduzir os requisitos de recursos e economizar tempo e dinheiro, simplificando atividades como processos de integração, gestão de benefícios, monitoramento de quadro de horários, treinamento, mudanças de políticas, revisões salariais e análises de desempenho.
Respostas para algumas perguntas frequentes
Algumas perguntas comuns postadas em sites de busca por pessoas que tentam entender BPM, RPA e suas interconexões são fornecidas abaixo.
Com base na extensa discussão nas seções anteriores, responderemos a essas perguntas.
Qual é a diferença entre RPA e BPM?
BPM é uma estratégia de gestão que pode ou não envolver ferramentas de automação. É o esqueleto de um fluxo processual em uma empresa.
RPA é uma ferramenta de software ou um “bot”, como é comumente chamado, que executa tarefas baseadas em regras da mesma forma que um ser humano faz.
A RPA pode, e está se tornando cada vez mais, uma das muitas engrenagens da estratégia de gestão mais ampla do BPM.
RPA é uma ferramenta de BPM?
RPA é uma ferramenta de automação, sem dúvida, e pode fazer parte do sistema BPM. Não é, no entanto, uma ferramenta de BPM per se, e pode operar de forma independente.
Qual é a diferença entre RPA e fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho é simplesmente uma representação do fluxo de trabalho conforme acontece em um processo de negócios. Alguns fluxos de trabalho comuns em uma empresa são processamento de faturas, gerenciamento de relacionamento com clientes e planejamento de recursos empresariais (ERP). A automação de fluxo de trabalho automatiza tarefas específicas dentro de um processo de negócios ou fluxo de trabalho. A RPA automatiza fluxos de trabalho inteiros do início ao fim por meio de regras.
Qual é a diferença entre Automação Robótica de Processos e Gerenciamento de Processos de Negócios?
Veja a resposta à primeira pergunta.
O RPA é um fluxo de trabalho?
Não, RPA não é um fluxo de trabalho. É uma ferramenta de automação que automatiza fluxos de trabalho do início ao fim por meio de regras.
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho automatiza tarefas específicas dentro de um processo de negócios ou fluxo de trabalho.
Tirar
A incorporação de ferramentas RPA em um sistema BPM pode melhorar a eficiência operacional e reduzir os custos das operações comerciais. As soluções de RPA e BPM implementadas em conjunto permitiriam uma plataforma poderosa que pode apoiar a transformação digital da empresa como um todo.
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