Pedido de vendas x fatura: principais diferenças, funções e tipos

Acompanhar uma venda do início ao fim ajuda as empresas a manter os níveis corretos de estoque, implementar as melhores táticas de fluxo de caixa e garantir que os clientes recebam os produtos certos. Como a maioria das empresas monitora várias vendas ao mesmo tempo, é crucial manter um registro preciso de cada etapa do processo.

Independentemente do tipo de negócio, setor operacional ou mesmo região, as empresas dependem de pedidos de vendas e faturas para garantir que cada venda seja executada corretamente, que o pagamento seja recebido e que haja um registro em papel. No entanto, pedidos de vendas e faturas não são a mesma coisa; na verdade, eles são usados ​​para propósitos totalmente diferentes. Ambos são igualmente importantes, mas compreender a diferença entre um pedido de venda e uma fatura ajudará a garantir que sua empresa se beneficie de ambos. 

Em um nível superior, um pedido de venda vem em primeiro lugar. É o documento criado quando um cliente expressa o desejo de comprar algo e trabalha com sua equipe de vendas para chegar a um acordo sobre um prazo de entrega dos bens ou serviços incluídos no pedido de venda. Assim que o pedido for enviado, sua equipe de contas a receber enviará ao cliente uma fatura para cobrar os fundos devidos pelo pedido.

Não importa a aparência do seu processo de vendas, é provável que ele comece com um pedido de venda e termine com um fatura pagamento.

O que é um pedido de venda?

Se você for um fornecedor ou vendedor, sua equipe criará um pedido de venda assim que o cliente manifestar interesse em fazer uma compra. Normalmente, um cliente expressa interesse por meio de um ordem de compra. O pedido de venda confirma o recebimento do pedido, finaliza os detalhes e serve como documento de origem para equipes internas de vendas e sistemas de rastreamento de vendas na conclusão de cada venda.

Um pedido de venda requer informações detalhadas, portanto, se você ainda não tiver todas as informações necessárias do cliente, sua equipe poderá precisar de informações do cliente que fez o pedido para preencher o pedido de venda. As informações incluídas em um pedido de venda são: 

• O nome da sua empresa
• Informações de contato da sua empresa
• Informações do cliente (nome, informações de cobrança, endereço)
• Descrição do produto ou serviço que está sendo vendido
• Quantidade de bens ou serviços incluídos na venda
• Preço de bens ou serviços
• Custo de entrega, frete e impostos
• Custo total do pedido

Existem vários tipos de pedidos de vendas que sua empresa pode usar. Dependendo da situação ou do cenário de vendas, muitas empresas usam todos os quatro itens a seguir regularmente:

Ordem de venda à vista

Quando um cliente faz um pedido, retira o produto e paga em dinheiro, um pedido de venda à vista é usado. Como o cliente paga em dinheiro, não há contas a receber entrada associada à transação. A compra do cliente impacta diretamente nas suas contas à vista e a entrega é feita imediatamente.

Pedido de venda urgente

Se um cliente solicitar um cronograma de entrega anormalmente rápido, um pedido de venda urgente será usado internamente. Sua equipe de vendas pode sinalizar esses tipos de pedidos de vendas como de alta prioridade para garantir que sejam concluídos a tempo. O cliente pode retirar a mercadoria ou pagar a mais para que seja entregue rapidamente, dependendo das circunstâncias. Após a entrega do produto, sua equipe de AR enviará uma fatura ao cliente para cobrar o pagamento.

Acordo de agendamento

Numa situação em que um cliente solicita uma quantidade específica de produtos entregues em várias datas, um acordo de agendamento pode ser uma ótima ferramenta para manter cada entrega separada em ordem. Se um cliente quiser 10 widgets em uma semana, 5 em duas semanas e 7 em três semanas, todas essas transações poderão ser realizadas em um acordo de agendamento que será atualizado após a entrega. 

Pedido de vendas de terceiros

Em alguns casos, especialmente para pequenas empresas, um pedido de venda de terceiros é usado quando sua empresa não entrega os bens ou serviços diretamente aos clientes. Em vez disso, você os envia para terceiros fornecedor que então completa a etapa final de entrega ao cliente.

O que é uma fatura?

Quando os vendedores completam um pedido de venda e entregam o produto acordado, eles gerarão um fatura e enviá-lo ao cliente para receber o pagamento dos bens ou serviços entregues. Uma das etapas finais do processo de vendas, o envio de uma fatura inicia o pagamento do cliente e a cobrança do dinheiro, dois componentes vitais para manter a saúde do seu negócio. Hoje, as faturas são geralmente enviadas eletronicamente e chamadas faturas eletrônicas.

A fatura terá quase as mesmas informações do pedido de venda, mas também incluirá o seguinte: 

· Termos de pagamento
·  Descontos por pagamento antecipado
·  Número da ordem de compra
·  Número da fatura
·  Taxas de atraso no pagamento
·  Informações de pagamento para ACH, transferências bancárias ou Pagamentos EDI

Da mesma forma que existem vários pedidos de vendas usados ​​em situações diferentes, diferentes tipos de faturas são frequentemente usados ​​em transações comerciais.

Fatura proforma

Normalmente, as faturas são consideradas solicitações de pagamento contratuais, mas um fatura proforma não tem o mesmo uso. É usado quando uma fatura comercial não está disponível e pode ser considerada uma “pré-fatura”. Ele ainda contém um detalhamento dos custos, mas é mais uma estimativa que o cliente pode usar como referência.

Ao exportar mercadorias para os Estados Unidos, a Alfândega dos EUA exige que uma fatura pró-forma seja anexada ao pedido para que fique claro o que está sendo enviado através das fronteiras do país. 

Fatura provisória

Se houver um projeto grande ou um pedido com várias partes que precise ser dividido em vários pagamentos ou etapas, uma fatura intermediária será útil. Em vez de esperar até o final do projeto para enviar uma fatura grande, faturas intermediárias podem ser usadas para cobrar pagamentos incrementais ao longo do caminho. Do lado do vendedor, as faturas intermediárias ajudam a aliviar os desafios de fluxo de caixa e, do lado do comprador, dividem os pagamentos em valores mais gerenciáveis. Isto é o oposto de rede várias faturas em um único pagamento.

Fatura final

O tipo de fatura mais comum utilizado é a fatura final. Este tende a ser um dos tipos de fatura mais simples para liquidação de faturas, tornando-o o padrão para a maioria das empresas. Eles são enviados aos clientes assim que os bens ou serviços são entregues.

Pedido de venda x fatura: as diferenças

Para garantir que a diferença entre “pedido de venda” e “fatura” seja clara, compilamos uma lista de algumas das diferenças mais importantes entre os dois. As empresas dependem de ambos os documentos para realizar transações de vendas regulares, mas a finalidade a que servem varia.

Pedido de venda x fatura é fácil de diferenciar quando você considera os fatores abaixo:

Momento da Criação

Um pedido de venda inicia o processo de vendas; é o que permite que sua equipe de atendimento saiba como começar a preparar bens ou serviços para entrega. Então, ao final do processo de venda, uma vez concluída a entrega, uma fatura será enviada ao cliente.

Finalidade do Documento

Ao analisar uma fatura versus um pedido de venda, é importante considerar a finalidade de cada documento. Um pedido de vendas é mais interno, permitindo que suas equipes saibam que um pedido foi iniciado e que uma ação é necessária. Uma fatura, por outro lado, é externa. É enviado ao cliente como uma exigência formal de pagamento. Se a data de vencimento da fatura não for cumprida, taxas de atraso ou outras penalidades poderão ser impostas ao cliente.

Informações listadas

Embora a diferença entre um pedido de venda e uma fatura seja mais sobre quando e como cada documento é usado, há uma ligeira variação em relação às informações que cada um contém. Ambos conterão informações como o nome e informações de contato do cliente, a quantidade e o preço dos produtos adquiridos e as informações do fornecedor, mas uma fatura incluirá detalhes adicionais. Esses detalhes podem ser taxas de atraso, datas de vencimento de pagamentos e muito mais. Consulte nossas listas acima para obter uma análise exata do que há em cada uma. 

Implicações contábeis

Normalmente, um pedido de venda não será visto ou tocado pela sua equipe de contabilidade. A menos que pretendam combinar um pedido de venda com uma fatura específica, eles não confiarão em pedidos de venda. As faturas, por outro lado, são peças essenciais da documentação contábil. Eles são necessários para fornecer trilhas de auditoria precisas e garantir que as entradas estejam corretas.

Conclusão

Pode ser fácil ler um artigo que aborda a diferença entre pedido de venda e fatura e pensar que seu impacto é insignificante. Mas, pelo contrário, compreender o propósito fundamental dos principais documentos comerciais ajudará a sua empresa a funcionar de forma mais eficiente, a mitigar potenciais erros de cumprimento e de contabilidade e a criar processos internos com as verificações e equilíbrios corretos para proteger a sua empresa contra riscos.

No final das contas, suas equipes precisarão tanto de pedidos de vendas quanto de faturas, mas a forma como as diferentes equipes usarão cada um variará. Sua equipe de vendas precisa de pedidos de vendas para garantir que as entregas sejam concluídas conforme prometido, mas os especialistas em contas a receber viverão e respirarão faturas todos os dias. É necessário que essas equipes trabalhem em uníssono e tenham os recursos adequados necessários para realizar seu trabalho para que seu negócio alcance seu potencial máximo. 

Compreender o pedido de vendas versus a fatura pode não parecer uma prioridade estratégica de liderança, mas para muitas pessoas em sua organização não há nada mais importante. Se você estiver pronto para assumir o gerenciamento de pedidos de vendas e Processamento de faturas para o próximo nível, investindo na automação certa software de processamento de fatura - gostar Nanoredes – pode fazer uma grande diferença.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/