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A automação robótica de processos (RPA) é um tema importante nos negócios. E por uma boa razão, a RPA tem o potencial de mudar completamente a forma como fazemos as coisas. Mas e os auditores? A RPA pode nos ajudar a auditar... melhor?
O mercado global de auditoria é um enorme negócio, com o mercado de auditoria financeira projetado para crescer para US$ 2.23 trilhões até 2023.
Bem, à medida que a escala do trabalho aumenta, também aumentam os processos de documentação. Usar a automação para entrada de dados e processos de documentos pode ajudar as organizações a economizar muito dinheiro. Quanto? Aqui está uma estimativa
45% das tarefas da força de trabalho podem ser automatizadas, o que poderia economizar cerca de US$ 2 trilhões em custos globais de força de trabalho.
Aqui, exploraremos como o RPA pode ser usado em auditoria e quais benefícios ele pode trazer. Fique por aqui porque você pode se surpreender com o que o RPA pode fazer!
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O que é RPA (Automação Robótica de Processos)?
RPA é uma tecnologia de software que permite construir, implantar e gerenciar robôs de software que emulam ações humanas interagindo com sistemas e software digitais.
Tal como acontece com as pessoas, os robôs de software podem realizar tarefas como compreender o que está na tela, preencher as teclas corretas, navegar nos sistemas, identificar e extrair dados e muito mais.
No entanto, os robôs de software podem fazer isso de forma mais rápida e consistente do que as pessoas, sem a necessidade de se alongar ou fazer uma pausa.
A RPA é diferente da automação tradicional porque não requer nenhuma codificação personalizada ou integração com sistemas legados. Isso significa que ele pode ser instalado e executado de forma relativamente rápida e com baixo custo.
Como funciona o RPA em auditoria?
A Automação Robótica de Processos é a criação de bots que podem interagir com dados semelhantes aos humanos, mas com diversas vantagens. Como os bots são softwares, eles podem funcionar continuamente sem cometer erros como os humanos.
Considere estas etapas se estiver considerando a automação com RPA:
Requisitos de coleta
Compreender o processo que você deseja automatizar é o primeiro passo para a automação RPA. Nas melhores práticas, um processo deve ser mapeado em seu estado atual para que os projetistas do bot saibam de onde vêm os dados, quais sistemas estão envolvidos e qual será o resultado desejado.
Avaliação de prontidão
Na fase de preparação, avaliamos se a sua organização está ou não pronta para automatizar e determinamos se os funcionários possuem as habilidades necessárias para criar tarefas de Automação Robótica de Processos.
Se as competências necessárias não estiverem disponíveis, será tomada a decisão de terceirizar o projeto ou continuar com o processo atual.
Planejando um projeto
Caso o grupo que está solicitando a automação com RPA e o desenvolvedor do bot decidam avançar com o projeto, o plano do projeto deverá ser elaborado. Considere como este projeto se enquadra no campo mais amplo da Automação Robótica de Processos.
Quase todas as organizações estão buscando mais automação, então é improvável que seu projeto seja o primeiro desse tipo.
Prova Conceitual
É hora dos desenvolvedores trabalharem na prova de conceito (POC). Eles testarão a teoria com base nas informações que você forneceu até agora. Geralmente, uma quantidade mínima de dados é usada para isso.
O objetivo é determinar se as tarefas de automação de processos robóticos podem ser alcançadas e se a lógica de aprendizagem do bot pode produzir resultados mais precisos ao longo do tempo ou não.
Testes Piloto
Se o POC mostrar que a automação com RPA é viável, a próxima etapa é experimentar o RPA no mundo real. Os testes piloto são executados em um ambiente de desenvolvimento monitorado. Este teste visa imitar o uso no mundo real o mais próximo possível.
O RPA geralmente é executado paralelamente ao processo atual para que os resultados possam ser comparados. Medimos precisão, integridade, confiabilidade e velocidade durante esta fase. O bot é enviado de volta aos desenvolvedores se houver algum problema com os resultados. Isso pode exigir testes repetidos.
Implementação de produção
Quando os resultados do teste piloto corresponderem ao resultado desejado, o bot estará pronto para implantação em produção.
O POC e os testes piloto concluídos pela equipe deveriam tê-los preparado para implementação no mundo real.
do Paciente
Na Automação Robótica de Processos em auditoria, tarefas repetitivas são executadas por um bot para que sua equipe seja mais produtiva, mas isso não significa ignorar os bots. É aconselhável uma verificação regular das saídas.
Embora alguns bots sejam projetados para postar os arquivos de saída em um local compartilhado, outros têm como objetivo alertar os indivíduos caso ocorra um problema. Verifique também se há saída em branco. No caso de uma atualização do sistema, o processo automatizado pode falhar e os desenvolvedores terão que revisá-lo.
Manter
Para atualização, o processo é o mesmo do desenvolvimento inicial. Os desenvolvedores codificarão o bot, um teste piloto será conduzido em um ambiente de desenvolvimento e, em seguida, a Automação Robótica de Processos será implantada na produção.
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Quais são os benefícios da utilização de RPA em processos de Auditoria e Compliance?
A RPA em auditoria e compliance pode trazer uma série de benefícios ao processo de auditoria:
Coleta de dados mais rápida e precisa
Um dos principais pontos problemáticos da auditoria é a coleta de dados. Isso pode ser demorado e sujeito a erros, principalmente se os dados estiverem espalhados por vários sistemas. Se suas informações estiverem erradas, toda a sua auditoria poderá ser prejudicada.
A RPA pode automatizar a coleta de dados de diversas fontes e consolidá-los em um único sistema para análise posterior. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz as chances de erros.
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Eficiência aprimorada
A RPA em auditoria pode automatizar tarefas repetitivas e manuais no processo de auditoria, liberando tempo para os auditores se concentrarem em atividades de maior valor.
Por exemplo, o RPA pode gerar relatórios padrão, atualizar registros, preparar documentos, enviar e-mails e muito mais. Isto não só facilita o trabalho dos auditores, mas também reduz o risco de erro humano.
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Maior qualidade
A RPA em auditoria pode ajudar a melhorar a qualidade das auditorias, fornecendo um processo consistente e repetível. Ao automatizar tarefas críticas, os auditores podem ter certeza de que nenhuma etapa será perdida e que os dados serão coletados com precisão.
Além disso, a automação robótica de processos em auditorias pode fornecer feedback em tempo real sobre o progresso de uma auditoria, o que pode ajudar a identificar potenciais problemas antecipadamente.
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Maior satisfação do cliente
As auditorias podem ser um problema tanto para os auditores quanto para aqueles que estão sendo auditados. Existem muitas regras e requisitos de conformidade durante o processo de auditoria, que devem ser preenchidos com cuidado. Usar processos manuais para atender a esse requisito leva muito tempo. E, portanto, é benéfico automatizar os processos usando um RPA em software de auditoria como Nanonets.
Nanonets podem reduzir o tempo dos processos de integração, validação de documentos e aprovação de dias para minutos. Você pode configurar seus próprios fluxos de trabalho, criar seu próprio modelo de extração de dados de documentos e validar documentos usando regras personalizadas em minutos. Tente agora.
A RPA em auditoria e conformidade pode ajudar a agilizar o processo e torná-lo mais eficiente, levando a uma maior satisfação de todas as partes envolvidas.
Atendimento ao cliente elevado
Os auditores muitas vezes precisam coletar informações dos clientes para concluir uma auditoria. RPA em auditoria
pode automatizar esse processo enviando e-mails, marcando reuniões e enviando lembretes. Isso pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente e tornar o processo de auditoria mais tranquilo para todos os envolvidos.
A RPA também pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente, proporcionando tempos de resposta mais rápidos em relatórios e outros resultados.
Detecção de fraude
A RPA pode ajudar a detectar fraudes identificando padrões nos dados que podem indicar atividades fraudulentas.
Por exemplo, a automação robótica de processos em auditoria e conformidade pode comparar dados em vários sistemas para procurar discrepâncias. Isto pode ajudar a sinalizar os casos de fraude para que possam ser investigados mais aprofundadamente.
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Quais processos de auditoria são relevantes para a automação de processos robóticos?
Mesmo que sua empresa não esteja usando atualmente a automação robótica de processos (RPA), há uma boa chance de que isso aconteça em um futuro próximo. E quando chegar esse momento, você precisará saber quais processos de auditoria são relevantes para RPA e quais não são.
Vejamos alguns dos processos de auditoria mais críticos para RPA e exploremos como eles podem ajudar a garantir que sua implementação ocorra sem problemas.
Processo de mapeamento
A primeira etapa em qualquer implementação de RPA é o mapeamento de processos. Este é o processo de identificar quais tarefas em um processo podem ser automatizadas e quais não podem.
Esse processo é importante porque ajudará você a determinar quais processos de auditoria são relevantes para RPA e quais não são. Também o ajudará a identificar possíveis gargalos que possam afetar o desempenho de seus bots.
Documentação do processo
Depois de identificar quais processos podem ser automatizados, a próxima etapa é documentá-los. Esta documentação será usada para construir seus bots, por isso é importante que seja precisa e atualizada.
Sua documentação deve incluir uma descrição do processo e quaisquer dados de entrada e saída. Deve também identificar quaisquer possíveis exceções e como elas devem ser tratadas.
Teste de Processo
Depois que seus bots forem construídos, é essencial testá-los para garantir que estejam funcionando corretamente. Antes de serem implantados em produção, esses testes devem ser feitos em um ambiente controlado, como um servidor de testes.
Seus testes devem incluir testes funcionais e não funcionais. Os testes funcionais garantirão que seus bots possam concluir a tarefa para a qual foram projetados.
Os testes não funcionais garantirão que seus bots possam lidar com diferentes tipos de dados e lidar com exceções de uma forma que não afete o processo geral.
Monitoramento de processo
Depois que seus bots estiverem funcionando, você precisará monitorá-los para garantir que funcionem conforme o esperado. Esse monitoramento pode ser feito manualmente ou através de uma plataforma RPA.
Seu monitoramento deve incluir uma revisão dos logs do bot, bem como dos dados de desempenho. Esses dados ajudarão você a identificar quaisquer problemas que precisem ser resolvidos, como gargalos ou erros.
Melhoria de processos
À medida que sua implementação de RPA amadurece, você deve continuar revisando e melhorando seus processos. Isto pode ser feito através de mineração de processos ou outras técnicas de melhoria de processos.
A mineração de processos é uma técnica que permite visualizar e analisar os dados do seu processo. Esses dados podem ser usados para identificar áreas de melhoria, como gargalos ou etapas ineficientes.
As 5 maiores oportunidades de automação robótica de processos para auxiliar a auditoria interna
As auditorias internas podem ajudar as organizações a identificar oportunidades para incorporar atividades de controle de automação de auditoria em processos e funções de negócios. Listadas abaixo estão as áreas onde o RPA pode ter o maior impacto.
Coleta e limpeza de dados para análise
O RPA Center of Expertise (CoE) pode criar e padronizar dados para produzir análises personalizadas, incluindo verificações automatizadas de integridade, duplicatas e validação. Como resultado, a auditoria interna fica livre do tempo gasto na coordenação e coleta de dados.
A auditoria RPA também pode ajudar a garantir a precisão dos dados, fornecendo um nível mais alto de controle e supervisão durante o processo de entrada de dados. Por exemplo, a RPA pode ser usada para validar dados inseridos em relação a regras e padrões pré-determinados (ou seja, política da empresa, requisitos regulatórios, etc.), sinalizando erros para correção antes de prosseguir com a análise.
Avaliação de Risco
Ao considerar novas oportunidades ou processos de negócios, uma auditoria interna pode usar o RPA de auditoria para ajudar a realizar avaliações iniciais de risco. A RPA pode coletar e analisar rapidamente dados relacionados ao processo em análise, proporcionando uma compreensão abrangente dos riscos potenciais envolvidos.
Em seguida, pode ser usado para apoiar a tomada de decisões sobre a possibilidade de aproveitar ou não a oportunidade ou implementar o novo processo.
Isto economiza tempo e fornece uma imagem mais precisa da eficácia do controle.
Automação de controles
A RPA em auditoria pode automatizar os controles nos processos de negócios, proporcionando um nível mais alto de garantia em relação à conformidade e reduzindo o risco de erro humano.
Isto é especialmente benéfico nos casos em que os controles exigem monitoramento em tempo real ou são repetitivos (ou seja, entrada de dados).
Reunião Populacional
É possível usar bots para processar populações de dados com mais eficiência e precisão do que humanos durante a fase de amostragem e coleta inicial de provas.
Isso é muito vantajoso quando se trata de grandes populações que exigem recursos computacionais pesados para serem processadas, como a análise de milhares de documentos demonstrativos.
Ao transferir esse trabalho para um bot RPA, uma auditoria interna pode concentrar sua atenção em outros aspectos da auditoria.
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Áreas do Project Management Office (PMO) para auditoria interna
O PMO pode usar RPA em auditoria para uma ampla variedade de atividades, desde agendamento e gerenciamento de projetos de auditoria até análise de dados de projetos e criação de relatórios.
Isso é benéfico porque permite que o PMO se concentre em tarefas mais estratégicas enquanto o RPA lida com tarefas rotineiras e repetitivas.
Como você pode ver, a RPA oferece muitas oportunidades para os departamentos de auditoria interna automatizarem processos manuais e melhorarem a eficiência.
Se você está pensando em implementar RPA para auditoria e conformidade em sua organização, certifique-se de fazer parceria com um provedor de RPA de auditoria confiável que tenha experiência no espaço de auditoria interna. Isso garantirá que sua implementação de RPA seja bem-sucedida e entregue os benefícios prometidos.
O impacto da RPA na geração de valor na auditoria interna
À medida que as organizações recorrem às auditorias internas para obter orientação mais estratégica, a RPA pode ajudar a gerar valor, fornecendo insights que de outra forma não estariam disponíveis.
A RPA também pode ajudar a otimizar a eficiência e a eficácia na função de auditoria interna, libertando tempo e recursos para se concentrar em iniciativas mais estratégicas.
Algumas das formas como a RPA pode ajudar a gerar valor na auditoria interna incluem:
Análises e insights aprofundados
A RPA pode ajudar a fornecer insights que de outra forma não estariam disponíveis, como a identificação de tendências, valores discrepantes e riscos.
Essas informações podem então melhorar a tomada de decisões e gerar valor para a organização.
O RPA também pode ser utilizado para automatizar a geração de relatórios, economizando tempo e recursos que de outra forma seriam gastos em tarefas manuais.
Maior eficiência e eficácia
A RPA melhora a eficiência e a eficácia da função de auditoria interna ao automatizar tarefas repetitivas, como entrada e análise de dados.
Isso libera tempo e recursos que podem ser redirecionados para iniciativas mais estratégicas.
Além disso, a RPA pode ajudar a melhorar a precisão das informações, fornecendo um nível mais elevado de controle e supervisão durante o processo de entrada de dados.
Melhor qualidade
A RPA pode ajudar a melhorar a qualidade das informações, fornecendo um nível mais elevado de controle e supervisão durante o processo de entrada de dados.
Isso pode ajudar a reduzir erros e melhorar a tomada de decisões.
Além disso, o RPA pode ajudar a automatizar a geração de relatórios, garantindo que sejam precisos e atualizados.
Comunicação aprimorada
A RPA pode ajudar a melhorar a comunicação entre a função de auditoria interna e outras partes da organização, automatizando a geração de relatórios e distribuindo-os às partes interessadas relevantes.
Isso também pode ajudar a garantir que todos estejam na mesma página e que as informações sejam compartilhadas prontamente.
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Casos de uso de RPA para auditoria e conformidade
Existem várias maneiras pelas quais o RPA pode ser usado para melhorar a auditoria e a conformidade.
Alguns dos casos de uso mais comuns incluem:
Execução e acompanhamento de auditorias internas
O RPA pode ser usado para automatizar a execução e o rastreamento de auditorias internas. Isso pode incluir tarefas como agendamento de atividades de auditoria, envio de lembretes aos auditores e geração de relatórios.
Além disso, o RPA pode ser usado para rastrear KPIs e garantir que a independência do auditor seja mantida.
Mantendo a conformidade com os regulamentos
A RPA pode ser usada para ajudar as organizações a manter a conformidade com os regulamentos. Isso pode incluir tarefas como monitoramento de riscos de conformidade, geração de relatórios sobre status de conformidade e atualização de registros de conformidade.
Além disso, a RPA pode ser usada para automatizar a distribuição de informações relacionadas à conformidade às partes interessadas relevantes.
Otimizando o Processo de Auditoria
A RPA pode otimizar o processo de auditoria de diferentes maneiras, incluindo tarefas como automatizar a geração de relatórios de auditoria, a distribuição de resultados de auditoria e a manutenção de uma trilha de auditoria.
Além disso, o RPA pode ser usado para melhorar a comunicação entre a função de auditoria interna e outras partes da organização.
Impulsionando a melhoria contínua em auditoria e conformidade
A RPA pode ser usada para ajudar as organizações a promover melhorias contínuas em auditoria e conformidade, como gerar relatórios sobre avanços e atualizar registros.
Além disso, o RPA pode ser usado para automatizar a distribuição de informações às partes interessadas relevantes.
Gerenciando a qualidade dos dados de auditorias
Automação de dados mestres para gerenciar evidências e ter uma plataforma para validá-las para reduzir o risco de fraudes e melhorar a qualidade dos dados para auditorias.
Esta é uma solução dupla que beneficia o auditor na automatização de processos e fornece controles para a organização.
Notificações e alertas relacionados a auditorias
O objetivo é receber alertas em tempo real sobre quaisquer alterações nos dados que possam indicar um problema de conformidade ou controle. Isto permitiria ao auditor investigar e tomar medidas corretivas antes que se tornasse uma questão material.
Anomalias que podem ocorrer nos dados durante auditorias
Muitos tipos de anomalias podem ocorrer durante o processo de auditoria. Alguns dos mais comuns incluem:
● Inconsistências nos dados
● Alterações nos dados que não são explicadas
● Dados ausentes
● Erros nos dados
A RPA pode ajudar a identificar essas anomalias e fornecer alertas ao auditor para que ele possa investigar e tomar medidas corretivas.
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Metodologia para Implementar RPA em Auditoria Interna
Algumas abordagens diferentes podem ser adotadas ao implementar RPA em auditorias internas.
1. Defina claramente a visão e a estratégia para automação
O primeiro passo é definir a visão e a estratégia de automação. Isto deve ser feito em colaboração com todos os grupos de partes interessadas.
Algumas das questões que devem ser consideradas ao fazer isso incluem:
- Quais são os objetivos da automação?
- Quais processos serão automatizados?
- Quem será responsável por supervisionar a iniciativa de automação?
- Como será financiada a iniciativa de automação?
- Que riscos e desafios estão associados à automação?
2. Implemente uma infraestrutura básica para permitir a automação
Isso é necessário para implementação, manutenção e mitigação de riscos eficazes. As estruturas operacionais e de governação não devem ser concebidas no vácuo, mas sim alinhadas com os padrões empresariais e as melhores práticas dentro da organização.
Esta infra-estrutura deverá incluir:
Melhoria da governança
O primeiro passo é definir funções, responsabilidades e estruturas para identificar quais testes e processos são mais promissores para automação. Os quadros de governação devem também abranger procedimentos para aprovação de projetos e métodos de implantação e padronização de documentação.
Gerenciando Mudança
As coisas mudarão inevitavelmente. Por causa disso, deve haver protocolos para monitorar e abordar as alterações nos próprios testes e processos automatizados, bem como os efeitos posteriores de tais alterações.
Teste e monitoramento contínuos
Como os processos de negócios são dinâmicos, é fundamental realizar testes periódicos de garantia de qualidade. Testes e monitoramento devem ser feitos com frequência para acompanhar as mudanças do ambiente.
Processamento e Tratamento de Exceções
É necessário desenvolver uma estrutura e um processo para fazer a triagem de problemas, identificar exceções operacionais e técnicas e encaminhá-las adequadamente.
3. Crie um modelo operacional de estado-alvo para apoiar e sustentar a automação
Deveria ser uma extensão natural do modelo operacional de AI existente, mas terá algumas diferenças críticas no que diz respeito à interação de pessoas, processos e tecnologia.
Conclusão
A automação robótica de processos pode ajudar a automatizar vários processos baseados em regras que são a espinha dorsal do processo de auditoria. Com um processo livre de erros, mais rápido e eficiente, a RPA pode melhorar a conformidade da auditoria, mitigar riscos e aumentar a produtividade das organizações de auditoria.
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