O Tungsten é uma solução de faturamento e cobrança de software como serviço (SaaS) baseada em nuvem projetada para ajudar pequenas empresas a acompanhar suas finanças.
A plataforma fornece todas as ferramentas necessárias para criar, enviar e rastrear faturas com facilidade, mantendo as informações financeiras de sua empresa seguras na nuvem. Além disso, o tungstênio tem sido amplamente elogiado por sua capacidade de integração perfeita com outros aplicativos de negócios, como software de contabilidade como Xero ou Freshbooks ou até mesmo plataformas de mídia social como LinkedIn para enviar e-mails promocionais sobre os serviços de sua empresa.
A plataforma também apresenta notificações integradas quando o pagamento é recebido dos clientes por e-mail ou mensagem de texto SMS - algo que pode economizar horas a cada mês se você estiver lidando com um grande volume de clientes continuamente.
Stampli é uma ferramenta de digitalização de faturas baseada em nuvem que ajuda você a gerenciar as finanças de sua empresa e faturar clientes. Está disponível na web, Android e iOS.
Você pode criar e enviar faturas do seu telefone ou tablet, o que é ótimo para pequenas empresas que desejam economizar tempo sem precisar usar um computador real. O Stampli também oferece lembretes para pagamentos em atraso, rastreamento por e-mail de faturas recebidas e modelos personalizáveis para diferentes tipos de clientes (como assinaturas recorrentes).
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Qual é o melhor software de digitalização de faturas do mercado?
O melhor software de digitalização de faturas é aquele que se adapta às suas necessidades de negócios e é fácil de usar. Um scanner de faturas pode ser usado para transformar faturas em papel em cópias digitais, economizando tempo ao possibilitar a digitalização de várias faturas de forma rápida e eficiente.
O software de faturamento permitirá que você importe suas faturas para o programa e as organize de acordo com o nome do cliente ou do projeto, permitindo rastrear quem deve qual quantia em dinheiro a qualquer momento. Isso também permite uma fácil manutenção de registros, caso um cliente conteste o pagamento com a administradora do cartão bancário ou o emissor do cartão de crédito porque recebeu um valor incorreto em seu extrato devido a cobranças duplicadas de outro fornecedor/prestador de serviços que está trabalhando em projetos com clientes semelhantes também.
Os recursos obrigatórios da plataforma de digitalização de faturas
Uma plataforma de digitalização de faturas pode ajudar as empresas a economizar tempo, esforço e dinheiro. A chave é garantir que você escolha a solução certa para suas necessidades de negócios. Aqui estão alguns dos recursos obrigatórios para uma plataforma de digitalização de faturas:
Entrada de dados segura e excepcional
Você deseja que os dados capturados sejam seguros e seus clientes também. Portanto, você precisa de um sistema que seja:
- Seguro e criptografado: sua plataforma de verificação de faturas deve usar algoritmos de criptografia (como AES 256) para garantir que todos os seus dados não sejam apenas protegidos contra usuários mal-intencionados, mas também protegidos contra acesso não autorizado por hackers.
- Entrada segura de dados: Ao capturar faturas, você quer ter certeza de que todas as informações sobre sua empresa ou cliente foram inseridas corretamente por apenas uma pessoa e sem interferência de outras partes - para que ninguém mais possa alterar uma fatura depois de foi capturado por outra pessoa no escritório.
As nanonets podem extrair texto de faturas com mais de 95% de precisão. Com o acesso baseado em função, você também pode impedir que os usuários alterem as informações extraídas. Mais de 30,000 usuários confiam em nanonets para automatizar tarefas manuais.
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Usando campos de fatura para nomear e salvar faturas
Às vezes, tudo o que você precisa é de um método confiável de reconhecimento e preservação de suas faturas com base em alguns campos-chave.
Para fins de argumentação, vamos fingir que as faturas digitalizadas são arquivadas de acordo com os nomes de seus respectivos fornecedores. O documento será colocado na pasta correspondente ao fornecedor relevante com o número da fatura e data claramente marcados.
Por exemplo, o nome do fornecedor, o número da fatura e a data da fatura podem ser extraídos do documento digitalizado usando o melhor software de digitalização de faturas utilizando métodos de coleta automatizados. Uma vez que a fatura tenha sido elaborada com essas características, ela pode ser exportada para um documento e receber um nome único.
A plataforma inteligente da Nanonets pode extrair seletivamente informações de suas faturas. Recebi uma fatura de 15 páginas, mas só quero informações da 2ª e 3ª páginas. Considere isso feito com Nanonets.
Captura de dados de fatura
A captura de dados permite importar e gerenciar faturas de um único local. Ele ajuda a garantir que todos os dados de sua fatura sejam armazenados em um só lugar, dando acesso às informações de que você precisa a qualquer momento.
A parte mais importante da captura de dados é importar os arquivos originais da fatura em PDF para o seu sistema. No entanto, é importante não apenas para capturar a fatura, mas também para criar uma trilha de auditoria para cada transação e armazenar informações relevantes sobre cada transação (como quando foi criada), quem a criou, quem a revisou ou aprovou e quais ações foram tomada uma vez aprovado.
Como cada empresa tem seu próprio conjunto de requisitos para sistemas de captura de dados (e diferentes tipos de faturas), há muitas maneiras diferentes de usar esse recurso em sua plataforma de software.
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Precisão e saída sem erros
Uma plataforma de digitalização de faturas adequada garantirá que os dados sejam inseridos corretamente e prontamente. Dessa forma, você e seus funcionários podem evitar erros durante a entrada de dados.
Informações imprecisas ou incorretas nas faturas podem levar a erros dispendiosos e situações embaraçosas. Os erros também podem consumir muito tempo, resultando em perda de receita devido a cobranças ou multas por atraso no pagamento.
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Economize tempo, esforço e dinheiro
A digitalização de faturas é o processo de captura de faturas, recibos, faturas e outros documentos em formato digital para que possam ser facilmente armazenados e gerenciados. Ao usar o software de digitalização de faturas, você economiza tempo e esforço automatizando esse processo. Você também pode automatizar o processo de contabilidade para reduzir erros e economizar custos. Alguns recursos, como armazenamento de documentos, acesso multiusuário ou armazenamento em nuvem, ajudam a reduzir custos e ao mesmo tempo garantir a segurança de seus dados.
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Quem usa o software de gerenciamento de faturas?
Muitas empresas usam a tecnologia para facilitar suas vidas no mundo moderno. Uma das áreas mais importantes onde isso acontece é com software de faturamento e contabilidade. Um sistema de gerenciamento de faturas ajuda a criar e gerenciar suas faturas para que estejam sempre disponíveis quando precisam ser enviadas, mantendo o controle de quem as pagou e quando. Esses sistemas também podem agilizar processos como enviar lembretes ou obter histórico de pagamentos, se necessário.
O software de gerenciamento de faturas pode beneficiar empresas de todos os tamanhos. Seja você uma pequena empresa que está começando ou uma empresa estabelecida com centenas de funcionários, é uma das ferramentas mais importantes para ajudar a manter sua empresa no caminho certo. O software de gerenciamento de faturas é usado por:
Proprietários de pequenas empresas
Para proprietários de pequenas empresas e freelancers, o software de gerenciamento de faturas é uma ferramenta essencial para acompanhar dados financeiros e faturas. Essas ferramentas permitem que você veja o que está entrando e saindo, permitindo que você planeje facilmente suas finanças. Você pode usá-lo para criar faturas, gerenciá-las ao longo de seu ciclo de vida (processo de aprovação) e acompanhar despesas e vendas em trânsito usando dispositivos móveis.
A ferramenta de digitalização de faturas também ajuda a evitar erros contábeis calculando automaticamente os impostos de cada fatura para que sejam cobrados no momento certo.
Organizações de médio porte
As organizações de médio porte geralmente são aquelas que têm um grande número de fornecedores e clientes, mas não tantos que precisem de software de nível empresarial. Essas empresas estão procurando uma solução simples, simples, com funcionalidade suficiente para atender às suas necessidades.
Nesse caso, o software de processamento de faturas pode ser especialmente útil porque é relativamente fácil de configurar e personalizar para o seu negócio. Além disso, os processos de faturamento mais complexos podem ser automatizados usando esse tipo de software – economizando tempo na entrada manual ou erros de entrada de dados – ao mesmo tempo em que oferece total transparência sobre o que está acontecendo com suas faturas a qualquer momento.
Grandes corporações
As grandes corporações geralmente têm um grande número de faturas para processar, bem como muitos funcionários e fornecedores para faturar. Eles também têm muitos clientes que precisam faturar em nome desses funcionários e fornecedores.
Como tal, é provável que tenham processos contábeis complexos que podem ser simplificados usando um software de digitalização de faturas.
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Como selecionar o melhor software de digitalização de faturas?
O faturamento é um dos elementos essenciais para que todas as empresas cumpram suas obrigações financeiras. Os empresários devem escolher a melhor plataforma de digitalização de faturas para ajudá-los a gerenciar todos os dados e gerar faturas com aparência profissional.
Encontrar a melhor plataforma de digitalização de faturas pode ser um desafio, pois muitas opções estão disponíveis. Tome uma decisão bem informada e conclua o faturamento mais rapidamente usando as etapas abaixo.
Compreenda as necessidades da sua empresa
Conhecer suas necessidades de negócios é a coisa mais importante que você pode fazer ao procurar um software de automação de faturas. Ele ajudará a determinar quais recursos e funcionalidades são essenciais para seus negócios e fornecerá informações sobre quais aplicativos específicos podem ser mais adequados para atender a essas necessidades.
Por exemplo, se você tem uma loja de varejo física que vende produtos de alta qualidade, uma plataforma online pode não ser adequada para você porque os clientes teriam dificuldade em acessá-la em seus telefones ou tablets.
Em vez disso, uma boa solução seria um aplicativo de desktop tradicional com recursos avançados de relatórios que permitem que os gerentes da matriz mantenham o controle das vendas por local para que possam planejar as agendas da equipe de acordo.
Descubra o que você precisa de sua integração de software
Antes de tomar sua decisão, o software deve se integrar aos seus sistemas e processos existentes. Você não quer ficar preso a um sistema que não se encaixa no seu modelo de negócios. Então, como você sabe quais requisitos de integração são importantes? Aqui estão algumas perguntas a serem feitas:
- Outros aplicativos precisam ser integrados à ferramenta de digitalização de faturas? Em caso afirmativo, que tipo de integração é necessária?
- Este aplicativo funciona em várias plataformas? Será executado em Mac e PCs, ou apenas um ou outro?
- Há mais alguma coisa, em particular, que você deve procurar ao escolher um sistema de digitalização de faturas?
Fique atento ao seu orçamento.
Considerando o custo do software, é importante considerar não apenas a taxa mensal, mas também os custos adicionais. Alguns fornecedores oferecem avaliações gratuitas ou versões de software gratuitas, o que pode ajudá-lo a decidir se a solução é adequada para sua empresa antes de se comprometer com um plano de assinatura pago. Outros fornecedores oferecem descontos generosos se você pagar adiantado por vários meses de cada vez, por isso vale a pena pesquisar esses tipos de ofertas e descobrir o que está disponível.
Além disso, não se esqueça dos custos de treinamento ou taxas de suporte. Muitas soluções de digitalização de faturas exigem que a equipe receba treinamento complementar para usá-las com eficiência; alguns também fornecem ajuda ao vivo limitada ou suporte por telefone por um custo adicional - e alguns até não incluem atendimento ao cliente! O provedor de software de digitalização de faturas deve ser capaz de explicar exatamente quanto custarão esses serviços e o que eles implicam, para que não haja surpresas no futuro quando chegar a hora de implementação e uso contínuo.
Compare os recursos do software de digitalização de faturas
Ao comparar os pacotes de digitalização de faturas, certifique-se de procurar o seguinte:
- O pacote deve ter todos os recursos que você precisa. Se você deseja adicionar novos produtos ou serviços ao seu negócio, o software permitirá isso?
- Isso é fácil de usar? Isso afetará quanto tempo seus funcionários levam para configurar novas faturas? Ele se integra a outros aplicativos, como sistemas de contabilidade ou gestão de estoque, se necessário?
- É seguro e escalável o suficiente para uma empresa em crescimento? Considere o que pode acontecer se um dia você de repente tiver 100 funcionários em vez de 10. Você quer um sistema de criação de faturas que lide com a carga sem travar ou diminuir a produtividade porque seu banco de dados não está equipado para aumentar o tamanho do emprego e o número de transações processadas a cada mês (ou semana)?
Descubra quais métodos outras empresas empregam.
Verifique o número de revisões de um pacote de software. Se houver muito poucos, não significa que o produto seja ruim; não está no mercado há tempo suficiente para obter boas classificações. No entanto, se você vir algo com mais de 100 comentários e uma classificação média de 4 estrelas ou superior, é um bom indicador de que outras empresas que usam o software estão satisfeitas com ele.
Outra maneira de verificar se vale a pena gastar tempo com um software de digitalização de faturas é observar sua base de instalação — o número de vezes que ele foi baixado pelos usuários. Quanto maior esse número, mais interessado em seu negócio será esse segmento de mercado (supondo que eles tenham necessidades semelhantes). Se não houver instalações listadas para nenhum provedor de serviços específico. Ainda assim, eles afirmam ser populares em sua área, analise os comentários de outros clientes e avaliações on-line antes de se inscrever em algo muito caro ou complicado para o que você precisa.
Por fim, confira quantas avaliações cada um recebe! Isso pode fornecer informações sobre o grau de satisfação das pessoas que usam produtos semelhantes durante todo o dia de trabalho antes de tomar decisões de investimento com base apenas em informações limitadas.
Conclusão
Em conclusão, o software de digitalização de faturas é uma ferramenta que permite digitalizar suas faturas e enviá-las como arquivos PDF. Eles são projetados para tornar mais fácil para as empresas lidar com suas contas a pagar, fornecendo uma maneira simples de fazer upload de documentos e rastrear o que foi pago até o momento. Alguns dos principais softwares de faturamento são mencionados neste blog para ajudá-lo a selecionar o melhor disponível.
Nanoredes API OCR e OCR online tem muitos interessantes casos de uso tIsso pode otimizar o desempenho do seu negócio, economizar custos e impulsionar o crescimento. Descobrir como os casos de uso das Nanonets podem ser aplicados ao seu produto.
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