O que são pedidos de compra e como funcionam?

Quando uma empresa celebra um acordo de compra ou venda, ambas as empresas devem garantir que estão protegidas nessa transação. A entidade que adquire bens ou serviços precisa de algum tipo de garantia de que receberá os itens que está adquirindo e, por outro lado, o vendedor busca a garantia de que receberá o pagamento do comprador.

Esses tipos de transações ocorrem em todos os negócios em todos os setores diferentes. Pode ser que uma fábrica esteja comprando matérias-primas ou uma loja de varejo esteja comprando um novo conjunto de mercadorias. Antes de concluir a venda – ou seja, enviar mercadorias ou oferecer serviços – a obtenção de um pedido de compra oferece tranquilidade às empresas de ambos os lados da transação.

Como acordo contratual, um pedido de compra é hoje uma parte padrão da maioria das transações comerciais. Sem ele, ambas as partes podem acabar em posições vulneráveis, por isso é melhor que todos os envolvidos priorizem os pedidos de compra. Se você ainda não usa essa prática em sua organização, não se preocupe. Contaremos tudo o que você precisa saber sobre o uso de um pedido de compra, como integrá-lo às suas práticas comerciais e como a tecnologia pode facilitar ainda mais seus pedidos de compra. Continue lendo se quiser que as seguintes perguntas sejam respondidas:

• O que é um pedido de compra/o que é um pedido de compra?
• Qual é a definição do pedido de compra?
• O que é um caso de uso de pedido de compra?
• Como preencher pedidos de compra?
• Quais são os diferentes tipos de pedidos de compra e quando são utilizados?
• Como a tecnologia pode simplificar o processo de PO?

O que é uma Ordem de Compra?

Do ponto de vista técnico, a definição do pedido de compra é um acordo contratual entre compradores e vendedores que detalha os itens específicos vendidos, a quantidade de bens ou serviços, o preço da transação e os dois negócios envolvidos. Usar um pedido de compra – geralmente chamado de PO – para todas as transações é do interesse de compradores e vendedores.

Sendo o primeiro passo para uma gestão saudável do relacionamento com fornecedores, os pedidos de compra devem ser considerados uma ferramenta. Eles vão além de oferecer proteções legais no caso de um acordo dar errado; eles também são referidos e utilizados para fins organizacionais. Quando as equipes de armazenamento têm visibilidade dos pedidos de compra recebidos, elas podem gerenciar melhor o estoque e o planejamento da produção. Quando as equipes de compras podem rastrear pedidos de compra pendentes, elas podem ajudar sua organização a evitar compras duplicadas ou perseguir pedidos atrasados. 

Para colher os benefícios dos pedidos de compra, é importante estabelecer um processo de rotina sobre como eles são preenchidos, aprovados e rastreados. Existem muitas ferramentas disponíveis para as empresas hoje para facilitar os pedidos de compra, mas antes de implementar a tecnologia, concentre-se em conhecer os fundamentos de um pedido de compra.

Como funciona um pedido de compra?

Antes de enviar um pedido de compra a um vendedor ou fornecedor, ele deve conter informações detalhadas e precisas. A padronização do formulário de pedido de compra ajudará a garantir que todos os pedidos tenham as informações necessárias incluídas e que possam ser preenchidos com facilidade sempre. Cada pedido de compra deve ter os seguintes dados claramente listados:

• Informações do produto ou serviço (descrição, SKUs, preço, quantidade)
• Número do pedido
• Data do pedido de compra
• Data de entrega
• Nome da empresa do fornecedor e informações de contato
• Nome da empresa do comprador e informações de contato
• Endereço de cobrança
• Morada de Envio
• Termos de pagamento
• Requerimentos legais
• Informações sobre impostos sobre vendas
• Total da fatura

Se você fizer muitas compras internacionais com POs, talvez seja necessário incluir informações alfandegárias ou detalhes adicionais para remessas internacionais. Certifique-se de verificar com o fornecedor e o escritório de imigração local. Os pedidos de compra não precisam ser excessivamente complexos ou sofisticados; eles simplesmente precisam ser funcionais, consistentes e aplicáveis ​​às suas necessidades.

Depois de preencher corretamente um pedido de compra, o processo de compra pode começar.

Compreendendo o papel dos POs no processo de compras

Antes de sua equipe de compras comprar algo de um fornecedor ou fornecedor, eles podem conversar com a equipe do fornecedor e chegar a um acordo sobre preços preliminares ou outros parâmetros. Nesse ponto, um pedido deve ser preenchido para iniciar o processo de compra. O ciclo pelo qual cada PO passará é o seguinte:

1. Decida comprar: Como comprador, você tomará a decisão de fazer um pedido de um produto ou serviço. Descubra quanto desse produto ou serviço você deseja e quando precisa dele. Se você precisar de mais madeira para construir produtos para as férias, certifique-se de descobrir quando precisará da madeira.
2. Elabore o PO: Preencha o pedido de compra com as informações listadas acima.
3. Envie a ordem de compra: Quando estiver pronto, envie o pedido de compra ao vendedor para revisão. Neste ponto, eles decidirão se podem ou não atender às suas necessidades dentro do prazo de entrega solicitado.
4. Aprovação do vendedor: Se o seu fornecedor puder atender ao pedido, ele aprovar o pedido de compra. Depois que uma ordem de compra é aprovada pelo vendedor, ela se torna juridicamente vinculativa para você e para ele.
5. Conclusão do pedido: O fornecedor é legalmente obrigado a fornecer os bens ou serviços até a data acordada. Você provavelmente receberá uma fatura do vendedor durante esse período; antes ou depois do pedido ser atendido. Antes de pagar a fatura, confie no seu Controles internos do AP para verificar se a fatura está correta.
6. Fatura de pagamento: Depois de ter completado correspondência de três vias para verificar se o PO corresponde à fatura, e ambos estiverem alinhados com as mercadorias ou serviços recebidos, você poderá enviar a fatura para aprovação. Depois de aprovada, a fatura deverá ser paga. Tente pagar as faturas antecipadamente se elas tiverem uma cláusula de desconto para pagamento antecipado, isso economizará dinheiro e cada dólar conta! Se você quiser otimizar o processo de pagamento do fornecedor, Esse é um bom lugar para começar.
7. Feche o pedido de compra em seu sistema: Esta etapa final ajuda a manter as coisas organizadas em seu Sistema de PO. Se um pedido de compra for deixado aberto após o pagamento da fatura, sua equipe de contas a pagar poderá enviar acidentalmente pagamentos duplicados.

Qual é a diferença entre pedidos de compra e faturas?

Embora os pedidos de compra e as faturas sejam partes críticas do processo de compra, eles são NÃO é a mesma coisa. Conforme detalhado nas etapas acima, os pedidos de compra chegam mais cedo no processo do que as faturas. Um fatura é criado por um fornecedor em resposta a um pedido. Além disso, o comprador é responsável pelo preenchimento e envio da PO, enquanto o vendedor é responsável pelo envio e acompanhamento da fatura. Se você ainda estiver se perguntando: “O que é um pedido de compra?” Leia isso.

Quais são os diferentes tipos de pedidos de compra?

Basicamente, a definição do pedido de compra permanece mais ou menos a mesma, mas existem diferentes tipos de pedidos de compra que são mais bem utilizados em determinadas situações. Cada um requer informações ligeiramente diferentes, portanto, certifique-se de saber o tipo de pedido de compra que você está usando em cada processo de compra.

Pedidos de compra padrão

Ao responder à pergunta “O que é um pedido de compra?” o pedido de compra padrão será o mais clássico. Esses pedidos de compra são usados ​​em muitas situações e para muitos tipos de transações. Se você está apenas comprando um item único ou comprando mercadorias pela primeira vez de um novo fornecedor, não há como errar com um pedido de compra padrão.

Ordens de compra planejadas

Se você sabe que precisará de determinados bens ou serviços no futuro, o preenchimento de um pedido de compra planejado pode economizar tempo no longo prazo e ajudar o fornecedor a garantir que terá o estoque necessário para atender aos pedidos que ocorrerão meses depois. O preço, as condições de pagamento e os produtos são estabelecidos, mas os prazos ou valores de entrega podem sofrer pequenos ajustes conforme a data se aproxima. Isso é ótimo para planejamento, mas ainda oferece alguma flexibilidade de ambos os lados.

Pedidos de compra gerais

Depois de descobrir a resposta para “O que é um pedido de compra?” a próxima pergunta que você deve fazer é: “Como posso obter um desconto?” A resposta é uma pedido de compra geral. Se você se comprometer a comprar uma quantidade maior, o fornecedor poderá oferecer um desconto para pedidos em grandes quantidades. Embora você esteja contratualmente obrigado a receber alguns trocos, você economizará dinheiro em geral.  

Pedidos de compra contratuais

Adicionando outra camada de proteção legal e segurança para compradores e vendedores, um pedido de compra por contrato estabelece um acordo legal antes da criação de um pedido de compra. Eles podem ser usados ​​para fixar preços em pedidos de compra futuros ou simplesmente para criar limites legais claros antes de enviar um pedido de compra padrão vinculativo ao fornecedor.

Pedidos de compra digitais

Cada vez mais comuns hoje, os pedidos de compra digitais (DPO) são pedidos de compra enviados por meio de um sistema de compra automatizado. Se você está procurando vá sem papel, ou deseja automatizar o manual processos de pedido de compra, são uma ótima opção.

Automatizando Sistemas de Pedidos de Compra

Se os pedidos de compra digitais parecerem atraentes, pode valer a pena pesquisar sistemas de pedidos de compra que possam trazer seu processo de compra para a era digital. Muitas vezes, a automação de PO, fluxos de aprovação automatizados, e recursos de correspondência fáceis podem ser encontrados em ferramentas de software AP. Na Nanonets, criamos um Software de automação de AP que revoluciona o processo de compra, mas não para por aí.

Nas funções financeiras e contábeis, há muito espaço para automação e transformação digital. Uma vez que sua organização implementa com sucesso e começar a utilizar uma dessas soluções, você verá uma grande mudança na forma como suas equipes operam. De repente, a produtividade aumentará, o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal não será tão difícil de alcançar e a satisfação dos funcionários aumentará. Investir em soluções digitais hoje irá posicioná-lo para um futuro melhor amanhã.

O que é uma ordem de compra? Agora você sabe!

Os pedidos de compra são amplamente utilizados entre indústrias, regiões e empresas. Devido à proteção legal que oferecem para organizações em todo o mundo, usá-los é algo óbvio. Certifique-se de preencher todas as informações necessárias antes de enviar uma ordem de compra aos seus fornecedores. Existem muitos modelos de PO gratuitos disponíveis se você não souber por onde começar. Quando você estiver pronto para aprimorar seu processo de compra, encontre o produto certo solução de contabilidade digital para seu negócio.

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