Software de OCR e digitalização de faturas para Sage

No agitado mundo dos negócios, o gerenciamento manual de contas a pagar e o processamento de faturas está se tornando cada vez mais desafiador.

Os desafios são numerosos:

• entrada manual de dados meticulosamente lenta
• risco sempre presente de erro humano
• falta de eficiência no processo de aprovação

As empresas estão constantemente buscando maneiras de agilizar essas operações críticas. Hoje, a tecnologia de automação AP pode automatizar o que antes era um processo trabalhoso. Quando combinada com os pacotes de software de contabilidade Sage disponíveis no mercado, a integração do software AP Automation torna-se uma necessidade para empresas que buscam eficiência e precisão. A integração da Nanonets com o Sage representa um salto em frente na gestão de transações financeiras, estabelecendo um novo padrão de eficiência operacional na era digital. Vamos ver como isso funciona e como você pode configurar isso para suas equipes.

A evolução do processamento de faturas

A jornada do processamento de faturas, desde suas raízes tradicionais e manuais até a fronteira digital, é uma história de evolução tecnológica.

Antes da década de 1980: contas a pagar manuais

Os processos de contas a pagar eram inteiramente manuais, envolvendo faturas físicas, cheques em papel e livros contábeis.

Décadas de 1980-1990: livros digitais

As primeiras soluções de software forneciam recursos básicos de contabilidade digital, simplificando algumas partes do processo.

Década de 2000: Faturamento Eletrônico Desbloqueado

A Internet revolucionou as contas a pagar, introduzindo a fatura eletrónica, as transações online e as comunicações por e-mail. Esta era viu uma redução significativa nos processos baseados em papel.

Década de 2010: soluções em nuvem fáceis de usar

As soluções baseadas na nuvem permitiram operações financeiras mais escaláveis, flexíveis e acessíveis, enquanto a tecnologia móvel permitiu o gerenciamento e aprovações de faturas em trânsito.

Final da década de 2010 até o presente: soluções automatizadas de contas a pagar

A evolução mais recente envolve o uso de automação e inteligência artificial para automatizar todo o processo, incluindo –

• Contabilidade e Inteligência AP: O advento de sistemas de contabilidade baseados em IA inaugurou uma nova era de eficiência. Capazes de realizar tarefas repetitivas, como entrada de dados, correspondência de faturas e processamento de transações, esses sistemas operam com velocidade e precisão além das capacidades humanas.
• Fluxo de trabalho conectado entre aplicativos: No cenário digital interconectado de hoje, a comunicação perfeita entre aplicativos é crucial. E-mails, ferramentas de AP, software de contabilidade, ERPs e outros bancos de dados agora operam em conjunto, automatizando a captura e sincronização de dados entre plataformas.
• Captura de dados inteligente: Aproveitando tecnologias de IA, como processamento de linguagem natural e reconhecimento óptico de caracteres (OCR), os sistemas atuais automatizam a extração e interpretação de dados de vários formatos de fatura. Isto inclui o tratamento de dados não estruturados e digitalizados com uma eficiência sem precedentes, tornando o processo de contas a pagar mais suave e preciso do que nunca.

Tecnologia OCR para digitalização de faturas

OCR (Optical Character Recognition) simplifica a forma como as empresas lidam com documentos. Em nosso caso de uso, o OCR digitaliza faturas e outros documentos em papel, transformando-os em texto digital. O texto digital é interpretado usando IA e os detalhes da fatura são extraídos –

• Campos (data da fatura, número da fatura, valor, detalhes do vendedor, detalhes do comprador, etc.)
• Itens de Linha (descrições e custos dos Bens e Serviços Vendidos).
• Códigos GL (atribuídos automaticamente pela IA com base em dados anteriores).
• Outras dimensões baseadas no contexto (categorização de despesas, etc.)

Qual é o impacto do software de OCR e de digitalização de faturas?

Várias estatísticas relatadas sublinham o impacto do software de automação. Esses números representam uma narrativa do tipo de sucesso que você e sua equipe podem esperar experimentar.

Reduções drásticas de custos no processamento

Vamos começar com a saúde financeira do seu departamento. Foi demonstrado que a AP Automation reduz os custos de processamento em impressionantes 70%. Não se trata apenas de economizar alguns centavos; trata-se de realocar seu orçamento para crescimento, treinamento e talvez até mesmo aquela máquina de café expresso de escritório que todos estão de olho. Pense nisso como um investimento na eficiência e no bem-estar da sua equipe.

Tempo é essencial

Agora, imagine reduzir o tempo de processamento de faturas em 384%. Essa redução drástica significa que sua equipe pode processar mais faturas com mais rapidez do que nunca, liberando tempo para se concentrar em iniciativas estratégicas que realmente importam. Com a AP Automation, “Não tenho tempo para isso” se transforma em “O que vem a seguir na agenda?”

Redução de erros para tranquilidade

Sabemos que os erros podem ser mais do que apenas irritantes – eles podem custar caro. Com uma redução de 37% nos erros de processamento de faturas, a AP Automation traz tranquilidade às suas operações. Menos erros significam menos horas gastas em ciclos de correção e mais confiança na integridade dos seus dados. Isto também se traduz em menos atrito com fornecedores e partes interessadas, facilitando o caminho para relações e operações mais tranquilas.

Cultivando relacionamentos com fornecedores

Falando em relacionamentos, vamos falar sobre 76% das organizações que relatam aumento na satisfação dos fornecedores. Isto é fundamental. Fornecedores felizes significam uma cadeia de fornecimento confiável e oportunidades para negociações e descontos no futuro. Seus fornecedores notarão e apreciarão a pontualidade e precisão de seus pagamentos, graças à AP Automation.

Otimização do fluxo de caixa por meio de descontos por pagamento antecipado

Uma economia de 3% através de descontos por pagamento antecipado dá à sua organização uma reformulação financeira, melhorando seu fluxo de caixa e proporcionando mais alavancagem e flexibilidade em suas operações financeiras.

Conformidade sem complicações

Por último, a joia da coroa da AP Automation: conformidade 100% livre de estresse. Numa época em que as exigências regulamentares são cada vez maiores, alcançar a conformidade total sem stress é nada menos que milagroso.

Nanonets para OCR e digitalização de faturas no Sage

Para as empresas que utilizam o Sage para as suas necessidades contabilísticas, o processo manual de tratamento de faturas não é apenas um teste de paciência, mas também um consumo significativo de recursos. Um software de OCR e digitalização de faturas para Sage transforma este processo crítico, mas complicado, num fluxo de trabalho simplificado e eficiente.

Vamos dar uma olhada em como as equipes de contabilidade podem usar um software de automação de AP baseado em OCR, como Nanonets, e integrá-lo ao Sage para agilizar seu fluxo de trabalho contábil.

Fluxo de trabalho manual de AP no Sage

Vamos percorrer o processo manual típico de AP para uma empresa que usa Sage:

Recibo de Fatura: As faturas chegam em vários formatos, incluindo papel e digital. A equipe deve coletar e organizar manualmente esses documentos.

Classificação manual e codificação GL: cada fatura é então classificada com base em critérios como fornecedor, valor ou data de vencimento, exigindo tempo e esforço significativos. Cada fatura deve então ser codificada nas contas contábeis apropriadas.

Entrada de Dados: informações críticas de cada fatura, como detalhes do fornecedor, valores e datas, são inseridas manualmente no Sage.

Verificação de fatura: Dependendo das políticas da empresa, as faturas podem ser bidirecionais (fatura e pedido de compra), três vias (fatura, pedido de compra e relatório de recebimento) ou quatro vias (fatura, pedido de compra, relatório de recebimento e relatório de inspeção) correspondentes a verificar transações.

Profissional: depois de verificadas, as faturas são encaminhadas para aprovação, muitas vezes envolvendo vários departamentos ou níveis de autoridade.

para qualquer empresa: as faturas aprovadas são programadas para pagamento com base nos termos e nas considerações de fluxo de caixa.

Reconciliação: Finalmente, os pagamentos são reconciliados no Sage, garantindo que todas as transações são refletidas com precisão nos registos financeiros.

Fluxo de trabalho automatizado de AP com Nanonets

Agora, vamos reimaginar este fluxo de trabalho com Nanonets integrados no Sage:

Recibo de Fatura: Imagine isto: cada fatura que sua empresa recebe, independentemente de sua origem, cai perfeitamente em um ponto digital. As faturas são importadas automaticamente da confusão de e-mails, unidades e bancos de dados assim que chegam, economizando tempo e reduzindo erros.

Nanonets lê automaticamente faturas enviadas por e-mail no corpo e nos anexos do e-mail.

Todas as faturas manuscritas e impressas podem ser facilmente digitalizadas usando um smartphone ou carregadas diretamente na plataforma.

Os recibos digitais podem ser criados e impressos diretamente usando a plataforma Nanonets ou importados para Nanonets a partir de seu e-mail, aplicativos e bancos de dados.

Este processo garante que cada dado, independentemente da sua origem, encontre o seu lugar num repositório digital centralizado, pronto para futuras ações.

Entrada automatizada de dados: Nanonets AI lê faturas com mais de 99% de precisão, reduzindo as horas a meros momentos. Essa mudança significa que sua equipe pode abandonar o trabalho penoso e mergulhar no trabalho que realmente importa. Os dados são então extraídos e inseridos diretamente no Sage, sem necessidade de entrada manual de dados.

Classificação automatizada e codificação GL: Nanonets usa OCR para reconhecer e categorizar automaticamente faturas por fornecedor, data, valor e outros critérios relevantes. A atribuição de código GL pode ser automatizada por –

• Treinamento em dados anteriores: Isso envolve o upload de documentos financeiros históricos e transações marcadas com códigos GL historicamente corretos. O modelo aprende com esses exemplos para prever com precisão os códigos GL para novas transações.

• Geração de IA pronta para uso: Ao usar Nanonets GenAI, nosso software pode interpretar o texto de documentos financeiros de uma forma que imita a compreensão humana. Isto permite extrair informações, contexto e semântica relevantes, a fim de aplicar um raciocínio complexo para atribuir códigos GL com precisão, mesmo em casos em que os detalhes da transação são ambíguos ou esparsos.

Verificação inteligente de faturas: Aproveitando a IA, a Nanonets realiza automaticamente correspondência bidirecional, tripla ou quadridirecional, lendo e fazendo referência cruzada dos dados extraídos da fatura com pedidos de compra, relatórios de recebimento e relatórios de inspeção presentes no Sage.

Validação: o sistema sinaliza quaisquer discrepâncias para revisão humana, mas caso contrário, as faturas que atendem aos critérios da empresa são automaticamente encaminhadas para aprovação ou aprovadas diretamente com base em regras predefinidas.

Profissional: Aprovações com Nanonets não são mais um gargalo. Eles se tornam flexíveis e vivem onde sua organização está, seja por e-mail, Slack ou Teams. Isso elimina a necessidade de chamadas telefônicas perturbadoras e a conhecida enxurrada de lembretes.

para qualquer empresa: As faturas aprovadas ficam automaticamente na fila de pagamento de acordo com seus prazos, otimizando a gestão do fluxo de caixa.

Reconciliação: você pode importar seus extratos bancários e o Nanonets reconcilia os pagamentos automaticamente no Sage, garantindo que os demonstrativos financeiros estejam atualizados e precisos e que seus livros fechem 90% mais rápido.

Discutimos anteriormente os benefícios tangíveis do uso de OCR e software de digitalização de faturas para Sage. Mas, além disso, a transição de um processo de AP manual para um automatizado representa não apenas uma mudança na forma como as tarefas são executadas, mas uma transformação fundamental no papel do departamento financeiro. Com ferramentas como Nanonets, as equipes financeiras passam de funções administrativas para colaboradores estratégicos, aproveitando dados e análises em tempo real para orientar decisões de negócios. Este é o futuro das finanças e já está disponível para usuários do Sage através do poder da automação com Nanonets.

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Como já exploramos, a integração de Nanonets com o software de contabilidade Sage é uma virada de jogo para empresas atoladas pelas ineficiências do processamento manual de faturas. A evolução dos processos manuais de contas a pagar para os automatizados não é apenas um passo em frente; é um salto para um futuro onde as operações financeiras são simplificadas, as taxas de erro despencam e a tomada de decisões estratégicas é fortalecida pela análise de dados em tempo real. Ao passar do trabalho árduo manual para a visão estratégica, as equipas financeiras equipadas com as ferramentas de automação certas podem conduzir as suas empresas a uma maior rentabilidade, agilidade e vantagem competitiva na era digital.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/