O que é terceirização de contas a pagar?

As empresas em crescimento precisam manter relacionamentos com muitos fornecedores e vendedores. Fornecedores com diferentes padrões/procedimentos de faturamento tendem a fazer processos de contas a pagar bastante complicado. A terceirização de contas a pagar pode ajudar a simplificar o processo de AP, garantindo ao mesmo tempo que os pagamentos aos fornecedores sejam compensados ​​com eficiência.

Sobre contas a pagar

Contas a Pagar refere-se ao curto prazo passivo incorridos por uma empresa através da compra de bens ou serviços de fornecedores/fornecedores a crédito. O processo de contas a pagar é vital para uma empresa, pois mantém o controle de contas recebidas ou faturas que devem ser compensadas regularmente.

As organizações que procuram reduzir a carga em seus processos de AP e manter um fluxo de negócios tranquilo podem usar os serviços de um Contas a Pagar empresa terceirizada.

O que é terceirização de contas a pagar

A terceirização de contas a pagar é o processo de contratação de um provedor de serviços especializado que pode assumir várias funções de PA que as empresas acham difíceis de lidar internamente.

As empresas terceirizadas de contas a pagar estão equipadas com as habilidades, ferramentas e tecnologia necessárias para integração com os processos de AP existentes de uma organização.

As organizações que lidam com dados financeiros confidenciais podem hesitar em usar um fornecedor terceirizado para seus processos de AP. Portanto, eles podem querer considerar a automação AP.

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Terceirização de AP vs Automação de AP

AP Outsourcing envolve a entrega de processos de contas a pagar a um provedor de negócios terceirizado. Isso significa que você usa os serviços de contas a pagar de uma entidade externa para realizar suas transações comerciais. Automatização de contas a pagar, em comparação, é a adoção/integração de um Software AP extrair, validar e aprovar processos de contas a pagar.

Terceirizar seus processos de contas a pagar pode ajudar a agilizar os pagamentos e economizar mão de obra, tempo e erros. Adotar um software de automação de ponto de acesso pode proporcionar um melhor controle de captura de dados de fatura, segurança e ajuda na melhor análise de dados para aumentar a eficiência dos negócios. Mas envolve incorrer em outros custos, como investir no software e alocar tempo para treinar os funcionários para usar o software.

A escolha entre terceirização ou automação de contas a pagar depende inteiramente do tamanho e da natureza do negócio. Embora a automação de AP facilite seus processos internos de AP, a terceirização será ideal para uma empresa que procura reduzir a carga de trabalho de AP.

Por enquanto, vamos nos concentrar nas vantagens e desvantagens da terceirização de contas a pagar.

Benefícios da terceirização de contas a pagar

A terceirização de contas a pagar pode ser altamente vantajosa para uma empresa. Provedores de terceirização qualificados podem tornar os processos de AP de uma empresa mais eficientes; melhorando assim o fluxo de caixa. Fornecedores e fornecedores podem, assim, se beneficiar de pagamentos pontuais.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais as empresas podem se beneficiar da terceirização de seus processos de AP:

1. Redução de custos

A terceirização de seus processos de contas a pagar pode ser econômica para uma empresa. Os processos internos de AP exigem a contratação de pessoas, o investimento em materiais de treinamento e equipamentos/software, o que pode ser bastante caro para uma empresa. A terceirização pode ajudar a evitar essas despesas gerais e ainda ser econômica, pois você paga o provedor por fatura.

2. Descontos para pagamento antecipado

A terceirização de contas a pagar pode aumentar a eficiência de seus processos de contas a pagar, simplificando faturas e pagamentos de fornecedores. Isso pode ajudar a evitar pagamentos duplos ou faturas perdidas. Como está tudo organizado, você também pode fazer liquidações antecipadas de contas de fornecedores para obter melhores descontos.

3. Maior eficiência e produtividade

Terceirizar seus processos de AP pode ajudar com um processamento de faturas mais rápido. As empresas que oferecem serviços de contas a pagar focam apenas em seus processos de AP; concluir o trabalho com mais rapidez e precisão. Além disso, com os processos de AP sendo atendidos, seus funcionários podem se concentrar em tarefas de maior valor com maior eficiência, levando a uma melhor produtividade geral.

4. Menos erros e melhor mitigação de fraudes

Além de simplificar as faturas, as empresas de terceirização de contas a pagar também reduzem a incidência de erros nas faturas. Ao executar verificações e validações adequadas, eles podem identificar erros nas faturas e evitar pagamentos incorretos. O uso de especialistas em AP e tecnologia sofisticada os ajuda a identificar riscos e reduzir a incidência de fraude.

5. Recursos qualificados e tecnologia mais recente

As empresas de terceirização de contas a pagar usam profissionais familiarizados com as ferramentas ou softwares mais recentes para otimizar os processos de AP. Isso significa que sua empresa é alimentada pela tecnologia mais recente e ferramentas de alta precisão sem que você precise investir nelas.

6. Rastreamento Constante

Muitas empresas de terceirização de contas a pagar trabalham fora do local, mas usam tecnologia moderna que pode ser rastreada em cada etapa. Com o rastreamento automatizado, as empresas podem obter acesso e informações em tempo real sobre seus processos de contas a pagar.

7. Não há escassez de mão de obra

Os processos de AP, se interrompidos por ausência de funcionários, podem se multiplicar e sobrecarregar o negócio. Os provedores de terceirização têm uma força de trabalho adequada (e equipes de backup) para intervir e gerenciar seus processos de AP.

Desvantagens da terceirização de contas a pagar

Embora a terceirização de suas contas a pagar possa parecer sem problemas, há alguns problemas que uma empresa ainda pode enfrentar com a terceirização. Listadas abaixo estão algumas das desvantagens que podem surgir com a terceirização de AP.

1. Validação de erro

As empresas de terceirização nem sempre são transparentes na forma como lidam com seus processos de AP. Apesar de usar tecnologia moderna, erros ainda podem ocorrer. Esses erros muitas vezes podem passar despercebidos. Além disso, mudanças em seus processos podem não ser totalmente implementadas por empresas terceirizadas que lidam com seus processos de AP, resultando em mais erros ou retrabalho.

2. Menos controle de processo

Qualquer empresa que lide com melhores práticas de contas a pagar in-house deverá ter maior controle sobre seus processos. As emergências podem ser priorizadas e tratadas imediatamente com aprovações diretas. Com um provedor terceirizado, você terá que jogar de acordo com seus termos e horários. Eles podem estar distantes e a falta de transparência nos processos pode se tornar um problema sério.

3. Problemas com Duplicação

Muitas empresas de terceirização de contas a pagar cobram por fatura. Portanto, se sua empresa compartilhar faturas duplicadas, você também terá que pagar por isso. Se os provedores de terceirização não tiverem a facilidade de detectar notas fiscais duplicadas, o negócio acaba incorrendo em mais custos do que o necessário.

4. Menos flexível

Uma empresa terceirizada de contas a pagar pode ter certos termos e condições que podem não tornar o trabalho flexível para o seu negócio. Se um contrato com o fornecedor não cobrir exceções no processamento, sua empresa terá que lidar com isso separadamente. Isso pode resultar em mais complexidade, retrabalho e inconveniência.

5. Excesso de Dependência

Ser capaz de entregar responsabilidades cruciais de AP pode ser bom, mas tem um custo. O fato é que você se torna fortemente dependente do provedor terceirizado para serviços de contas a pagar que envolvem transações vitais. Portanto, se o provedor enfrentar desafios como violações de segurança ou até mesmo falência, os processos de sua empresa poderão parar abruptamente.

6. Questões de privacidade e segurança

As empresas devem se lembrar de que perdem a privacidade quando divulgam informações financeiras e fornecem acesso a dados confidenciais ao optar por terceirizar os processos de AP.

Normalmente, esses terceiros usam servidores internos e armazenamento em nuvem para armazenar dados confidenciais. Embora sirva como acesso centralizado para ambas as partes envolvidas, os dados também estão sujeitos a possíveis violações de segurança e hacks.

Avaliando provedores de terceirização de contas a pagar

Como você pode escolher o tipo certo de serviço de terceirização de contas a pagar para colher os benefícios necessários? Aqui estão algumas diretrizes que você pode seguir para selecionar o provedor terceirizado de contas a pagar certo:

• Pesquise a empresa de terceirização AP: É uma boa prática pesquisar uma empresa terceirizada de AP antes de fazer parceria com ela. Informações por meio de depoimentos, avaliações de usuários ou feedback podem destacar o histórico de desempenho do fornecedor. Analisar projetos anteriores pode fornecer uma visão de como eles lidam com clientes, seus processos, etc.
• Discuta internamente: Uma discussão interna com a gerência e a equipe, antes de entregar os processos de AP a um provedor terceirizado, pode ajudar a esclarecer os requisitos a serem atendidos e os desafios que podem surgir. A eficiência aumenta e os erros são reduzidos quando a empresa, seus fornecedores e o provedor terceirizado estão todos na mesma página.
• Verifique as medidas de privacidade e segurança: As empresas de terceirização de AP podem até estar localizadas em outro país. Antes de permitir que as empresas de terceirização assumam as rédeas de seus processos de AP, verifique suas medidas de segurança e como elas mantêm a privacidade de seus dados financeiros. Isso pode ajudar a avaliar o risco envolvido e as medidas de segurança em vigor para evitar violações de segurança.

Serviços de terceirização de contas a pagar

A terceirização de contas a pagar tornou-se uma prática de negócios popular para muitas empresas que não têm capacidade e meios para lidar com seus crescentes processos de AP. Muitas empresas de terceirização em todo o mundo estão disponíveis para oferecer uma infinidade de serviços.

Os processos AP mais comuns que são terceirizados são ordem de compra or conciliação de fatura (0r correspondência de 3 vias), automação de faturas, resolução de discrepâncias e administração de AP. Uma empresa pode optar pelo que deseja terceirizar, dependendo da magnitude do trabalho e do orçamento envolvido.

Conclusão

A terceirização de contas a pagar é uma solução útil para as empresas tornarem seus processos de AP eficientes e econômicos. Cada vez mais empresas confiam em empresas de terceirização de AP para redesenhar e agilizar seus processos de AP, apesar de pequenos contratempos ao longo do caminho. Contratação, automação ou terceirização é uma escolha que as empresas podem fazer dependendo de seus meios, tempo e capacidade para garantir processos de AP mais tranquilos e melhor eficiência comercial.