O que é Contas a Pagar?

O contas a pagar é um termo contábil que se refere ao dinheiro que uma empresa deve a um vendedor ou fornecedor – por ter aproveitado seus produtos ou serviços.

Quando uma empresa compra produtos/serviços de um vendedor/fornecedor com um acordo para pagar depois, o valor é chamado de contas a pagar – até que o pagamento seja feito.  É uma forma de crédito oferecidos pelo vendedor/fornecedor.

A conta a pagar é registrada quando uma fatura é aprovada para pagamento. Ele é registrado no Razão Geral (ou livro-razão AP) como um pagamento pendente ou passivo até que o valor seja pago. As contas a pagar podem ser Trade Payables (compra de bens físicos que são registrados em um Inventário) ou Expense Payables (compra de bens e serviços que são faturados, por exemplo, publicidade, entretenimento, viagens, material de escritório e utilitários).

---

Automatize a captura de dados, crie fluxos de trabalho e agilize o processo de contas a pagar em segundos. Nenhum código necessário. Reserve uma demonstração ao vivo de 30 minutos agora. Automatize pagamentos de faturas com IA.

Agende uma demonstração

---

Conteúdo

---

Procurando automatizar seus processos manuais de correspondência de 3 vias? Reserve uma demonstração ao vivo de 30 minutos para ver como os Nanonets podem ajudar sua equipe a implementar de ponta a ponta Automação AP.

Agende uma demonstração

---

Exemplo de contas a pagar

A padaria ABC encomenda 50 libras de açúcar do varejista atacadista XYZ Traders à taxa de 50 centavos por libra. A XYZ Traders oferece um período de crédito de 30 dias após a entrega na padaria, dentro do qual a ABC deverá pagar a conta de $ 25. Até que a padaria pague aos comerciantes XYZ, o valor de $ 25 será chamado de contas a pagar e é mostrado como passivo para com os credores no balanço da padaria.

Os $ 25 são registrados como um ativo no balanço patrimonial dos traders XYZ até que o pagamento seja recebido.

As contas a pagar incluem, além da compra de mercadorias, o seguinte:

• Transporte e Logística
• Potência / Energia / Combustível
• arrendamento
• Licenciamento
• Serviços (Montagem / Subcontratação)

---

Configure fluxos de trabalho de AP sem toque e agilize o processo de contas a pagar em segundos. Reserve uma demonstração ao vivo de 30 minutos agora.

Agende uma demonstração

---

A importância do contas a pagar

O AP é importante pelos seguintes motivos:

Ele garante o pagamento de contas em tempo hábil, o que, por sua vez, melhora a classificação de crédito da empresa e os relacionamentos de longo prazo com os fornecedores.

• O pagamento pontual de faturas garante um fluxo ininterrupto de suprimentos e serviços, o que leva a um fluxo contínuo de operações comerciais.
• O pagamento pontual evita pagamentos em atraso, multas e outras taxas atrasadas.
• O AP organizado permite o rastreamento sistemático de faturas e pagamentos.
• O AP facilita o fluxo de caixa fazendo pagamentos somente quando devidos e usando as facilidades de crédito oferecidas pelo fornecedor.
• AP rigoroso evita fraude de fornecedor e roubo.

AP tem suas desvantagens. Muitas vezes é considerado um encargo financeiro para os fornecedores que devem aguardar o pagamento após a entrega dos produtos e serviços. Do lado da empresa, um balanço com contas a pagar prolongadas indica uma posição de caixa precária. Essas desvantagens podem ser superadas por meio de procedimentos éticos, legais e lógicos. processos AP.

Componentes do processo de contas a pagar

Contas a Pagar é um processo de várias etapas e compreende algumas etapas essenciais:

• O AP começa com a decisão da empresa de adquirir bens/serviços em um sistema de crédito.
• Escolher fornecedores que oferecem facilidades de crédito.
• Comparar as políticas de crédito dos fornecedores em termos de dias de crédito permitidos, encargos de atraso no pagamento, desconto em pagamento antecipado etc. e escolher o fornecedor com as condições que melhor se adequam à empresa.
• Seguindo as processo de procuração - requisição de compra, ordem de compra, fatura, recibo – do negócio.
• Contabilizar as faturas/faturas nos livros como Contas a pagar assim que as mercadorias forem recebidas.
• A escrituração contábil auxilia nas auditorias internas e externas da empresa e na análise de padrões de gastos, o que, por sua vez, auxilia no planejamento financeiro e no cumprimento de normas e regulamentos.
• Acompanhamento das datas nas contas para garantir o pagamento antes da data de vencimento.
• Efetuando o pagamento antes da data de vencimento
• Comunicar ao fornecedor que o pagamento foi feito.

Aproveitar ao máximo a duração do crédito ajudará a gerenciar o fluxo de caixa com eficiência. No entanto, deve-se lembrar que o uso mais eficiente das condições de crédito está em saber quando honrar as contas.

O departamento de Contas a Pagar convencional

Uma equipe responsável pelos processos manuais de Contas a Pagar é responsável por registrar e processar transações financeiras relacionadas a compras e fornecedores.

Para isso, são contratados diversos profissionais:

• O analista de entrada de dados insere as faturas no sistema digital assim que são recebidas.
• O analista de processamento de pagamentos é responsável pelo pagamento das faturas na data de vencimento
• O analista de exceções trata de discrepâncias em faturas e trata de problemas de falha de pagamento.
• A gestão de fornecedores pessoal cria e gerencia o banco de dados de fornecedores e o correlaciona com várias operações de aquisição.
• O gerente de contas a pagar coordena com a equipe para um gerenciamento de faturas sem erros e sem problemas.

Todos os membros da equipe trabalham para criar e manter fortes relacionamentos com fornecedores. A equipe também deve acompanhar de perto os gastos do AP e manter controles internos para proteger a saída de caixa.  

Eficiente e bem administrado fluxo de trabalho contas a pagar pode economizar muito tempo e dinheiro para as empresas no que diz respeito ao processo de AP. As organizações, em raras ocasiões, também podem terceirizar AP funções para agências externas.

Desafios para o processo manual de contas a pagar

Os processos manuais de contas a pagar apresentam os seguintes problemas:

• Problemas associados à entrada manual de dados: A entrada manual de faturas no sistema pode ser demorada, ineficiente e propensa a erros. Tudo isso pode afetar o funcionamento e os resultados da empresa.
• Atrasos no pagamento: A supervisão manual e os erros podem resultar em pagamentos atrasados ​​e fornecedores insatisfeitos. Também pode afetar a classificação de crédito e a credibilidade da empresa como cliente do fornecedor.
• Funcionários insatisfeitos: A natureza mundana e repetitiva de muitas das tarefas envolvidas no processo de AP pode levar à insatisfação no trabalho e a problemas relacionados, incluindo a rotatividade de funcionários.
• Informações difíceis: À medida que uma empresa cresce e há mais faturas a serem tratadas, a quantidade de informações sobre fornecedores, produtos, serviços, custos, entrega e datas de vencimento pode se tornar esmagadora. Também fica difícil localizar documentos e a contabilidade pode se tornar um pesadelo.
• Opacidade dos dados: O rastreamento de faturas em papel e documentos físicos de AP pode se tornar difícil, se não impossível, quando o departamento de AP cresce para lidar com muitos processos de aquisição.
• Propensão à fraude: a falta de visibilidade nos sistemas manuais de contas a pagar pode expor sua empresa a vulnerabilidades de segurança e fraudes.

Benefícios de automatizar o processo de contas a pagar

Automatizar o processo de contas a pagar traz os seguintes benefícios:

• Economia de tempo: Diz-se que 25% de uma semana de trabalho é gasto em tarefas mundanas de gerenciamento manual de faturas, tempo que pode ser melhor gasto em atividades mais produtivas.
• Economia de custos: o processamento manual de uma única fatura custa US$ 12-15. A automação pode eliminar grande parte desse custo. Além disso, as soluções automatizadas acompanham as datas de vencimento das faturas e ajudam a pagar a fatura no momento ideal, melhorando o fluxo de caixa, evitando atrasos no pagamento e mantendo um melhor relacionamento com os fornecedores.
• Geração de receita: Os pagamentos pontuais possibilitados pela automação podem não apenas evitar cobranças em atraso, mas também melhorar a classificação de crédito da empresa e torná-la aberta a descontos e abatimentos de fornecedores.
• Redução de erros: A gestão manual de faturas está associada a erros devido à supervisão humana. A automação pode eliminar muitos dos erros associados aos processos manuais de contas a pagar.
• Flexibilidade de pagamento: A automação pode permitir a tomada de decisões sobre quando e como pagar as faturas (por exemplo, cheque em papel, ACH ou através de cartões virtuais onde você ganha descontos de reembolso).
• Melhor manutenção dos dados: a análise manual da papelada pode ser torturante e propensa a erros. A manutenção de um banco de dados digital permite um melhor acesso e recuperação de dados, agilizando o ciclo de aquisição ao pagamento. Essa gestão também possibilita análises para relatórios e acompanhamento das compras e fluxo de caixa da empresa.
• Segurança: A solução de automação de contas a pagar pode armazenar dados em um servidor centralizado ou na nuvem que oferece segurança

O que procurar em um software de contas a pagar

É importante escolher um Software de automação de AP que oferece o máximo retorno sobre o investimento. Um software de automação de contas a pagar deve incluir captura de dados, processamento de faturas, aprovações automatizadas e pagamentos. Os recursos básicos que devem ser procurados ao procurar um software de automação de AP incluem:

• Captura precisa de dados de fatura: A conversão de dados de fatura em um formato digital comum é o aspecto mais importante para criar eficiência na automação de AP. A entrada manual de dados é cara, propensa a erros e demorada. Uma boa ferramenta de OCR permite a captura inteligente de dados relevantes sem intervenção humana, economizando tempo, dinheiro e erros humanos.

• Aprovações fáceis de faturas: As pessoas que aprovam faturas geralmente são gerentes e executivos ocupados e a aprovação automatizada de faturas deve ser fácil, intuitiva e conveniente para esse pessoal. O aprovador deve poder ver e aprovar uma fatura com um único clique, independentemente do dispositivo a partir do qual acessa a fatura.
• Capacidade de rastrear faturas de AP em tempo real: as ferramentas de fluxo de trabalho também devem permitir que qualquer parte interessada acompanhe facilmente a fatura. Isso evitará atrasos, falta de comunicação e má gestão no processo de processamento de contas.
• Integração com o sistema contábil existente: A empresa pode utilizar outras plataformas digitais e softwares e a ferramenta AP deve ser capaz de se integrar a eles para evitar descompasso nos dados e operações.
• Automação de pagamentos: A etapa final do processo de AP é o pagamento. Depois que todas as aprovações forem registradas, o software deve ser capaz de iniciar e processar o pagamento ao fornecedor para concluir e encerrar o processo de Contas a Pagar para essa aquisição específica.
• Armazenamento de dados: Dependendo das necessidades da empresa, todos os dados do AP podem ser armazenados em um servidor centralizado ou em nuvem. O tipo de armazenamento terá que ser decidido pela empresa antes do lançamento da automação de AP.

Conclusão

A automação das operações de processamento de contas pode eliminar os problemas associados aos processos manuais, como atrasos, erros e desperdício de esforço humano.  

Um software AP eficiente, como o Nanonets, pode permitir melhores processos de aquisição para pagamento, garantir a conformidade fiscal, automatizar Correspondência de 3 vias, otimizar Dias AP ou DPO, evite fraudes, agilize os fluxos de caixa, mantenha relacionamentos com fornecedores e armazene dados para a posteridade. A automação gera eficiência e pode orquestrar o processo de aquisição ao pagamento para valor a longo prazo. A habilitação digital do processo de AP avançaria nas estratégias de negócios, transformando as relações fornecedor-cliente em uma vantagem competitiva.