Os dias de arquivos cheios e caixas bancárias cheias de papelada solta ficaram para trás. De muitas maneiras, já ultrapassamos a era em que as informações da empresa centralizavam-se em uma série de pastas de trabalho do Excel e PDFs compartilhados por protocolo de transferência de arquivos.
Mas hoje apresenta uma série de desafios de gestão de documentos, não importa o quão longe tenhamos chegado. Agora enfrentamos preocupações de segurança, sincronizando o gerenciamento de documentos entre equipes dispersas e funcionários remotos e tentando colaborar de forma eficaz em documentos únicos, sem atrapalhar uns aos outros ou excluir horas de trabalho. Todos esses fatores se combinam para tornar o gerenciamento de documentos em nível empresarial um osso duro de roer.
Mas há uma série emergente de plataformas que oferecem um conjunto de ferramentas digitais projetadas para aliviar essa dor de cabeça. Eles são chamados coletivamente sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS).
O que é EDMS?
Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, abreviados para SED, descreve um ecossistema abrangente que ajuda a agregar, agrupar, armazenar, gerenciar e acessar dados e documentação de toda a empresa. Em comparação com soluções internas de nicho, como armazenamento de documentos de RH otimizado para HIPAA ou software de gestão e armazenamento tributário da contabilidade, o EDMS atende toda a cadeia vertical e hierarquia da empresa, oferecendo acesso entre diretorias, seções e equipes.
Antes de examinarmos mais de perto o EDMS, vamos evitar um equívoco comum. O significado básico de EDMS é um tanto enganoso, pois você poderia facilmente aplicar o mesmo rótulo de “sistema de gerenciamento de documentos compartilhado para toda a empresa” a ferramentas como Google Drive/Docs, Notion e soluções comerciais similares prontas para uso (COTS). E embora funcionem muito bem para casos específicos, os COTS nestas categorias têm duas desvantagens principais em comparação com o EDMS:
EDMS são soluções escalonadas
Sim, o Notion ou o Google Drive provavelmente funcionam muito bem para sua equipe de 10 pessoas. Mas e quando você aumenta para 100? 1,000? Se você espera expandir, é melhor começar com mais potência de gerenciamento de documentos do que precisa hoje, porque é mais simples de crescer em um EDMS em vez de fazer a transição de uma ferramenta COTS que você Cresceu de.
EDMS oferece segurança
As soluções COTS tendem a ser seguras. Afinal, ninguém está acusando o Google de ser particularmente hackeável. Mas com dados pessoais, como informações de funcionários ou dados proprietários de empresas, você deseja (e, em alguns casos, é legalmente obrigado) a ter um aparato de segurança mais robusto, testado e comprovado que o EDMS oferece. As soluções de segurança mais rigorosas que o EDMS oferece incluem hardware local e arquivamento fora da rede, mas mesmo as soluções baseadas em nuvem oferecem os requisitos de segurança regulatórios ou específicos da empresa que a maioria dos COTS simplesmente não consegue.
Quais recursos um EDMS oferece?
Os EDMS, por sua própria natureza, são estruturas personalizadas e personalizáveis para atender às suas necessidades específicas de gerenciamento de documentos. Essa personalização significa que conhecer o significado básico do EDMS é apenas o primeiro passo para compreender todo o espectro de oportunidades que o EDMS oferece.
Ainda assim, as estruturas oferecidas pelo EDMS tendem a se agrupar em torno de um punhado de recursos específicos que são efetivamente requisitos para serem considerados um EDMS de qualidade. Se você está procurando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou deseja avaliar se sua plataforma atual atende aos requisitos, suas considerações de EDMS incluem:
- Segurança robusta, internamente – como permissões de usuário para gerenciar quem acessa o quê – e externamente para proteger dados e documentos contra invasões de terceiros. Isso deve incluir registros de rastreamento de atividades, histórico de uso e a capacidade de “reverter” alterações de um backup manual ou automático.
- Quão facilmente integrada a plataforma está em seu cenário tecnológico existente, ou seja, o EDMS deve sincronizar com suas ferramentas de automação de contas a pagar, sistema de faturamento, integração do fornecedor e portais de fornecedorese todas as outras plataformas ou ferramentas do dia a dia em que sua empresa opera.
- Funções de pesquisa abrangentes e fáceis de usar – não adianta muito centralizar seus documentos em um único repositório se você não consegue encontrar facilmente informações ou arquivos específicos. Isso inclui recursos de organização eficazes, como metadados, marcação, classificações e opções de pasta de bom senso.
- Sistemas de gerenciamento de documentos e ciclo de vida e ferramentas de revisão para garantir que você não armazene arquivos estaduais, desatualizados e não utilizados. Isso também ajuda a fornecer uma função forçada para revisar iterativamente a documentação padronizada, como manuais de funcionários e procedimentos operacionais padrão (SOP), melhorando, em última análise, seus processos operacionais.
- Compartilhamento de arquivos, interna e externamente (com protocolos de segurança e permissões incorporadas em ambos).
- Ferramentas colaborativas para permitir edição e apresentações conjuntas – essenciais no atual ambiente de trabalho “remoto primeiro”, mas igualmente obrigatórias para equipes dispersas.
- Personalização e escalabilidade. Você deve ser capaz de adaptar o EDMS às suas necessidades, e a plataforma deve se adaptar aos seus requisitos organizacionais à medida que você cresce.
- Múltiplo Captura de documentos opções, incluindo documentação física digitalizada, aproveitando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), importações digitais e opções de arquivamento de e-mail/mensagens digitais.
- Conformidade e obstáculos regulatórios – se o seu setor ou região estiver sujeito a parâmetros específicos como HIPAA, GDPR e iniciativas semelhantes, seu EDMS devo oferecer opções compatíveis.
Por que usar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?
Se um ou mais dos principais benefícios e recursos do EDMS não foram suficientes para influenciar você, vamos contextualizar como a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos melhora a eficiência do seu escritório. Vamos detalhar algumas variáveis-chave sobre um negócio teórico:
O negócio, consultoria de tecnologia de nicho, começou como alguns amigos, mas cresceu mais rápido do que eles poderiam ter sonhado. Hoje, têm equipas a nível internacional, com alguns segmentos na Europa sujeitos ao GDPR, mas a maior parte da empresa está centralizada na América do Norte. A empresa trabalha em um modelo remoto e os líderes de equipe tendem a usar a plataforma de gerenciamento de documentos e projetos de sua preferência. Por causa disso, sincronizar reuniões virtuais em dez calendários e plataformas de vídeo diferentes é difícil, e muito menos compartilhar resultados de projetos ou integrar novos funcionários – a perda de dados resultante da migração de documentos do Microsoft Office para o Google Docs e vice-versa é tão comum que chega a ser uma piada.
Embora esses exemplos de EDMS combinem vários fatores para um efeito dramático, os tópicos subjacentes não são incomuns. Nesse caso, as dificuldades crescentes e os esforços de sincronização da empresa podem ser corrigidos se eles implementarem um EDMS.
- Um EDMS ajuda a manter a segurança dos dados e a conformidade com mandatos específicos da região.
- O EDMS ajuda os membros da equipe de cima a baixo na hierarquia a acessar arquivos de projeto, documentação de integração e muito mais, sem o incômodo ou o risco de trocar arquivos várias vezes. Muitas vezes, você não consegue nem migrar um arquivo do PowerPoint para o Apresentações Google sem perda substancial de formatação – vale a pena arriscar perder algo muito mais impactante com constantes conversão de arquivo?
- É seguro presumir que, além da plataforma escolhida, diferentes equipes de consultoria também armazenam ou hospedam arquivos em nuvens pessoais, pen drives e uma variedade de unidades compartilhadas. Se algo se perder ou um membro da equipe sair repentinamente, a empresa corre o risco de perder toneladas de documentação e dados históricos ao manter seu sistema descentralizado.
- A edição colaborativa é simples com EDMS, e os membros da equipe não terão que lidar com uma série de permissões entre plataformas. Em vez disso, as autoridades de aprovação do EDMS gerem que pode editar o que de uma só vez, sem lidar com “convites para edição” de última hora ou perdas de tempo semelhantes.
Outros exemplos de EDMS incluem a migração de sistemas legados de arquivamento e armazenamento para um paradigma totalmente digital. Este caso está a tornar-se particularmente predominante à medida que as empresas identificam riscos associados à manutenção da documentação física a longo prazo ou à implementação de iniciativas de redução de custos para poupar em taxas de arquivo e armazenamento.
Benefícios da implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
Analisamos alguns benefícios e recursos granulares do EDMS de qualidade, mas as melhorias gerais são mais impressionantes. Ao aproveitar um EDMS de qualidade, sua organização pode:
- Melhorar a colaboração das partes interessadas: Quer sejam funcionários, serviços profissionais terceirizados, clientes, clientes ou fornecedores, um banco de dados centralizado construído em uma plataforma EDMS eficaz separa seus dados e documentação de centros de armazenamento desorganizados e díspares. Ao mesmo tempo, evita a confusão e ajuda a desenvolver um entendimento comum e partilhado por todos os utilizadores.
- Segurança e conformidade: As ferramentas EDMS oferecem segurança para proteger seu ativo mais valioso: os dados. À medida que enfrentamos ameaças crescentes de hackers e ransomware que mantêm suas informações confidenciais como reféns, a segurança coerente é fundamental. Fazer com que os funcionários mantenham dados e documentação em diversas plataformas com medidas de segurança igualmente variadas aumenta o risco. Ao mesmo tempo, o aumento dos requisitos regulamentares relativos ao armazenamento de dados e informações privadas torna a conformidade impossível se não tiver uma estratégia coerente de gestão de documentos.
- Sincronização entre empresas: Se você já construiu um ecossistema tecnológico que inclui ferramentas de automação financeira, Programas de gestão de RH, portais de fornecedores e estruturas semelhantes, um EDMS é o próximo passo lógico para ajudar a unir cada sistema diferente. Se você ainda não expandiu seu escopo tecnológico, a implantação de um EDMS serve como base estratégica ao trazer sua empresa para a era digital.
- Eficiência e gerenciamento de dados: Basicamente, um EDMS de qualidade torna sua equipe melhor, aumentando a eficiência. Um EDMS reduz atividades que desperdiçam tempo, como migração de arquivos, gerenciamento de permissões e obstáculos semelhantes ao usar múltiplas plataformas. Ao mesmo tempo, o EDMS ajuda a desenvolver controles internos para gerenciar o acesso e rastrear alterações, garantindo a integridade dos dados à medida que você escala. Da mesma forma, centralizar sua documentação ajuda a melhorar suas fontes de alimentação de análise de dados, ajudando a desbloquear insights valiosos ao aproveitar plataformas de business intelligence.
Melhores práticas de EDMS
Embora você queira ajustar, ajustar e personalizar seu EDMS, algumas práticas recomendadas servem como um guia para apontar a direção certa e maximizar os benefícios do EDMS:
- Certifique-se de gerenciar permissões e ferramentas de controle de versão: Ao centralizar a documentação, você corre o risco de acesso não autorizado ou vazamento se não gerenciar bem as permissões de sua equipe. Isso é duplamente verdadeiro se serviços ou fornecedores terceirizados tiverem acesso ao sistema. Desenvolver um SOP de permissões ajuda a mantê-los precisando saber informado enquanto protege informações confidenciais de olhares indiscretos. Ao mesmo tempo, garantir procedimentos de backup iterativos e a capacidade de rastrear alterações ajuda a manter a qualidade do documento e a evitar substituições ou acidentes.
- Garanta que seu EDMS possa crescer com você: Não faz sentido apostar tudo em um EDMS que servirá apenas à sua organização em seu estado atual. Você precisará ter certeza de que seu EDMS oferece os benefícios e recursos necessários ao entrar em seu próximo estágio de crescimento - mesmo que você não maximize seu uso hoje, ter acesso e compreender esses recursos hoje o prepara para o sucesso amanhã.
- Garanta que seu EDMS se integre ao seu ecossistema: Além da escalabilidade, a integração é fundamental na implantação de um EDMS. Você não estará maximizando a eficiência se ainda for forçado a digitalizar, fazer upload ou migrar manualmente o faturamento ou recibos no EDMS. Lembre-se, seu EDMS precisa funcionar – se você estiver adaptando seu fluxo de trabalho de documentos para acomodar um processo EDMS oneroso, então você precisa reavaliar sua estratégia.
- Aproveite as vantagens das ferramentas organizacionais e de marcação: Ao migrar sua documentação para um EDMS, você cria um banco de dados centralizado que abrange todo o ser da sua empresa. Porém, se você não conseguir encontrar, pesquisar e acessar essas informações com facilidade, não estará se beneficiando de eficiências potenciais. Você precisará desenvolver um SOP de gerenciamento de conhecimento para melhor capturar essas vantagens, que deve incluir convenções de nomenclatura de arquivos, hierarquia de pastas e instruções de aninhamento, além de planos de treinamento abrangentes para garantir que todos estejam em conformidade.
Conclusão
À medida que nossos esforços de coleta de dados se ampliam, também aumentam nossas necessidades de gerenciamento eletrônico de documentos. Cumprir as regulamentações em evolução e proteger dados confidenciais é uma tarefa monumental que se torna mais difícil se você não tiver uma estratégia abrangente. Ao mesmo tempo, todos os dados do mundo serão inúteis se você não puder acessá-los e aproveitá-los rapidamente para melhorar seu desempenho. fluxos de trabalho de documentos. O EDMS compensa esses riscos ao mesmo tempo que oferece uma série de benefícios para melhorar e agilizar a eficiência organizacional, economizando tempo e permitindo que sua equipe se concentre no que importa: entregar os melhores resultados possíveis enquanto o negócio cresce.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
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