Por que o software de gerenciamento de documentos é uma obrigação para as empresas?

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Por que você precisa de um software de gerenciamento de documentos?

Melhora o manuseio de documentos

Digitalizar seus documentos não é suficiente se você deseja agilizar seu gerenciamento de documentos. Sem um software de gerenciamento de documentos, você ainda terá que organizar, rastrear e recuperar manualmente os arquivos em seu banco de dados. Isso ainda pode ocupar um tempo precioso que você poderia ter usado para acomodar outras responsabilidades importantes. Sem falar que ainda não elimina possíveis erros humanos na hora de lidar com documentos.

O software de gerenciamento de documentos é mais do que apenas um banco de dados glorificado para seus documentos. Suas inúmeras ferramentas e recursos facilitam o manuseio e gerenciamento de todos os seus arquivos e registros em apenas alguns cliques. Você também pode usá-lo para rastrear e recuperar arquivos por uma palavra ou frase no documento. E ao integrá-lo com outros aplicativos, você pode importar e exportar facilmente os dados extraídos do documento e, assim, evitar a entrada manual de dados no processo.

É importante observar que o DMS é diferente de um sistema de gerenciamento de conteúdo. Um sistema de gerenciamento de conteúdo ou CMS é usado para gerar e publicar seu conteúdo online. Ele não gerencia necessariamente seus arquivos e documentos. Portanto, ter um DMS e um CMS pode ser útil para o seu negócio. Algum exemplos de software CMS podem se integrar perfeitamente ao DMS, portanto, verifique-os.

Aumenta a acessibilidade

Com a ascensão do trabalho remoto e dos locais de trabalho híbridos, seus funcionários devem poder acessar todos os arquivos de que precisam a qualquer hora e em qualquer lugar. Embora a digitalização de seus documentos facilite o compartilhamento e o envio de arquivos de um dispositivo para outro, você ainda precisa de um software de gerenciamento de documentos para agilizar a pesquisa e a recuperação de documentos. Ele automatiza a pesquisa, rastreamento e recuperação de arquivos usando palavras-chave e outras características. Com apenas alguns cliques, você pode acessar qualquer documento que desejar sem precisar ir ao escritório.

O software de gerenciamento de documentos centraliza todos os seus documentos em uma única plataforma que você pode acessar usando qualquer dispositivo, como computador, smartphone ou tablet. Além disso, permite que você mude de um dispositivo para outro sem perder alterações importantes em um documento ou no próprio banco de dados. Isso torna ainda mais conveniente pesquisar e recuperar arquivos PDF e outros tipos de documentos quando você estiver em trânsito. Dependendo da solução implementada, esses arquivos podem ser acessados ​​online ou offline.

Promove a colaboração

Ao tornar os documentos mais acessíveis, os sistemas de gerenciamento de documentos também podem aprimorar a colaboração dentro de sua organização e com seus clientes. Como o DMS centraliza todos os seus arquivos em uma plataforma, equipes de outros departamentos podem trabalhar em conjunto para modificar determinados documentos, compilar registros e organizar bancos de dados. Também garante que sua empresa tenha uma única fonte de verdade. Isso significa que todos estão trabalhando no mesmo conjunto de informações e dados, independentemente de quando e de onde os obtiveram.

Alguns recursos do sistema de gerenciamento de documentos também incluem fluxos de trabalho de aprovação automatizados para um tempo de entrega de documentos mais rápido. Isso significa que você não precisa se preocupar em enviar o documento para as partes interessadas necessárias para obter suas assinaturas ou aprovação. O próprio documento encaminhará automaticamente o documento à medida que ele passa pelo processo. Ele pode até notificar o destinatário sobre a aprovação iminente do documento para evitar atrasos.

Melhora a segurança dos dados

Investir em um sistema de gerenciamento de documentos também é uma forma de proteger os dados da sua empresa. Diferentes tipos de sistemas de gerenciamento de documentos oferecem recursos de segurança robustos para impedir o acesso não autorizado aos seus documentos. Isso inclui recursos como controles de permissão, criptografia de dados, ferramentas de rastreamento e monitoramento e muito mais.

A importância do gerenciamento de documentos na segurança de dados não deve ser menosprezada. Deixar de lidar adequadamente com seus arquivos pode levar à perda e violação de dados. E, por sua vez, isso pode afetar a segurança geral de sua empresa, seus clientes e seus parceiros.

Alguns DMS também possuem um recurso automático de backup e recuperação de documentos que garante que você nunca perca dados valiosos em sua empresa. Isso permite que você recupere arquivos corrompidos, excluídos ou perdidos em apenas alguns cliques.

Reduza os custos

À primeira vista, um sistema de arquivamento físico parece mais barato do que investir em um sistema de gerenciamento de documentos. Mas os custos resultantes de uma possível má gestão, danos ou perda de documentos seriam muito maiores no geral. Sem mencionar que isso forçaria você a gastar um tempo precioso recriando ou recuperando esse arquivo perdido ou danificado. Como tal, o DMS é considerado um grande investimento para o seu negócio, uma vez que otimiza seu processo com custos mínimos.

O DMS também pode ajudá-lo a reduzir as despesas com materiais de escritório, como papel, tinta e postagem. Da mesma forma, você não precisa se preocupar com espaço de armazenamento, pois todos os seus arquivos podem ser armazenados eletronicamente. Portanto, você não precisará daqueles caros armários de arquivo de aço ou de um depósito ou cofre externo para seus documentos.

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Escolhendo o software certo

Com a transformação digital em ascensão, é hora de investir em um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio. O DMS faz mais do que apenas digitalizar seus arquivos. Ele também fornece ferramentas e funções para otimizar o gerenciamento de documentos em sua organização. Seus inúmeros benefícios o tornam uma ferramenta essencial para sua empresa se você quiser se manter relevante e competitivo no mercado.

Mesmo assim, a escolha do melhor software de gerenciamento de documentos para o seu negócio requer uma compreensão profunda do que sua empresa precisa e que tipo de DMS é adequado para ela. Portanto, certifique-se de explorar suas opções e experimentá-las por si mesmo.

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