Modelo de reconciliação de conta bancária

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo pelo qual uma empresa verifica os lançamentos contábeis realizados ao longo do tempo.

Durante todo o ano, a empresa registra seus lançamentos na caderneta e o banco os registra em sua caderneta. No final do período, ambas as entradas são combinadas para garantir que não haja diferenças entre o saldo da conta de fechamento. Todo esse processo é chamado de reconciliação de contas bancárias.

A reconciliação de contas bancárias é um procedimento padrão para empresas; portanto, deve ser realizada periodicamente para manter os livros atualizados. Existem diferentes maneiras de realizar a reconciliação de contas bancárias: um modelo de reconciliação bancária pronto.

Vamos nos aprofundar em como fazer reconciliação de contas bancárias e usar o modelo de reconciliação bancária Nanonets. Adquira já o seu modelo.

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Quais são as diferentes etapas envolvidas em uma reconciliação bancária?

Cada transação que ocorre na contabilidade normalmente contém pelo menos duas entradas. Quando você vende algo, você registra a transação e o comprador adiciona o item aos seus ativos ou estoques. Você precisará examinar os documentos de ambos os lados para concluir o procedimento de reconciliação bancária.

Aqui estão as etapas do processo de reconciliação bancária:

• Obtenha seu livro de caixa e extrato bancário.
• Certifique-se de que o saldo inicial mensal seja o mesmo para ambos os documentos.
• Compare todas as entradas de ambos os documentos. Cruze as entradas que correspondem e sinalize as entradas que não correspondem.
• Descubra o motivo pelo qual as entradas não correspondem. Faça as correções necessárias.
• Mencione as correções com os detalhes apropriados do item para futuras auditorias.
• Depois que todas as correções forem feitas, o saldo de fechamento mensal deve corresponder.
• Informe as partes envolvidas sobre as modificações que você fez.
• Planeje um cronograma regular de reconciliação para preencher quaisquer lacunas.

Para tornar a reconciliação bancária mais fácil, você pode usar Conversor de extrato bancário Nanonets ferramenta para converter entradas de extratos bancários digitalizados em um CSV.

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Por que você precisa de reconciliação de contas bancárias?

Como contador ou guarda-livros, você pode usar a reconciliação de contas bancárias por vários motivos:

• Para verificar a precisão de seus registros contábeis
• Para encontrar erros em seus registros contábeis (ou outros documentos relacionados a negócios)
• Para identificar fraudes ou roubos dentro de sua empresa
• Para identificar problemas com seu software de contabilidade
• Para garantir que sua empresa está cumprindo suas obrigações financeiras

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Como fazer a conciliação bancária?

A reconciliação bancária é verificar, ajustar e reconciliar contas com um banco, empresa de cartão de crédito ou instituição financeira. A conciliação de contas bancárias visa assegurar que todos os débitos e créditos foram devidamente registrados no sistema contábil. Algumas das etapas envolvidas na reconciliação de contas bancárias são:

Verifique todas as transações no extrato bancário.

Um dos primeiros passos na reconciliação de contas bancárias é comparar todas as transações do seu extrato bancário com as dos seus livros. Se você encontrar alguma diferença, procure o motivo. Pode ser que:

• Uma transação não foi registrada em seus livros porque ainda não está vencida ou paga (por exemplo, um cheque).
• Ocorreu um erro ao registrar a transação; por exemplo, se você anotou $ 10 e depois percebeu que deveria ter sido $ 100. Isso pode acontecer quando você está trabalhando rapidamente ou distraído por outras coisas.
• Você inseriu um valor em uma conta, mas lançou outro valor na mesma conta posteriormente (ou vice-versa).

Puxe os registros de sua conta.

O segundo passo para reconciliar seu extrato bancário é acessar seus registros. Use as informações que você tem em mãos para comparar com o extrato bancário, identificando quaisquer transações ausentes e duplicadas. Isso pode ser feito manualmente ou com um programa de computador que automatiza o processo.

Encontre transações que não estão registradas no extrato bancário.

Agora que você registrou todas as suas transações corretamente, é hora de verificar se há transações ausentes ou incorretas. Existem várias maneiras de encontrá-los:

• Verifique o extrato bancário para depósitos e saques em falta. Se um item não estiver no extrato bancário, você precisará descobrir para onde foi (ou se nunca foi depositado). Se um item for um depósito, mas não for registrado como tal, algo deve ter dado errado com seu processo de registro - você pode ter esquecido de registrar o depósito ou cometido um erro ao registrá-lo nos livros. A maneira mais fácil de verificar esse erro é observar cada transação individualmente e comparar sua descrição com o que está no extrato bancário. Por exemplo: “Depósito em dinheiro” versus “Nº do cheque”.
• Procure na sua lista de transações quaisquer pagamentos únicos feitos por cheque ou dinheiro que não foram registrados nos livros. Se possível, eles devem ser inseridos imediatamente após sua ocorrência; caso contrário, eles devem ser inseridos em algum momento antes de ficarem muito longe de sua data original para que ainda possam ser reconciliados adequadamente (embora não haja um prazo definido).

Certifique-se de que todas as transações sejam registradas nos livros de sua empresa.

Uma das etapas mais críticas na reconciliação de contas bancárias é garantir que todas as transações sejam registradas nos livros da sua empresa. Você deve registrar transações e fazer acréscimos ou correções se as transações não forem registradas nos livros da sua empresa.

Isso pode ser feito por meio de um sistema de contabilidade informatizado ou manualmente. Se você fizer isso manualmente, certifique-se de que todas as transações sejam registradas em seu diário.

Localize e reconcilie as diferenças entre as contas.

A próxima etapa no processo de reconciliação é localizar e reconciliar as diferenças entre as contas. Localize todas as transações que faltam nos seus livros ou quaisquer transações registradas nos livros da outra empresa, mas ainda não registradas nos seus. Procure por transações inseridas na conta errada e verifique se foram lançadas corretamente na hora certa. Se você encontrar um erro, corrija-o imediatamente fazendo os ajustes apropriados e postando as correções quando necessário.

O processo de reconciliação bancária pode ser complexo e demorado, mas é parte integrante da manutenção da integridade de qualquer negócio. Ao seguir essas etapas, você terá um registro mais preciso de sua saúde financeira e garantirá que está no caminho certo para o sucesso em seu setor.

Use nosso modelo de reconciliação bancária para simplificar seu processo de reconciliação bancária.

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O que causa discrepâncias de reconciliação?

A reconciliação bancária é um processo que compara seus registros contábeis com o estado do seu banco. Todo o processo é automatizado, mas ainda pode levar tempo para passar por todas as transações e garantir que elas correspondam. Erros de reconciliação podem ocorrer por vários motivos:

Diferenças de tempo

A entrada de dados imprecisa pode resultar em discrepâncias de reconciliação. Por exemplo, as transações podem ser inseridas muito cedo ou tarde demais para serem incluídas na reconciliação.

• As transações podem ser inseridas muito cedo. Por exemplo, suponha que você esteja reconciliando uma conta que usa um final de ano fiscal que não coincide com o final de ano fiscal de sua empresa. Nesse caso, você precisará considerar isso ao inserir transações durante o mês atual da sua empresa. Em outras palavras, se uma de suas contas terminar em 30 de junho e você estiver inserindo transações de 1º de julho a 31 de dezembro (o ano fiscal de sua empresa), esses números terão que ser ajustados adicionando ou subtraindo dias com base em suas respectivas datas de entrada.
• As transações podem ser inseridas muito tarde. Se você estiver trabalhando com uma conta que requer processamento especial devido à sua natureza ou finalidade comercial, por exemplo, despesas pré-pagas, como prêmios de seguro, convém garantir que elas sejam inseridas no prazo para que possam contribuir para o fechamento dos saldos no final de cada período (ou trimestre).

Erros

Erros podem acontecer, mas nem sempre são culpa sua. É importante identificar as causas das discrepâncias de reconciliação para que você saiba como evitá-las no futuro. Então, vamos analisar alguns erros comuns e o que você pode fazer sobre eles:

• Informações de transação ausentes ou imprecisas: se você não tiver todas as suas transações configuradas corretamente nos livros, haverá uma discrepância entre extratos bancários e saldos de contas a receber (ARB) durante a reconciliação. A solução? Verifique novamente todas as transações recebidas antes de importá-las para os livros e verifique novamente depois de importá-las.
• Configuração incorreta: tudo está configurado perfeitamente? Excelente! Mas apenas certifique-se de que todas as contas apareçam em ambos os lados do balanço patrimonial e em uma demonstração de lucros e perdas (P&L), incluindo contas de patrimônio do proprietário, como Capital do Proprietário e Lucros Acumulados. Com esses componentes críticos no lugar, deve ser mais fácil para você garantir que tudo se equilibre adequadamente durante as reconciliações periódicas ao longo do ano.

Transações ausentes

As transações ausentes podem ser devido a vários motivos. Algumas transações nunca foram inseridas em primeiro lugar, portanto, não aparecerão na reconciliação. Outras transações podem ter sido inseridas incorretamente, resultando em um saldo impreciso. Mesmo que seu sistema esteja configurado para reconciliar todas as contas automaticamente, também é possível que você tenha excluído uma transação por engano. É importante revisar esses casos com cuidado, pois eles podem indicar erros em seu sistema ou processos.

Fraude

Os empresários estão apavorados com isso. Mas, infelizmente, os fraudadores são mais criativos do que os donos de empresas em seus métodos de fazer isso. Aqui estão alguns exemplos:

• Os pagamentos em dinheiro de clientes registrados nos livros como recebidos acabaram no bolso de alguém.
• As técnicas de kiting incluem adiar um depósito de dinheiro e cheques até que os rendimentos de um depósito subsequente possam cobrir o dinheiro ou cheques roubados.
• Cheques falsos são enviados ao fornecedor fictício, mas que parece real.
• Os fundos são desviados para contas bancárias não rastreáveis.
• Roubo de ações ou outros recursos da empresa.
• Registros bancários falsos.

Como os fraudadores especialistas são bons em esconder seus rastros, pode ser difícil detectar fraudes à primeira vista em um extrato bancário ou em qualquer reconciliação de conta bancária. Estes foram até mesmo conhecidos por serem perdidos pelos auditores. Mas se algo parece estranho, vale a pena investigar.

A prevenção é a linha de defesa mais robusta contra fraudes. No grau mais significativo possível, a segregação de empregos com férias obrigatórias deve ser a primeira coisa que qualquer organização implementa. A maioria dos fraudadores pode ser desencorajada apenas por saber que alguém está examinando cuidadosamente os registros e reconciliações bancárias e de cartão de crédito e está mantendo um controle rigoroso dos ativos corporativos.

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