Nevoia neplăcută a serviciilor financiare pentru arhivarea WhatsApp (Harriet Christie)

În septembrie 2022, Securities Exchange Commission (SEC) și Commodity Futures Trading Commission (CTFC) au ajuns la acorduri în valoare totală de aproximativ 1.8 miliarde USD cu

12 dintre principalele bănci de investiții din Wall Street. Instituțiile proeminente, printre care Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs și Bank of America, au fost sancționate pentru că nu au monitorizat utilizarea de către angajați a aplicațiilor de mesagerie neautorizate, cum ar fi Whatsapp, cu
colegii si clientii. 

Sonda a urmat amenzii de 200 de milioane de dolari a lui JP Morgan din decembrie 2021, iar porțile se deschid aparent. Autoritățile par să fi folosit acea cifră inițială de decontare de 200 de milioane de dolari ca criteriu pentru industrie, ceea ce semnifică sfârșitul unui proces neoficial.
perioada de grație a oferit firmelor adaptarea la pandemie.  

Astfel de sancțiuni monumentale au avut, desigur, un impact seismic asupra peisajului serviciilor financiare, repercusiunile care depășesc cu mult mașinile, fiind evident un exemplu. Dar cum am ajuns în această etapă și cum se pot adresa firmele
comportamente ale angajaților care în mod clar nu vor mai fi tolerate?

Ce e cu WhatsApp? 

Mandatele SEC că băncile păstrează înregistrări ale tuturor comunicării dintre clienți și brokeri. Schimburile private, cum ar fi cele care au loc prin WhatsApp,
sunt mult mai dificil de monitorizat, iar probabilitatea ca datele să fie compromise crește doar pe măsură ce dispozitivele personale sunt introduse în ecuație. 

Este important să rețineți că problema aici nu este cu WhatsApp în sine; aceleași preocupări se aplică și cu WeChat, Telegram și alte aplicații de mesagerie „efemere”. Este vorba despre dificultățile de a documenta comunicațiile pe aceste platforme criptate și cele ulterioare
încălcarea cerințelor de păstrare a evidenței, care este problematică. 

Oboseala prin apeluri telefonice 

Până relativ recent, consumatorii aveau opțiuni limitate la dispoziție dacă doreau să contacteze o firmă reglementată. Pentru a discuta despre contul lor bancar, de exemplu, ar trebui fie să sune la telefon, fie să se îndrepte la sucursala lor locală pentru o discuție personală.
discuţie. Acum, ei sunt capabili să comunice cu organizația printr-o multitudine de canale digitale. 

Nu este doar o opțiune, ci o preferință. WhatsApp, Facebook Messenger și Telegram s-au numărat printre

cele mai descărcate aplicații în Q1 2022, iar WhatsApp în sine are un aspect astronomic
2 miliarde de utilizatori activi la nivel mondial. Conform
Forbes, 93% dintre consumatorii din SUA doresc să comunice prin mesaj text, cu rapiditate, ușurință în utilizare și familiaritate (consumator) cu platformele dovedind avantaje decisive.  

Aceasta funcționează în ambele sensuri; este, de asemenea, mai ușor și mai eficient pentru angajați să comunice prin instrumente pe care sunt familiarizați cu le utilizează în viața lor de zi cu zi, decât unul oferit de angajator. 

Canale de la distanță 

Perturbarea pandemiei de Covid-19 a dus la o dependență mult mai mare de aplicațiile de mesagerie, deoarece proximitatea fizică, chiar și cu colegii, a fost interzisă. În 2019, 68.1 milioane de utilizatori de telefoane mobile din SUA au accesat WhatsApp pentru a comunica. Această cifră este proiectată

crește la 85.8 milioane de utilizatori în 2023. Un produs secundar al acestei dependențe de noile canale digitale a fost o escaladare a numărului de lucrători care utilizează

telefoane personale sau tablete pentru afaceri, pe măsură ce liniile au început să se estompeze și viețile profesionale și personale s-au împletit. 

Este mai probabil ca angajații să acționeze ocazional atunci când lucrează de la distanță, indiferent dacă asta înseamnă să iau pauze mai lungi sau să trimită mesaje clienților sau colegilor printr-un canal neautorizat. După ce a permis acestor obiceiuri de comunicare să se instaleze pe o perioadă susținută, ele sunt
acum foarte greu de revenit la un nivel pre-Covid, având în vedere confortul inerent și capacitatea de utilizare cu care s-au obișnuit angajații. 

Plata Facturii 

JP Morgan
Amenda de 200 de milioane de dolari în decembrie 2021 a fost prima sancțiune semnificativă dintr-o anchetă care a afectat, de asemenea, duzina de bănci de investiții de top menționate mai sus, în valoare de 1.8 miliarde de dolari. Reprimarea SEC a continuat de atunci să se extindă, ca și Wall Street

giganții de capital privat au dezvăluit că sunt investigați.  

S-a lansat și unitatea de executare
anchete despre protocoale mai mici de Registered Investment Advisor (RIA) pentru comunicațiile comerciale „în afara canalului”. RIA-urile sunt supuse acelorași reglementări ca și firmele mai mari care au fost penalizate anterior, așa că, deși este posibil să fi fost scutite de ambuscadă
investigațiile inițiale, ar trebui să fie conștienți că sunt totuși în punctul de mirare al autorităților de reglementare. 

Ce acum? 

Situația îi lasă pe liderii de afaceri și echipele de conformitate într-o dilemă. Ar trebui să sacrifice confortul și eficiența operațională în căutarea conformității, interzicând aplicațiile de mesagerie definitiv și bazându-se în schimb pe soluțiile încercate și testate ale
e-mailuri, apeluri telefonice și, într-o măsură mai mică, rețelele sociale? 

Aceasta este probabil o opțiune tentantă, având în vedere enormitatea pedepselor aplicate. A fost cu siguranță abordarea cea mai populară, având în vedere că, în iulie 2022, tocmai

15% dintre firmele financiare monitorizau WhatsApp. 

Dar nu este chiar atât de simplu. Interzicerea angajaților să folosească anumite canale nu înseamnă neapărat că toate riscurile sunt eliminate. Interzicerea instrumentelor utile va duce probabil la angajați nemulțumiți și la „lacune de conformitate” la locul de muncă.
Opțiunea mai sigură este ca liderii de afaceri să înțeleagă platformele pe care angajații și consumatorii preferă să le folosească, apoi să dezvolte politici adecvate în consecință.  

În cele din urmă, dacă angajații doresc să folosească aplicații neautorizate, o vor face, cu excepția cazului în care există o procedură de supraveghere pentru a controla corect. Acest lucru a avut repercusiuni imense pentru oameni precum Goldman Sachs, Bank of America et al, care nu au reușit cu
acest pas, în ciuda resurselor lor.  

WhatsApp poate fi monitorizat? 

Opțiunea preferată aici este, cu siguranță, să împuterniciți personalul să utilizeze platformele cu care sunt cel mai confortabil, minimizând limitările ori de câte ori este posibil.  

Pentru a atinge conformitatea pe platforme criptate precum WhatsApp, liderii de afaceri trebuie să se asigure că pot captura, păstra și monitoriza conversațiile. Acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut, iar procesul a fost din punct de vedere istoric o sursă de mari dificultăți. Cu toate acestea, în
În ultimii ani, noi soluții au fost dezvoltate special pentru a aborda această necesitate emergentă.  

La fel cum au făcut-o anterior pentru platformele de social media, furnizorii de top de arhivare digitală au construit tehnologia pentru a capta și arhiva date de comunicații din aplicații precum WhatsApp, WeChat, Signal și Telegram. Acest lucru îi salvează pe liderii de afaceri de la frustrare
de a alege între eficiență și conformitate; ambele pot coexista acum foarte pașnic. 

În mod esențial, firmele pot, de asemenea, să aloce numere secundare pe dispozitivele personale, permițând angajaților să facă diferența între contactele de afaceri și cele care nu sunt legate de muncă și să captureze datele pertinente în consecință. Aceasta înseamnă că confidențialitatea poate fi, de asemenea, menținută în ciuda creșterii
niveluri de control profesional. 

Ar fi contra-intuitiv să ignorăm cererea în creștere pentru aplicații de mesagerie criptate la locul de muncă. Din fericire, afacerile nu mai trebuie.