Ce este automatizarea fluxului de lucru pentru documente?

În lumea actuală bazată pe informații, colaborarea și comunicarea în cadrul echipelor se bazează în mare măsură pe date și documente. De la contracte și facturi la manuale și rapoarte, documentele joacă un rol vital în transmiterea de informații structurate care pot fi ușor partajate, înțelese și luate în considerare. Cu toate acestea, pentru a valorifica întregul potențial al documentelor, un management eficient este crucial. Aici intră în joc fluxurile de lucru pentru aprobarea documentelor.

Fluxurile de lucru pentru aprobarea documentelor sunt o serie de pași care implică aport uman, toate menite să se asigure că un document îndeplinește standardele interne înainte de a putea fi utilizat. Aceste fluxuri de lucru servesc ca un mecanism de asigurare a calității, garantând că documentele își îndeplinesc scopul propus în cadrul organizațional. Prin implementarea fluxurilor de lucru pentru aprobarea documentelor, organizațiile își pot eficientiza procesele de gestionare a documentelor și pot spori eficiența generală.

În mod tradițional, gestionarea fluxului de lucru a documentelor se baza pe sarcini manuale, cum ar fi imprimarea, scanarea, trimiterea prin poștă, introducerea manuală a datelor, transmiterea fizică a documentelor în ierarhie pentru aprobare etc. Odată cu apariția instrumentelor de automatizare, companiile folosesc acum automatizarea pentru a gestiona mai bine. fluxurile lor de lucru pentru documente.

În acest articol, vom defini și explora rolul automatizării în gestionarea fluxului de lucru pentru documente.

Ce este automatizarea fluxului de lucru pentru documente?

Automatizarea fluxului de lucru pentru documente face parte din domeniul mai extins al automatizării fluxului de lucru al afacerii și se referă la utilizarea instrumentelor inteligente pentru a gestiona mișcarea documentelor într-o organizație care implică diferite persoane, lucrători și departamente. Acesta servește ca mijloc pentru companii de a-și gestiona eficient documentele, ghidând documentele prin căi predefinite și acțiuni operaționale până când ajung la destinația sau rezultatul final. Prin implementarea automatizării fluxului de lucru, organizațiile pot obține o eficiență sporită a muncii și operațiuni simplificate.

Automatizarea fluxului de lucru pentru documente este utilă în aproape toate domeniile de afaceri, deoarece toate activitățile oricărei companii necesită volume mari de documente. Să vedem, de exemplu, cum fluxul de lucru de automatizare a documentelor poate ajuta Departamentul de conturi de plătibile în procesul de procurare la plată – o operațiune de afaceri de rutină care implică o cantitate semnificativă de documente, aprobări și rutare.

1. Primire document: Procesul începe cu capturarea documentelor relevante de achiziție, cum ar fi facturi, comenzi de achiziție și chitanțe. Acest lucru se poate face prin diverse mijloace, inclusiv scanarea documentelor fizice sau primirea electronică a acestora de la furnizori.
2. Extragerea documentelor: Instrumentele de automatizare pot extrage date cheie din documentele capturate folosind tehnologii precum recunoașterea optică a caracterelor (OCR) sau recunoașterea inteligentă a documentelor (IDR). Acest lucru permite sistemului să capteze informații importante, cum ar fi numerele de factură, detaliile furnizorului, descrierile articolelor rând și sumele.
3. Validarea și verificarea datelor: Datele extrase sunt validate conform regulilor predefinite și corelate cu comenzile și chitanțele corespunzătoare pentru a asigura acuratețea și consecvența. Se desfășoară meciuri cu două sensuri și trei părți. Discrepanțele sau excepțiile pot fi semnalate pentru revizuire și rezolvare ulterioară.
4. Rutarea fluxului de lucru: Sistemul automat direcționează documentele către părțile interesate adecvate pentru revizuire și aprobare pe baza fluxurilor de lucru predefinite. Acestea pot include persoane responsabile cu verificarea elementelor rând, verificarea respectării contractului sau autorizarea plăților. Sistemul asigură că documentele sunt trimise persoanelor potrivite într-o manieră secvențială sau paralelă, în funcție de designul fluxului de lucru.
5. Aprobarea și gestionarea excepțiilor: Părțile interesate primesc notificări și pot revizui documentele electronic. Ei pot aproba, respinge sau solicita informații suplimentare după cum este necesar. Excepțiile, cum ar fi discrepanțe de preț sau informații lipsă, pot fi semnalate pentru rezolvare înainte de a continua cu pașii suplimentari.
6. Integrare cu sisteme ERP: Sistemul automatizat de flux de lucru pentru documente se integrează cu sistemul Enterprise Resource Planning (ERP) al organizației, permițând transferul fără întreruperi de date și actualizarea înregistrărilor financiare. Documentele aprobate și datele relevante sunt captate automat în sistemul ERP, asigurând coerența și eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor.
7. Procesarea plății: Odată ce documentele au trecut prin aprobările și validările necesare, sistemul generează instrucțiuni de plată pe baza datelor aprobate. Acest lucru poate declanșa procesul de plată, fie că implică generarea de cecuri, inițierea transferurilor electronice de fonduri sau utilizarea altor metode de plată.
8. Pista de audit și raportare: Pe parcursul procesului automatizat de procurare la plată, sistemul menține o pistă de audit cuprinzătoare, documentând fiecare acțiune întreprinsă asupra documentelor. Această pistă de audit servește ca o înregistrare în scopuri de conformitate, audituri interne și cerințe de raportare.

Un alt domeniu care poate beneficia foarte mult de automatizarea fluxului de lucru pentru documente este departamentul de resurse umane. Un prim exemplu este procesul de integrare pentru noii angajați, care implică adesea sarcini consumatoare de timp, cum ar fi verificările antecedentelor și introducerea manuală a datelor. Cu automatizarea fluxului de lucru pentru documente, aceste sarcini pot fi automatizate, eliberându-i pe angajații HR să se concentreze pe proiecte mai semnificative și mai captivante. Această automatizare nu numai că îmbunătățește eficiența resurselor umane, ci se extinde și la alte departamente, cum ar fi IT, marketing, finanțe, juridic și vânzări, permițându-le să automatizeze sarcinile de rutină și să sporească productivitatea generală. Prin implementarea automatizării fluxului de lucru pentru documente, departamentele de HR își pot eficientiza operațiunile, își pot îmbunătăți productivitatea și pot aloca resurse unor inițiative mai strategice care adaugă valoare organizației.

Gestionarea datelor clienților este încă un alt domeniu care beneficiază de automatizarea fluxului de lucru pentru documente. Utilizând șabloane standardizate și utilizând solicitările API, organizațiile pot introduce automat informații dinamice despre clienți în documente. De exemplu, atunci când un client își trimite informațiile printr-un formular online, o propunere poate fi generată automat cu detaliile sale, inclusiv numele complet, adresa, numele companiei, informațiile de contact și multe altele. Pot fi configurate diferite șabloane pentru diverse fluxuri de lucru și operațiuni, asigurând crearea de documente personalizată și eficientă pe baza informațiilor specifice ale clienților.

În industria sănătății, gestionarea eficientă a dosarelor pacienților este esențială. Automatizarea procesului de gestionare a documentelor simplifică generarea și întreținerea dosarelor medicale, permițând furnizorilor de servicii medicale să ofere îngrijiri superioare pacienților. Platformele de automatizare oferă un depozit securizat și centralizat pentru stocarea și accesarea dosarelor medicale, informațiilor despre prescripție medicală și planurilor de tratament, dând putere profesioniștilor din domeniul sănătății să ofere servicii îmbunătățite de asistență medicală.

În mod similar, în industria educației, automatizarea managementului documentelor poate revoluționa procesele administrative și poate îmbunătăți experiența studenților. Școlile și universitățile pot consolida toate dosarele studenților, inclusiv foaia matricole, formularele de înregistrare și documentele de ajutor financiar, într-o singură locație, îmbunătățind accesibilitatea datelor și asigurând acuratețea datelor. De asemenea, automatizarea îi ajută pe educatori în optimizarea proceselor precum notarea, trimiterea sarcinilor și urmărirea prezenței, îmbunătățind în cele din urmă eficiența operațională generală.

Beneficiile automatizării fluxului de lucru pentru documente

Potrivit cercetării McKinsey, se estimează că 50% de lucru poate fi automatizat, și în jur 31% dintre companii au adoptat deja automatizarea pentru cel puțin una dintre funcțiile lor. Acest lucru evidențiază recunoașterea tot mai mare a beneficiilor derivate din automatizarea diferitelor aspecte ale proceselor de afaceri. Cererea de comunicare eficientă, alocare eficientă a resurselor și sisteme IT robuste a alimentat și mai mult creșterea pieței globale de automatizare a proceselor de afaceri. Proiecțiile indică faptul că până în 2026, se așteaptă ca această piață să atingă o valoare de $ 19.6 de miliarde de. Acest lucru semnifică adoptarea pe scară largă a tehnologiilor de automatizare pentru a spori productivitatea, a reduce efortul manual și a optimiza eficiența operațională în toate industriile.

Automatizarea fluxului de lucru a documentelor a evoluat din sistemele de management al documentelor (DMS), care au fost dezvoltate la sfârșitul anilor 1980. Primul produs comercial DMS a fost introdus la începutul anilor 1990, concentrându-se în primul rând pe organizarea și stocarea documentelor. Cu toate acestea, pe măsură ce organizațiile au recunoscut nevoia de funcționalități mai avansate, sistemele DMS au evoluat pentru a încorpora caracteristici precum controlul versiunii documentelor, module de securitate cuprinzătoare și capabilități de flux de lucru pentru documente. Încorporarea managementului fluxului de lucru în DMS a condus în mod natural la o creștere impresionantă a dimensiunii pieței sale; în 2021, dimensiunea pieței globale pentru DMS, care a fost evaluată la 5.00 miliarde USD, este programată să atingă un nivel impresionant. 16.42 miliarde de 2029.

Unele avantaje specifice ale automatizării fluxului de lucru pentru documente includ:

• Generare rapidă a documentelor: Crearea manuală a documentelor este un efort laborios și care necesită timp. Automatizarea procesului elimină necesitatea introducerii manuale a datelor și simplifică colaborarea, permițând companiilor să genereze facturi, contracte și propuneri în câteva minute și nu în săptămâni. De exemplu, prin digitalizarea procesului de documentare, districtul școlar public St. Louis a redus timpul de solicitare a personalului de la trei săptămâni la trei ore.
• Reducerea erorilor: Introducerea manuală a datelor poate duce la eșalonare 40% probabilitatea erorilor umane, provocând provocări tehnice și financiare semnificative pentru organizații. Automatizarea documentelor minimizează probabilitatea greșelilor prin automatizarea introducerii datelor, semnalarea erorilor potențiale și validarea datelor la punctul de intrare.
• O mai bună colaborare: Colaborarea la crearea manuală a documentelor implică adesea urmărirea și comunicarea complexe, ceea ce duce la erori și întârzieri. Automatizarea documentelor oferă o platformă centralizată în care părțile interesate pot lucra împreună în timp real, reducând timpul de așteptare și minimizând nevoia de lanțuri de e-mail și întâlniri lungi.
• Consecvența și claritatea versiunii: Automatizarea documentelor asigură claritate cu privire la cea mai recentă versiune a documentului, oferind controlul versiunilor și menținând consistența. Automatizarea urmărește modificările, identifică cea mai recentă versiune și permite companiilor să stabilească șabloane și standarde pentru formatare consecventă.
• Securitatea datelor: Crearea manuală a documentelor prezintă riscuri de încălcare și pierdere a datelor. Automatizarea documentelor oferă o platformă digitală sigură pentru crearea și stocarea documentelor, cu funcții precum controale de acces, criptare și piste de audit, asigurând protecția informațiilor sensibile.
• Beneficii pentru mediu: Potrivit EPA, angajatul mediu de birou generează în jur doua lire de produse din hârtie și carton zilnic, rezultând o cantitate semnificativă de deșeuri de birou. Sursele comune de deșeuri includ erori de tipărire, fotocopii slabe, memorii și rapoarte învechite și periodice învechite. În mod remarcabil, deșeurile de hârtie reprezintă aproximativ 90% din toate deșeurile de birou. Implementarea automatizării documentelor legale poate să nu elimine în totalitate risipa de hârtie, dar poate avea un impact substanțial asupra îmbunătățirii acurateței și reducerea erorilor care contribuie la risipa de hârtie.
• Rezultat îmbunătățit: Automatizarea documentelor aduce beneficii financiare semnificative prin reducerea costurilor asociate cu procesele manuale, inclusiv imprimarea, expedierea prin poștă și stocarea fizică. Mai mult, automatizarea economisește timp și efort, permițând personalului să se concentreze pe activități cu valoare adăugată. De asemenea, îmbunătățește procesele de facturare și plată, asigurând plăți prompte și precise.

Cum să automatizezi fluxurile de lucru ale documentelor cu Nanonets?

Nanonets este un software inteligent de automatizare a documentelor, bazat pe inteligență artificială, care oferă o gamă largă de instrumente și funcții pentru a automatiza procesele de aprobare a documentelor prin fluxuri de lucru bazate pe reguli fără cod. Cu Nanonets, echipele pot gestiona eficient diferite aspecte ale fluxului de lucru al documentelor, inclusiv modul în care informațiile intră și se deplasează prin fluxul de lucru, puncte de control pentru comentarii și aprobări și atribuirea de sarcini membrilor echipei.

Cu Nanonets, companiile își pot îmbunătăți gestionarea fluxului de lucru în documente în mai multe moduri:

Execuție automată a sarcinilor:

• Automatizați sarcini repetitive, cum ar fi extragerea și validarea datelor în cadrul fluxului de lucru, economisind timp și reducând volumul de lucru manual.
• Stabiliți condiții și reguli pentru a eficientiza procesarea documentelor pe baza unor valori specifice câmpului.
• Clasificați automat documentele primite, cum ar fi facturile, comenzile de achiziție, contractele și chitanțele, îmbunătățind organizarea și extragerea datelor.
• Determinați drepturile de acces, asigurându-vă că numai personalul autorizat poate vizualiza sau edita documente sensibile.

Procesare avansată a documentelor:

• Utilizați tehnologia OCR avansată pentru a recunoaște cu acuratețe textul, numerele și caracterele din diferite tipuri de documente, inclusiv scrisul de mână și textul tipărit automat.
• Utilizați algoritmi de învățare profundă pentru a înțelege contextul datelor, permițând extragerea precisă din documente complexe și nestructurate.
• Personalizați modelul ajustând regulile de extracție și antrenați-l folosind documente eșantion, permițând extragerea precisă a datelor.

Automatizarea fluxului de lucru:

• Creați fluxuri de lucru de aprobare cu ușurință folosind șabloane și parametri personalizabili.
• Definiți recenzenții, regulile și etapele pentru a asigura procese eficiente de revizuire și aprobare a documentelor.
• Rulați reguli definite pe pilot automat pentru fiecare document, minimizând erorile și eliminând blocajele de aprobare.
• Eficientizați colaborarea și comunicarea între departamente, reducând blocajele și sporind productivitatea generală.

Interfață și integrare ușor de utilizat:

• Beneficiați de o interfață ușor de utilizat, care facilitează revizuirea și corectarea ușoară a datelor extrase, asigurând acuratețea datelor.
• Exportați datele extrase în mai multe formate, cum ar fi CSV, JSON și Excel, pentru o integrare perfectă cu alte sisteme.
• Utilizați suport în mai multe limbi, permițând extragerea din documente scrise în diferite limbi.
• Profitați de integrarea API pentru a integra Nanonets cu instrumentele și sistemele existente, cum ar fi software-ul de contabilitate, ERP-urile și CRM-urile.

Perspective și scalabilitate:

• Obțineți informații valoroase prin raportare și analize cuprinzătoare, permițând monitorizarea performanței și identificarea blocajelor.
• Optimizați continuu fluxurile de lucru pe baza îmbunătățirilor bazate pe date pentru a obține eficiență și productivitate maxime.
• Beneficiați de scalabilitatea Nanonets, permițând gestionarea eficientă a unor volume mari de documente și date.

Folosind capacitățile Nanonets, companiile își pot eficientiza gestionarea fluxului de lucru în documente, pot îmbunătăți acuratețea, îmbunătăți securitatea datelor și pot obține o eficiență mai mare în procesele lor legate de documente.

Scoateți-vă

În conformitate cu gitnux, implementarea automatizării fluxului de lucru are ca rezultat o îmbunătățire cu 88% a preciziei datelor. Studiile au arătat că până la 72% dintre lucrători consideră că procesele ineficiente au un impact negativ asupra satisfacției lor în muncă. În absența digitalizării și automatizării, angajații se confruntă adesea cu niveluri crescute de frustrare, stres și insatisfacție generală.

Automatizarea fluxului de lucru pentru documente este o soluție transformatoare care oferă o multitudine de beneficii incontestabile. Prin implementarea automatizării, companiile pot asista la creșterea productivității și a debitului, împreună cu o îmbunătățire semnificativă a acurateței datelor. Adoptarea unei platforme de automatizare a proceselor bazată pe reguli precum Nanonets poate ajuta companiile să stabilească un proces centralizat și simplificat pentru generarea, editarea și semnarea documentelor critice. Interfața ușor de utilizat le permite utilizatorilor să urmărească și să gestioneze fără efort toată documentația, eliminând dependența de sistemele de hârtie învechite.

Dacă sunteți dornic să deblocați avantajele automatizării documentelor și să îmbunătățiți performanța operațională a organizației dvs., experții noștri sunt disponibili pentru a vă oferi îndrumări. Aceștia vă pot ghida prin caracteristicile și capacitățile remarcabile ale Nanonets, ajutându-vă să determinați dacă se aliniază cerințelor dumneavoastră specifice. Nu ratați ocazia de a vă simplifica procesele de gestionare a documentelor și de a vă optimiza fluxul de lucru. Îmbrățișați puterea automatizării și propulsați-vă afacerea către o mai mare eficiență și succes.

FAQ

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. Automobile/VE-uri, carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• BlockOffsets. Modernizarea proprietății de compensare a mediului. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/