Dacă există un document care servește ca punct de referință pentru departamentele de achiziții, controlul calității, administrare și finanțe ale unei companii, acesta este Comanda de achiziție – cel mai adesea la care se face referire ca OP.
Indiferent dacă afacerea dvs. este mare sau mică, Comanda de achiziție joacă un rol cheie în urmărirea stocului dvs., asigurând standardele de calitate ale produsului sau serviciului dvs. și eficacitatea planificării financiare.
„Dacă nu o poți măsura, nu o poți îmbunătăți” – Peter Drucker.
Cunoașteți cele mai importante valori pentru a vă împuternici echipa Accounts Payable, obțineți-vă Carte electronică gratuită astăzi.
Vă promitem că nu vă vom trimite spam
Ce este o comandă de achiziție?
O comandă de achiziție este un document de achiziție ridicat de o companie cu detalii despre articolele care urmează să fie achiziționate în scopul administrării, producției sau serviciilor. O OP conține detalii despre tipul și cantitatea de produse/servicii care urmează a fi achiziționate, specificații tehnice, preț, data și adresa de livrare, limita de timp pentru anulările probabile, termenii de plată și alți termeni și condiții.
În întreprinderile mici, un PO este ridicat de către proprietarul afacerii sau CEO. În organizațiile mari o achiziție sau cerere de cumpărare este de obicei ridicat de managerii unui departament și trimis șefului de achiziții sau directorului financiar al companiei, care la rândul său întocmește o comandă de achiziție. O PO este începutul unei tranzacții între un Cumpărător și un Vânzător.
Statutul juridic al comenzilor de achiziție
Un PO în sine este doar o listă de lucruri de care trebuie prevede. Cu toate acestea, atunci când un vânzător sau un vânzător îl acceptă și îl semnează, o comandă de cumpărare devine un contract obligatoriu. Vânzătorul este apoi obligat din punct de vedere legal să livreze articolele solicitate de Cumpărător conform instrucțiunilor din Comanda de achiziție; iar Cumpărătorul este obligat să efectueze plățile conform programului menționat. O comandă de cumpărare confirmată este legală în măsura în care poate fi folosită ca garanție de către instituțiile financiare pentru a oferi finanțare comercială afacerii dvs.
Doriți să vă automatizați procesele AP manuale? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.
Ce este o factură?
O Factură este o cerere de plată formulată de un Vânzător/Vânzător pentru îndeplinirea unui PO. Este factura și se bazează pe o comandă de achiziție și, de obicei, conține numărul PO împreună cu un număr de factură și o listă de prețuri detaliată. Factura se face conform termenelor de plata mentionate in Comanda de Cumparare. Dacă Cumpărătorul s-a angajat să efectueze o plată în avans, factura este ridicată înainte ca articolele să fie expediate; în caz contrar, Factura este livrată împreună cu articolele procurate. Cumpărătorul este obligat din punct de vedere legal să efectueze plățile conform termenilor comenzii de achiziție. (Ce este o factură proforma?)
De exemplu, Bill White, cel aprovizionare și achiziții managerul unui hotel de cinci stele, primește o cerere de achiziție de la bucătarul de patiserie pentru un aparat de conuri de vafe, cutii de pâine și forme de ciocolată. Bill White completează o comandă de achiziție cu specificații clare ale echipamentului necesar, data livrării și prețul așteptat și o trimite unei companii de echipamente de bucătărie.
Firma de echipamente de bucătărie primește OP și confirmă că poate onora comanda. Ei expediază comanda împreună cu o factură către Bill White. Când transportul sosește, Bill White și managerul de conturi al hotelului fac o potrivire în trei direcții pentru a verifica nota de livrare în raport cu OP și factura. Odată ce verificarea este finalizată, managerul de conturi procesează Factura pentru plată. După efectuarea plății, Comanda de achiziție este marcată ca închisă și factura este sigilată ca plătită.
Comandă de cumpărare vs Factură
Chiar dacă o comandă de achiziție este utilizată pentru a face o factură, ambele sunt documente separate utilizate de persoane diferite în diferite etape ale procesului de cumpărare. Iată câteva diferențe esențiale între cele două.
O comandă de achiziție:
– este realizat de către cumpărător înainte de o achiziție
- listează detaliile produselor/serviciilor care urmează să fie achiziționate
– are un program de plată propus.
O voce interioara:
– este ridicat de vânzător după vânzare (cumpărare)
– confirma produsele/serviciul livrat cu lista de preturi detaliata
– specifică programul de plată cu datele.
Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.
Cum funcționează comenzile de achiziție?
Comenzile de achiziție sunt, de asemenea, un indiciu al prognozei de creștere a afacerii dvs. Deciziile cu privire la ce să cumpărați și în ce cantitate se bazează pe volumul de afaceri pe care îl prevăzuți în viitorul apropiat. Odată identificate aceste nevoi, Comenzile de Achiziție pot fi făcute cu specificațiile produselor sau serviciilor necesare.
Simultan, vânzătorii/vânzătorii pot fi identificați pentru a îndeplini cerințele și Comenzile de achiziție trimise acestora pentru aprobare. Vânzătorul examinează și confirmă dacă sunt capabili să respecte termenul și să vă îndeplinească cerințele și aprobă Comanda de achiziție, care devine apoi obligatorie din punct de vedere juridic.
În consecință, vânzătorul este responsabil să se asigure că produsele sau serviciile vă sunt livrate în condițiile OP. Vânzătorul ridică, de asemenea, Factura, iar plățile sunt efectuate de către compania dumneavoastră, așa cum s-a convenit în Comanda de achiziție.
Urmăriți-vă comenzile de achiziție pentru a crește eficiența
Urmărirea comenzii de achiziție sau Urmărirea comenzii este procesul de monitorizare a comenzii dvs. de achiziție de la concepție până la livrarea finală. În mod tradițional, odată ce o OP a fost aprobată, cumpărătorul a sunat furnizorul sau compania de transport maritim pentru starea expedierii. Tehnologia rapidă și eficientă a înlocuit complet modul lent tradițional; iar expedierile pot fi acum urmărite la fiecare pas.
Formularele electronice standardizate de Comenzi de Procurare au făcut procesarea rapidă, eficientă și mai economică. Soluțiile inteligente de urmărire permit vizibilitatea completă în timp real și raportarea întregului proces al comenzii dvs. de achiziție:
- depunerea PO
- aprobare în mai multe etape
- notificare prealabilă de expediere
- livrare
- factură
- închiderea plății
Importanța comenzilor de achiziție pentru afacerea dvs
În faza de pornire, s-ar putea să vă fie mai ușor să găsiți un canal de comunicare clar cu furnizorii. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea crește, la fel și cerințele la diferite niveluri și cu diferite echipe de oameni. Prin urmare, este recomandabil să puneți în aplicare un sistem de creare a Comenzilor de achiziție pentru a vă asigura că detaliile unei comenzi nu sunt pierdute, plățile nu sunt ratate sau duplicate pentru aceeași comandă, economisiți timp și stabiliți o pistă de audit. Comenzile de achiziție documentate corespunzător oferă un istoric transparent al articolelor cumpărate de compania dvs., cine le-a cumpărat și când, cine sunt furnizorii obișnuiți și cât de mult capital de cheltuieli este disponibil la un anumit moment în timp. Acest lucru, la rândul său, va permite un management financiar mai bun.
Rezervați această demonstrație live de 30 de minute pentru ca aceasta să fie ultima dată când va trebui să introduceți manual datele din facturi sau chitanțe în software-ul ERP.
Beneficiile automatizării procesului comenzii dvs. de achiziție
Automatizarea comenzilor de achiziție este eficientizarea întregului procesul comenzii de cumpărare. Cel mai mare avantaj al automatizării comenzilor de achiziție este economisirea de timp și efort. În organizațiile mari, platforma de automatizare permite membrilor echipei să trimită automat cereri de cumpărare șefului echipei pentru evaluare și aprobare. OP-ul ar fi apoi creat automat, eliminând astfel nevoia de documente, duplicarea introducerii datelor în diferite etape de aprobare și alte provocări precum:
– lipsa de eficiență și responsabilitate
– lipsa controlului procesului
– riscuri de confidențialitate și securitate.
Economisiți timp pentru activități cu valoare redusă. Creșteți eficiența generală
Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., beneficiile automatizării comenzilor de achiziție sunt multe. Cu procesare și aprobare în timp real, automatizarea asigură respectarea regulilor și controalelor, în timp ce crește eficiența procesului a echipei dumneavoastră și reduce erorile umane într-o mare măsură. În plus, oferă o pistă completă de audit, evitând astfel bătaia de cap de a căuta fișierele de hârtie lipsă. Odată cu un proces simplificat și economii de costuri și timp, vin flexibilitate, control și vizibilitate în procese. În plus, o platformă de cumpărare automată permite o soluție perfectă potrivirea facturii într-un departament automatizat AP.
- AI
- AI și învățarea automată
- ai art
- ai art generator
- ai robot
- inteligență artificială
- certificare de inteligență artificială
- inteligența artificială în domeniul bancar
- robot cu inteligență artificială
- roboți cu inteligență artificială
- software de inteligență artificială
- blockchain
- conferință blockchain ai
- coingenius
- inteligența artificială conversațională
- criptoconferință ai
- dall-e
- învățare profundă
- google ai
- masina de învățare
- Plato
- platoul ai
- Informații despre date Platon
- Jocul lui Platon
- PlatoData
- platogaming
- scara ai
- sintaxă
- zephyrnet
