Modul în care automatizarea proceselor robotizate în gestionarea e-mailului poate afecta educatorii

Automatizarea proceselor robotizate (RPA) le permite oamenilor să nu mai facă anumite tipuri de sarcini repetitive, adesea efectuate manual. Deoarece atât de multe persoane petrec acum timp prețios gestionând nevoile de gestionare a e-mailului, nu este surprinzător că s-au uitat la modul în care RPA le-ar putea ajuta căsuțele de e-mail. Iată câteva exemple despre cum ar putea îmbunătăți operațiunile din sectorul educațional și ar putea ajuta profesorii care munci din greu să-și elibereze timp.

Scăderea sarcinilor de tastare

Unele instrumente RPA pot gestiona e-mailurile primite și trimise înainte ca educatorii să le vadă. Elimină o mare parte din munca aglomerată care cuprinde adesea atât de mult din zilele lor de lucru tipice.

Astfel de soluții evaluează în general conținutul unui e-mail ca prim pas. Apoi, vor crea un scor de încredere pentru ceea ce spune e-mailul. Dacă sistemul RPA are încredere ridicată, trimite un răspuns fără contribuții din partea profesorilor sau a oricărei alte persoane implicate în gestionarea e-mailului. Educatorii se implică doar atunci când instrumentul RPA are încredere scăzută în conținutul e-mailului și are nevoie de îndrumare.

Astfel de setări sunt deosebit de utile atunci când părinții trimit e-mailuri la care se răspunde ușor. Un educator poate configura șabloane specifice pentru utilizarea unui instrument RPA. Apoi, trebuie doar să introducă răspunsuri mai detaliate atunci când conținutul unui e-mail este mai complex.

Luați în considerare un exemplu în care elevii trimit teme prin e-mail. Un educator ar putea folosi RPA pentru a confirma primirea lucrării sau pentru a semnaliza că un cursant a uitat să includă un atașament necesar.

RPA este, de asemenea, valoroasă în perioade precum începutul unui an școlar, când un educator poate avea nevoie să trimită e-mailuri de bun venit zeci de elevi noi și părinților acestora. Profesorii trebuie să adauge în continuare note personale corespondenței, dar pot elimina sau reduce o parte din conținutul de e-mail care trebuie să fie inclus în fiecare mesaj.

„RPA poate trimite răspunsuri prin e-mail fără nicio contribuție din partea profesorilor.” 

Economisirea de timp în timpul sarcinilor esențiale

Multe locuri de muncă ale educatorilor prezintă elemente atât de repetiție, cât și de individualizare. Planificarea lecției este un exemplu excelent. Profesorii urmează de obicei cadre specifice pentru a se asigura că conținutul lecției respectă standardele de stat sau naționale. Cu toate acestea, ei vor ajusta și planurile pentru fiecare elev, în funcție de punctele forte și nevoile cursantului.

În Scoția, Consiliul Local Aberdeen a devenit primul din țară care a folosit RPA pentru a crea planuri de lecții. Această aplicație RPA a provocat schimbări pozitive echivalent cu angajarea a încă 14 profesori pentru că a economisit atât de mult timp.

Unele planuri de lecție includ chiar predarea cursanților cum să trimită e-mailuri. Acest conținut este deosebit de benefic pentru studenții mai tineri sau pentru cei care învață engleza ca a doua limbă.

E-mailurile sunt o parte integrantă a vieții de zi cu zi pentru mulți, dar toată lumea a trebuit să învețe cum să le trimită la un moment dat. Imaginați-vă o soluție RPA care ar putea ajuta profesorii să creeze mai rapid planuri de lecție, apoi să distribuie conținut tematic direct în căsuțele de e-mail ale studenților.

„O aplicație RPA folosită în Scoția a economisit atât de mult timp încât a oferit echivalentul angajării a 14 noi educatori.” 

Asigurarea că educatorii văd e-mailurile după nivelul de prioritate

E-mailul este o metodă de comunicare convenabilă, dar poate deveni rapid copleșitoare. Asta pentru că majoritatea oamenilor au căsuțele de e-mail configurate pentru a primi toate e-mailurile pe măsură ce sosesc. In orice caz, o bună practică pentru gestionarea e-mailului este să prioritizați cum și când gestionați mesajele. Veți descoperi aproape sigur că unele au nevoie de atenție promptă, iar altele nu necesită deloc răspunsuri.

RPA poate funcționa în fundal pentru a prioritiza e-mailurile. Unele sisteme învață în timp care e-mailuri sunt mai mult sau mai puțin importante. De asemenea, oamenii pot modifica setările, astfel încât să vadă e-mailurile în loturi la ore prestabilite. În acest fel, utilizatorii nu sunt întrerupți ori de câte ori sosește un mesaj nou.

Unele sisteme RPA învață, de asemenea, să recunoască anumite cuvinte cheie. Acestea ar putea include „copil bolnav”, „teme întârziate” sau „temă ratată”. Toate acestea sunt chestiuni care ar putea necesita atenție rapidă din partea unui profesor.

Mulți educatori s-au confruntat cu provocări extraordinare în ultimii ani, iar unii sunt acum se confruntă cu burnout ca urmare. O problemă este că adesea trebuie să-și petreacă atât de mult timp făcând alte lucruri decât predarea. RPA poate rezolva această problemă, în special în ceea ce privește gestionarea e-mailului.

„Unele sisteme RPA pot prioritiza e-mailurile și învățarea în timp, ceea ce este mai mult sau mai puțin important.” 

Îmbunătățirea timpilor și procedurilor de procesare

Multe sisteme educaționale folosesc conținutul de e-mail ca sistem de avertizare timpurie. De exemplu, anumite fraze ar putea indica un student expus riscului sau unul cu opinii extremiste care ar putea pune pe ei înșiși sau pe alții în pericol.

În Regatul Unit, Departamentul pentru Educație a implementat un instrument RPA cunoscut sub numele de Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data - sau ARNOLD. Înainte de a utiliza ARNOLD, lucrătorii au manipulat aproximativ 120,000 de e-mailuri de la public în fiecare an prin introducerea manuală a datelor într-un sistem. Acest lucru a durat mult, fiind necesar ca cineva să citească un mesaj și să-l înțeleagă în context, apoi să-l clasifice înainte de a ajunge la persoana potrivită.

Acum, ARNOLD analizează fiecare e-mail, îl clasifică după nivelul de risc și efectuează introducerea datelor necesare în sistemul departamentului de educație. Instrumentul RPA examinează sute de variabile asociate fiecărui e-mail pentru a decide cum să-l clasifice. Această configurare a eliminat introducerea manuală a datelor legată de e-mailurile primite.

Membrii personalului spun că această schimbare i-a ajutat să se concentreze mai degrabă pe furnizarea de servicii decât pe administrare. De asemenea, le este mai ușor să identifice e-mailurile care necesită cea mai rapidă acțiune, cum ar fi cele despre elevii expuși riscului sau școlile cu performanțe slabe.

Automatizarea proceselor robotizate simplifică gestionarea e-mailului

Educatorii de astăzi nu pot evita să scrie și să răspundă la e-mailuri. Cu toate acestea, așa cum arată aceste exemple, un instrument robotizat de automatizare a proceselor i-ar putea ajuta să economisească timp și să se angajeze într-o muncă mai plină de satisfacții și mai relevantă.

Unii factori de decizie din departamentul de educație ezită să facă lucrurile diferit, mai ales dacă noile procese necesită resurse financiare. Aceasta înseamnă că profesorii ar putea avea nevoie să vorbească în mod specific despre cât timp și energie petrec în prezent pentru a scrie e-mailuri și despre modul în care RPA ar schimba jocul, permițându-le să dedice mai mult timp ceea ce fac cel mai bine.