Cum să identificați și să preveniți frauda furnizorilor

Looking for an AI-based AP Automation solution? Check out Nanonets pentru o mai bună acuratețe, o mai mare flexibilitate și un set larg de integrări cu alte sisteme de contabilitate, ERP și multe altele!

Programează o demonstrație

---

Conducerea unei afaceri presupune abordarea unui număr mare de riscuri. Riscurile de fraudă pot apărea din implicarea cu terți, cum ar fi vânzătorii sau chiar angajații. O astfel de fraudă rampantă asociată cu procesul conturilor de plătit este fraudă de vânzător.

Frauda vânzătorului poate apărea dintr-una sau mai multe surse într-un mod foarte sofisticat. Dacă nu este detectat, poate costa foarte mult afacerile. Citiți în continuare pentru a afla mai multe despre frauda furnizorilor, categoriile acesteia și modalitățile de detectare și prevenire.

Cuprins

What is Vendor Fraud

Frauda vânzătorului se referă la malpraxisurile care pot fi comise pentru câștiguri personale de către un furnizor, mai mulți vânzători sau un angajat, pe creanţe (AP) a unei companii.

Cu cuvinte simple, este un tip de înșelătorie care implică falsificarea informațiilor despre contul unui furnizor sau al unui destinatar în AP pentru a devia plățile. Fraudele de plată pot fi comise prin:

• Unul sau mai mulți angajați
• Unul sau mai mulți furnizori
• Colaborare între furnizor(i) și angajat(i)
• O entitate externă care modifică informațiile de plată ale unui furnizor necunoscute de nimeni

Uneori, complexitatea absolută implicată poate face dificilă detectarea fraudelor furnizorilor și poate face afacerile vulnerabile la pierderi uriașe.

Who Does it Impact

De obicei, frauda furnizorilor poate avea un impact destul de grav asupra întreprinderilor mici și mijlocii. Astfel de organizații sunt expuse unui risc mai mare, deoarece tind să nu aibă controale sau puncte de control puternice care pot urmări și identifica astfel de fraude.

În plus, organizațiile mai mici care au echipe mai mici de angajați depind de personal minim pentru a gestiona mai mulți AP funcții. Prin urmare, un angajat responsabil cu primirea facturilor, precum și cu autorizarea plăților poate fi tentat să manipuleze înregistrările care, la rândul lor, pot produce daune substanțiale finanțelor și credibilității unei companii.

Acest lucru nu înseamnă că organizațiile mai mari nu sunt expuse riscului. Dar, cu mijloacele, capacitatea și personalul relativ mai mare, este probabil să implementeze un control robust al riscului care poate reduce incidența fraudei furnizorilor.

Organizațiile mai mici sunt mai susceptibile la frauda furnizorilor dacă nu au mijloacele și capacitatea de a implementa procese și controale de urmărire. Fără ele, poate fi dificil să previi sau să atenuezi diferitele categorii de fraude care pot fi comise în departamentul lor AP.

Categorii de fraudă a furnizorilor

Frauda vânzătorului poate varia foarte mult în modul în care este efectuată. Poate fi clasificat după cum este detaliat mai jos:

• Frauda de facturare: se referă la manipulări de plată care sunt efectuate în 2 moduri de către angajați. Poate implica fie un furnizor fals, fie efectuarea de plăți duplicate folosind contul unui furnizor real.
• Furnizor fictiv – Un angajat care are control și acces adecvat creează un cont de furnizor fals sau o companie fictive, îl înregistrează ca furnizor și efectuează plăți regulate în acest cont.
• Plăți duplicate – Un angajat folosește contul unui furnizor autentic, manipulează înregistrările plăților și inițiază plăți duble pe factura unui furnizor. Plata suplimentară este apoi transferată în contul angajatului.
• Verificați manipularea: Acest tip de fraudă implică un angajat care se angajează în falsificarea sau modificarea informațiilor de pe cecul unui furnizor, pentru a direcționa plățile către un cont bancar personal.
• Acceptarea mită: Ca rezultat al înțelegerii dintre un vânzător și un angajat, acest tip de fraudă presupune ca angajatul să primească remitențe personale de la vânzător în schimbul unor beneficii sau vânzări suplimentare.
• Facturare în exces: Când un vânzător facturează companiei pentru cantități/prețuri în exces față de ceea ce sa convenit inițial, se numește suprafacturare. Acest tip de practică se poate face singur sau în colaborare cu un angajat.
• Fixarea prețului: Acest tip de fraudă are loc atunci când doi furnizori colaborează pentru a fixa prețuri la tarife mai mari decât cele normale. Cumpărătorul/compania este apoi obligat să plătească prețuri mai mari, indiferent de vânzător. Angajații pot servi ca surse interne pentru ca vânzătorii să obțină informații sensibile despre bugete.
• Truparea licitațiilor: O modalitate obișnuită de a comite fraude, se realizează de obicei prin colaborarea între 2 sau mai mulți vânzători și angajați pentru a obține contractul de achiziție în favoarea celui mai mare ofertant. Angajatul va fi compensat în mod corespunzător pentru încurajarea și asistarea în fraudă.
• Frauda cibernetică: Probabil cel mai dificil tip de detectat, astfel de cazuri de fraudă a furnizorilor sunt efectuate de persoane necunoscute, neautorizate, fără nicio legătură cu compania sau vânzătorul. Aici, entitățile externe pot manipula contul unui furnizor existent și pot redirecționa plățile către conturile lor. Întreaga tranzacție se face electronic, ceea ce face detectarea și prevenirea și mai dificile pentru companii.

Detectarea și prevenirea fraudei furnizorilor

Detectarea și prevenirea fraudei furnizorilor nu este ușoară, dar realizabilă. Odată ce identificați domeniile cheie în care există o lipsă de control, implementarea unor controale și măsuri mai puternice poate contribui în mare măsură la prevenirea cazurilor de fraudă a furnizorilor. Să vedem diferitele moduri în care controalele pot fi implementate într-o organizație pentru a preveni frauda furnizorilor.

Controalele furnizorului

Deoarece majoritatea cazurilor de fraudă a furnizorilor implică furnizori, respectarea anumitor măsuri de precauție chiar de la selecție până la plăți poate reduce incidența acestora. Iată câteva controale potențiale:

• În urma diligenței necesare în procesele de înscriere a furnizorilor. Atenția ar trebui să se concentreze pe verificarea detaliilor furnizorului, cum ar fi adresele poștale, inclusiv căsuțele poștale, numerele de contact, numerele de identificare fiscală a furnizorului, persoanele de contact și conturile bancare.
• Menținerea unei baze de date centralizate de furnizori cu preferințe stabilite. A avea o listă separată de furnizori cu risc ridicat poate ajuta la inițierea aprobărilor suplimentare pentru compensarea plăților.
• Efectuarea unei analize a furnizorilor printr-un audit/sursă externă sau un angajat din afara departamentului de furnizori pentru o evaluare imparțială.
• Verificarea faptului că adresa unui furnizor sau alte informații nu se potrivesc cu informațiile vreunui angajat sau sunt similare cu un furnizor existent.
• Verificarea periodică a fișierelor principale ale furnizorului pentru a vă asigura că volumul de facturare este realist și că nu există inconsecvențe.

Măsuri pentru angajați

Deși este denumită fraudă a vânzătorului, de multe ori, prin ajutorul unei persoane din interior, cele mai multe fraude sunt orchestrate. Câteva măsuri cheie pentru a verifica implicarea angajaților în astfel de fraude sunt:

• Efectuarea de verificări amănunțite a antecedentelor în timp ce angajați noi angajați sau agenții (când externalizarea conturilor de plătit)
• Păstrarea informațiilor financiare private și limitate la angajații de la niveluri superioare
• Organizațiile mai mari pot separa sarcinile angajaților la diferite niveluri pentru un control intern mai bun. Prin urmare,
• O persoană responsabilă cu introducerea datelor despre furnizor ar trebui să fie diferită de cei care aprobă vânzătorii, deoarece acest lucru poate elimina crearea de furnizori falși.
• Personalul diferit ar trebui să se ocupe de primirea de bunuri sau servicii, de procesarea plăților facturilor și de autorizarea aprobărilor de plăți
• Companiile mai mici pot schimba sarcinile angajaților în furnizor/AP/departament de achizitii sau strângeți managerii pentru a monitoriza sarcinile importante care pot elimina șansele de a planifica o fraudă.

Utilizarea metodelor de potrivire a facturilor

Potrivirea facturii este una dintre modalitățile eficiente care poate fi folosită de organizațiile mici până la mari pentru a preveni apariția obișnuită a fraudei furnizorilor.

Potrivirea facturii este un proces utilizat de companii pentru a verifica facturile furnizorilor cu alte documente relevante, cum ar fi ordine de achiziție (PO), bonuri de mărfuri, borderouri de inspecție și chiar împotriva contractelor.

Aceste verificări obligatorii pot ajuta la verificarea autenticității facturilor furnizorilor înainte ca acestea să fie aprobate pentru plată. Potrivire factură/PO se poate face în moduri diferite.

• Potrivire în două sensuri – Se realizează prin potrivirea facturii cu comanda inițială de achiziție (PO). Acest proces verifică dacă bunurile sau serviciile enumerate în factură se potrivesc cu cele care au fost comandate de organizație.
• Potrivire în trei – Acest proces presupune verificări duble ale facturii. Factura este mai întâi corelată cu comanda de cumparare iar apoi la primirea mărfii. Ajută la verificarea faptului că bunurile/serviciile enumerate în factură se potrivesc cu OP și că au fost, de asemenea, livrate corect.
• Potrivire în patru sensuri – Cel mai elaborat proces de potrivire necesită verificarea facturii cu alte 3 documente și anume, OP, bonul de primire a mărfurilor și un bon de inspecție. Această procedură asigură că bunurile/serviciile menționate în factură sunt primite conform OP și, de asemenea, au fost inspectate pentru a verifica dacă sunt corecte.
• Potrivire non-PO sau contract – În situațiile în care întreprinderile nu utilizează mai multe documente, factura vânzătorului este corelată cu acordul contractual pentru a verifica dacă prețul și serviciile menționate nu se abat de la contractul în sine.

Aplicarea tehnicilor de extragere a datelor

Miningul de date este o tehnică modernă pentru a analiza cantități uriașe de date și a descoperi modele care ajută la analiza afacerii și la luarea deciziilor. Această tehnică este foarte precisă în detectarea fraudelor și poate fi folosită pentru a atenua cazurile de fraudă ale furnizorilor.

Folosind analiza tendințelor, data mining poate detecta anomalii care pot indica activitate frauduloasă. Organizațiile pot folosi tehnici de extragere a datelor pentru a verifica modele specifice care includ:

• Plăți care se abat de la procedura normală, inconsecvențe în dolari mici și sume care sunt maximizate până la limita de aprobare
• Plăți duplicate la aceeași dată către același furnizor sau numărul total de plăți care depășesc contractul
• Plăți efectuate în afara orelor de lucru
• Abateri ale informațiilor despre furnizor, cum ar fi variația adreselor de livrare și plată, utilizarea aceleiași comenzi de achiziție în facturi, numere de facturi nesecvențiale etc.

Alte măsuri organizatorice

Pe lângă măsurile majore, companiile pot exercita și alte măsuri adecvate pentru a ține sub control frauda furnizorilor. Unele dintre cele viabile sunt:

• Configurarea unei linii telefonice de asistență pentru fraude – O linie de asistență anonimă poate ajuta angajații să raporteze neregulile fără a-și face griji cu privire la consecințe. Acesta creează o atmosferă de vigilență și poate ajuta organizația să implementeze rapid măsuri corective.
• Înăspriți controalele interne – O organizație ar trebui să se asigure că procedurile de control sunt în vigoare și că toată lumea, de la conducere până la nivelul de intrare, este conștientă de acestea. Educarea și actualizarea angajaților cu privire la frauda furnizorilor îi poate ajuta să fie mai conștienți de riscuri și consecințe. Efectuarea de evaluări periodice a riscurilor poate oferi o perspectivă asupra lacunelor care trebuie remediate pentru a atenua frauda furnizorilor.
• Aprobari pe două niveluri – Atât aprobările furnizorilor, cât și aprobările plăților ar trebui să fie efectuate printr-un proces de aprobare pe mai multe niveluri. Acest lucru poate asigura că compania primește furnizori legitimi și că plățile sunt mai bine controlate, cu mai mult de un angajat care supraveghează procesul.

Concluzie

Frauda vânzătorilor poate avea o taxă grea asupra unei organizații și poate costa scump. Prevenirea fraudei furnizorilor necesită o planificare adecvată, revizuirea și actualizarea politicilor companiei la intervale regulate. Măsurile preventive ar trebui implementate pe o abordare pe mai multe niveluri pentru a atenua frauda și pentru a proteja organizațiile de pierderi grave în viitor.