OCR și software de scanare a facturilor pentru Sage

În lumea plină de viață a afacerilor, gestionarea manuală a conturilor de plătit și procesarea facturilor devine din ce în ce mai dificilă.

Provocările sunt numeroase:

• Introducerea manuală a datelor extrem de lentă
• riscul mereu prezent de eroare umană
• lipsa de eficiență în procesul de aprobare

Companiile caută în mod constant modalități de a eficientiza aceste operațiuni critice. Astăzi, tehnologia de automatizare AP poate automatiza ceea ce a fost cândva un proces laborios. Atunci când este asociată cu suitele software de contabilitate Sage de pe piață, integrarea software-ului AP Automation devine o necesitate pentru companiile care urmăresc eficiență și acuratețe. Integrarea Nanonets cu Sage reprezintă un salt înainte în gestionarea tranzacțiilor financiare, stabilind un nou standard pentru eficiența operațională în era digitală. Să vedem cum funcționează și cum poți configura acest lucru pentru echipele tale.

Evoluția procesării facturilor

Călătoria procesării facturilor de la rădăcinile sale tradiționale, manuale, la frontiera digitală, este o poveste a evoluției tehnologice.

Înainte de anii 1980: Conturi manuale de plătit

Procesele pentru conturile de plată au fost în întregime manuale, implicând facturi fizice, cecuri pe hârtie și registre contabile.

Anii 1980-1990: Registre digitale

Soluțiile software timpurii au oferit capabilități de bază de registru digital, simplificând unele părți ale procesului.

Anii 2000: Facturarea electronică deblocată

Internetul a revoluționat conturile de plăți, introducând facturarea electronică, tranzacțiile online și comunicațiile prin e-mail. Această epocă a înregistrat o reducere semnificativă a proceselor pe hârtie.

Anii 2010: Soluții cloud ușor de utilizat

Soluțiile bazate pe cloud au permis operațiuni financiare mai scalabile, mai flexibile și mai accesibile, în timp ce tehnologia mobilă a permis gestionarea și aprobările în mișcare a facturilor.

Sfârșitul anilor 2010-prezent: soluții automate pentru plătibile

Cea mai recentă evoluție implică utilizarea automatizării și a inteligenței artificiale pentru a automatiza întregul proces, inclusiv:

• Contabilitate și AP Intelligence: Apariția sistemelor de contabilitate bazate pe inteligență artificială a inaugurat o nouă eră a eficienței. Capabile de a efectua sarcini repetitive, cum ar fi introducerea de date, potrivirea facturilor și procesarea tranzacțiilor, aceste sisteme funcționează cu o viteză și precizie care depășesc capacitățile umane.
• Flux de lucru conectat între aplicații: În peisajul digital interconectat de astăzi, comunicarea fără întreruperi între aplicații este crucială. E-mailurile, instrumentele AP, software-ul de contabilitate, ERP-urile și alte baze de date funcționează acum în mod concertat, automatizează capturarea și sincronizarea datelor între platforme.
• Captură inteligentă de date: Folosind tehnologii AI precum procesarea limbajului natural și recunoașterea optică a caracterelor (OCR), sistemele actuale automatizează extragerea și interpretarea datelor din diferite formate de factură. Aceasta include gestionarea datelor nestructurate și scanate cu o eficiență fără precedent, făcând procesul contului de plătit mai fluid și mai precis decât oricând.

Tehnologie OCR pentru scanarea facturilor

OCR (Recunoaștere optică a caracterelor) simplifică modul în care companiile gestionează documentele. În cazul nostru de utilizare, OCR scanează facturile și alte documente pe hârtie, transformându-le în text digital. Textul digital este interpretat folosind AI și sunt extrase detaliile facturii -

• Câmpuri (data facturii, numărul facturii, suma, detaliile vânzătorului, detaliile cumpărătorului etc.)
• Elemente rând (descrierile și costurile Bunurilor și Serviciilor Vândute).
• Coduri GL (atribuite automat de AI pe baza datelor anterioare).
• Alte dimensiuni bazate pe context (clasificarea cheltuielilor etc.)

Ce impact are OCR și software-ul de scanare a facturilor?

Diverse statistici raportate subliniază impactul software-ului de automatizare. Aceste cifre reprezintă o narațiune a tipului de succes pe care tu și echipa ta poți aștepta cu nerăbdare să-l experimentezi.

Reduceri dramatice ale costurilor la procesare

Să începem cu sănătatea financiară a departamentului dvs. S-a demonstrat că AP Automation reduce costurile de procesare cu 70%. Nu este vorba doar de economisirea de bănuți; este vorba despre realocarea bugetului către creștere, formare și poate chiar acel espressor de birou la care toată lumea a privit. Gândește-te la asta ca la o investiție atât în ​​eficiența echipei tale, cât și în bunăstarea lor.

Timpul este al esenței

Acum, imaginează-ți reducerea timpului de procesare a facturilor cu 384%. Această scădere dramatică înseamnă că echipa dumneavoastră poate procesa mai multe facturi mai rapid decât oricând, eliberând timp pentru a vă concentra pe inițiative strategice care contează cu adevărat. Cu AP Automation, „Nu am timp pentru asta” devine „Ce urmează pe agendă?”

Reducerea erorilor pentru liniște sufletească

Știm că erorile pot fi mai mult decât enervante - pot fi costisitoare. Cu o reducere de 37% a erorilor de procesare a facturilor, AP Automation aduce liniște sufletească operațiunilor dumneavoastră. Mai puține erori înseamnă mai puține ore petrecute în ciclurile de corecție și mai multă încredere în integritatea datelor dvs. Acest lucru se traduce, de asemenea, în mai puține frecări cu furnizorii și părțile interesate, netezind calea pentru relații și operațiuni mai bune.

Cultivarea relațiilor cu furnizorii

Apropo de relații, să vorbim despre 76% dintre organizații care raportează o satisfacție crescută a furnizorilor. Aceasta este cheia. Furnizorii fericiți înseamnă un lanț de aprovizionare de încredere și oportunități pentru negocieri și reduceri pe viitor. Furnizorii dvs. vor observa și vor aprecia punctualitatea și acuratețea plăților dvs., datorită AP Automation.

Optimizarea fluxului de numerar prin reduceri de plată anticipată

Economii de 3% prin reduceri de plată anticipată oferă organizației dvs. un lifting financiar, îmbunătățind fluxul de numerar și oferindu-vă mai multă pârghie și flexibilitate în operațiunile dvs. financiare.

Conformitate fără complicații

În cele din urmă, bijuteria coroanei AP Automation: conformitate 100% fără stres. Într-o epocă în care cerințele de reglementare sunt din ce în ce mai mari, obținerea conformității complete fără stres nu este nimic mai puțin miraculoasă.

Nanonets pentru OCR și scanarea facturilor în Sage

Pentru companiile care utilizează Sage pentru nevoile lor contabile, procesul manual de gestionare a facturilor nu este doar un test de răbdare, ci și o pierdere semnificativă de resurse. Un software OCR și de scanare a facturilor pentru Sage transformă acest proces critic, dar greoi, într-un flux de lucru eficient și eficient.

Să aruncăm o privire la modul în care echipele de contabilitate pot folosi un software de automatizare AP bazat pe OCR, cum ar fi Nanonets, și îl pot integra cu Sage pentru a-și eficientiza fluxul de lucru contabil.

Flux de lucru manual AP în Sage

Să trecem prin procesul AP manual tipic pentru o companie care utilizează Sage:

Nu stiu: Facturile ajung în diverse formate, inclusiv hârtie și digitală. Personalul trebuie să colecteze și să organizeze manual aceste documente.

Sortare manuală și codare GL: Fiecare factură este apoi sortată pe baza unor criterii cum ar fi furnizorul, suma sau data scadenței, necesitând timp și efort semnificativ. Fiecare factură trebuie apoi codificată în conturile corespunzătoare din Cartea Mare.

Date de intrare: Informațiile esențiale din fiecare factură, cum ar fi detaliile furnizorului, sumele și datele, sunt introduse manual în Sage.

Verificarea facturii: În funcție de politicile companiei, facturile pot fi supuse în două sensuri (factură și PO), în trei (factură, PO și raport de primire) sau în patru (factură, PO, raport de primire și raport de inspecție) verifica tranzactiile.

Aprobare: Odată verificate, facturile sunt direcționate spre aprobare, implicând adesea mai multe departamente sau niveluri de autoritate.

Procesarea plății: facturile aprobate sunt programate pentru plată pe baza termenilor și a considerațiilor privind fluxul de numerar.

Reconciliere: În cele din urmă, plățile sunt reconciliate în Sage, asigurându-se că toate tranzacțiile sunt reflectate cu acuratețe în evidențele financiare.

Flux de lucru automatizat AP cu Nanonets

Acum, să reimaginăm acest flux de lucru cu Nanonets integrat în Sage:

Nu stiu: Imaginează-ți asta - fiecare factură pe care o primește afacerea ta, indiferent de sursa ei, ajunge perfect într-un singur loc digital. Facturile sunt importate automat din mizeria de e-mailuri, drive-uri și baze de date de îndată ce sosesc, economisind timp și reducând greșelile.

Nanonets citește automat facturile trimise prin e-mail din corpul e-mailului și din atașamente.

Toate facturile scrise de mână și tipărite pot fi scanate cu ușurință folosind un smartphone sau încărcate direct pe platformă.

Chitanțe digitale pot fi fie create și tipărite direct folosind platforma Nanonets, fie importate în Nanonets din e-mail, aplicații și baze de date.

Acest proces asigură că fiecare parte de date, indiferent de origine, își găsește locul într-un depozit digital centralizat, pregătit pentru acțiuni ulterioare.

Introducerea automată a datelor: Nanonets AI citește facturile cu o precizie de peste 99%, reducând orele la simple momente. Această schimbare înseamnă că echipa ta poate renunța la corvoadă și se poate scufunda în munca care contează cu adevărat. Datele sunt apoi extrase și introduse direct în Sage, fără a fi necesară introducerea manuală a datelor.

Sortare automată și codare GL: Nanonets folosește OCR pentru a recunoaște automat și a clasifica facturile în funcție de furnizor, dată, sumă și alte criterii relevante. Atribuirea codului GL poate fi automatizată prin:

• Antrenament pe datele anterioare: Aceasta implică încărcarea documentelor financiare istorice și a tranzacțiilor etichetate cu coduri GL corecte din punct de vedere istoric. Modelul învață din aceste exemple să prezică cu exactitate codurile GL pentru tranzacții noi.

• Ieșit din cutie Gen AI: Prin utilizarea Nanonets GenAI, software-ul nostru poate interpreta textul documentelor financiare într-un mod care imită înțelegerea umană. Acest lucru îi permite să extragă informații relevante, context și semantică pentru a aplica un raționament complex pentru a atribui codurile GL cu precizie, chiar și în cazurile în care detaliile tranzacției sunt ambigue sau rare.

Verificarea inteligentă a facturilor: Folosind inteligența artificială, Nanonets realizează automat potrivire în două, trei sau patru direcții, citind și încrucișând datele extrase ale facturii cu comenzile de achiziție, primind rapoarte și rapoarte de inspecție prezente în Sage.

Validare: Sistemul semnalează orice discrepanțe pentru examinare umană, dar în caz contrar, facturile care corespund criteriilor companiei sunt direcționate automat spre aprobare sau direct aprobate pe baza unor reguli prestabilite.

Aprobare: Aprobarile cu Nanonets nu mai sunt un blocaj. Ei devin flexibili și locuiesc acolo unde se află organizația dvs., indiferent dacă este vorba de e-mail, Slack sau Teams. Acest lucru elimină nevoia de apeluri telefonice perturbatoare și barajul prea familiar de mementouri.

Procesarea plății: Facturile aprobate sunt puse automat la coada de plata conform termenilor lor, optimizand managementul fluxului de numerar.

Reconciliere: Vă puteți importa extrasele bancare, iar Nanonets reconciliază automat plățile în Sage, asigurându-vă că situațiile financiare sunt actualizate și precise, iar cărțile dvs. se închid cu 90% mai repede.

Am discutat mai devreme despre beneficiile tangibile ale utilizării OCR și a software-ului de scanare a facturilor pentru Sage. Dar, pe deasupra, trecerea de la un proces manual la un proces automatizat AP reprezintă nu doar o schimbare în modul în care sunt îndeplinite sarcinile, ci o transformare fundamentală a rolului departamentului financiar. Cu instrumente precum Nanonets, echipele financiare trec de la funcțiile de back-office la contribuitori strategici, valorificând date și analize în timp real pentru a conduce deciziile de afaceri. Acesta este viitorul finanțelor și este disponibil acum pentru utilizatorii Sage prin puterea automatizării cu Nanonets.

---

După cum am explorat, integrarea Nanonets cu software-ul de contabilitate Sage este o schimbare de joc pentru companiile blocate de ineficiența procesării manuale a facturilor. Evoluția de la procesele manuale la cele automate de conturi de plăți nu este doar un pas înainte; este un salt într-un viitor în care operațiunile financiare sunt simplificate, ratele de eroare scad, iar luarea deciziilor strategice este împuternicită de analiza datelor în timp real. Trecând de la munca manuală la o perspectivă strategică, echipele financiare echipate cu instrumentele de automatizare potrivite își pot conduce companiile către o mai mare profitabilitate, agilitate și avantaj competitiv în era digitală.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/