Ghidul complet pentru arhivarea documentelor

---

Cum funcționează arhivarea electronică a documentelor?

Arhivarea documentelor nu este o activitate unică, dar odată ce ați stabilit un proces de afaceri adecvat, îl puteți automatiza. Să vedem cum să documentăm lucrările de arhivare.

Pasul 1: Evaluarea inițială

Înțelegeți procesele actuale ale documentelor. Cum gestionați documentele esențiale și neesențiale? Aveți un proces stabilit? Toate documentele sunt tratate la un moment dat sau procesul este ad-hoc?

Aruncă o privire în

• Cum sunt generate, înregistrate, clasificate și denumite documentele?
• Care este procedura de digitizare a documentelor?
• Care sunt cerințele pentru ștergerea sau renunțarea unui document?
• Cine se ocupă de excepțiile documentelor?
• Ce documente sunt necesare pentru un audit?

De asemenea, ar trebui să înțelegeți numărul de documente pe care le veți gestiona pentru a vă face o idee.

Pe baza acestei evaluări inițiale, lucrați la elaborarea fluxurilor pentru procese.

Pasul 2: Identificați obiectivele și rolurile

După ce înțelegeți procesele, încercați să identificați motivele pentru arhivarea documentelor.

• Doriți să reduceți costurile operaționale legate de tratarea documentelor?
• Faceți acest lucru pentru a respecta regulile de securitate a datelor?
• Încercați să vă optimizați gestionarea înregistrărilor?
• Echipa executivă face acest lucru pentru a îmbunătăți vizibilitatea asupra resurselor?

Pe baza obiectivelor, le puteți prioritiza și modifica procesele de arhivare a documentelor. Înțelegeți rolurile părților interesate în proces.

• Cine va supraveghea procesul de arhivare a documentelor?
• Ce niveluri de autorizare veți folosi pentru a limita intrarea la datele arhivate?
• Cum veți asigura conformitatea angajaților?

Pasul 3: implementați un program de reținere

Acum, este timpul să stabiliți un program de reținere. Practic, înțelegeți documentele care trebuie păstrate și pe cele care nu.

Trebuie să păstrați rapoarte financiare anuale originale, deoarece acestea ar putea fi solicitate pe viitor. Cercetați regulile federale, locale, statale și specifice industriei pe care trebuie să le urmați.

De exemplu, păstrați toate documentele IRS și fiscale pentru cel puțin șapte ani.

Apoi, demolați toate documentele care nu necesită arhivare sau care nu vor fi niciodată stocate definitiv, cum ar fi cataloagele furnizorilor, mesajele nedorite și copiile duplicate. Le puteți digitiza scanându-le și extragând informații folosind software-ul OCR.

Angajați un furnizor NAID (Asociația Națională de Distrugere a Informației) pentru transportul în siguranță, eliminarea ulterioară și distrugerea materialelor pentru a evita orice eventuală răspundere.

Pasul 4: digitizați fișierele de hârtie

Digitalizați fișierele de hârtie pentru a reduce costurile, a economisi spațiu și a îmbunătăți organizarea documentelor.

Puteți utiliza software-ul OCR împreună cu un scanner de documente pentru a sorta, organiza, eticheta și indexa fișierele pentru o capacitate de căutare îmbunătățită.

Pasul 5: Alegeți un spațiu de stocare

În cazul în care optați pentru stocare digitală, trebuie să selectați dintre: bandă, disc și stocare în cloud. Fiecare are beneficiile și dezavantajele sale care sunt asociate cu securitatea pe termen lung, integritatea și ușurința de introducere prin software-ul de gestionare a înregistrărilor.

Pasul 6: Automatizați cu fluxurile de lucru ale documentelor

Odată ce toate procesele și toate variabilele sunt mapate, este timpul să lansați procesul.

Unul dintre avantajele utilizării unui software de gestionare a documentelor precum Nanonets este posibilitatea de a automatiza toate procesele și de a configura notificări către părțile interesate, astfel încât să nu ratați fișierele de eroare. Consultați pașii pentru a crea fluxul de arhivare a documentelor.

Pasul 7: Monitorizați și optimizați

Niciun proces nu este perfect la început. După implementarea fluxurilor de lucru pentru documente, primiți feedback de la părțile interesate cu privire la modul în care procesul poate fi îmbunătățit.

Ce companii ar beneficia de arhivarea documentelor?  

Compania dvs. trebuie să se concentreze pe arhivarea documentelor dacă:

• Compania dvs. se ocupă cu o mulțime de documente în mod regulat
• Este posibil să aveți nevoie de acces la documente vechi în viitor
• Auditurile sunt comune pentru companii similare cu tine
• Trebuie să stocați documente ca parte a cerințelor de conformitate și de reglementare

Dacă acești factori sunt relevanți pentru compania dvs., ar putea fi necesar să vă arhivați documentele.

De ce să optați pentru arhivarea electronică a documentelor?

Reduceți costurile și economisiți spațiu

Indiferent dacă operați o corporație internațională extinsă sau o întreprindere în curs de dezvoltare, este important să economisiți cheltuieli acolo unde se poate. Arhivarea digitală a documentelor poate permite acest lucru prin eliberarea zonei și reducerea cheltuielilor operaționale.

Cu cât documentele pe care le aveți la fața locului să le reglementați, cu atât mai puțini bani și timp trebuie să fie cheltuiți pentru gestionarea lor.

Îmbunătățiți fluxul de lucru și performanța

Arhivarea adecvată a documentelor digitale poate îmbunătăți performanța afacerii și fluxul de lucru. Conform estimărilor, până la 80% din datele de producție nu trebuie să fie ușor disponibile.

Arhivând aceste date, puteți facilita accesul la restul datelor și vă puteți îmbunătăți performanța.

---

Începeți arhivarea documentelor cu Nanonets. Încrederea a peste 30,000 de utilizatori din peste 500 de întreprinderi pentru a automatiza peste 30 de milioane de documente! Evaluat 4.9 pe G2. Incearca! Începe perioada gratuită de testare or programați un apel cu noi.

---

Cazuri de utilizare pentru arhivarea documentelor

Arhivarea documentelor este utilă pentru aproape toate tipurile de afaceri. Să aruncăm o privire la câteva aplicații reale de arhivare a documentelor în diferite industrii.  

Documentele de afaceri, cum ar fi contractele, scrisorile și documentația de proiect se pot colecta de-a lungul anilor, aparând în cantități uriașe, ceea ce duce la creșterea cheltuielilor de stocare. Atunci când lucrătorii trebuie să recupereze date din aceste referințe, căutarea manuală prin magazine uriașe de documente poate duce la ore din ziua lor.

• Servicii financiare companiile trebuie să se asigure că toate documentele lor sunt pregătite pentru audit. Aici arhivarea documentelor îi ajută să păstreze toate jurnalele clienților, chitanțele de schimb valutar și alte documente legale atunci când este necesar.
• Cu amănuntul firmele ar putea avea nevoie să-și salveze toate informațiile despre clienți, furnizori și furnizori în cazul oricăror discrepanțe în viitor.
• Cabinete de avocatură și departamente juridice trebuie să stocați toate contractele, documentele și faxurile legate de cazuri în format PDF. Ei trebuie să găsească rapid documente și cotații folosind căutare și etichete inteligente. Acolo este utilă arhivarea documentelor.
• Servicii publice se ocupă cu o mulțime de informații zi de zi. Nu totul este relevant acum, dar trebuie să stocheze toate informațiile care trebuie să fie disponibile la o dată ulterioară prin clic pe un buton.
• Intreprinderi își pot optimiza gestionarea documentelor cu o arhivare eficientă a documentelor. Transformând documentele lor de hârtie într-o bibliotecă care poate fi căutată, angajații pot reduce timpul petrecut căutând documente, iar digitizarea poate îmbunătăți și vizibilitatea datelor.

---

Automatizați arhivarea documentelor cu Nanonets. Extrageți date din facturi, cărți de identitate sau orice document pe pilot automat! Începeți încercarea gratuită acum!

---

Arhivarea documentelor cu Nanonets

Nanonets este un software inteligent de gestionare a documentelor cu software OCR încorporat care vă poate ajuta să vă convertiți toate documentele pe hârtie într-un format digital de căutare. Nanonets este ușor de utilizat cu un generator de flux de lucru drag-and-drop fără cod, care poate automatiza orice proces manual de documentare.

Iată cum puteți utiliza Nanonets pentru a vă arhiva documentele:

Hartați toate procesele și părțile interesate din procesul dvs

Creați un cont pe Nanonets și selectați un model OCR personalizat pentru a crea un model OCR pentru nevoile dvs. sau puteți selecta și dintre modelele OCR pre-antrenate.

Încărcați documentele și antrenați modelul pentru a extrage datele în formatul dorit.

Odată ce sunteți mulțumit de model, puteți configura redirecționarea automată a tuturor documentelor către un anumit e-mail. Mergi la Flux de lucru > Import > Primește fișiere prin e-mail

După configurarea ingerării documentelor, modelul dvs. OCR va primi automat documentele scanate și va extrage textul din documente în formatul dorit.

Puteți extrage datele în baza de date la alegere, alegând o opțiune de export din fluxul de lucru.

Puteți adăuga o secțiune de aprobare adăugând etape de aprobare, tipuri de revizuire, reguli pentru semnalizarea fișierelor și multe altele.

De asemenea, puteți adăuga reguli pentru îmbunătățirea datelor, redenumirea fișierelor, clasificarea și sortarea documentelor și multe altele. Nevoie de ajutor? Echipa noastră este aici pentru a vă ajuta să configurați totul!

Mergeți la Nanonets și încercați să o faceți singur acum. Sau cereți echipei noastre să o facă pentru dvs.!

Nanonets este folosit de peste 30,000 de profesioniști fericiți pentru a-și automatiza procesele documentelor în fiecare an. Iată un instantaneu al performanței lui Nanonets

Iată ce spun clienții noștri despre noi.

Dacă aveți un proces complex de arhivare a documentelor, echipa noastră talentată vă poate ajuta să simplificați și să automatizați întregul proces, astfel încât să fie eficient și să funcționeze conform cerințelor dumneavoastră. Doriți să ne împărtășiți cerințele dvs.? Configurați un apel or Trimite-ne un e-mail.

---

Doriți să automatizați extragerea datelor din document? Consultați Nanonets. Fără cod. Platformă fără bătăi de cap. Sîncercați gratuit și extrageți date din documente pe pilot automat.

---

Arhivarea documentelor vs Backup fișier

Arhivarea documentelor presupune, practic, o copie de rezervă a fișierelor, nu? Ei bine, este puțin diferit.

Procesul de arhivare a documentelor este doar pentru documente pasive, în timp ce backup-urile sunt construite pentru fișierele active utilizate în sistemele de zi cu zi.

Obiectivul unei arhive de documente este de a păstra documentele originale în cazul în care acestea sunt necesare din mai multe motive în viitor, în timp ce scopul unei copii de siguranță a fișierelor este de a păstra o copie a fișierelor active în cazul în care fișierele reale sunt deteriorate sau pierdute, asigurând funcționarea operațională. continuitate.

Să ne uităm la mai multe diferențe între arhivarea documentelor și backupul fișierelor.

	Arhiva de documente	Backup document
Scop	Stocarea pe termen lung a documentelor care nu sunt folosite acum	Salvarea unei copii a datelor recente în caz de pierdere sau corupție a datelor
Utilizat	După cum este necesar – de ex. Audit	Când datele curente sunt corupte sau nu se încarcă
Date	Salvat ca copie. Datele nu sunt suprascrise	Datele sunt suprascrise
Tipul de date stocate	Date originale – de ex. Rapoarte financiare	Duplicarea datelor curente ca copie
Viteză	Viteza de restaurare nu este o problemă	Ar trebui să fie în timp real
Termen	Depozitare pe termen lung	Depozitare pe termen scurt sau mediu

FAQ

De ce să digitizezi documentele?

Gestionarea productivă a documentelor: documentele indexate, digitizate pot fi exportate într-un sistem și stocate automat în biblioteci digitale, unde utilizarea lor poate fi documentată, urmărită și gestionată.

Reutilizarea simplă a textului: atunci când un subiect tipărit este restaurat în text editabil, acesta poate fi modificat și reutilizat în Microsoft Excel sau Word, economisind timpul petrecut în general pentru a recrea și a tasta din nou documente.

Posibilitate de căutare: documentele, inclusiv cuvintele cheie din metadate sau text, pot fi detectate de rețelele electronice de căutare și indicate în câteva secunde.

Acces simplu: Documentele digitale pot fi preluate din depozitul principal în orice moment și distribuite rapid prin e-mail, eliminând nevoia de a face copii tipărite.

Ce este software-ul de arhivare a documentelor?

Software-ul de arhivare a documentelor convertește documentele în înregistrări digitale care pot fi arhivate, ușor de accesat și gestionate eficient, ajutând instituția dvs.

economisiți cheltuielile de stocare, îmbunătățiți productivitatea angajaților și accelerați procedurile de afaceri.

Adecvate pentru arhivarea pe termen lung, listele convertite sunt mici, cu o calitate vizuală ridicată. Acestea pot fi citite pe diverse aparate, ușor de accesat din locații izolate și arhivate central în arhive electronice, biblioteci digitale sau management de documente

retelelor. Orice corporație poate accelera procedurile interne și crește eficiența, oferind acces ușor la copiile stocate digital, cu drepturi de intrare definite.

---

Use Nanonets pentru a automatiza procesul de arhivare a documentelor și pentru a vă organiza fișierele pe pilot automat!

---