Top 6 KPI pentru conturi de plătit pe care trebuie să-l măsurați

Îmbunătățiți-vă eficacitatea organizațională cu aplicarea practică a indicatorilor cheie de performanță potriviți! 

Peter Drucker a spus odată: „Dacă nu o măsori, nu o poți îmbunătăți.” 

Urmărirea performanței departamentului de conturi de plată al companiei dumneavoastră necesită mult mai mult efort decât doar urmărirea numărului de facturi care au depășit data scadenței! 

O abordare strategică a gestionării echipei dvs. AP vă poate expune afacerea la un vârtej de oportunități profitabile, evitând în același timp probleme precum: fluxul de numerar slab în cadrul companiei, relațiile controversate cu furnizorii și zero surse de venituri suplimentare; astăzi vă vom arăta cum folosirea anumitor KPI-uri vă poate ajuta, în cele din urmă, echipa dvs. AP să-și sporească eficiența.

Ce sunt KPI-urile? 

KPI este un acronim pentru termenul – indicator cheie de performanță. După cum sugerează și numele, KPI-urile sunt un indicator cuantificabil al performanței oricărui obiectiv specific pe o perioadă de timp. 

Proprietarii de afaceri și profesioniștii pregătiți se confundă adesea între termenii – Indicator cheie de performanță și Metric. Iată cum diferă cele două: 

Indicatorii cheie de performanță au un impact pozitiv asupra rezultatelor generale ale afacerii dumneavoastră. Aceștia joacă un rol-cheie în susținerea strategiei generale de afaceri și evidențiază ceea ce este important pentru a ajuta afacerea să se dezvolte pe termen lung. De exemplu: Timpul mediu necesar pentru aprobarea unei facturi și Zile plătibile restante. 

Metricurile, pe de altă parte, sunt un instrument de măsurare a activităților de zi cu zi din afacerea dvs. care ajută la susținerea indicatorilor cheie de performanță. Nu sunt o măsură critică în sine, dar pot avea totuși un impact minor asupra afacerii dvs. Un exemplu de valori poate fi – Procentul facturilor directe și rentabilitatea investiției pe automatizarea facturii. 

Există multe arome de indicatori cheie de performanță care se pot dovedi a fi fructuoase pentru afacerea dvs. În timp ce unor companii le place să-și urmărească progresul lunar măsurabil, altora le place să aibă mai mult o viziune pe termen lung. Iată câteva dintre tipurile comune de KPI-uri despre care ar trebui să știți: 

operaționale: Acești KPI-uri ajută la măsurarea performanței afacerii dvs. într-un interval de timp mai scurt, concentrându-se în principal asupra procesului de afaceri. Exemplu: Rata de eroare a raportului financiar, Rapoarte produse per angajat. 

Lider și întârziat: Indicatorii de vârf ajută la urmărirea creșterii afacerii dvs. și a rezultatelor viitoare ale afacerii. În timp ce, KPI-urile întârziate vă ajută să vă urmăriți deciziile de afaceri anterioare. O combinație a ambelor poate da naștere unei strategii de afaceri excelente. Exemplu: venit mediu per utilizator. 

Funcţional: Unii dintre indicatorii cheie de performanță pot fi asociați cu funcții specifice, cum ar fi contabilitate, finanțe etc. Exemplu: costuri contabile, cifra de afaceri a plătilor. 

Strategic: Acestea vă ajută să vă monitorizați obiectivele de afaceri pe termen lung. Exemplu: cota de piață și randamentul investiției.

De ce sunt importanți KPI-urile pentru echipele AP Accounts Payable?

Indicatorii cheie de performanță pot fi o măsură esențială pentru a măsura dacă progresul echipei tale Accounts Payable se aliniază cu obiectivele generale de afaceri ale companiei tale. Unele dintre motivele esențiale pentru care KPI-urile sunt din ce în ce mai utilizate de echipele AP din cadrul companiilor sunt: 

1. Reducerea factorilor de risc: KPI-urile pot juca un rol crucial în indicarea stării de sănătate a organizației dvs. Pe termen lung, acestea pot ajuta la reducerea factorilor de risc financiar și pot transforma afacerea dvs. într-una profitabilă. 
2. Aliniați-vă echipele: Asigurați-vă că dvs. și echipele dvs. AP sunteți mereu pe drumul cel bun pentru închiderea cărții de sfârșit de lună, iar dvs., în calitate de manager, puteți evalua dacă trebuie să adăugați resurse - fie oameni sau software pentru a crește performanța. 
3. Urmăriți progresul: KPI-urile asigură că fiecare angajat din echipa AP se simte responsabil pentru progresul lor. Acest lucru îi ajută și pe managerii de echipă să mute lucrurile într-un mod mai sistematic. 
4. Ajustați-vă strategiile: Cu o evidență clară a ceea ce funcționează pentru afacere și a ceea ce nu, vă puteți direcționa strategiile de afaceri în direcția corectă și puteți lucra în consecință.

Care sunt punctele dureroase pe care KPI-urile le pot rezolva pentru echipa AP?

Dacă sunteți un manager AP, știți cât de dificil poate fi să gestionați relațiile cu furnizorii, să țineți evidența facturilor și să gestionați lichiditatea. Majoritatea întreprinderilor văd o echipă AP ca pe o parte esențială a veniturilor. 

Departamentul de conturi de plată formează o componentă critică a fiecărui domeniu de afaceri. Chiar și cea mai mică greșeală în funcțiile de afaceri gestionate de departament ar putea costa compania un eșec major. 

Indicatorii cheie de performanță pot oferi o perspectivă mai profundă asupra operațiunilor de afaceri și, prin urmare, pot ajuta la găsirea unor soluții cuprinzătoare la probleme. 

De exemplu, un KPI ridicat, cum ar fi „Timpul mediu până la plată” ar putea indica că există o întârziere a plăților care trebuie efectuate către furnizorii de afaceri, deoarece nu există suficient flux de numerar în companie. Prin urmare, acest lucru ar funcționa ca un indicator că există o problemă cu generarea de venituri în afacere. 

Un alt exemplu care te-ar ajuta să înțelegi importanța KPI-urilor pentru echipele AP este numărul de facturi procesate de companie. Dacă compania ta are un număr mai mare de facturi în comparație cu concurenții tăi, atunci asta înseamnă că lucrezi cu mult prea mulți furnizori. Prin urmare, pierdeți, la rândul său, reduceri uimitoare de la consolidarea afacerilor. 

În mod similar, mulți indicatori de plată ar putea implica faptul că afacerea dvs. se implică în practici AP rău intenționate. De exemplu, dacă doriți să urmăriți cât costă echipa dumneavoastră să proceseze o singură factură, puteți urmări – Cost Per Invoice. 

Știați că este nevoie de aproape 25 de zile pentru ca o echipă AP să proceseze facturile pe hârtie? Acum, dacă nu doriți să intrați în această categorie de urmărire, atunci puteți urmări timpul de livrare!

Care sunt KPI-urile importante de urmărit? 

Atingeți obiectivele interne de afaceri și comparați-vă față de concurenții dvs. de afaceri folosind indicatori cheie de performanță! 

1. Costul contului de plătit pe factură 

Dacă sunteți convins să evaluați progresul echipei dvs. AP cu ajutorul KPI-urilor, atunci primul KPI care vă va trece prin minte ar fi – Costul contului de plătit pe factură. 

Acum, acesta este un indicator cheie de performanță care poate varia în funcție de afaceri și industrii. Prin urmare, merită fiecare secundă din timpul tău pentru a o măsura. După cum probabil vă puteți da seama după numele său, Cost Per Invoice este folosit pentru a calcula câți bani îi costă departamentului AP să proceseze o singură factură. 

Se măsoară prin împărțirea cheltuielilor totale suportate de departament la numărul de facturi procesate în intervalul de timp dat. Pentru a obține o cifră KPI mai precisă, este important să luați în considerare atât costurile directe, cât și cele indirecte în timpul calculelor. 

Costurile care trebuie incluse în timpul calculelor: costul infrastructurii IT și al suportului software, costul tuturor angajaților implicați în departamentul AP, timpul aprobator și orice costuri suplimentare suportate sub formă de taxă de întârziere, etc. 

Un cost pe factură ridicat ar putea fi rezultatul ineficiențelor din cadrul departamentului AP însuși (în mare parte din cauza sarcinilor manuale), dezacordurilor frecvente cu furnizorul cu privire la facturi sau instruire insuficientă. 

Formula = Cheltuieli totale ale departamentului AP/Nr. a facturilor procesate 

Cheltuielile totale trebuie să includă fiecare cost de personal și de infrastructură la care probabil vă puteți gândi împreună cu celelalte cheltuieli generale. Nu-ul. de facturi ar trebui să includă toate facturile programate, procesate și plătite în perioada de timp prevăzută. 

Benchmark industrial: Procesarea manuală a unei singure facturi vă va costa un in medie de 12 USD-30 USD. Pentru unele organizații, poate crește până la 40 USD. 

2. Timp mediu de plată 

Dacă măsurați costul pe factură, rezervați timp pentru a măsura și timpul mediu până la plată al echipei dvs. AP! 

Pentru a măsura acest KPI, trebuie mai întâi să calculați timpul total petrecut de echipa AP pentru procesarea facturilor. Ceasul pentru calcularea acestei valori începe să bifeze de îndată ce departamentul primește o factură până în momentul în care furnizorul desemnat primește plata. 

Cu cât îi ia mai mult timp echipei AP pentru a procesa o factură, cu atât este mai mare KPI-ul cost pe factură. 

În termeni simpli, cu cât echipa dvs. AP lucrează mai repede cu gestionarea facturilor anterioare, cu atât acestea vor fi mai puțin întârziate când vor ajunge noi facturi. Timpul mediu de plată vizat poate diferi de la o companie la alta, în principal, în funcție de politicile lor cu privire la păstrarea numerarului. Ceea ce este crucial aici este să înțelegeți că această măsură vă oferă o perspectivă asupra fluxului de numerar al companiei dvs. 

Formulă = Timpul total petrecut la procesarea facturilor/Nr. de facturi procesate 

Reper industrial: este o valoare variabilă și poate avea o medie între 3.7 și 12.2 zile. 

3. Timp mediu pe factură

După cum știți, afacerea dvs. s-ar putea să înceapă să piardă bani în loc să câștige dacă procesați lent facturile. Unele dintre motivele majore din spatele unui timp mediu mare pe factură procesată ar putea fi: 

Fluxuri de lucru prea exhaustive: Un flux de lucru prea complicat nu este doar o bătaie de cap pentru echipa AP, ci pentru toate departamentele care lucrează la nivel general. 

Verificare întârziată a facturii: Chiar dacă facturile ajung pe birourile de afaceri potrivite la momentul potrivit, cele mai multe dintre ele stau neaprobate pe birou zile în șir. 

Codare consumatoare de timp: Timpul de întârziere pentru procesarea facturilor crește din cauza utilizării software-ului vechi sau a verificării duble a fiecărei referințe din factură. 

Timpul mediu pe factură procesată depinde, de asemenea, de dimensiunea afacerii și de domeniul său industrial. După cum probabil ați ghicit până acum, dacă timpul mediu de procesare a unei singure facturi este mare, atunci echipa dvs. se blochează într-un cerc vicios de timp mediu ridicat până la plată și cost pe factură. 

Formula = Timp petrecut cu cheia + re-cheia + revizuirea materialelor + identificarea punctelor de control al rutei + aprobări + remitere + reconciliere + actualizări de comunicare. 

Referință în industrie: O afacere mică sau mijlocie poate dura aproximativ 25 de zile pentru a procesa manual o singură factură. 

4. Numărul de facturi procesate pe zi per personal AP 

Un alt KPI critic pentru a măsura performanța dvs. și a echipelor dvs. AP este numărul de facturi procesate pe zi per angajat. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți punctele forte ale echipei dvs. AP și, de asemenea, zonele gri pe care trebuie să le îmbunătățească. 

Timpul necesar unui angajat al echipei AP pentru a procesa o factură afectează semnificativ și alte departamente de afaceri. Până când și cu excepția cazului în care o factură este depusă în sistemul ERP de către angajat, niciun alt departament nu poate evalua evoluțiile acesteia. 

Alte probleme majore care pot decurge din această întârziere sunt – pierderile de reduceri ale furnizorilor, gestionarea defectuoasă a fluxului de numerar, relațiile între afaceri și furnizori întrerupte etc. 

Aici, va trebui, de asemenea, să luați în considerare sarcina de procesare gestionată de fiecare membru al personalului AP. 

Referință în industrie: Un angajat mediu al personalului AP procesează aproximativ 5 facturi în fiecare oră. Asta înseamnă 42 de facturi pe zi! 

5. Rata de excepție a facturii 

Discrepanțele între datele facturilor și comenzile de achiziție sau un blocaj în procesul de aprobare a facturii pot duce la excepții. Un exemplu tipic de excepție a facturii este atunci când există erori de rutare la procesarea facturii sau există o aprobare în așteptare. Acest lucru poate întârzia procesul de plată a facturilor și poate chiar da naștere la practici AP rău intenționate, cum ar fi plăți duplicate. 

Formula = Rata de exceptare a facturilor/ Nr. facturi procesate * 100 

Referință în industrie: Media industrială pentru rata de excepție a facturii este de aproximativ 24.6%. 

6. % facturi procesate în termenii de plată (optimizarea fluxului de numerar) 

Această măsurătoare calculează numărul de facturi ale furnizorilor pe care compania le-a plătit la timp. Acesta urmărește numărul de facturi care sunt plătite la data indicată în termenii facturii sau înainte de aceasta. O valoare scăzută pentru această măsurătoare ar putea indica o procesare manuală a facturilor predispusă la erori, linii directoare neclare legate de factura furnizorului și o pregătire necorespunzătoare a personalului AP. 

Pentru a vă ajuta să urmăriți fără efort KPI-urile menționate mai sus, am țesut o listă de linii directoare. Iată cum puteți urmări indicatorii cheie de performanță ai echipei dvs. AP: 

Definiți-vă obiectivele de afaceri pe termen scurt și lung pentru a monitoriza dacă veniturile companiei dvs. sunt în creștere sau stagnează. 

Pentru a obține informații puternice despre monitorizarea KPI, trebuie să aveți acces complet la datele istorice și în timp real. 

Alegeți vizualizările corecte pentru fiecare valoare desemnată. Puteți utiliza mai multe tipuri de diagrame, grafice și tablouri de bord pentru a vizualiza datele companiei dvs. Investiția în inovațiile potrivite pentru urmărirea KPI-urilor vă va ajuta să luați decizii de afaceri profitabile. 

Alegeți KPI-uri coezive pentru a completa vizualizările și pentru a stabili criteriile de referință potrivite. Cu parametrii KPI aleși, permiteți părților interesate să testeze indicatorii.

Cum urmăriți KPI-urile? 

Pentru a vă ajuta să urmăriți fără efort KPI-urile menționate mai sus, am țesut o listă de linii directoare. Iată cum puteți urmări indicatorii cheie de performanță ai echipei dvs. AP: 

Definiți-vă obiectivele de afaceri pe termen scurt și lung pentru a monitoriza dacă veniturile companiei dvs. sunt în creștere sau stagnează. 

Pentru a obține informații puternice despre monitorizarea KPI, trebuie să aveți acces complet la datele istorice și în timp real. 

Alegeți vizualizările corecte pentru fiecare valoare desemnată. Puteți utiliza mai multe tipuri de diagrame, grafice și tablouri de bord pentru a vizualiza datele companiei dvs. Investiția în inovațiile potrivite pentru urmărirea KPI-urilor vă va ajuta să luați decizii de afaceri profitabile. 

Alegeți KPI-uri coezive pentru a completa vizualizările și pentru a stabili criteriile de referință potrivite. Cu parametrii KPI aleși, permiteți părților interesate să testeze indicatorii.

Cum îmbunătățește automatizarea KPI-ul? 

Stimulați succesul intern al companiei dvs. și descoperiți tehnologii de ultimă oră pentru a vă ajuta să vă consolidați afacerea! 

Contabilitatea este o sarcină descurajantă pentru mai multe întreprinderi. Chiar și după runde și runde de procesare manuală a datelor, rămâi mereu cu mai multe date despre companie de sortat! Acesta este motivul pentru care afacerile se îndreaptă către era automatizării. 

Odată cu apariția tehnologiei, astăzi este posibil să economisiți bani și să îmbunătățiți eficiența afacerii în același timp. Nu numai că vă poate scuti de anumite sarcini administrative ale companiei, dar vă poate oferi și date importante de afaceri într-un format mai structurat. 

Iată șase motive convingătoare pentru care trebuie să iei pasul cu această tendință! 

Economisiți timp: Dacă sunteți un manager AP, atunci veți fi familiarizat cu cât de dureros de lentă vă poate afecta KPI-urile AP. Automatizarea procesului de conturi de plătibil ajută la îndeplinirea sarcinilor banale, cum ar fi introducerea datelor și verificarea formularelor de achiziție, cu o precizie mai mare și într-un interval de timp mai mic. 

Procesarea facturilor fără erori: Noi, oamenii, suntem predispuși la erori, în timp ce AI nu este. Procesele automate AP duc la repetarea nesfârșită a sarcinilor AP cu zero erori. 

Acces la documente digitizate: Un alt avantaj cheie al utilizării unui proces automatizat AP este că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la completarea documentelor importante. Prin automatizare, puteți crea imediat documente digitizate chiar de la început și puteți lua rămas bun de la problema urmăririi, scanării și trimiterii prin e-mail a comenzilor de achiziție.

Data validarii: Sistemele de urmărire KPI vă oferă puterea de a face modificările necesare în afaceri prin monitorizarea graficelor și a altor statistici. De asemenea, puteți reprezenta progresul afacerii dvs. prin validarea datelor. 

Productivitate sporită: Unul dintre cele mai mari avantaje ale automatizării procesului AP este că vă puteți salva de sarcini manuale obositoare și vă puteți concentra pe sarcini de afaceri mai importante. 

Accesibilitate îmbunătățită: Prin digitalizare, vă puteți duce procesele AP în cloud și nu vă mai faceți griji cu privire la depunerea documentelor în dulapurile potrivite!

Automatizarea este ușoară cu software precum Flow Nanonets, care poate gestiona procesul de la capăt la capăt al contului de plătit și vă poate ajuta să vă depășească de 10 ori eficiența. Vă puteți automatiza facturile, aprobarea și procesul de plată. Sincronizați datele în timp real cu ERP-ul dvs., cum ar fi Quickbooks, pentru reconciliere, monitorizare și efectuarea de analize asupra procesului dvs. AP.

Programați o demonstrație cu Flow by Nanonets astăzi:

Automatizați conturile plătibile

Concluzie: Transfer bancar cu Paypal

Aflați cum să vă atingeți obiectivele pentru conturile plătibile într-un mod mai strategic

Importanța automatizării pentru digitizarea proceselor AP ale echipei dumneavoastră AP nu poate fi subminată. 

Experimentați puterea automatizării prin îmbunătățirea eficienței echipei prin gestionarea sarcinilor manuale obositoare și digitalizarea documentelor importante! 

Nanonets vă poate ajuta să vă gestionați eficient echipa Accounts Payable, astfel încât să vă puteți petrece timpul conducând afacerea dvs. din față! Prin puterile învățării profunde, puteți captura cu ușurință orice date industriale din orice document doriți! 

Automatizați sarcinile manuale banale, cum ar fi depunerea facturilor în dulapuri, scanarea comenzilor de cumpărare și multe altele! 

Capturați date din mai multe resurse și utilizați-le pentru a vă avansa echipa AP! 

Obțineți acces exclusiv la soluții agnostice de șablon care vă ajută să uniți punctele dintre diferitele informații. 

Reduceți timpul petrecut urmărind facturi și automatizați colectarea plăților! 

Reduceți întârzierea plăților facturilor și îmbunătățiți-vă fluxul de numerar

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/