Мониторинг сотрудников: подходит ли Bossware для вашей компании?

Конфиденциальность, безопасность бизнеса

Хотя программное обеспечение для мониторинга сотрудников может повысить производительность, оно также может стать потенциальным минным полем для конфиденциальности и может повлиять на ваши отношения с вашими сотрудниками.

Фил Манкастер

Июнь 29 2023  •  , 4 минута. читать

На рабочем месте не всегда все идет гладко, а начальники и рабочие не всегда сходятся во взглядах на многие вещи. Но в городе может быть и другая «угроза»: удаленный мониторинг сотрудников. В некоторых случаях программное обеспечение для наблюдения за сотрудниками, также называемое «боссвар» и «сплетни», грозит вбить клин между работодателями и работниками.

При правильном подходе программное обеспечение босса может помочь оградить организацию от краж и юридических рисков и даже значительно повысить производительность. Но это также минное поле конфиденциальности, которое может в конечном итоге демотивировать ваших сотрудников и подвергнуть вашу организацию судебным искам.

Но в новом эпоха работы из любого места, у менеджеров появляется все больше соблазна следить за своей распределенной рабочей силой. Учитывая, что поставлено на карту, тщательное планирование должно стать лозунгом любой организации, рассматривающей возможность мониторинга сотрудников.

Что такое боссвар?

Bossware — это общий термин для различных инструментов отслеживания сотрудников. Хотя функциональность такого программного обеспечения варьируется, на высоком уровне оно будет отслеживать, какие программы работник использует в течение дня и как долго. Более навязчивое наблюдение может записывать экран рабочего и регистрировать его нажатия клавиш. Bossware в идеале должен быть установлен на ПК или устройство сотрудника с его явного ведома и согласия, хотя это не всегда так.

Мониторинг сотрудников более популярен, чем вы думаете, из-за всплеска удаленной работы, вызванного пандемией. Одно исследование находит что 60% компаний с удаленными работниками теперь используют ту или иную форму программного обеспечения для боссов, и 88% из них увольняют сотрудников после развертывания программного обеспечения. Это может быть связано с тем, что более половины (53%) работников, деятельность которых отслеживалась, тратили три или более часов каждый день на нерабочие занятия.

Мониторинг может охватывать:

• Электронные письма (содержание и отправители/получатели)
• История браузера
• App использования
• Экран компьютера и нажатия клавиш
• Веб-камеры
• Использование телефона и содержание звонков
• Видео с камер видеонаблюдения (в офисе)
• GPS слежение за автомобилем
• Отслеживание местоположения значка доступа
• Фитнес-отслеживание жизненных показателей и настроения

За и против

Сторонники Bossware говорят, что разумное использование программного обеспечения для мониторинга может помочь их организации несколькими способами, в том числе:

• Отслеживание уровень стресса среди сотрудников
• Помощь в повышении производительности — показывая, каким работникам не хватает внимания, а какие тратят слишком много времени на ручные повторяющиеся задачи, которые можно было бы оптимизировать.
• Создание более справедливого рабочего места путем обеспечения того, чтобы каждый выполнял свою работу
• Снижение риска преднамеренной/случайной утечки данных и плохой гигиены безопасности

С другой стороны, есть потенциальные недостатки, такие как:

• Сотрудники могут найти обходные пути, тем самым сводя на нет любую потенциальную выгоду.
• Ограниченное отслеживание на основе компьютеров/устройств может не фиксировать время, потраченное на размышления, решение проблем и другие нецифровые задачи, что дает менеджерам близорукое представление о производительности труда.
• Это повышает уровень стресса и может демотивировать персонал и подрывать моральный дух.
• Конфиденциальность и юридические последствия для работодателя

Юридические последствия и последствия для конфиденциальности

Современные законы о конфиденциальности и защите данных добавляют дополнительный уровень риска для организаций, желающих развернуть программное обеспечение босса. Важно, чтобы любые схемы реализовывались в соответствии с местными законами и правилами.

• Общеевропейский GDPR приносит разрешить мониторинг рабочего места, но в рамках определенного набора руководящих принципов. Организации должны создать четкие политики, информирующие своих сотрудников о любых схемах мониторинга сотрудников, и усердно работать над тем, чтобы развертывание было как можно более ненавязчивым. Скрытый, исчерпывающий мониторинг таких вещей, как использование Интернета и содержание сообщений, не допускается. Организации, желающие контролировать частную переписку, такую ​​как электронная почта, также должны указать для этого четкую правовую основу. Кроме того, существуют строгие правила защиты любых данных сотрудников, гарантирующие, что они используются только в тех целях, для которых они были собраны, и что собирается только актуальная информация в течение минимально необходимого времени.
• В США, Федеральный закон о конфиденциальности Закон о конфиденциальности электронных сообщений (ECPA) позволяет отслеживать электронные сообщения, такие как электронная почта, если они используются в законных деловых целях и выполняются на рабочем устройстве/компьютере. Он также санкционирует мониторинг социальных сетей и интернет-активности, а также даже запись кейлоггов и экранных записей. Однако, хотя федеральные законы не требуют предварительного уведомления о такой деятельности, законы некоторых штатов могут требовать от работодателей получения согласия, прежде чем осуществлять мониторинг сотрудников. Организации также несут ответственность за безопасность любых данных, которые они собирают, и все они должны иметь четко определенную политику мониторинга сотрудников.

Внедрение методов справедливого контроля персонала

Из вышеизложенного должно быть ясно, что мониторинг сотрудников не является инициативой на рабочем месте, к которой следует относиться легкомысленно. Нет двух одинаковых организаций или правовых систем, но некоторые передовые методы высокого уровня могут включать:

• Рассмотреть и обозначить правовую основу для реализации схемы.
• Убедитесь, что мониторинг является необходимым и пропорциональным и не слишком мешает жизни ваших сотрудников.
• Подумайте о масштабах вашего мониторинга. Будет ли он включать электронную почту, использование приложений и Интернета и звонки? Во избежание юридических проблем может быть полезно напомнить сотрудникам использовать только свои личные устройства для личных дел и только рабочие устройства для корпоративных дел.
• Будьте максимально прозрачны с персоналом в отношении того, что вы планируете делать и почему — полностью задокументируйте в четкой и стандартизированной политике.
• Убедитесь, что все собранные данные защищены от потери, повреждения или кражи и что они видны только авторизованным пользователям.
• Следуйте правилам минимизации данных, удаляя все собранные данные, как только они больше не нужны.
• Рассмотрите альтернативы мониторингу персонала, такие как учебные занятия и/или регулярные проверки эффективности.
• Подумайте, необходим ли мониторинг во всей организации или его можно ограничить небольшой частью бизнеса.

Лучшая политика обеспечит сложный, но необходимый баланс между бизнес-требованиями организации и правами на неприкосновенность частной жизни ее сотрудников. Прозрачность и диалог являются ключом к тому, чтобы сотрудники оставались на борту в новую эпоху гибридной работы.