Как управлять внутренним контролем кредиторской задолженности

Как управлять внутренним контролем кредиторской задолженности

Отметка времени: 17 ноября 2023 г., 2:59
Как управлять внутренним контролем кредиторской задолженности PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальный поиск. Ай.

Все предприятия должны умело управлять платежами, которые они должны другим людям или организациям. Эта функция, называемая кредиторская задолженность, имеет решающее значение для бизнес-операций, финансового управления и построения долгосрочных отношений в каждой отрасли. 

Отделы по работе с кредиторской задолженностью должны найти баланс между скоростью и точностью, чтобы обеспечить правильные платежи нужным партнерам. вовремя. Возможность ошибок, связанных с платежами, требует внедрения нескольких мер контроля кредиторской задолженности на протяжении всего процесса. процесс кредиторской задолженности. 

Внутренние механизмы контроля кредиторской задолженности были тщательно разработаны, широко внедрены и постоянно совершенствуются для защиты предприятий от платежных рисков, независимо от того, на каком этапе процесса AP они возникают. Мы рассмотрим различные типы контроля AP, передовые методы внутреннего контроля кредиторской задолженности и способы управления средствами контроля AP в современной цифровой среде.

Понимание внутреннего контроля кредиторской задолженности

Когда дело доходит до выплаты средств – будь то клиенту, осуществляющему возврат, поставщику, отправляющему сырье, или государственному учреждению, собирающему налоги или сборы, – важно, чтобы ошибки обработки не мешали. Компания, у которой есть задолженность, отправит счет, этот счет будет обработан командой AP, а затем команда AP отправит средства владельцу счета. Как только средства будут погашены, процесс будет завершен, и бизнес сможет продолжаться в обычном режиме. 

Внутренний контроль кредиторской задолженности представляют собой набор стандартов и требований, которые делают процессы AP более эффективными, снижают бизнес-риски, связанные с этой функцией, и оптимизируют долгосрочное управление денежными средствами. Короче говоря, эффективная и эффективная команда AP положительно повлияет на все последующие бизнес-функции. 

Риски кредиторской задолженности

кредиторская задолженность риски выходят далеко за рамки просроченных платежей и испорченных деловых отношений; если ситуация достаточно серьезная, жизнеспособность бизнеса может быть поставлена ​​под сомнение из-за проблем с кредиторской задолженностью. Некоторые из самых больших рисков в рамках этой бизнес-функции:

  • мошенничество
  • Просроченные или неполные платежи
  • Несоблюдение требований аудита
  • Неправильное управление счетами
  • Переплата

Бизнес-функция контроля кредиторской задолженности

При правильном внедрении внутренний контроль кредиторской задолженности разделяет роли и обязанности на протяжении всего процесса, обеспечивает точность счетов и платежей, снижает риск множественных платежей, ведет документацию, которую можно проверить, и снижает количество человеческих ошибок от начала до конца. 

При наличии правильных средств контроля AP руководители предприятий, клиенты и другие поставщики могут спать спокойно, зная, что риск мошенничества невелик, перевод средств будет быстрым и точным, а управление финансами вашей организации надежно. Существует множество передовых методов внутреннего контроля кредиторской задолженности, которым каждое предприятие должно уделять приоритетное внимание; давайте перейдем к ним.

Виды внутреннего контроля кредиторской задолженности

Внутренний контроль кредиторской задолженности разделен на три основные подкатегории: контроль обязательств по оплате, контроль ввода данных и контроль ввода платежей. Каждая категория соответствует основным этапам процесса оплаты: проверке входящих счетов, обеспечению правильной внутренней регистрации данных и выплате нужной суммы средств получателю платежа. 

Обязательство по уплате контроля

Первый тип внутреннего контроля кредиторской задолженности сосредоточен вокруг обязательства предприятия платить. Когда входящие счета отправляются предприятию, предприятие должно проверять каждый счет. Они должны соответствовать полученным товарам или услугам и не должны дублировать уже обработанные счета. На этом этапе процесса вашей команде AP необходимо провести комплексную проверку, используя следующие методы:

  1. Утверждение счета

В зависимости от структуры вашей организации, точная роль, ответственная за утверждение счетов может варьироваться, но обычно есть один человек или небольшая группа людей, которые просматривают входящие счета, проверяют правильность суммы задолженности и утверждают оплату по этому счету. 

Это может быть сложнее сделать, чем вы думаете. Утверждающему лицу необходимо знать, какое количество продукта закуплено, какова согласованная цена продажи и был ли этот продукт получен. С помощью счета-фактуры, оригинального заказа на покупку и квитанций об отправке они могут перепроверить информацию, чтобы убедиться в ее точности.

  1. Утверждение заказа на поставку

Когда компания решает совершить покупку, группа по закупкам должна выпустить и утвердить заказ на покупку. После утверждения заказа на покупку ему присваивается номер заказа, который передается поставщику. Это дает лицу, утверждающему счет, простую проверку перед утверждением оплаты каждого счета. Это отличный способ уменьшить перерасход и управлять прогнозами расходов. 

  1. Трехстороннее согласование

Процесс сравнения счетов-фактур с заказами на поставку и получения информации называется трехстороннее сопоставление. Это гарантирует, что оплаченные товары были получены. Сопоставление должно быть выполнено до авторизации платежа. 

  1. Дубликат счета или аудит платежей

Наконец, необходимо убедиться, что платеж еще не отправлен поставщику по позициям в счете. Раньше это выполнялось вручную, но теперь большинство компаний полагаются на такой программный инструмент, как Nanonets, чтобы прочесать свою систему, найти связанный номер счета-фактуры и номер заказа, а также пометить любые повторяющиеся платежи.  

Элементы управления вводом данных

Контроль ввода данных — особенно с цифровыми решениями, используемыми в большинстве функции бухгалтерского учета и FP&A – сегодня являются ключевыми средствами внутреннего контроля для групп по работе с кредиторской задолженностью. После определения вашего обязательства по оплате вводятся средства контроля ввода данных, позволяющие внести правильные данные в программное обеспечение вашей кредиторской задолженности. Независимо от того, используете ли вы ERP, платформу автоматизации или комбинацию инструментов, точный ввод данных должен быть приоритетом. Существует два способа использования системы внутреннего контроля кредиторской задолженности:

  1. Запишите счет перед утверждением

При таком подходе счет-фактура и соответствующее дебетование регистрируются, как только группа AP получает их от отправителя. Затем он проходит процедуру утверждения, что часто приводит к более быстрой обработке и выплате средств.

  1. Записать счет после утверждения

Если вы беспокоитесь о дублирующих платежах, выберите регистрацию счета в своей системе после того, как он будет одобрен соответствующим органом внутри страны. Если вы проявляете осторожность, рекомендуем использовать этот подход. 

  1. Контроль ввода платежей

Последним основным типом внутреннего контроля процессов кредиторской задолженности является контроль ввода платежей. Они сосредоточены на отправке платежей, связанных со счетами, которые были одобрены и загружены в вашу систему. Средства контроля кредиторской задолженности в этой категории следующие:

  1. Разделение обязанностей

Не поручайте одному и тому же человеку готовить и подписывать чеки; держите их отдельно, чтобы создать дополнительный уровень безопасности. Это также гарантирует, что второй человек дважды проверит все перед осуществлением платежа. Это может показаться простым, но оно играет важную роль в общем внутреннем контроле кредиторской задолженности. 

  1. Подписание чеков вручную

Держитесь подальше от подписей и требуйте старомодного ручного подписания чеков для всех платежей поставщикам. Марки могут использоваться неавторизованными лицами, повышать риск мошенничества и вызывать случайное дублирование платежей.

  1. Безопасное хранение чеков

Храните чеки в запертом хранилище, отдельно от любых подписей, которые использует ваша организация.

  1. Номера проверок отслеживания

Внимательно отслеживая все проверки, отправленные с помощью проверки, команды AP могут определить, пропали ли какие-либо проверки, и сообщить о проблеме по соответствующим каналам.

  1. Двойное подписание

Контроль кредиторской задолженности не был бы полным без политики двойной подписи для любых платежей, превышающих определенную сумму. Менеджер или руководитель высшего звена могут служить эффективной защитой, когда на кону стоят большие деньги.

Передовой опыт внутреннего контроля кредиторской задолженности

Все категории элементов управления AP сопровождаются рекомендациями по передовому опыту. Важно быть в курсе лучших практик внутреннего контроля текущей кредиторской задолженности, особенно с учетом того, что новые технологии меняют процесс AP внутри и снаружи. 

Передовой опыт: контроль обязательств по выплате

Чтобы получить максимальную защиту от обязательств по контролю оплаты, обязательно используйте единое решение для хранения документов. Если ваш бизнес принимает бумажные счета-фактуры, хранит их в разных местах и ​​не имеет стандартного процесса их перемещения, все потеряется.

Вместо этого инвестируйте в Программное обеспечение AP например Nanonets, который может хранить цифровую копию каждого счета, отслеживать процесс утверждения и сопоставлять данные счетов с другими системами в вашей организации. Программные решения также могут отмечать дубликаты или уведомлять людей, когда платеж уже отправлен. Даже при использовании цифрового инструмента избегайте конфликтов интересов и вовлекайте в процессы утверждения и оплаты несколько человек, чтобы разделить роли и обязанности. 

Лучшие практики: контроль ввода данных

Ввод данных — это серьезный кандидат на человеческую ошибку. Вместо того, чтобы полагаться на то, что один из ваших сотрудников AP будет вручную вводить информацию из каждого счета-фактуры или заказа на покупку, отсканируйте документы в инструмент для чтения документов, который может автоматически извлекать информацию и распространять ее через используемые вами бизнес-системы. Flow от Nanonets настроен для исключить ручной ввод данных и легко общается со всеми лучшие ERP-системы, CRM и другие бизнес-инструменты. 

Лучшие практики: контроль ввода платежей

В соответствии с самим контролем ввода платежей обязательно сохраняйте некоторое разделение обязанностей в этом процессе. Вы не хотите, чтобы тот же человек, который утвердил счет, был человеком, который выписывает и подписывает чек; еще одна пара глаз должна все просмотреть, прежде чем будет произведен платеж. Еще лучше, рассмотрите возможность перехода на платежи ACH или банковские переводы вместо печатных чеков. Вещи не потеряются, бумажный след неуничтожим, выплаты поступают практически мгновенно. 

Внутренний контроль кредиторской задолженности защищает ваш бизнес, поставщиков и клиентов

Если вы хотите внедрить новые элементы управления точками доступа, но не знаете, с чего начать. Сядьте и проанализируйте процесс от начала до конца. Кто участвует? Каковы точные шаги, которые происходят с момента получения счета до его оплаты? Каковы болевые точки текущего процесса? Как технологии влияют на

Если у вас есть ответы на эти вопросы в качестве отправной точки, вы можете начать выявлять легко висящие плоды и более сложные изменения, прежде чем приступить к делу. Вам понадобятся люди, которые очень хорошо понимают эту функцию, чтобы помочь внедрить новые элементы управления или обновленные процессы. но после завершения эти меры контроля защитят ваш бизнес и каждого человека или организацию, которые с ним связаны.

Отметка времени:

Больше от ИИ и машинное обучение