Программное обеспечение OCR и сканирования счетов для Sage

В шумном мире бизнеса управление кредиторской задолженностью и обработка счетов вручную становится все более сложной задачей.

Проблемы многочисленны:

• кропотливо медленный ввод данных вручную
• постоянный риск человеческой ошибки
• недостаточная эффективность процесса утверждения

Предприятия постоянно ищут способы оптимизировать эти критически важные операции. Сегодня технология автоматизации точек доступа может автоматизировать то, что когда-то было трудоемким процессом. В сочетании с представленными на рынке пакетами бухгалтерского программного обеспечения Sage интеграция программного обеспечения AP Automation становится необходимостью для предприятий, стремящихся к эффективности и точности. Интеграция Nanonets с Sage представляет собой шаг вперед в управлении финансовыми транзакциями, устанавливая новый стандарт операционной эффективности в эпоху цифровых технологий. Давайте посмотрим, как это работает и как вы можете настроить это для своих команд.

Эволюция обработки счетов

Путь обработки счетов от традиционного ручного управления до цифровых технологий — это история технологической эволюции.

До 1980-х годов: кредиторская задолженность вручную

Процессы расчета кредиторской задолженности полностью выполнялись вручную и включали выставление физических счетов, бумажных чеков и бухгалтерских книг.

1980-е–1990-е годы: цифровые реестры

Ранние программные решения предоставляли базовые возможности цифрового реестра, оптимизируя некоторые части процесса.

2000-е: электронное выставление счетов разблокировано

Интернет произвел революцию в области кредиторской задолженности, представив электронные выставления счетов, онлайн-транзакции и связь по электронной почте. В эту эпоху произошло значительное сокращение бумажных процессов.

2010-е: простые в использовании облачные решения

Облачные решения позволили сделать финансовые операции более масштабируемыми, гибкими и доступными, а мобильные технологии позволили управлять и утверждать счета на ходу.

Конец 2010-х – настоящее время: автоматизированные решения по расчету кредиторской задолженности

Последняя эволюция предполагает использование автоматизации и искусственного интеллекта для автоматизации всего процесса, включая:

• Бухгалтерский учет и AP Intelligence: Появление систем бухгалтерского учета на базе искусственного интеллекта открыло новую эру эффективности. Эти системы способны выполнять повторяющиеся задачи, такие как ввод данных, сопоставление счетов и обработка транзакций, и работают со скоростью и точностью, превосходящими человеческие возможности.
• Объединенный рабочий процесс в приложениях: В сегодняшней взаимосвязанной цифровой среде решающее значение имеет бесперебойная связь между приложениями. Электронная почта, инструменты AP, бухгалтерское программное обеспечение, ERP и другие базы данных теперь работают согласованно, автоматизируя сбор и синхронизацию данных между платформами.
• Интеллектуальный сбор данных: Используя технологии искусственного интеллекта, такие как обработка естественного языка и оптическое распознавание символов (OCR), современные системы автоматизируют извлечение и интерпретацию данных из различных форматов счетов. Это включает в себя обработку неструктурированных и отсканированных данных с беспрецедентной эффективностью, что делает процесс расчета кредиторской задолженности более плавным и точным, чем когда-либо прежде.

Технология OCR для сканирования счетов

OCR (оптическое распознавание символов) упрощает работу предприятий с документами. В нашем случае OCR сканирует счета и другие бумажные документы, превращая их в цифровой текст. Цифровой текст интерпретируется с помощью искусственного интеллекта, и извлекаются детали счета.

• Поля (дата счета, номер счета, сумма, данные продавца, данные покупателя и т. д.)
• Позиции (описания и стоимость реализуемых товаров и услуг).
• Коды GL (автоматически назначаются ИИ на основе прошлых данных).
• Другие параметры, основанные на контексте (классификация расходов и т. д.)

Какое влияние оказывают программы оптического распознавания символов и сканирования счетов?

Различные статистические данные подчеркивают влияние программного обеспечения для автоматизации. Эти цифры отражают тот успех, которого вы и ваша команда можете ожидать.

Значительное снижение затрат на обработку

Начнем с финансового состояния вашего отдела. Доказано, что автоматизация точек доступа снижает затраты на обработку на целых 70%. Речь идет не только об экономии денег; речь идет о перераспределении вашего бюджета на рост, обучение и, возможно, даже на офисную кофемашину для эспрессо, на которую все присматриваются. Думайте об этом как об инвестициях в эффективность вашей команды и ее благополучие.

Время имеет существенное значение

Теперь, представьте себе, что время обработки счетов сокращается на 384%. Такое резкое сокращение означает, что ваша команда сможет обрабатывать больше счетов быстрее, чем когда-либо прежде, освобождая время для сосредоточения на действительно важных стратегических инициативах. С AP Automation вопрос «У меня нет на это времени» превращается в «Что дальше на повестке дня?»

Сокращение ошибок для душевного спокойствия

Мы знаем, что ошибки могут быть не просто раздражающими — они могут стоить дорого. Сокращение количества ошибок при обработке счетов на 37 %.AP Automation обеспечивает спокойствие в вашей работе. Меньшее количество ошибок означает меньше часов, потраченных на циклы исправлений, и большую уверенность в целостности ваших данных. Это также приводит к уменьшению трений с поставщиками и заинтересованными сторонами, обеспечивая более бесперебойные отношения и операции.

Развитие отношений с поставщиками

Говоря об отношениях, давайте поговорим о 76% организаций, сообщающих о повышении удовлетворенности поставщиков. Это ключевой момент. Счастливые продавцы означают надежную цепочку поставок и возможности для переговоров и скидок в будущем. Ваши поставщики заметят и оценят пунктуальность и точность ваших платежей благодаря AP Automation.

Оптимизация денежных потоков за счет скидок при досрочной оплате

Экономия 3% за счет скидок при досрочной оплате. дает вашей организации финансовую реконструкцию, увеличивая ваш денежный поток и предоставляя вам больше рычагов и гибкости в ваших финансовых операциях.

Соблюдение требований без осложнений

И наконец, жемчужина AP Automation: 100% соответствие требованиям без стресса. В эпоху, когда нормативные требования постоянно растут, достижение полного соответствия без стресса является не чем иным, как чудом.

Nanonets для оптического распознавания символов и сканирования счетов в Sage

Для компаний, использующих Sage для своих бухгалтерских нужд, ручной процесс обработки счетов — это не просто испытание терпения, но и значительная утечка ресурсов. Программное обеспечение OCR и сканирования счетов для Sage превращает этот важный, но громоздкий процесс в оптимизированный и эффективный рабочий процесс.

Давайте посмотрим, как группы бухгалтеров могут использовать программное обеспечение для автоматизации точек доступа на основе оптического распознавания символов, такое как Nanonets, и интегрировать его с Sage, чтобы оптимизировать рабочий процесс бухгалтерского учета.

Ручной рабочий процесс точки доступа в Sage

Давайте рассмотрим типичный ручной процесс AP для компании, использующей Sage:

Квитанция по счету: Счета-фактуры поступают в различных форматах, включая бумажный и цифровой. Сотрудники должны вручную собирать и систематизировать эти документы.

Ручная сортировка и кодирование GL: каждый счет затем сортируется по таким критериям, как поставщик, сумма или срок оплаты, что требует значительного времени и усилий. Затем каждый счет-фактура должен быть закодирован для соответствующих счетов Главной книги.

Ввод данных: Важная информация из каждого счета, такая как сведения о поставщике, суммы и даты, вводится в Sage вручную.

Проверка счета: В зависимости от политики компании счета-фактуры могут проходить двустороннюю (счет-фактура и заказ на поставку), трехстороннюю (счет-фактура, заказ на заказ и отчет о получении) или четырехстороннюю (счет-фактура, заказ на заказ, отчет о приеме и отчет о проверке) с сопоставлением проверять транзакции.

утверждение: после проверки счета направляются на утверждение, часто с участием нескольких отделов или уровней власти.

Процесс оплаты: Утвержденные счета планируются к оплате с учетом условий и потоков денежных средств.

сверка: Наконец, платежи сверяются в Sage, гарантируя, что все транзакции точно отражаются в финансовых отчетах.

Автоматизированный рабочий процесс точек доступа с помощью Nanonets

Теперь давайте переосмыслим этот рабочий процесс с помощью Nanonets, интегрированного в Sage:

Квитанция по счету: Представьте себе: каждый счет, который получает ваша компания, независимо от его источника, аккуратно попадает в одно цифровое место. Счета-фактуры автоматически импортируются из электронной почты, дисков и баз данных сразу после их поступления, что экономит ваше время и уменьшает количество ошибок.

Nanonets автоматически считывает счета-фактуры, отправленные по электронной почте, из тела электронного письма и вложений.

Все рукописные и распечатанные счета можно легко отсканировать с помощью смартфона или напрямую загрузить на платформу.

Цифровые квитанции можно создавать и распечатывать непосредственно с помощью платформы Nanonets или импортировать в Nanonets из вашей почты, приложений и баз данных.

Этот процесс гарантирует, что каждый фрагмент данных, независимо от его происхождения, найдет свое место в централизованном цифровом хранилище, готовом к дальнейшим действиям.

Автоматический ввод данных: Nanonets AI считывает счета с точностью более 99%, сокращая время до нескольких мгновений. Это изменение означает, что ваша команда может отказаться от рутинной работы и погрузиться в работу, которая действительно имеет значение. Затем данные извлекаются и вводятся непосредственно в Sage, без необходимости ручного ввода данных.

Автоматизированная сортировка и кодирование GL: Nanonets использует OCR для автоматического распознавания и классификации счетов по поставщику, дате, сумме и другим соответствующим критериям. Присвоение кода GL можно автоматизировать путем:

• Обучение на прошлых данных: Это предполагает загрузку исторических финансовых документов и транзакций, помеченных исторически верными кодами GL. На этих примерах модель учится точно прогнозировать коды GL для новых транзакций.

• Готовый ИИ поколения: Используя Nanonets GenAI, наше программное обеспечение может интерпретировать текст финансовых документов таким образом, чтобы имитировать человеческое понимание. Это позволяет ему извлекать соответствующую информацию, контекст и семантику, чтобы применять сложные рассуждения для точного присвоения кодов GL, даже в тех случаях, когда детали транзакции неоднозначны или скудны.

Интеллектуальная проверка счетов: Используя искусственный интеллект, Nanonets автоматически выполняет двустороннее, трехстороннее или четырехстороннее сопоставление, считывая и сопоставляя извлеченные данные счетов с заказами на поставку, отчетами о приеме и отчетами о проверках, представленными в Sage.

Проверка: система отмечает любые несоответствия для проверки человеком, но в противном случае счета, соответствующие критериям компании, автоматически направляются на утверждение или утверждаются напрямую на основе заранее установленных правил.

утверждение: Одобрения Nanonets больше не являются узким местом. Они становятся гибкими и живут там же, где и ваша организация, — будь то электронная почта, Slack или Teams. Это устраняет необходимость в отвлекающих телефонных звонках и привычном потоке напоминаний.

Процесс оплаты: Утвержденные счета автоматически ставятся в очередь для оплаты в соответствии с их условиями, что оптимизирует управление денежными потоками.

сверка: вы можете импортировать свои банковские выписки, и Nanonets автоматически выверит платежи в Sage, гарантируя, что финансовые отчеты будут актуальными и точными, а ваши книги закроются на 90% быстрее.

Ранее мы обсуждали ощутимые преимущества использования программного обеспечения оптического распознавания символов и сканирования счетов для Sage. Но, кроме того, переход от ручного к автоматизированному процессу AP представляет собой не просто сдвиг в способе выполнения задач, но и фундаментальную трансформацию роли финансового отдела. С помощью таких инструментов, как Nanonets, финансовые команды переходят от функций бэк-офиса к стратегическим участникам, используя данные и аналитику в реальном времени для принятия бизнес-решений. Это будущее финансов, и оно теперь доступно пользователям Sage благодаря возможностям автоматизации с помощью Nanonets.

---

Как мы выяснили, интеграция Nanonets с бухгалтерским программным обеспечением Sage меняет правила игры для предприятий, увязших в неэффективности ручной обработки счетов. Переход от ручного к автоматизированному процессу расчета кредиторской задолженности — это не просто шаг вперед; это прыжок в будущее, где финансовые операции оптимизированы, уровень ошибок резко снижается, а принятие стратегических решений становится возможным благодаря анализу данных в реальном времени. Переходя от рутинной работы к стратегическому пониманию, финансовые команды, оснащенные правильными инструментами автоматизации, могут привести свои компании к большей прибыльности, гибкости и конкурентным преимуществам в эпоху цифровых технологий.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/