Предполагается, что система письма развилась среди людей для записи финансовых транзакций; самые ранние глиняные таблички датируемые 3000 г. до н.э., представляют собой финансовые отчеты – так сказать, «кредиторскую задолженность» месопотамской и египетской цивилизаций.
С тех пор система отслеживания финансовых взаимодействий между поставщиками и клиентами развивалась благодаря Contrugli. система двойного учета, Пачоли легендарная бухгалтерская система, оптимизация процесса расчетов с кредиторами в транспортной отрасли США в 1960-х годах до нынешних процессов учета кредиторской задолженности, усовершенствованных в цифровом виде, принятых во всем мире.
Давайте узнаем больше о Лучшие практики работы с кредиторской задолженностью и Процесс учета кредиторской задолженности.
Ищу на основе ИИ Решение для автоматизации точек доступа? Проверьте Нанонеты для большей точности, большей гибкости и широкого набора интеграций с другими бухгалтерскими, ERP-системами и многим другим!
Содержание
- Введение
- Базовый рабочий процесс AP
- Документы, связанные с процессом AP
- Важность управления точками доступа
- Широта процесса AP
- Проблемы процесса AP
- Оптимизация цикла расчетов с кредиторами
- Автоматизация процесса управления точками доступа
Автоматизируйте сбор данных, создавайте рабочие процессы и оптимизировать процессы AP в секундах. Код не требуется.
Введение
Все предприятия работают на взаимосвязанных циклах доходов и расходов. Дебиторская задолженность (AR) подпадает под цикл доходов, а кредиторская задолженность подпадает под циклы расходов и связанных с ними покупок.
Кредиторская задолженность или кредиторская задолженность (AP) — это сумма денег, которую бизнес-субъект должен продавцам/поставщикам за использование их товаров/услуг. Процесс учета кредиторской задолженности — это управление и выполнение краткосрочных платежных обязательств компании перед продавцом/поставщиком.
С точки зрения непрофессионала, обработка кредиторской задолженности — это процесс, который отвечает за оплату поставщиков и поставщиков за товары и услуги, которыми пользуется любой бизнес. Целью процесса AP является обеспечение законности и точности любого платежа, исходящего от бизнеса. Это часть процесса P2P (от закупки до оплаты), который охватывает все действия от закупок до обработки счетов и платежей поставщикам.
У большинства предприятий есть отдельный отдел AP, который обрабатывает входящие счета/счета и платежи поставщикам. Обязанности отдела могут варьироваться в зависимости от характера и размера предприятия.
Базовый рабочий процесс AP
Масштабы обработки кредиторской задолженности любой организации зависят от:
- количество поставщиков/поставщиков услуг, удовлетворяющих его потребности
- размер платежа, который, как ожидается, будет произведен в течение короткого периода времени
- типы документации, необходимые для проверки процесса покупки
Отдел AP также может взаимодействовать с другими отделами, такими как отдел закупок, в своих операциях.
Например, небольшому семейному магазину потребуется только базовая процедура расчета кредиторской задолженности. Единая книга может записывать счета и счета-фактуры в двух столбцах — один для полученных счетов, а другой для произведенных платежей. Здесь отдел закупок выполняет функции отдела AP.
Отделы обработки кредиторской задолженности крупных предприятий с большим количеством заинтересованных сторон не могут работать в этой единой системе бухгалтерского учета. Им потребуются процедуры, включающие несколько этапов: получение заказа на поставку (PO) из отдела закупок, получение счетов от поставщика, сопоставление деталей в заказе на покупку и счете, проверка, утверждение и оплата счетов поставщику.
В таких случаях более сложный рабочий процесс становится необходимым для эффективного управления высокой стоимостью и объемом транзакций.
Простой рабочий процесс процесса AP включает следующие шаги:
В конце процесса сумма, которая «подлежала уплате» на первом этапе, больше не будет обязательством. Может быть вмешательство процессы, связанные с заказами на покупку, проверки и утверждения, но основные пять шагов необходимы, чтобы избежать ошибок и мошенничества в расходах.
Документы, связанные с процессом AP
В зависимости от масштаба операций процедуры расчета кредиторской задолженности компании могут включать многие или все из следующих документов:
Заказ на поставку — ЗП: ЗП — это юридически обязывающее соглашение, выданное компанией поставщику, в котором указывается тип заказанного продукта/услуги, а также количество и согласованные цены. Для крупных компаний в процесс заказа на поставку вовлечено несколько субъектов, в том числе лицо/отдел, запрашивающий товары/услуги, отдел закупок, отдел кредиторской задолженности, отдел-получатель и поставщик.
Отчет о получении: Отчет о получении товаров/услуг является подтверждением приобретения заказанного товара/услуги у поставщика. Данные в акте приема-передачи должны совпадать с данными ранее оформленного заказа на поставку.
Счет-фактура поставщика: одновременно с получением заказанных товаров или после него предприятие получит счет-фактуру/счет за продукт от поставщика товаров/услуг. В бизнес-конце это называется счетом-фактурой поставщика. Обработка счета-фактуры поставщика является исключительной обязанностью отдела AP, который проверяет детали счета путем трехстороннего сопоставления между заказом на покупку, отчетом о получении и счетом-фактурой поставщика и планирует платежи после утверждения.
Ваучеры: Ваучеры иногда используются, чтобы «поручиться» за полноту процесса утверждения — это похоже на указатель к подтверждающим документам, таким как заказ на поставку, отчет о получении, счет-фактура поставщика и т. д., и содержит информацию об утверждениях, номера дел и другую информацию, связанную с именно эту покупку.
Эти документы хранятся в «открытом» файле до тех пор, пока платеж не будет полностью обработан, после чего он помечается как «закрытый».
Для иллюстрации предположим, что покупатель, Buyer Inc., требует для компании 10 флэш-накопителей. Он отправляет своему поставщику, Supplier Inc., заказ на поставку десяти предметов по цене, скажем, 15 долларов за флешку, которые должны быть доставлены в течение пяти дней. Заказ на покупку создается отделом закупок, одна копия которого отправляется в Supplier Inc., одна — в отдел AP, одна — в отдел-бенефициар и одна остается в отделе закупок. Когда Supplier Inc. поставляет флэш-накопители, отчет о получении (или отчет о получении) подготавливается ABC Inc. отделом закупок, а счет-фактура поставщика регистрируется отделом AP. На этом этапе отдел AP выполняет трехстороннее сопоставление между заказом на покупку, отчетом о получении и счетом-фактурой на покупку, чтобы проверить, совпадают ли описание, количество, стоимость и условия во всех трех документах. Как только совпадение подтверждено отделом AP, платеж инициируется. Не все компании могут иметь трехстороннее соответствие, но двустороннее соответствие между заказом на покупку и счетом-фактурой необходимо для предотвращения нецелевого использования средств.
Важность рабочего процесса управления AP и кредиторской задолженностью
Управление процессами кредиторской задолженности имеет решающее значение для эффективного и безошибочного функционирования предприятия. Его важность возникает потому, что:
- Это помогает своевременно оплачивать счета, что важно для кредитоспособности компании, и помогает установить здоровые отношения между продавцом и компанией.
- Быстрые платежи также предотвращают просроченные платежи, штрафы или штрафы за просрочку платежа.
- Обработка кредиторской задолженности контролирует перерасход и предотвращает множественные/дублирующиеся платежи за один и тот же продукт/услугу.
- Он отслеживает потребности и закупки компании, что помогает избежать задержек и перерывов в повседневном функционировании компании.
- Он объединяет все действия по покупке для легкого поиска.
- Обработка AP устраняет мошенничество благодаря строгому контролю и проверкам на каждом этапе процесса.
- Это помогает лучше управлять денежными потоками, позволяя осуществлять платежи только в установленный срок, используя кредитную линию, предлагаемую поставщиками и т. д.
Широта процесса AP
Процесс «Расчеты с поставщиками» охватывает почти все платежи, произведенные бизнесом за товары и услуги; расчет заработной платы, однако, не является частью процесса AP, а относится к классу управления персоналом. AP ведет учет всех финансовых аспектов покупок, сделанных компанией, что имеет решающее значение для целей аудита и налогообложения.
Основными целями АП являются:
- Чтобы платежи были законными и точными
- Чтобы использовать досрочные платежи или динамические скидки.
Интеграция внутреннего контроля в процесс AP, особенно в автоматизированные процессы, устраняет мошеннические или неточные платежи, обеспечивая при этом учет всех счетов.
Проблемы процесса AP
Некоторые общие проблемы с обработкой AP:
- Задержки времени: это особенно верно при ручной обработке AP, поскольку бумажные документы должны перемещаться между столами и отделами. Это может привести к задержке обработки счета и оплаты поставщику. Задержки в цикле кредиторской задолженности могут привести к позднему получению заказанных товаров, плохому кредитному рейтингу, плохим отношениям с поставщиками и комиссиям/штрафам.
- Ошибки сопоставления: трехстороннее сопоставление необходимо для обеспечения правильной оплаты всех счетов поставщиков. Расхождения могут возникать при ошибках ввода данных или неправильной платежной информации, для выявления или исправления которых может потребоваться время.
- Управление исключениями: отделы кредиторской задолженности должны иметь дело с такими исключениями, как неполная и несоответствующая информация в счетах-фактурах, что может привести к дорогостоящим задержкам.
- Ненужные покупки: Отсутствие надлежащего контроля и контрольных точек в цикле кредиторской задолженности может привести к ненужным или несанкционированным покупкам.
- Мошенничество и воровство: команды AP должны постоянно следить за мошенничеством и кражами как внутри компании, так и за ее пределами.
- Отсутствующие документы: оформление документов может привести к потере важных документов, таких как счета-фактуры. Это может привести к множеству проблем в цикле учета кредиторской задолженности, начиная с разногласий с поставщиком и заканчивая задержкой операций.
- Двойная оплата: несоответствия и неэффективность в документации могут привести к тому, что один счет будет оплачен дважды. Двойные платежи также могут возникать, если используется несколько финансовых программ вместо одной интегрированной системы.
- Слепые зоны: Бумажные и ручные процессы связаны с непрозрачностью, которая не позволяет командам AP отслеживать денежные потоки компании в режиме реального времени.
- Аутсорсинг кредиторской задолженности деятельность по сравнению с автоматизацией обязанностей AP
Оптимизация цикла расчетов с кредиторами
Обработка кредиторской задолженности может быть упрощена за счет централизации всех соответствующих документов AP и их хранения для быстрого доступа. Такая оптимизация может быть обеспечена за счет автоматизации. Автоматизация преследует следующие цели:
- Устраняет бумажный беспорядок, тем самым сокращая время обработки и количество ошибок
- Связывает заказы на покупку и счета с электронными платежами, что дает полную картину цикла кредиторской задолженности.
- Помогает лучше управлять поставщиками и предотвратить мошенничество поставщиков
- Обеспечивает беспроблемное трехстороннее сопоставление
- Позволяет интегрировать процесс расчета кредиторской задолженности с другими основными бизнес-системами, такими как ERP и CRM.
- Позволяет настроить несколько контрольных точек в цикле учета кредиторской задолженности, чтобы избежать перерасхода средств или ненужных покупок.
- Предупреждения и сигналы тревоги могут быть установлены при обнаружении расхождений на любом этапе рабочего процесса кредиторской задолженности.
- Позволяет устанавливать сроки оплаты
- Позволяет создавать периодические отчеты для понимания структуры расходов компании и подготовки к проверкам и налогообложению.
Автоматизация процесса управления точками доступа
Считается, что цифровой рабочий процесс кредиторской задолженности начался в 1978 году с Visical, первого программного обеспечения для работы с электронными таблицами, которое можно было использовать для управления счетами. Затем последовало аналогичное программное обеспечение, которое могло помочь компаниям автоматизировать свой бухгалтерский учет. Сегодня цифровой процесс расчета кредиторской задолженности включает в себя сбор данных счетов, кодирование счетов с правильным счетом и центром затрат, утверждение счетов, сопоставление счетов с заказами на покупку и размещение их для оплаты.
Разнообразное программное обеспечение для работы с кредиторской задолженностью использует такие функции, как Оптическое распознавание символов (OCR) и интеллектуальный сбор данных (IDC) для автоматического сбора ключевых битов данных, таких как номер заказа, сумма и дата. Они также используют предварительно установленные шаблоны для преобразования всех документов, связанных с управлением AP, в цифровые версии.
В последнее время все бухгалтерские задачи, включая расчеты с кредиторами, автоматизируются с использованием технологий на основе искусственного интеллекта. Машинное обучение позволяет системе AP учиться на обычных элементах процесса и вносить содержательные предложения о том, как обрабатывать эти элементы в будущем. Такая автоматизация ИИ процессов AP может дать команде AP больше времени, чтобы посвятить ее аналитическим и административным функциям, которые приносят пользу компании.
Статьи по теме
- &
- 10
- О нас
- доступ
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- приобретение
- через
- действия
- активно
- ДОГОВОР
- AI
- Все
- среди
- количество
- Аналитические фармацевтические услуги
- AR
- Автоматизированный
- Автоматизация
- автоматизация
- фон
- не являетесь
- польза
- ЛУЧШЕЕ
- Билл
- биллинг
- Банкноты
- граница
- строить
- бизнес
- бизнес
- захватить
- случаев
- Наличный расчёт
- денежный поток
- Вызывать
- проблемы
- расходы
- Проверки
- класс
- клиентов
- код
- Кодирование
- Общий
- Компании
- Компания
- содержит
- Основные
- может
- кредит
- критической
- решающее значение
- Текущий
- данным
- Знакомства
- сделка
- задержки
- поставляется
- в зависимости
- обнаруженный
- Интернет
- цифровой
- Документация
- двойной
- управлять
- динамический
- Рано
- эффективный
- эффективно
- Разрабатывать
- Electronics
- элементы
- позволяет
- обеспечение
- Предприятие
- лиц
- особенно
- существенный
- установить
- пример
- выполнение
- ожидаемый
- Объект
- Особенности
- Сборы
- финансовый
- Во-первых,
- фиксированный
- Трансформируемость
- поток
- после
- мошенничество
- полный
- функция
- функционирование
- средства
- будущее
- поколение
- цель
- Цели
- товары
- большой
- помощь
- помогает
- здесь
- High
- Как
- How To
- hr
- HTTPS
- Людей
- определения
- значение
- важную
- Инк
- включают
- включает в себя
- В том числе
- индекс
- информация
- интегрированный
- интеграции.
- интеграций
- Умный
- Интерфейс
- вовлеченный
- вопросы
- IT
- Основные
- большой
- больше
- вести
- УЧИТЬСЯ
- изучение
- Ledger
- законность
- Кредитное плечо
- ответственность
- машина
- обучение с помощью машины
- сделанный
- управлять
- управление
- руководство
- Совпадение
- согласование
- деньги
- БОЛЕЕ
- с разными
- природа
- необходимо
- номер
- номера
- обязательства
- Операционный отдел
- заказ
- заказы
- организация
- Другое
- p2p
- выплачен
- бумага & картон
- особенно
- оплата
- платежи
- картина
- Точка
- состояния потока
- PoS
- цена
- процесс
- Процессы
- обработка
- Продукт
- покупки
- Покупка
- целей
- Квантовый
- рейтинг
- Получать
- получила
- запись
- учет
- снижение
- Отношения
- соответствующие
- отчету
- Отчеты
- требовать
- обязательный
- ответственность
- ответственный
- доходы
- Run
- Шкала
- секунды
- Услуги
- набор
- установка
- Короткое
- краткосрочный
- аналогичный
- просто
- Размер
- небольшой
- So
- Software
- Расходы
- Этап
- и политические лидеры
- магазин
- обтекаемый
- поставщики
- поддержки
- система
- системы
- задачи
- налог
- команда
- технологии
- кража
- Через
- время
- сегодня
- трек
- Отслеживание
- Сделки
- трансфер
- понимать
- us
- использование
- Проверка
- ценностное
- разнообразие
- поставщики
- объем
- в то время как
- в
- без
- по всему миру
- бы
- письмо