Дни битком набитых картотечных шкафов и банковских ящиков, полных разрозненных документов, остались позади. Во многих отношениях мы даже прошли эпоху, когда информация компании была централизована в серии книг Excel и PDF-файлов, совместно используемых по протоколу передачи файлов.
Но сегодня возникает целый ряд проблем в области управления документами, независимо от того, как далеко мы продвинулись. Теперь мы столкнулись с проблемами безопасности, синхронизацией управления документами между рассредоточенными командами и удаленными сотрудниками и попытками эффективно сотрудничать над отдельными документами, не наступая друг другу на ногу и не уничтожая часы работы. Все эти факторы в совокупности делают управление документами на уровне предприятия крепким орешком.
Но появляется новая серия платформ, предлагающих набор цифровых инструментов, призванных облегчить эту головную боль. Их все вместе называют системы электронного документооборота (СЭД).
Что такое СЭД?
Системы электронного документооборота, сокращенно СЭД, описывает комплексную экосистему, которая помогает агрегировать, сопоставлять, хранить, управлять и получать доступ к данным и документации всей компании. По сравнению с нишевыми решениями для внутренних секций, такими как хранилище документов HR оптимизирован для HIPAA или программное обеспечение для бухгалтерского учета и управления налогами, EDMS обслуживает всю вертикальную цепочку и иерархию компании, предлагая доступ ко всем управлениям, отделам и командам.
Прежде чем присмотреться к СЭД слишком внимательно, давайте развеем распространенное заблуждение. Основное значение EDMS несколько вводит в заблуждение, поскольку вы можете легко применить один и тот же ярлык «общая система управления документами в масштабе всего предприятия» к таким инструментам, как Google Drive/Docs, Notion и аналогичным готовым коммерческим решениям (COTS). И хотя COTS в этих категориях отлично работают для конкретных случаев, они имеют два основных недостатка по сравнению с EDMS:
СЭД — масштабируемые решения
Да, Notion или Google Drive, вероятно, отлично подойдут вашей команде из 10 человек. Но что насчет масштабирования до 100 человек? 1,000? Если вы планируете расширяться, вам лучше начать с большего количества возможностей управления документами, чем вам может понадобиться сегодня, потому что это проще врастать EDMS, а не переходить от COTS-инструмента, который вы вырос из.
СЭД обеспечивают безопасность
COTS-решения, как правило, безопасны. В конце концов, никто не обвиняет Google в том, что он особенно уязвим для взлома. Но в случае с личными данными, такими как информация о сотрудниках или собственные данные компании, вы хотите (а в некоторых случаях требуется по закону) иметь более надежный, проверенный и проверенный механизм безопасности, который предлагает EDMS. Наиболее строгие решения по обеспечению безопасности, предлагаемые EDMS, включают локальное оборудование и хранение файлов вне сети, но даже облачные решения соответствуют нормативным или специфичным для фирмы требованиям безопасности, которые большинство COTS просто не могут обеспечить.
Какие возможности предлагает СЭД?
СЭД по своей природе являются специализированными и настраиваемыми платформами, отвечающими вашим конкретным потребностям в управлении документами. Такая настройка означает, что знание основного значения СЭД является лишь первым шагом на пути к пониманию всего спектра возможностей, которые предлагает СЭД.
Тем не менее, структуры, предлагаемые EDMS, как правило, группируются вокруг нескольких конкретных функций, которые фактически необходимы для того, чтобы считаться качественной EDMS. Если вы подыскиваете систему электронного документооборота или хотите оценить, соответствует ли ваша текущая платформа требованиям, к вашим СЭД следует отнести:
- Надежная безопасность, внутренняя (например, разрешения пользователей для управления тем, кто к чему имеет доступ), и внешняя для защиты данных и документов от вторжения третьих лиц. Сюда должны входить журналы отслеживания активности, история использования и возможность «отката» изменений из ручного или автоматического резервного копирования.
- Насколько легко интегрировать платформу в существующую технологическую среду, т. е. СЭД должна синхронизироваться с вашими инструментами автоматизации кредиторской задолженности, системой выставления счетов, привлечение поставщикаи порталы поставщикови любую другую повседневную платформу или инструмент, на котором работает ваша фирма.
- Комплексные и простые в использовании функции поиска. Нет смысла централизовать ваши документы в одном хранилище, если вы не можете легко найти конкретную информацию или файлы. Сюда входят эффективные функции организации, такие как метаданные, теги, классификации и параметры папок здравого смысла.
- Системы управления документацией и жизненным циклом, а также инструменты проверки, которые гарантируют, что вы не накапливаете состояние, устаревшие и неиспользуемые файлы. Это также помогает обеспечить функцию принудительного итеративного анализа стандартизированной документации, такой как справочники сотрудников и стандартные операционные процедуры (СОП), что в конечном итоге улучшает ваши операционные процессы.
- Общий доступ к файлам, внутренний и внешний (с протоколами безопасности и разрешениями, встроенными в оба).
- Инструменты для совместной работы, обеспечивающие совместное редактирование и презентации, что крайне важно в сегодняшней среде «прежде всего удаленной» работы, но в равной степени обязательно для рассредоточенных команд.
- Настраиваемость и масштабируемость. Вы должны иметь возможность адаптировать СЭД к своим потребностям, а платформа должна адаптироваться к требованиям вашей организации по мере вашего роста.
- множественный захват документов варианты, включая отсканированную физическую документацию с использованием технологии оптического распознавания символов (OCR), цифровой импорт и возможность подачи документов по электронной почте или через цифровые мессенджеры.
- Соответствие требованиям и нормативные препятствия — если на вашу отрасль или регион распространяются определенные параметры, такие как HIPAA, GDPR и аналогичные инициативы, ваша СЭД должен предложить совместимые варианты.
Зачем использовать систему электронного документооборота?
Если одного или нескольких ключевых преимуществ и функций EDMS оказалось недостаточно, чтобы вас убедить, давайте рассмотрим, как развертывание системы электронного документооборота повышает эффективность вашего офиса. Давайте конкретизируем несколько ключевых переменных теоретического бизнеса:
Этот бизнес, нишевый технологический консалтинг, начинался с нескольких друзей, но рос быстрее, чем они могли мечтать. Сегодня у них есть команды по всему миру, на некоторые сегменты в Европе распространяется GDPR, но большая часть предприятия централизована в Северной Америке. Компания работает по модели удаленного управления, и руководители групп, как правило, используют свою платформу управления документами и проектами по своему выбору. Из-за этого сложно синхронизировать виртуальные встречи в десяти различных календарях и видеоплатформах, не говоря уже о совместном использовании результатов проекта или привлечении новых сотрудников — потеря данных из-за переноса документов Microsoft Office в Google Docs и наоборот настолько распространена, что это даже шутка.
Хотя эти примеры EDMS сочетают в себе множество факторов для достижения впечатляющего эффекта, лежащие в их основе потоки не являются чем-то необычным. В этом случае проблемы роста и усилия компании по синхронизации можно исправить, если они внедрят СЭД.
- СЭД помогает поддерживать безопасность данных и соответствие региональным требованиям.
- EDMS помогает членам команды вверх и вниз по иерархии получать доступ к файлам проекта, вводной документации и многому другому без хлопот или риска многократной замены файлов. Часто вы даже не можете перенести файл PowerPoint в Google Slides без существенной потери форматирования — стоит ли рисковать потерять что-то гораздо более впечатляющее из-за постоянного преобразование файлов?
- Можно с уверенностью предположить, что помимо выбранной платформы различные консалтинговые группы также хранят или размещают файлы в личных облаках, флэш-накопителях и ряде общих дисков. Если что-то потеряется или член команды внезапно уйдет, компания рискует потерять тонны исторической документации и данных, сохраняя свою систему децентрализованной.
- Совместное редактирование упрощается с помощью EDMS, и членам команды не придется манипулировать множеством разрешений на разных платформах. Вместо этого органы утверждения СЭД управляют кто можно редактировать почему одним махом, не имея дела с «приглашениями отредактировать» в последнюю минуту или подобными тратами времени.
Другие примеры EDMS включают переход от устаревших систем хранения и хранения документов к полностью цифровой парадигме. Этот случай становится особенно распространенным, поскольку компании выявляют риски, связанные с долгосрочным хранением физической документации или реализацией инициатив по сокращению затрат, чтобы сэкономить на расходах на архивирование и хранение.
Преимущества внедрения системы электронного документооборота
Мы рассмотрели некоторые подробные преимущества и особенности качественной СЭД, но общие улучшения более поразительны. Используя качественную СЭД, ваша организация может:
- Улучшить сотрудничество заинтересованных сторон: Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, сторонней профессиональной службой, клиентом, заказчиком или поставщиком, централизованная база данных, построенная на эффективной платформе EDMS, отделяет ваши данные и документацию от неорганизованных и разрозненных центров хранения. В то же время это предотвращает перенасыщение и помогает выработать общее понимание для всех пользователей.
- Безопасность и соответствие: Инструменты EDMS обеспечивают безопасность для защиты вашего самого ценного актива: данных. Поскольку мы сталкиваемся с растущими угрозами взлома и программ-вымогателей, которые удерживают вашу конфиденциальную информацию в заложниках, последовательная безопасность имеет первостепенное значение. Если сотрудники хранят данные и документацию на разных платформах с одинаково разными мерами безопасности, ваш риск увеличивается. В то же время повышенные нормативные требования, касающиеся хранения данных и частной информации, делают соблюдение требований невозможным, если у вас нет последовательной стратегии управления документами.
- Межфирменная синхронизация: Если вы уже создали технологическую экосистему, включающую инструменты автоматизации финансов, программы управления персоналом, порталы поставщиков и подобные структуры, то EDMS станет следующим логическим шагом, который поможет связать воедино каждую разрозненную систему. Если вы еще не расширили свой технологический диапазон, развертывание EDMS станет стратегическим краеугольным камнем при переводе вашего предприятия в эпоху цифровых технологий.
- Эффективность и управление данными: По своей сути качественная СЭД делает вашу команду лучше за счет повышения эффективности. EDMS сокращает трудоемкие действия, такие как миграция файлов, управление разрешениями и подобные препятствия при использовании нескольких платформ. В то же время EDMS помогает разрабатывать внутренние средства контроля для управления доступом и отслеживания изменений, обеспечивая целостность данных по мере масштабирования. Аналогичным образом, централизация документации помогает улучшить источники анализа данных, помогая получить ценную информацию при использовании платформ бизнес-аналитики.
Лучшие практики СЭД
Хотя вам захочется настроить, настроить и настроить свою СЭД, несколько лучших практик послужат ориентиром, который укажет вам правильное направление и максимизирует преимущества СЭД:
- Убедитесь, что вы управляете разрешениями и инструментами контроля версий: Централизуя документацию, вы рискуете получить несанкционированный доступ или ее утечку, если не будете должным образом управлять разрешениями своей команды. Это вдвойне справедливо, если сторонние службы или поставщики имеют доступ к системе. Разработка СОП по разрешениям помогает сохранить их нужно знать в курсе, защищая конфиденциальную информацию от посторонних глаз. В то же время итеративные процедуры резервного копирования и возможность отслеживать изменения помогают поддерживать качество документа и предотвращать перезапись или несчастные случаи.
- Убедитесь, что ваша EDMS может масштабироваться вместе с вами: Нет смысла полностью использовать СЭД, которая будет обслуживать вашу организацию только в ее текущем состоянии. Вам необходимо убедиться, что ваша СЭД предлагает преимущества и функции, которые вам понадобятся на следующем этапе роста – даже если вы не максимально используете их сегодня, доступ к этим функциям и понимание этих функций сегодня обеспечит вам успех. завтра.
- Убедитесь, что ваша СЭД интегрируется в вашу экосистему: Помимо масштабируемости, ключевым моментом при развертывании СЭД является интеграция. Вы не добьетесь максимальной эффективности, если вам по-прежнему приходится вручную сканировать, загружать или переносить счета-фактуры или поступления в СЭД. Помните, ваша СЭД должна работать для Вас – если вы адаптируете свой документооборот Чтобы приспособиться к обременительному процессу EDMS, вам необходимо переоценить свою стратегию.
- Воспользуйтесь преимуществами тегов и инструментов организации: Когда вы переносите свою документацию в СЭД, вы создаете централизованную базу данных, охватывающую всю деятельность вашей компании. Однако если вы не можете легко найти, выполнить поиск и получить доступ к этой информации, вы не получите выгоды от потенциальной эффективности. Вам необходимо разработать СОП по управлению знаниями, чтобы наилучшим образом отразить эти преимущества, которые должны включать соглашения об именах файлов, иерархию папок и инструкции по вложению, а также комплексные планы обучения, чтобы гарантировать, что все соблюдают требования.
Заключение
По мере расширения наших усилий по сбору данных растут и наши потребности в электронном управлении документами. Соблюдение развивающихся правил и защита конфиденциальных данных — это монументальная задача, которая усложняется, если у вас нет комплексной стратегии. В то же время все данные в мире бесполезны, если вы не можете быстро получить к ним доступ и использовать их для улучшения своей работы. документооборот. EDMS компенсирует эти риски, предлагая множество преимуществ для повышения и оптимизации эффективности вашей организации, что в конечном итоге экономит время и позволяет вашей команде сосредоточиться на том, что важно: обеспечении наилучших возможных результатов при развитии бизнеса.
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :является
- :нет
- $UP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- способность
- в состоянии
- О нас
- доступ
- несчастных случаев
- вмещать
- Учетные записи
- кредиторская задолженность
- автоматизация кредиторской задолженности
- через
- активно
- деятельность
- приспосабливать
- адаптация
- дополнение
- плюс
- Преимущества
- После
- возраст
- совокупный
- Все
- облегчать
- в одиночестве
- уже
- причислены
- Америка
- усиливать
- an
- аналитика
- и
- Применить
- утверждение
- МЫ
- около
- AS
- активы
- связанный
- предполагать
- At
- Власти
- Автоматический
- автоматизация
- Восстановление
- банкир
- основной
- BE
- , так как:
- становление
- за
- не являетесь
- пользу
- Преимущества
- сделанный на заказ
- ЛУЧШЕЕ
- лучшие практики
- Лучшая
- Beyond
- изоферменты печени
- коробки
- Приведение
- построенный
- бизнес
- бизнес-аналитика
- но
- by
- календари
- под названием
- CAN
- не могу
- захватить
- случаев
- случаев
- категории
- Центры
- централизовать
- централизованная
- цепь
- проблемы
- изменения
- персонаж
- распознавание символов
- выбор
- клиент
- тесно
- Кластер
- ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ
- сотрудничать
- сотрудничество
- лыжных шлемов
- коллективно
- объединять
- как
- коммерческая
- Общий
- Компании
- Компания
- Компании
- сравненный
- Соответствие закону
- уступчивый
- комплексный
- Обеспокоенность
- заключение
- соображения
- консалтинг
- их контекст
- контроль
- контрольная
- конвенций
- Основные
- краеугольный камень
- может
- трещина
- Создайте
- критической
- Текущий
- Текущее состояние
- клиент
- настраиваемый
- настройка
- настроить
- данным
- Анализ данных
- Потеря данных
- управление данными
- безопасность данных
- База данных
- дня в день
- Дней
- занимавшийся
- децентрализованная
- считается
- доставки
- развертывание
- развертывание
- предназначенный
- развивать
- развивающийся
- различный
- трудный
- Интернет
- Цифровой век
- направление
- безрассудство
- рассеянный
- do
- документ
- управление документами
- документации
- Документация
- приносит
- Dont
- вдвойне
- вниз
- драматично
- недостатки
- управлять
- диски
- e
- каждый
- легко
- Простой в использовании
- экосистема
- эффект
- Эффективный
- фактически
- Эффективность
- затрат
- усилия
- Электронный
- встроенный
- появление
- Сотрудник
- сотрудников
- включить
- охватывая
- достаточно
- обеспечивать
- обеспечение
- Enter
- Предприятие
- корпоративного уровня
- Весь
- Окружающая среда
- одинаково
- Эпоха
- Европе
- Даже
- Каждая
- все члены
- развивается
- Примеры
- Excel
- существующий
- Расширьте
- расширенный
- ожидать
- внешне
- Глаза
- Face
- сталкиваются
- факторы
- далеко
- быстрее
- Особенности
- Сборы
- несколько
- Файл
- Файлы
- Подача
- Найдите
- Фирма
- Во-первых,
- Фокус
- Что касается
- принуждение
- каркасы
- друзья
- от
- полный
- Полный спектр
- функция
- Функции
- GDPR
- будет
- зернистый
- большой
- выросли
- Расти
- Рост
- Рост
- взлом
- горсть
- Сильнее
- Аппаратные средства
- Есть
- имеющий
- помощь
- помощь
- помогает
- иерархия
- исторический
- история
- проведение
- имеет
- кашель
- Как
- HTTPS
- барьерный бег
- i
- определения
- if
- эффектных
- осуществлять
- Осуществляющий
- импорт
- что она
- улучшать
- улучшение
- улучшается
- улучшение
- in
- включают
- включает в себя
- В том числе
- расширились
- Увеличивает
- повышение
- промышленность
- info
- информация
- инициативы
- размышления
- вместо
- инструкции
- интегрированный
- Интегрируется
- интеграции.
- целостность
- Интеллекта
- в нашей внутренней среде,
- внутренне
- на международном уровне
- в
- выставление счета
- IT
- ЕГО
- совместная
- судья
- всего
- Сохранить
- хранение
- Основные
- Знать
- знание
- знания
- Управление знаниями
- этикетка
- пейзаж
- Лиды
- Наследие
- юридически
- позволять
- позволяя
- Кредитное плечо
- Используя
- Жизненный цикл
- такое как
- локальным
- логический
- долгосрочный
- смотрел
- искать
- потери
- от
- потерянный
- сделанный
- поддерживать
- Сохранение
- основной
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- управлять
- управление
- управления
- мандаты
- обязательный
- руководство
- вручную
- многих
- отметка
- Вопрос
- Вопросы
- Максимизировать
- максимизации
- смысл
- означает
- меры
- заседаниях
- Соответствует
- член
- Участники
- Messenger
- Метаданные
- Microsoft
- может быть
- мигрировать
- мигрирующий
- миграция
- дезориентировать
- модель
- монументальный
- БОЛЕЕ
- самых
- много
- с разными
- именования
- природа
- Необходимость
- потребности
- гнездование
- Новые
- следующий
- ниша
- нет
- север
- Северная Америка
- понятие
- сейчас
- OCR
- of
- от
- предлагают
- предложенный
- предлагающий
- Предложения
- Офис
- смещение
- .
- on
- Вводный
- ONE
- только
- операционный
- оперативный
- Возможности
- оптическое распознавание символов
- Опции
- or
- организация
- организационной
- Другое
- наши
- внешний
- Результаты
- страдания
- оформление документации
- парадигма
- параметры
- Первостепенный
- особенно
- мимо
- Разрешения
- личного
- личные данные
- относящиеся
- физический
- Планы
- Платформа
- Платформы
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- Точка
- возможное
- потенциал
- практиками
- Presentations
- разрабатывает
- превалирующий
- предотвращать
- предотвращает
- частная
- личная информация
- вероятно
- Процедуры
- процесс
- Процессы
- профессиональный
- Проект
- управление проектом
- ( изучите наши патенты),
- для защиты
- защищающий
- протокол
- протоколы
- доказанный
- обеспечивать
- быстро
- ВЫХОДИТ
- ассортимент
- вымогателей
- скорее
- признание
- область
- правила
- регуляторы
- помнить
- удаленные
- хранилище
- обязательный
- Требования
- обзоре
- правую
- тщательный
- Снижение
- рисковать
- рисках,
- надежный
- Бег
- работает
- s
- безопасный
- охрана
- то же
- Сохранить
- экономия
- Масштабируемость
- Шкала
- сканирование
- сфера
- Поиск
- разделах
- безопасный
- безопасность
- Меры безопасности
- сегментами
- чувствительный
- Серии
- служить
- служит
- обслуживание
- Услуги
- Наборы
- общие
- разделение
- Шоппинг
- укороченный
- должен
- аналогичный
- просто
- простой
- просто
- одинарной
- Горки
- So
- Software
- Решения
- некоторые
- удалось
- в некотором роде
- Источники
- конкретный
- Спектр
- Персонал
- Этап
- заинтересованные стороны
- стандарт
- и политические лидеры
- Начало
- Область
- Шаг
- ступая
- По-прежнему
- диск
- магазин
- Стратегический
- Стратегия
- упорядочить
- структур
- предмет
- существенный
- успех
- Костюм
- suite
- Убедитесь
- обмен
- Власть
- синхронизация
- система
- системы
- Сложность задачи
- налог
- команда
- Члены команды
- команды
- технологии
- 10
- Тенденцию
- проверенный
- чем
- который
- Ассоциация
- мир
- их
- тогда
- теоретический
- Эти
- они
- сторонние
- этой
- те
- хоть?
- угрозы
- TIE
- время
- раз
- в
- сегодня
- Сегодняшних
- вместе
- завтра
- Тон
- слишком
- инструментом
- инструменты
- жесткий
- к
- трек
- Отслеживание
- Обучение
- Переход
- правда
- пытается
- щипать
- два
- В конечном счете
- неразрешенный
- Обычный
- лежащий в основе
- понимание
- отпереть
- неиспользованный
- us
- использование
- бесполезный
- Информация о пользователе
- пользователей
- через
- ценный
- разнообразный
- различный
- продавец
- поставщики
- версия
- вертикальный
- очень
- вице
- Видео
- Виртуальный
- хотеть
- способы
- we
- ЧТО Ж
- Что
- Что такое
- когда
- будь то
- который
- в то время как
- КТО
- будете
- в
- без
- Работа
- работает
- Мир
- стоимость
- Да
- еще
- Ты
- ВАШЕ
- зефирнет