Что такое управление закупками? - Полное руководство

Представьте себе оживленный ресторан, которому нужны свежие ингредиенты; закупки — это то, что гарантирует, что помидоры в салате будут хрустящими, а мясо для гамбургеров — высшего качества. Речь идет не только о покупке вещей; Речь идет о получении нужных вещей по правильной цене и в нужное время. Для любой компании, будь то больница, строительная фирма или технологический гигант, закупки означают разницу между бесперебойной работой и дорогостоящими сбоями.

Задержка закупок означает остановку производства, что, в свою очередь, приводит к финансовым потерям. Это так просто. Закупки не являются гламурными; это жесткие переговоры, тщательное планирование и строгое составление бюджета. Но если все сделано правильно, это основа прибыльности. 

В этой статье обсуждаются практические аспекты управления закупками, разбивается процесс, подчеркиваются преимущества и обосновывается необходимость автоматизации. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса или специалистом по закупкам, понимание этих основ может стать ключом к более эффективной и экономичной работе.

Что такое управление закупками?

Управление закупками включает в себя надзор за процессами приобретения, необходимыми для деятельности компании. Эти задачи, от оценки поставщиков до создания заказов на поставку и утверждения счетов, имеют решающее значение. В небольших фирмах закупками может заниматься один человек, тогда как в более крупных организациях есть специализированные отделы. Процесс вращается вокруг людей, процессов и документов. Эффективное управление закупками обеспечивает контролируемые расходы и повышение операционной эффективности любой компании.

Управление закупками имеет важное значение для бизнеса, обеспечивая эффективность и соответствие требованиям в сегодняшних условиях. Эффективное управление закупками необходимо для выполнения нескольких жизненно важных функций в бизнесе.

• Процесс подачи заявки на покупку требует пристального внимания, гарантируя, что каждая деталь будет точно записана и будет соблюдена политика. Этот шаг создает основу для эффективных закупок, помогая пользователям пройти процесс подачи заявок и предлагая подходящих поставщиков. 
• Заказы на закупку, если они тщательно управляются, служат планом закупок, в котором подробно описываются спецификации и условия продукции. Четкие, хорошо документированные заказы на поставку способствуют бесперебойному общению с поставщиками, сводя к минимуму недопонимание и задержки. 
• Утверждение счета, важнейший этап в цикле закупок, требует тщательного изучения для подтверждения точности и соблюдения согласованных условий. Правильная обработка счетов предотвращает финансовые расхождения и укрепляет отношения с поставщиками. 
• Эффективное управление поставщиками включает в себя регулярные оценки, гарантирующие соответствие поставщиков стандартам качества и надежности. Такой активный подход позволяет установить долгосрочное и плодотворное партнерство. 
• Утверждение контрактов и управление ими требуют точности, поскольку контракты тщательно проверяются на соответствие, защищая бизнес от юридических и финансовых рисков.

Начиная с подачи заявки и заканчивая оплатой, надежная система тщательно контролирует этот процесс. Таким образом, менеджеры по закупкам играют решающую роль, закупая высококачественные материалы по оптимальным ценам от надежных поставщиков, поддерживая долгосрочные отношения с предпочтительными поставщиками. Они контролируют весь процесс закупок, координируют деятельность агентов по закупкам и обеспечивают соблюдение политик департамента. Должности, входящие в их компетенцию, включают аналитика по закупкам, покупателя, специалиста, агента по закупкам, менеджера и менеджера по снабжению.

Этапы процесса закупок

Процесс управления закупками представляет собой непрерывный цикл, начинающийся с выбора ресурсов и заканчивающийся получением и оплатой этих ресурсов. На протяжении всего этого цикла необходима комплексная документация, обеспечивающая бесперебойную координацию между членами команды. Ключевые аспекты управления закупками включают в себя:

1. Определение и планирование:

• Установление потребностей: Определите продукты или услуги, необходимые для бизнес-операций, учитывая существующие данные и прогнозы на будущее.
• Параметры настройки: Четко определите спецификации продуктов, гарантируя, что поставщики понимают точные требования.
• Стратегическое прогнозирование: Планируйте процессы заказа и повторного заказа в соответствии с прогнозами спроса и графиками работы.

На этом этапе тщательное планирование выступает в качестве краеугольного камня, обеспечивая четкую дорожную карту закупочной деятельности и распределения ресурсов.

2. Определение и выбор поставщиков:

• Исследования и оценка: Проведите комплексное исследование для выявления потенциальных поставщиков на основе таких критериев, как качество, надежность и экономическая эффективность.
• Выбор поставщика: Выбирайте поставщиков посредством конкурсных торгов или налаженных отношений, обеспечивая разнообразие вариантов для устойчивой цепочки поставок.
• Процесс RFx: Инициируйте процесс запроса информации/предложения/цены для оценки возможностей и предложений поставщика.

Этот шаг предполагает принятие важных решений, обеспечивающих выбор поставщиков, способных эффективно удовлетворить потребности организации.

3. Переговоры и заключение контрактов:

• Согласование цены и условий: Участвуйте в переговорах, чтобы обеспечить лучшую цену и условия контракта, сочетая качество и экономическую эффективность.
• Четкое общение: Сообщайте требования прозрачно, гарантируя, что обе стороны имеют общее понимание ожиданий.
• Завершение контрактов: Задокументируйте все согласованные положения и условия, заключив контракт для официального оформления партнерства.

Эффективные переговоры закладывают основу для успешного партнерства, уточняя роли и обязанности обеих участвующих сторон.

4. Размещение заказа на поставку:

•  Определение деталей: Укажите подробную информацию о продукте, цену и условия в заказе на поставку (ЗП), обеспечивая ясность как для поставщика, так и для покупателя.
•  Источник истины: Заказ на закупку действует как ориентир, проверяя закупаемые продукты и услуги и направляя все последующие шаги.

ЗП служит формальным соглашением, оптимизирующим процесс закупок и обеспечивающим последовательность транзакций.

5. Экспедирование:

• Своевременная доставка: Обеспечьте своевременную доставку продуктов, принимая во внимание любые непредвиденные обстоятельства, такие как устаревание продукта или изменения в расписании.
•  Решение проблемы: Устраняйте задержки или неточности, сохраняя ясность в отношении дат оплаты, графиков поставок и завершения работ.

Ускорение гарантирует своевременную доставку, устранение потенциальных сбоев и поддержание эффективности процесса закупок.

6. Получение и проверка покупки:

•  Обзор качества: Оценивать полученную продукцию на соответствие установленным спецификациям и стандартам качества, гарантируя, что она соответствует установленным критериям.
•  Трехсторонний матч: Проверьте соответствие между заказом на поставку, счетом-фактурой и отборочной накладной/документом получения, выделив несоответствия, если таковые имеются.

Этот шаг гарантирует, что полученные товары соответствуют ожидаемому качеству и спецификациям, обеспечивая целостность процесса закупок.

7. Оформление и оплата счетов:

• Проверка документа: Перекрестно проверьте заказ на покупку, счет-фактуру и приемные документы, убедившись, что все детали совпадают.
• Процесс оплаты: Согласуйте закупки и кредиторская задолженность, завершая процесс оплаты после подтверждения согласования документов.

Выставление счетов и оплата завершают цикл закупок, обеспечивая точность финансовых операций и компенсацию поставщикам.

8. Ведение учета и взаимоотношений:

• Бухучет, ведение учета, делопроизводство: Ведите тщательный учет для целей аудита, налогообложения, проверки гарантии и ссылок на будущий повторный заказ.
• Обратная связь с поставщиком: Предоставляйте поставщикам данные и обратную связь на основе ключевых показателей эффективности, способствуя постоянному совершенствованию и взаимовыгодным отношениям.

Эффективное ведение учета обеспечивает подотчетность и прозрачность, а обратная связь с поставщиками способствует сотрудничеству и улучшениям, повышая эффективность будущих закупок.

Благодаря стандартизированным политикам управления закупками внутренние команды становятся более надежными и последовательными в распределении обязанностей по закупкам, укрепляя доверие и надежность. Оптимизированный подход не только повышает производительность внутри команд, позволяя более четко сосредоточиться на отдельных задачах, но также способствует укреплению деловых отношений. Устанавливая четкие ожидания от поставщиков, управление закупками не только совершенствует внутренние процессы, но и способствует взаимовыгодному партнерству, что в конечном итоге повышает общую эффективность и результативность организации.

 

Преимущества управления закупками

Управление закупками дает ощутимые преимущества. Этот процесс гарантирует постоянный приток ресурсов, предотвращая дорогостоящие закупки в последнюю минуту. Прозрачность операций повышает эффективность, способствуя улучшениям и масштабированию. Эффективные закупки снижают риски поставщиков и укрепляют цепочки поставок, подготавливая бизнес к непредвиденным проблемам. Более того, это способствует инновациям, высвобождая ресурсы, ранее привязанные к краткосрочным проблемам, обеспечивая долгосрочную стратегическую направленность и рост. Некоторые конкретные преимущества включают в себя:

Снижение цены:

• Стратегическое планирование: Продуманное планирование закупок включает в себя анализ рыночных тенденций, колебаний спроса и поведения поставщиков. Стратегически рассчитывая закупки, предприятия могут заключать выгодные оптовые сделки, эффективно снижая общие затраты.
• Переговорная сила: Команды по закупкам, вооруженные детальным планированием и достаточным временем, обладают более сильными рычагами на переговорах. Это стратегическое преимущество позволяет им заключать контракты на более выгодных условиях, обеспечивая значительную экономию средств.
• Управление взаимоотношениями с поставщиками: Поддержание позитивных отношений с поставщиками, особенно с теми, кто заключил долгосрочные контракты, может привести к льготным ценам и скидкам, что еще больше сократит расходы на закупки.

Улучшенная непрерывность ресурсов:

• Долгосрочное планирование: Эффективное управление закупками предполагает прогнозирование долгосрочных потребностей в ресурсах. Заблаговременно предвидя потребности, предприятия могут создать надежные цепочки поставок, предотвращая перебои и обеспечивая бесперебойную работу.
• Диверсификация поставщиков: Использование разнообразного пула поставщиков снижает риски, связанные с зависимостью от конкретных поставщиков. В случае нехватки или перебоев могут вмешаться альтернативные поставщики, поддерживая поток ресурсов без существенных перебоев.

Оптимизированные операции и прозрачность:

• Сотрудничество с заинтересованными сторонами: Прозрачные процессы закупок способствуют открытому общению между заинтересованными сторонами, способствуя сотрудничеству и эффективному решению проблем. Четкие каналы связи гарантируют, что все участвующие стороны будут хорошо информированы, что сводит к минимуму недопонимание и задержки.
• Принятие решений на основе данных: Используя программное обеспечение для анализа данных и закупок, компании могут получить представление о своих процессах закупок. Анализ этих данных позволяет принимать обоснованные решения, позволяя оптимизировать процессы, выявлять узкие места и повышать общую эффективность.

Механизм снижения рисков:

• Комплексная оценка рисков: Надежное управление закупками предполагает проведение тщательной оценки рисков, охватывающей финансовые, операционные, юридические и стратегические аспекты. Выявление потенциальных рисков позволяет принимать упреждающие меры, сводя к минимуму их влияние на закупочную деятельность.
• Планирование на случай непредвиденных: Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях для выявленных рисков обеспечивает быстрое реагирование в случае сбоев. Наличие заранее определенных стратегий для различных сценариев позволяет предприятиям эффективно решать проблемы, поддерживая отношения с поставщиками и непрерывность работы.

Устойчивость цепочки поставок:

• Проактивный подход: Переход от реактивного подхода «точно в срок» к упреждающему мышлению «на всякий случай» предполагает накопление критически важных ресурсов для быстрого реагирования на непредвиденные сбои. Такой подход обеспечивает буфер, позволяющий предприятиям беспрепятственно продолжать свою деятельность во время чрезвычайных ситуаций.
• Гибкость и адаптивность: Устойчивая цепочка поставок требует гибкости. Предприятия должны быть готовы адаптироваться к меняющимся рыночным условиям, динамике цепочек поставок и возникающим проблемам. Сохраняя гибкость, организации могут оперативно корректировать свои стратегии закупок, обеспечивая непрерывный поток ресурсов.

Мощный инновационный фокус:

• Долгосрочные инвестиции: Эффективное управление закупками высвобождает ресурсы, как финансовые, так и человеческие, позволяя предприятиям инвестировать в исследования и разработки. Долгосрочные инвестиции в инновации приводят к устойчивому росту, позволяя компаниям осваивать новые рынки, продукты и технологии.
• Стратегическое партнерство: Распределение ресурсов на стратегическое партнерство и сотрудничество способствует инновациям. Сотрудничая с инновационными поставщиками, предприятия могут получить доступ к новейшим продуктам и услугам, повышая свою конкурентоспособность на рынке.

Автоматизация закупок 

Учитывая важность управления закупками в деятельности любого бизнеса, автоматизация — это не вариант, а стратегический императив. А отчету Согласно прогнозам компании Verified Market Research, к 9.5 году глобальный рынок программного обеспечения для закупок достигнет стоимости в 2028 миллиардов долларов по всему миру. Вот основные аспекты, которые команды по закупкам могут оцифровать, чтобы преобразовать свою деятельность по управлению закупками, повышая эффективность, контроль и сотрудничество по всем направлениям.

• Автоматизированные процессы и безбумажные утверждения. Использование передовых систем закупок автоматизирует существующую закупочную деятельность, обеспечивая возможность безбумажного утверждения и цифровой авторизации. Общение с поставщиками в режиме реального времени в рамках этих систем позволяет быстро решать проблемы, обеспечивая бесперебойность процесса.
• Расширенное управление поставщиками. Решения для цифровых закупок централизуют взаимодействие с поставщиками, упрощая проверку, адаптацию, мониторинг производительности и решение проблем. Все, что связано с поставщиками, управляется на единой цифровой платформе, что способствует эффективному сотрудничеству и снижению сложностей. 
• Финансовый контроль и отчетность: попрощайтесь с громоздкими электронными таблицами. Онлайн-системы управления закупками обеспечивают точный бюджетный контроль. Пользователи могут отслеживать расходы, устанавливать лимиты и получать доступ к подробным отчетам для получения стратегической информации. Онлайн-каталоги сохраняют точность, снижая нагрузку на сотрудников и обеспечивая согласованность. 
• Надежное соблюдение требований и уверенность: программное обеспечение для закупок собирает важные данные на интуитивно понятных информационных панелях, обеспечивая 360-градусное представление об эффективности закупок. Это включает в себя соблюдение сроков, стандартов качества и соблюдение политик, правил и требований законодательства. Прозрачная отчетность снижает риски закупок вне контракта и мошеннических действий, вселяя уверенность в процессы поиска поставщиков.
• Глубокая отчетность и оценка. Программное обеспечение для управления закупками предлагает углубленный анализ данных, позволяющий компаниям оценивать эффективность работы поставщиков, выявлять риски и определять области для улучшения. Это расширяет возможности принятия обоснованных решений и улучшает стратегическое планирование.

Выбор правильного программного обеспечения для закупок имеет решающее значение. Ищите такие функции, как сложное управление поставщиками, настраиваемые рабочие процессы и безбумажную автоматизацию. Надежные возможности отчетности обеспечивают комплексный анализ, обеспечивая соблюдение требований и стратегический бюджетный контроль.

Цифровые закупки — это не просто автоматизация; речь идет об эффективности, соблюдении требований и стратегических полномочиях. Используя современные решения для закупок, компании сокращают время обработки, минимизируют ошибки и повышают концентрацию сотрудников на деятельности, ориентированной на ценность. Улучшите свои процессы закупок с помощью технологии, которая не только оптимизирует операции, но и обеспечит вашей организации успех в будущем.

Заключение

 Сегодняшние ведущие компании осознают ключевую роль закупок в совершенствовании процессов, сокращении затрат и повышении удовлетворенности клиентов. Инвестируя в эффективные стратегии управления закупками и внедряя автоматизацию, предприятия не только снижают затраты и улучшают отношения с поставщиками, но также открывают путь к устойчивому росту и конкурентоспособности. Закупки больше не являются просто необходимостью; это краеугольный камень стратегического успеха в бизнесе, позволяющий компаниям ориентироваться в сложных цепочках поставок, оптимизировать денежные потоки и обеспечивать устойчивое предоставление ценности бизнесу и его заинтересованным сторонам.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/procurement-management/