45 категорий деловых расходов для бизнеса и стартапов

Категории деловых расходов — это систематическая классификация затрат, понесенных в ходе деятельности бизнеса, предназначенная для организации и отслеживания финансовых оттоков для таких целей, как подготовка налогов, составление бюджета и финансовый анализ. Такая категоризация помогает предприятиям более эффективно управлять своими финансами, предоставляя представление о структуре расходов и выявляя потенциальные налоговые вычеты.

Умные предприниматели и бизнес-лидеры знают, что дьявол кроется в деталях, особенно когда дело касается финансовой ясности. Эта финансовая ясность начинается с тщательного подхода к классификации деловых расходов. Поступая таким образом, предприятия не только прокладывают путь к крепкому финансовому благополучию, но и обеспечивают стратегическое положение, позволяющее извлечь выгоду из возможностей и решать проблемы.

Зачем классифицировать бизнес-расходы?

Процесс категоризации деловых расходов включает в себя разработку полного списка категорий расходов, а затем обеспечение того, чтобы каждая транзакция, совершаемая вашей компанией, была четко назначена на свое законное место. Почему все это важно, спросите вы?

1. Налоговая подготовка и вычеты:
   Тщательная классификация деловых расходов помогает оптимизировать процесс подготовки налогов, гарантируя, что ни один вычитаемый расход не будет упущен из виду. Такая тщательная организация может значительно снизить налогооблагаемый доход, что приведет к существенной экономии. Это упрощает процесс определения того, какие расходы подлежат вычету и в каком размере, делая уплату налогов менее утомительной и более эффективной.
2. Аналитика и бюджетирование:
   Хорошо структурированная категоризация расходов дает бесценную информацию о структуре расходов, помогая предприятиям определить области, в которых они могут сократить расходы и более эффективно распределять ресурсы. Такой детальный взгляд на расходы позволяет предпринимателям составлять бюджеты, которые являются одновременно реалистичными и стратегическими, повышая финансовую стабильность и способствуя росту.
3. Ежедневное управление денежными потоками:
   Понимание того, где и как ежедневно расходуются средства, имеет решающее значение для поддержания здорового денежного потока. Категоризация расходов позволяет предприятиям отслеживать свои финансовые обязательства и корректировать операции по мере необходимости для обеспечения ликвидности. Эффективное управление денежными потоками является основой любого бизнеса, предотвращая нехватку денежных средств и обеспечивая бесперебойный операционный поток.

45 категорий деловых расходов для бизнеса и стартапов

Создание исчерпывающего списка категорий деловых расходов может помочь предприятиям и стартапам лучше отслеживать свои финансы, более эффективно составлять бюджет и использовать налоговые вычеты для снижения налогооблагаемого дохода. Ниже приведен список из 45 категорий деловых расходов, с которыми обычно сталкиваются предприятия в Соединенных Штатах. Эта категоризация структурирована для оптимизации налоговых позиций.

1. Реклама и маркетинг: включает интернет-рекламу, печатные материалы и маркетинговые кампании. Эти расходы, как правило, полностью подлежат вычету.
2. Заработная плата и заработная плата: Компенсация работникам, включая оклады, премии или комиссионные. Полностью вычитаемая.
3. Контрактный труд: Платежи независимым подрядчикам. Полностью вычитаемая франшиза, но предприятия должны выдать форму 1099-NEC, если они платят более 600 долларов в год.
4. Аренда коммерческой недвижимости: Арендные платежи за офисные помещения, витрины и другую коммерческую недвижимость. Полностью вычитаемая.
5. Утилиты: Электричество, вода, газ, Интернет и телефонные услуги для деловых операций. Полностью вычитаемая.
6. Канцелярские товары и расходы: стоимость канцелярских товаров, таких как ручки, бумага и чернила для принтера. Полностью вычитаемая.
7. Ремонт и обслуживание: Затраты на содержание коммерческой недвижимости и оборудования, не включая значительные улучшения. Полностью вычитаемая.
8. амортизация: Вычет за потерю стоимости активов (например, транспортных средств, зданий, оборудования) с течением времени. Рассчитано на основе рекомендаций IRS.
9. Профессиональные сборы: Плата за юридические, бухгалтерские и другие профессиональные услуги. Полностью вычитаемая.
10. Страхование: Премии по страхованию бизнеса, например, по страхованию ответственности, врачебной халатности и страхованию имущества. Полностью вычитаемая.
11. Налоги и лицензии: Определенные государственные, местные и федеральные налоги; лицензии и регуляторные сборы. Как правило, подлежит вычету.
12. Интерес: Проценты по бизнес-ссудам, кредитным линиям и ипотечным кредитам на коммерческую недвижимость. Полностью вычитаемая.
13. Путевые расходы: Расходы на деловые поездки, включая проживание, транспорт и питание (с учетом ограничений). Франшиза в соответствии с рекомендациями IRS.
14. Питание и развлечения: франшиза 50% на деловое питание; расходы на развлечения больше не подлежат вычету в соответствии с Законом о сокращении налогов и создании рабочих мест (TCJA).
15. Образование и обучение: Расходы на мастер-классы, семинары и учебные материалы для вас или ваших сотрудников. Полностью вычитаемая.
16. Программное обеспечение и подписки: Программное обеспечение для бизнеса, онлайн-услуги и подписка на публикации. Полностью вычитаемая.
17. Членские взносы: Сборы для профессиональных ассоциаций и деловых организаций. Франшиза, за исключением клубов, организованных для бизнеса, развлечений, отдыха или других социальных целей.
18. Расходы домашнего офиса: Для тех, кто регулярно и исключительно использует часть своего дома для бизнеса. Франшиза зависит от процента использования дома для бизнеса.
19. Транспортные расходы: Коммерческое использование транспортного средства либо за вычетом фактических расходов, либо с использованием стандартной ставки пробега. Франшиза в соответствии с рекомендациями IRS.
20. Телекоммуникации: Расходы на мобильные телефоны и интернет-услуги, связанные с бизнесом. Полностью вычитаемая.
21. Почтовые расходы и доставка: Расходы на почтовые, курьерские услуги и доставку для деловых операций. Полностью вычитаемая.
22. Банковские платежи: Комиссии, связанные с корпоративными банковскими счетами и кредитными картами. Полностью вычитаемая.
23. Вознаграждения работникам: Медицинское страхование, взносы в пенсионный план и другие расходы на вознаграждения работникам. Как правило, подлежит вычету.
24. Юридические и регуляторные расходы: Сборы за патенты, товарные знаки и соблюдение нормативных требований. Полностью вычитаемая.
25. Исследования и разработки: Затраты, связанные с разработкой новых продуктов или услуг. Потенциально имеет право на налоговые льготы на НИОКР.
26. Плохие долги: суммы задолженности перед вами, которую вы не можете получить. Возможна вычет при определенных условиях.
27. Благотворительные взносы: Пожертвования в пользу квалифицированных благотворительных организаций. Франшиза в пределах, зависящих от структуры бизнеса.
28. Перемещение расходов: Затраты на перемещение бизнес-оборудования, инвентаря и расходных материалов. Франшиза, если это связано с изменением местонахождения предприятия.
29. Проценты по налогам, уплаченным с опозданием: Проценты, выплачиваемые за просрочку налоговых платежей. Франшиза.
30. Инвентарь для перепродажи: Стоимость товаров или сырья, включая фрахт. Франшиза в момент продажи запасов.
31. Налоги на недвижимость: Налоги на коммерческую недвижимость. Полностью вычитаемая.
32. Налоги на личную собственность: Налоги на имущество, используемое в бизнесе, такое как транспортные средства и оборудование. Полностью вычитаемая.
33. Потери от несчастных случаев и кражи: Убытки в результате кражи, вандализма, пожара, урагана или подобных событий. Франшиза в том году, когда произошел убыток.
34. Медицинские страховые взносы: Для индивидуальных предпринимателей, потенциально вычитаемых из их дохода.
35. Пенсионные планы: Взносы в пенсионные планы сотрудников. Франшиза в пределах лимита.
36. Подарки: Деловые подарки подлежат франшизе в размере до 25 долларов США на человека в год.
37. Доходы, полученные за рубежом: Расходы, связанные с получением дохода в зарубежной стране. С учетом конкретных вычетов и исключений.
38. Экологические расходы: Затраты на борьбу с загрязнением, восстановление окружающей среды. Определенные расходы могут претендовать на определенные кредиты или вычеты.
39. Повышение энергоэффективности: Затраты на некоторые энергоэффективные улучшения коммерческой недвижимости. Может претендовать на вычеты или кредиты.
40. Налоговая льгота по трудоустройству: Наем лиц из определенных групп, которые сталкиваются со значительными препятствиями при трудоустройстве. Кредит на основе процента от выплаченной заработной платы.
41. Кредит на доступ для инвалидов: Сделайте свой бизнес более доступным для людей с ограниченными возможностями. Кредит доступен для малого бизнеса.
42. Затраты на запуск: Расходы на открытие или покупку бизнеса. Вы можете вычесть до 5,000 долларов США в первый год и амортизировать остаток.
43. Организационные затраты: Затраты на юридическое создание корпорации или товарищества. Те же правила вычета, что и стартовые затраты.
44. Плата за обработку кредитной карты: Комиссия, взимаемая за прием платежей по кредитным картам. Полностью вычитаемая.
45. Оборудование для обеспечения безопасности: Затраты на оборудование для обеспечения безопасности, необходимое для ведения бизнеса. Полностью вычитаемая.

Как классифицировать расходы в вашем бизнесе?

Давайте углубимся в нюансы классификации бизнес-расходов.

1. Создайте категории

Первым шагом в освоении финансового ландшафта вашего бизнеса является установление четких и полных категорий ваших расходов.

Вот основные категории, которые должен учитывать каждый малый бизнес:

• Операционные расходы
• Затраты на персонал
• Технология и программное обеспечение
• Маркетинг и реклама
• Путешествия и развлечения
• Профессиональные сборы
• Страхование
• Налоги и лицензии
• Исследования и разработки (R&D)

2. Подкатегории

Детализация по подкатегориям позволяет более точно отслеживать и анализировать расходы, обеспечивая более глубокое понимание того, куда идут ваши деньги, и выявляя потенциальные области для экономии затрат. В качестве примера упражнения давайте уточним категории, упомянутые выше:

• Операционные расходы
  • Коммунальные услуги (электричество, вода, интернет)
  • Аренда или ипотека
  • Техническое обслуживание и ремонт
  • Офисные товары и оборудование
• Затраты на персонал
  • Заработная плата и заработная плата
  • Льготы (медицинская страховка, пенсионные планы)
  • Налоги на заработную плату
• Технология и программное обеспечение
  • Подписки на программное обеспечение
  • Покупка оборудования
  • Услуги ИТ-поддержки
• Маркетинг и реклама
  • Интернет-Маркетинг
  • Печатная реклама
  • Рекламные материалы
• Путешествия и развлечения
  • Транспорт (авиаперелеты, аренда автомобилей)
  • Жилье
  • Питание и развлечения
• Профессиональные сборы
  • Юридические услуги
  • Бухгалтерские услуги
  • Плата за консультации
• Страхование
  • Страхование ответственности
  • Страховка имущества
  • Компенсация рабочим
• Налоги и лицензии
  • Подоходные налоги
  • Налоги с продаж
  • Лицензии и разрешения
• Исследования и разработки (R&D)
  • Разработка продукта
  • Исследования рынка
  • Пошлины на патенты и товарные знаки

3. Отслеживайте расходы

Краеугольным камнем надежного финансового управления является тщательное отслеживание каждой копейки, поступающей в ваш бизнес и выходящей из него. В современном цифровом мире использование технологий для автоматизации этого процесса — это не просто удобство; это необходимо для того, чтобы оставаться конкурентоспособными и информированными. Вот как это сделать эффективно:

• Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета: Внедрите надежное программное обеспечение для бухгалтерского учета, отвечающее потребностям вашего бизнеса. Такие платформы, как Nanonets, QuickBooks, Xero или FreshBooks, могут автоматизировать отслеживание расходов, выставление счетов и расчет заработной платы, что значительно снижает вероятность человеческих ошибок и экономит время.
• Цифровые квитанции и счета-фактуры: Поощряйте ведение цифрового учета, сохраняя сканы или фотографии квитанций и счетов-фактур. Такая практика не только поддерживает среду, но и упрощает процессы поиска и аудита.
• Интегрируйте банковские счета и кредитные карты: Многие программные решения для бухгалтерского учета предлагают возможность напрямую связывать банковские счета вашего предприятия и кредитные карты, что позволяет отслеживать расходы в режиме реального времени и осуществлять беспрепятственную сверку.
• Немедленно классифицируйте транзакции: Возьмите за привычку классифицировать все расходы по мере их возникновения. Отсрочка выполнения этой задачи может привести к неточностям и упущенным из виду расходам.

4. Регулярный обзор

Динамичный характер бизнеса требует регулярного анализа вашей финансовой деятельности. Эта практика помогает выявлять тенденции, управлять денежными потоками и принимать обоснованные решения:

• Ежемесячные обзоры: Ежемесячно уделяйте время анализу своих расходов по категориям. Ищите тенденции, такие как неожиданное увеличение определенных категорий, и исследуйте любые аномалии.
• Производительность системы: Сравните свои коэффициенты расходов с отраслевыми стандартами или аналогичными бизнес-стандартами. Этот сравнительный анализ может выявить области эффективности или проблем, определяя будущие финансовые стратегии.

5. Учитывайте налоговые последствия

Понимание и планирование налоговых последствий деловых расходов имеет решающее значение. Не все расходы рассматриваются одинаково в соответствии с налоговым законодательством, и правильная классификация может привести к значительной экономии налогов:

• Будьте в курсе налогового законодательства: Налоговые правила часто меняются, и если вы будете в курсе, вы сможете максимизировать вычеты и кредиты. Рассмотрите возможность консультации со специалистом по налогам, чтобы обеспечить соблюдение требований и оптимизацию налоговых льгот.
• Различайте деловые и личные расходы: Разделите деловые и личные финансы, чтобы упростить подготовку налогов и поддержать претензии на деловые расходы.
• Документируйте все: Ведите тщательный учет всех расходов, включая квитанции и счета-фактуры. Документация имеет решающее значение для обоснования выводов и может оказаться неоценимой в случае проверки.
• План отчислений: Будьте активны в понимании того, какие расходы полностью подлежат франшизе, частично или не подлежат франшизе вообще. Эти знания могут повлиять на решения о расходах и налоговые стратегии в течение года.

Программное обеспечение для управления расходами для категоризации расходов

В конкурентном мире бизнеса автоматизация является ключом к повышению эффективности и сохранению лидерства. Категоризация расходов, важная, но утомительная, упрощается с помощью Программное обеспечение для управления расходами такое как Нанонеты.

15 лучших программных решений для управления расходами в 2024 году

Исследуйте мир программного обеспечения для управления расходами в 2024 году. Откройте для себя лучшие решения и узнайте, как выбрать наиболее подходящее для вашего бизнеса.

Давайте посмотрим, как программное обеспечение для управления расходами, такое как Nanonets, автоматизирует категоризацию и управление расходами.

Учет расходов

Сотрудник фиксирует чек с помощью мобильного приложения или загружает расходный документ в любом формате. Технология OCR приложения извлекает из квитанции ключевые данные, такие как дата, сумма и продавец.

Автоматическая категоризация

Система автоматически классифицирует расходы по заранее определенным категориям компании, что снижает необходимость ручной сортировки и повышает организационную эффективность.

GL-кодирование

После категоризации расходам присваивается правильный код Главной книги (GL), что сводит к минимуму ручную работу и возможные ошибки кодирования.

Цифровая отчетность о расходах

Расходы добавляются в цифровой отчет автоматически, исключая ручной ввод. При необходимости сотрудники могут просмотреть и скорректировать детали.

Рабочий процесс утверждения

Менеджеры получают уведомления в своем цифровом рабочем пространстве (например, Slack, Teams, по электронной почте) для просмотра и могут утверждать или отклонять расходы одним щелчком мыши, что ускоряет процесс.

Автоматизация возмещения

Утвержденные расходы обрабатываются для возмещения автоматически, интегрируясь с системами расчета заработной платы для осуществления платежей без ручного вмешательства.

Синхронизация ERP

Платформа беспрепятственно экспортирует данные о расходах в программное обеспечение ERP компании, исключая ручной ввод данных и повышая точность данных.

Постоянное примирение

Система предлагает сверку в режиме реального времени, автоматически сопоставляя расходы с банковскими транзакциями и выделяя расхождения для обеспечения финансовой точности и соответствия требованиям.

Заключение

Как уже говорилось, классификация расходов помогает при подготовке налогов, улучшает аналитику бюджетирования и имеет жизненно важное значение для эффективного управления денежными потоками.

Приведенный список категорий деловых расходов предлагает предприятиям справочную основу для оптимизации своей налоговой позиции и более глубокого понимания своих финансовых операций.

Более того, интеграция технологий, особенно с помощью программного обеспечения для управления расходами, такого как Nanonets, произвела революцию в подходе предприятий к категоризации расходов. Такие платформы автоматизируют процесс, обеспечивая точность, эффективность и соответствие требованиям, которые необходимы для бизнеса в современном быстро меняющемся мире. Такая автоматизация не только экономит время, но и предоставляет финансовую информацию в режиме реального времени, которая имеет решающее значение для принятия обоснованных бизнес-решений.

Мы советуем предприятиям –

• принять структурированный подход к классификации расходов,
• использовать технологии для оптимизации процессов,
• быть в курсе налогового законодательства,
• консультации с профессионалами еще больше улучшат стратегию,
• и регулярно пересматривать их для выявления возможностей для роста и экономии.

Поступая таким образом, предприятия могут быть уверены, что они не только финансово здоровы, но и готовы к успеху на конкурентном рынке.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/