10 лучших программ для управления документами в 2022 году

Офисы по всему миру становятся безбумажными. Системы управления документами заменили комнаты, заполненные деловыми документами. Кроме того, он обладает такими преимуществами, как интеллектуальная автоматизация, меньшее количество ошибок, дополнительная экономия, повышенная безопасность и многое другое.

И он быстро растет.

Рынок программного обеспечения для управления документами в настоящее время составляет 5.5 млрд долларов США в 2022 году и должен вырасти до 16.4 млрд долларов США к 2029 году. 16.8% СГТР.

Давайте посмотрим, как вы можете следовать этой тенденции и оптимизировать свои бизнес-процессы с помощью эффективного управления документами. В этой статье мы обсудим 5 лучших программ для управления документами на рынке. Ведущие организации используют упомянутые ниже инструменты DMS для автоматизации своих бумажных процессов и повышения безопасности документов, индексации и общей обработки документов.

Если у вас мало времени, вот 5 лучших рекомендаций по программному обеспечению для управления документами в 2022 году и их сравнение друг с другом:

---

Что такое документооборот?

Управление документами — это процесс упрощения захвата, отслеживания, извлечения, проверки, утверждения и хранения таких документов, как изображения, электронные письма, текстовые документы, PDF-файлы и другие форматы документов, связанных с бизнесом.

Управление документами охватывает весь жизненный цикл документа — от создания до утилизации.

---

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DMS) — это интеллектуальное программное обеспечение для автоматизации, которое автоматизирует каждый аспект жизненного цикла документа с помощью автоматизации рабочих процессов, таких как создание, ввод, извлечение данных, классификация, проверка, утверждение, изменение, синхронизация базы данных, хранение и безопасность.

Система управления документами упрощает поиск файлов и работу с ними благодаря таким функциям, как маркировка документов, полнотекстовый поиск (это позволяет выполнять поиск файлов по ключевым словам) и хранилищам доступа на основе ролей.

Однако это больше, чем просто хранилище документов; он упорядочивает вашу базу данных, автоматизирует ручные задачи, такие как ввод данных, повышает производительность сотрудников и ведет журналы действий для аудита.

---

Особенности, на которые следует обратить внимание при выборе системы управления документами

Обратите внимание на эти функции при поиске системы управления документами:

• Ввод документов. Можете ли вы автоматически захватывать документы из нескольких источников?
• Индексация документов. Можете ли вы автоматически сортировать документы?
• Поиск документов. Можно ли искать документы по ключевым словам?
• Обработка документов. Можно ли извлекать данные из документов с помощью OCR?
• Автоматизация рабочих процессов. Можно ли использовать рабочие процессы для автоматизации обработки документов?
• Безопасность документов. Размещены ли документы в безопасном хранилище? У вас есть доступ на основе ролей?
• Настройка — можете ли вы настроить рабочие процессы и процессы?
• Интеграция — интегрируется ли он с бизнес-инструментами, которые вы используете?
• Гибкий хостинг. Можете ли вы выбрать локальное или облачное хранилище?

---

Топ 5 программ для управления документами в 2022 году

№1. Нанонеты

Nanonets — это программное обеспечение для управления документами на основе искусственного интеллекта со встроенным мощным OCR, рабочими процессами без кода и безопасным хранилищем. Nanonets может автоматизировать все процессы обработки документов, такие как сбор документов, извлечение данных, проверка документов, поиск документов, архивирование документов и многое другое. Вы можете контролировать свои документы с доступом на основе ролей и гибкими вариантами хостинга.

Nanonets упрощает управление документами с помощью настраиваемых рабочих процессов без кода, более 5000 интеграций и передового программного обеспечения для оптического распознавания символов.

Плюсы

• С легкостью собирайте документы из таких источников данных, как Gmail, диск, Outlook и т. д.
• Автоматизированные рабочие процессы для захвата, оцифровки, проверки и хранения документов
• Рабочие процессы утверждения для утверждения всех помеченных документов
• Простая интеграция с более чем 5000 приложениями через API и Zapier.
• Предварительно обученные модели OCR API для извлечения информации из документов
• Извлечение данных из записей с точностью >95 %
• Простой в использовании интерфейс — узнайте, как использовать его за 30 минут или меньше
• Шаблоны и простые параметры настройки
• Ролевое управление доступом
• Круглосуточная поддержка

Минусы

• Нет вариантов генерации документа
• Не может использоваться для электронной подписи документов

---

№ 2. Собраться

Huddle предлагает онлайн-систему управления документами для организаций, позволяющую создать онлайн-центр для управления совместной работой над документами, редакцией, утверждениями и обсуждениями на безопасной платформе.

Как и в онлайн-хранилище на диске Google, вы можете беспрепятственно обмениваться файлами, предоставлять ограниченный доступ или защищать свои файлы для повышения безопасности. Huddle также предлагает платные планы, которые предоставляют дополнительное пространство для хранения, надстройки, такие как мобильные приложения, возможности видеоконференций и т. д.

Плюсы

• Простота в использовании и обучении
• Управление версиями документа
• Безопасное облачное хранилище документов
• Простые варианты обмена файлами для внешних пользователей
• Легкий процесс адаптации
• Простая интеграция с Microsoft Office Suite

Минусы

• Функции совместной работы могут быть улучшены
• Функции высокой безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, отсутствуют.

---

№3. Альфреско Один

Программное обеспечение для управления документами Alfresco One было разработано для управление корпоративным контентом. Его можно использовать как облачный сервис или установить локально. Программное обеспечение позволяет эффективно управлять корпоративным контентом с помощью поиска корпоративных документов, безопасного хранения, обработки документов OCR и интеллектуальной аналитики документов.

Плюсы

• Отличные функции хранения и обмена документами
• Много вариантов настройки
• Сложные и разнообразные варианты использования.

Минусы

• Пользовательский интерфейс не очень интуитивно понятен.
• Сложно настроить
• Рабочие процессы сложны для понимания.

---

№ 4. OpenKM

OpenKM — это универсальная система управления документами, которая объединяет все аспекты управления документами, совместной работы, распространения и хранения на одной платформе. Программное обеспечение для управления корпоративными документами обеспечивает полный контроль над корпоративным контентом, повышает безопасность с помощью подробных журналов действий и поддерживает документооборот с помощью автоматизации.

Плюсы

• Многофункциональная платформа DMS
• Хорошо для нетехнических людей
• Легкая интеграция
• Отличное время безотказной работы
• Проверяет на наличие вирусов все обновляемые документы

Минусы

• пользовательский интерфейс устарел
• OCR не всегда точен

---

eFileCabinet

eFileCabinet — это облачное программное обеспечение для управления документами корпоративного уровня для малого и среднего бизнеса. eFileCabinet позволяет вам управлять всеми бумажными документами, электронными письмами, счетами-фактурами, контрактами и другой важной информацией в одном месте.

Плюсы

• Шаблоны для структуры папок
• Построитель рабочего процесса перетаскивания
• Безопасное хранение файлов

Минусы

• Длительный процесс адаптации
• Он не поддерживает массовые изменения
• Иногда тормозит

---

Вот еще несколько систем управления документами, которые заслуживают особого упоминания:

Документы Google

Google Docs — это бесплатное программное обеспечение для управления документами, к которому можно получить доступ из любого места, что делает его идеальным выбором для фрилансеров и малых предприятий, работающих удаленно с клиентами в других частях мира. В качестве бонуса, Google Документы OCR может конвертировать изображения в редактируемый текст.

Microsoft SharePoint

SharePoint помогает организациям обмениваться документами, связывать людей и оптимизировать процессы обработки документов. SharePoint похож на Google Диск, где сотрудники могут сотрудничать и вести внутренний список документов для быстрого доступа. Вы можете комбинировать Microsoft Sharepoint с Microsoft Power Автоматизация И использовать автоматизированные документообороты.

Команда Точки зрения

Viewpoint Team — это мощная система управления документами для профессионалов в области строительства. Это единственное решение, которое предоставляет инструменты, необходимые для управление делом от начала до конца, включая совместные рабочие процессы с клиентами, безопасный просмотр и утверждение процессы для документови контроль прав доступа.

Odoo

Odoo — это программное обеспечение ERP и CRM с открытым исходным кодом с бесплатным модулем системы управления документами для профессионалов в области финансов. Odoo позволяет организациям иметь безбумажную бухгалтерию за счет оцифровки документов, автоматизации процессов обработки документов и полной интеграции с другими приложениями Odoo.

Докми

Dokmee — это программное обеспечение для управления документами, которое позволяет хранить, упорядочивать и обмениваться документами, электронными письмами и другими важными файлами.

---

Какая система управления документами лучше всего подходит для вашего бизнеса в 2023 году?

Мы сопоставили основные функции пяти лучших программ для управления документами, упомянутых в статье выше, чтобы облегчить вам выбор лучшего программного обеспечения для управления документами для вашего бизнеса и требований. Взгляните на снимок, попробуйте бесплатную пробную версию, наметьте свои требования и выберите лучший инструмент.

Согласно снимку, Nanonets — лучшее программное обеспечение для управления документами. Хотя Nanonets не имеет возможности создания документов, вы можете использовать простую интеграцию с пакетом Google для быстрого создания документов. Nanonets также предлагает бесплатную пробную версию и бесплатную настройку учетной записи с помощью миграции.

Следом за Nanonets, OpenKM является следующей лучшей системой управления документами. Это программное обеспечение ERM с открытым исходным кодом. Вариант использования для управления документами ограничен профессионалами в области финансов и предлагает бесплатную пробную версию в течение 15 дней.

---

Nanonets как ваша система управления документами

[Встраиваемое содержимое]

Nanonets — это простое в использовании программное обеспечение, которое не требует интенсивного обучения или настройки для начала использования. Здесь мы перечисляем, почему вы должны рассматривать Nanonets в качестве программного обеспечения для управления документами.

Умный Сбор данных:

У предприятий есть много документов, таких как формы, счета-фактуры, квитанции, заказы и т. д. Наносети помогают предприятиям оцифровывать и извлекать необходимую информацию из этих документов, используя интеллектуальный API-интерфейс OCR.

Автоматизированные рабочие процессы:

Ускорьте темпы бизнес-процессов, автоматизировав все ручные шаги, такие как сбор документов, проверка документов, 3-стороннее согласование, одобрения и многое другое.

Панели мониторинга в реальном времени:

Используйте информационные панели расходов, чтобы отслеживать свои расходы, помечать расходы и понимать тенденции в реальном времени. Отслеживайте соответствующие ключевые показатели эффективности, такие как счета-фактуры %STP, %оплаченные счета-фактуры и т. д., с помощью данных Nanonets.

Варианты облачного и локального хостинга:

Выберите вариант хостинга, который соответствует вашим требованиям.

Интеграции:

Простая интеграция является обязательным условием. Вы не можете изменить свой технический стек, чтобы приспособиться к одному программному обеспечению. Nanonets легко интегрируется со всем вашим программным обеспечением. Интеграция с Zapier и API. Наносети интегрируются с Xero, Quickbooks, SAP и т. д.

Шаблоны и пользовательские модели:

С Nanonets вы можете либо использовать предварительно определенные рабочие процессы, такие как счета-фактуры, коносаменты, заказы на покупку или счета к оплате, либо создать свой собственный режим искусственного интеллекта.

Прозрачное ценообразование:

У Nanonets прозрачная ценовая политика: 499 долларов в месяц и 0.1 доллара за сканирование документа. Никаких скрытых комиссий ни для одного клиента.

Заключение

В связи с ростом цифровой трансформации пришло время инвестировать в систему управления документами для своего бизнеса. Он делает больше, чем просто оцифровывает файлы. Система управления документами оптимизирует поток документов внутри организации и обеспечивает дополнительный уровень безопасности для бизнес-документов. Преимущества управления документами позволяют организациям оставаться конкурентоспособными и продуктивными.

Тем не менее, выбирая лучшая программа для работы с документами для вашего бизнеса требует глубокого понимания того, что нужно вашей компании и какой тип DMS ей подходит. Поэтому обязательно изучите свои варианты и попробуйте их сами.

FAQ раздела