Финансовые группы бизнеса выполняют трехстороннее сопоставление счетов поставщиков в качестве важного процесса расчета кредиторской задолженности. Путем трехстороннего сопоставления подтверждающих документов компании могут обнаружить дубликаты, ошибочные или мошеннические платежи.
Цель этой статьи — понять процесс трехстороннего сопоставления, болевые точки процессов ручного сопоставления, способы автоматизации процесса трехстороннего сопоставления и преимущества автоматизации.
Трехстороннее сопоставление лучше всего выполнять в виде автоматизированного рабочего процесса, основанного на решениях для автоматизации кредиторской задолженности, таких как Nanonets.
Что такое матч на 3 исхода?
Все платежи предполагают своего рода проверку, чтобы избежать мошенничества и гарантировать соответствие финансовых данных в подтверждающих документах друг другу.
Трехстороннее сопоставление — это процесс внутреннего контроля, сравнивающий заказ на поставку (ЗП) с накладной о получении товара (GRN) и счетом-фактурой соответствующего поставщика.
Для сравнения, двустороннее сопоставление сравнивает только заказ на покупку со счетом-фактурой. Количество, выставленное в счете (в счете-фактуре), должно соответствовать заказанному количеству (в заказе на поставку). Цена в счете-фактуре должна соответствовать цене, указанной в заказе на поставку.
Двусторонний процесс сопоставления — это подход по умолчанию для проверки счетов между организациями. Но компании все чаще применяют трехстороннее сопоставление, чтобы добавить дополнительный уровень проверки и предотвратить перерасход средств.
Трехстороннее сопоставление помогает быстрее утверждать платежи по счетам, а также выявлять любые несоответствия, ошибки или потенциальное мошенничество.
Трехстороннее сопоставление сравнивает сведения о позициях и итоговые суммы по заказам на поставку (ЗП), квитанциям о получении товара (подтвержденный документ о получении и отборочная накладная), а также счетам-фактурам поставщиков, отправленным клиенту.
Успешно проверенный счет должен соответствовать заказу на заказ и квитанции в пределах допустимых уровней допуска. Счет-фактура, не соответствующий допускам, приостанавливается и отправляется на соответствующую проверку.
Хотите автоматизировать ручные процессы трехстороннего сопоставления? Закажите 3-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы увидеть, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.
Содержание
Как провести трехсторонний матч?
Ассоциация процесс кредиторской задолженности во многом зависит от деталей отслеживания в трех документах: заказах на поставку, квитанциях о заказах и счетах-фактурах.
Прежде чем обрабатывать платежи поставщикам, команды AP просматривают эти 3 документа, чтобы убедиться, что продукт/услуга, полученная компанией, соответствует деталям того, что было первоначально заказано/запрошено.
Способ 3 сопоставление счетов-фактур помогает выявить ошибки или несоответствия в любом из трех важных документов, упомянутых выше. Ошибки/проблемы могут включать неверные платежные реквизиты, завышенные/неправильные цены, неправильные или поврежденные продукты и т. д.
Если в процессе трехстороннего сопоставления отмечаются ошибки, счет приостанавливается, а оплата удерживается. Как только проблема будет решена и будет успешно выполнено трехстороннее сопоставление, счет можно будет обработать и оплатить.
Пример трехстороннего матча
Для иллюстрации предположим, что покупатель, Покупатель Inc., получает счет на 1500 долларов США от продавца/поставщика, Поставщик Инк., для ста флешек:
- Команда AP сначала сравнивает/сопоставляет счет-фактуру со своим заказом на покупку, чтобы проверить, соответствуют ли описание (флешки), количество (100), стоимость (15 долларов США за штуку), общая цена (1500 долларов США) и условия (условия оплаты) тем, что были в первоначальном утвержденное ПО.
- Затем данные счета-фактуры и заказа на поставку сравниваются/сопоставляются с данными в квитанции о заказе (отчет о получении). Этот чек составляется отделом-получателем на основании упаковочной накладной, прилагаемой к доставке. Тип и количество флешек (100), цена (15 долларов США за штуку) и общая стоимость (1500 долларов США) должны соответствовать указанным в исходном заказе на покупку и счете-фактуре.
- Приемный отдел также проверяет повреждения и качество на этом этапе.
Если счет-фактура, заказ на покупку и квитанция о заказе точно совпадают (или находятся в пределах допустимого уровня допуска), то у вас есть успешное трехстороннее совпадение. Теперь счет может быть оплачен командой AP.
Если 3 документа не совпадают (выше уровня допуска трехстороннего соответствия), то счет-фактура приостанавливается до тех пор, пока ошибки/проблемы не будут устранены.
Давайте кратко рассмотрим каждый из этих документов и посмотрим, как они связаны с процессом трехстороннего сопоставления кредиторской задолженности:
Заказ на покупку
Заказ на закупку или заказ на поставку — это стандартная форма компании с последовательной нумерацией, в которой перечислены необходимые ей продукты или услуги. Заказ на покупку используется для авторизации покупки.
Заказ на поставку становится контрактом, когда он отправляется и принимается поставщиком, который намеревается поставить товары или услуги. Ассоциация отдел закупок формирует заказ на покупку на основе подписанного и утвержденного заявка на закупку после выбора поставщика.
Ассоциация процесс заказа на покупку фиксирует название и логотип компании, имя поставщика и контактную информацию, юридические условия и условия оплаты, предлагаемые скидки, номер заказа на покупку, адрес выставления счета и адрес доставки компании, позиции с описаниями, цены, заказанное количество, расширенную сумму, промежуточный итог, налог с продаж, если таковой имеется, и общая сумма.
Получение
Чек – это физический или электронный документ, отражающий фактическое получение товаров/услуг. Поступления проверяются приемным отделом компании по детализированной упаковочной накладной поставщика, прилагаемой к поставляемой продукции.
В квитанции указан способ оплаты, а также номер заказа на покупку, что облегчает сопоставление документов.
Получение товаров может представлять собой доставку всего заказа на поставку или частичную отгрузку, если какие-либо продукты имеют обратный заказ для последующей доставки или отправлены из другого места.
Счет поставщика
Счет-фактура поставщика — это документ, в котором покупателю выставляется счет за поставленные товары или оказанные услуги. Счет-фактура является требованием к оплате.
Поля счета-фактуры в основном такие же, как и в заказе на покупку.
В счетах также упоминаются номер счета, даты заказа, даты отгрузки, адрес денежного перевода, условия оплаты, скидки за досрочную оплату, промежуточная сумма, налог с продаж и общая сумма к оплате.
Автоматизируйте сбор данных, создавайте рабочие процессы и упростить процесс трехстороннего сопоставления в секундах. Код не требуется. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.
Болевые точки при сопоставлении вручную
Ручное двух- или трехстороннее сопоставление может быть крайне медленным, дорогим и подверженным ошибкам. Автоматизация трехстороннего сопоставления и рабочего процесса утверждения кредиторской задолженности определенно поможет командам AP сосредоточиться на более важных задачах и избавит их от горы ручной бумажной работы.
Ручное сопоставление тысяч подтверждающих документов может занять много времени, денег и труда. Команды AP в конечном итоге тратят много человеко-часов вручную на поиск каждого счета, заказа на заказ и квитанции!
Задержки и ошибки вынуждают команду по работе с кредиторской задолженностью работать сверхурочно, а также могут повлечь за собой штрафы за просрочку платежей поставщикам.
Вот некоторые из основных проблем в процессе ручного трехстороннего сопоставления, которые в конечном итоге вызывают задержки и перерасход средств:
Утеряны или отсутствуют документы
Процесс сопоставления вручную требует, чтобы все документы были собраны, сохранены и сохранены для дальнейшего использования. Со временем документы могут быть повреждены, утеряны, украдены или пропали без вести. Это может серьезно повлиять на видимость кредиторской задолженности и вызвать задержки.
Варианты обработки
Вариант возникает, когда позиции, количества, расширенные суммы или общая сумма к оплате в накладной поставщика не соответствуют заказу на покупку или поступлению товаров или услуг. Обработка вариантов или исключений вручную может быть чрезвычайно сложной и трудно документируемой.
Разовые сценарии
Если сотрудник по работе с кредиторской задолженностью сталкивается с разовой ошибкой сопоставления, ему необходимо исследовать проблему, чтобы решить ее. Решение занимает больше времени по сравнению с известной повторяющейся проблемой.
Например, если поставщик выставляет счет за неправильный продукт, кредиторская задолженность должна будет запросить исправленный счет для завершения сопоставления. Ожидание получения исправленного счета от поставщика приведет к задержке утверждения счета, оплаты и снижению общей производительности.
Дубликаты или мошеннические счета-фактуры
Дубликаты счетов-фактур не будут иметь необходимых подтверждающих документов, которые уже сверены с исходным счетом-фактурой. Но представьте, что вы пытаетесь вручную определить дубликат или мошеннический счет среди тысячи других!
Задержки утверждения счета
В рабочем процессе утверждения счетов вручную счет буквально передается от одного стола к другому до окончательного утверждения. Трудно отследить, на каком уровне утверждения в настоящее время застрял документ и кто является утверждающим.
При бумажном трехстороннем согласовании и утверждении счетов задержки утверждающего могут быть вызваны промедлением, большой рабочей нагрузкой, решением вопросов с заказчиком и выходными/отпусками.
Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.
Преимущества автоматизации процесса
Автоматизация процесса трехстороннего сопоставления устраняет большинство, если не все болевые точки ручного сопоставления, описанные выше. Вот некоторые из основных причин, по которым бизнес все чаще автоматизирует трехстороннее сопоставление и более крупный процесс AP:
Обеспечьте аудиторские следы
Автоматизированный цифровой подход гарантирует, что все записи непротиворечивы и представляют собой единый источник достоверной информации. Когда данные легко доступны в любое время, предприятия могут получить доступ к четким контрольным журналам и быстро выявить финансовые несоответствия.
Сокращение количества ошибок и мошенничества
Программное обеспечение для автоматического трехстороннего сопоставления работает по заранее заданным правилам/рабочим процессам на основе уровней допуска и разрешений. Такие автоматизированные рабочие процессы являются быстрыми и очень точными. Они быстро отмечают ошибки и потенциальные случаи мошенничества, чтобы команды AP могли немедленно принять меры.
Улучшить отношения с поставщиками
Усовершенствованный рабочий процесс AP с 3 способами сопоставления обеспечивает своевременные платежи поставщикам. Продавцы ценят ранние платежи и могут предложить скидки взамен. Таким образом, автоматизация может помочь сократить расходы при создании стабильной цепочки поставок.
Увеличьте чистую прибыль
Автоматизация трехстороннего сопоставления и других процессов AP экономит время, снижает трудозатраты, предотвращает мошенничество/ошибки и обеспечивает скидки поставщикам в долгосрочной перспективе. Это играет значительную роль в прибыли компании.
Бесшовная синхронизация
Закрывайте свои книги быстрее, синхронизируя трехстороннее сопоставление непосредственно с ERP или бухгалтерским программным обеспечением.
Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.
Как автоматизировать трехстороннее сопоставление и рабочие процессы AP
Большинство Программное обеспечение для автоматизации точки доступа, как и Nanonets, может помочь организациям перейти от ручного трехстороннего сопоставления к полностью бесконтактному автоматизированному рабочему процессу. Команды AP на предприятиях используют Nanonets для создания сквозных автоматизированных рабочих процессов с кредиторской задолженностью.
Автоматизация AP и трехсторонние рабочие процессы сопоставления, настроенные на Nanonets, могут снизить рабочую нагрузку отдела AP на 3% без найма дополнительного персонала.
С помощью Nanonets вы можете настроить автоматизированный рабочий процесс трехстороннего сопоставления точек доступа, который автоматически:
- Извлекает документы и файлы из нескольких источников — электронной почты, отсканированных документов, цифровых файлов/изображений, облачного хранилища, ERP и т. д.
- Правильно классифицирует и сортирует документы в виде счетов-фактур, заказов на поставку и квитанций
- Точно считывает и собирает данные со всех счетов-фактур, заказов на поставку и квитанций
- Сопоставляет поля, расходы, остатки и информацию об уровне SKU в связанных счетах-фактурах, заказах на поставку и квитанциях с помощью трехстороннего сопоставления.
- Помечает ошибки 3-стороннего сопоставления, которые нарушают допустимые уровни, или отправляет счета для дальнейшего утверждения при успешном 3-стороннем сопоставлении.
- Управление всеми рабочими процессами расходов от создания отчета о расходах до получения одобрения менеджера
- И синхронизируйте/интегрируйте все вышеперечисленное с любым ERP, бухгалтерским программным обеспечением или бизнес-инструментом по вашему выбору.
- Мы легко интегрируемся с Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks и другими
Избавьте свою команду AP от задач, связанных с бумажной работой. Закажите демонстрацию, чтобы увидеть, как Nanonets может автоматизировать все ваши процессы AP.
- кредиторская задолженность
- автоматизация кредиторской задолженности
- AI
- ИИ и машинное обучение
- ай искусство
- генератор искусств ай
- искусственный интеллект
- искусственный интеллект
- сертификация искусственного интеллекта
- искусственный интеллект в банковском деле
- робот с искусственным интеллектом
- роботы с искусственным интеллектом
- программное обеспечение искусственного интеллекта
- блокчейн
- конференция по блокчейну
- Coingenius
- разговорный искусственный интеллект
- криптоконференция ИИ
- дал-и
- глубокое обучение
- google ai
- обработка счетов
- обучение с помощью машины
- Платон
- Платон Ай
- Платон Интеллектуальные данные
- Платон игра
- ПлатонДанные
- платогейминг
- масштаб ай
- синтаксис
- зефирнет
