Шаблон рабочего процесса по работе с дебиторской задолженностью

Поддерживайте здоровый денежный поток с помощью своевременных напоминаний о платежах, оптимизированного сбора платежей и обновленных финансовых отчетов с помощью шаблона рабочего процесса Nanonets Accounts Receivable.

О шаблоне рабочего процесса расчетов с клиентами

Обновляете ли вы свои финансовые записи каждый раз, когда совершаете продажу в кредит? У вас есть оптимизированный процесс для сбора всех ваших дебиторских задолженностей за один раз?

Если нет, пришло время изменить это. Автоматизируйте, улучшите видимость и устраните ошибки в процессе учета дебиторской задолженности с помощью автоматизированного шаблона рабочего процесса учета дебиторской задолженности за считанные минуты. Ускорьте работу с дебиторской задолженностью с помощью периодического выставления счетов и своевременных напоминаний. Получайте отчеты дополненной реальности в режиме реального времени благодаря беспрепятственному обмену данными с вашим бухгалтерским программным обеспечением. Всегда знайте, где находятся ваши денежные потоки, с помощью шаблона рабочего процесса Nanonets AR.

Шаги в шаблоне рабочего процесса по работе с дебиторской задолженностью Nanonets

Чтобы использовать шаблон рабочего процесса расчетов с клиентами Nanonets, авторизоваться на свой счет в Нанонет или создать бесплатную учетную запись если вы еще этого не сделали.

Выставление счета

Автоматически создавайте и отправляйте счета после покупки клиентом с помощью сторонних интеграций. Используйте рабочие процессы, чтобы определить, является ли покупка повторяющейся, разовой, кредитоспособной или рискованной.

Процесс оплаты

Применяйте необходимые финансовые сборы, налоги или скидки за досрочную оплату в зависимости от ваших критериев. Отправьте клиенту счет-фактуру или отчет о финансовых расходах со всеми подробностями.

Обновление финансовых отчетов

Синхронизируйте данные платежа с вашим бухгалтерским программным обеспечением, таким как Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite и другими, используя бесшовную интеграцию.

Преимущества использования шаблона рабочего процесса Nanonets Accounts Receivable

Незавершенная дебиторская задолженность может оказать волновое воздействие на денежные потоки. Управляйте дебиторской задолженностью, отслеживайте денежные потоки и ускоряйте платежи с помощью Nanonets. С помощью шаблона рабочего процесса по работе с дебиторской задолженностью Nanonets вы можете

Минимизируйте человеческий фактор

Синхронизируйте данные с вашим бухгалтерским программным обеспечением с бесшовной интеграцией автоматически. Сократите ошибки ручного ввода данных до 0.

Автоматизированные рабочие процессы

Настройте автоматизированные рабочие процессы несколькими щелчками мыши. Используйте шаблоны рабочих процессов, настройте свои рабочие процессы или позвольте нашей команде настроить их для вас.

Выявить узкие места с наличностью

Получите полное представление о денежных потоках с данными в режиме реального времени в вашем бухгалтерском программном обеспечении без электронных таблиц или документов.

Автонапоминания

Ускорьте платежи, утверждения и финансовую отчетность с помощью автоматических напоминаний соответствующим заинтересованным сторонам.

Интегрируйте, автоматизируйте и получайте оплату вовремя, всегда

Автоматизируйте каждый этап цикла «от счета к оплате» с помощью интеллектуальных рабочих процессов. Nanonets интегрируется со всеми основными программами для бухгалтерского учета, чтобы быть в курсе дебиторской задолженности с проницательным отслеживанием, автоматическими напоминаниями и полной прозрачностью.

Ускорьте свои денежные потоки с помощью рабочих процессов AR уже сегодня!

Автоматизируйте рабочие процессы с дебиторской задолженностью без кода интеллектуальная платформа автоматизации. Оптимизируйте эффективность своего бизнеса, сократите расходы и ускорьте рост с помощью Nanonets.

Свяжитесь с нашими экспертами по автоматизацииили попробуйте создать рабочий процесс дебиторской задолженности самостоятельно.

Читайте другие статьи по бухгалтерскому учету:

Автоматизируйте бухгалтерский учет с помощью бесплатных шаблонов бухгалтерского учета

Найдите лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса

Что такое дебиторская задолженность?

AR, также известная как дебиторская задолженность, — это деньги, которые компания получает от своих клиентов после оказания ими услуг. Для простоты понимания возьмем пример из реальной жизни. Представьте, что вы заняли деньги у своего коллеги, чтобы оплатить заказ, потому что тогда у вас не было денег. Это можно назвать дебиторской задолженностью, так как вы вернете ему деньги позже. Теперь вернемся к делу, дебиторская задолженность — это кредит, предоставленный фирмой, который может варьироваться от нескольких дней до даже года, и это «долговая расписка».

После того, как они сделали то же самое или предоставили услуги, если компания еще не получила деньги от клиента, это называется дебиторской задолженностью компании. Многие компании предлагают эту услугу для удобства клиентов, чтобы оплатить их позже. Например, производитель посуды поставляет столовые приборы в розничный магазин. После выставления магазину счета за вещи платеж напрямую записывается в дебиторскую задолженность. И когда розничный магазин получит товары, он заплатит за них.

Процессы дополненной реальности могут быть сложными, если обрабатывать их вручную, поэтому компания должна иметь автоматический процесс дополненной реальности. Это помогает компании эффективно управлять потоком доходов и позволяет компании расти. Кроме того, полученные и оставшиеся платежи четко отображаются в аккаунте, поэтому сотрудникам будет легко отслеживать сумму.

Что такое процесс учета дебиторской задолженности?

Большинство компаний имеют свой процесс дебиторской задолженности. Это помогает им легко управлять и отслеживать платеж. Таким образом, создание и использование решения для автоматического учета для управления и отслеживания процесса дебиторской задолженности позволяет компании поддерживать бесперебойную работу транзакций. Этапы работы с дебиторской задолженностью следующие:

Установление кредитной практики

Создание процедуры кредитной заявки в компании является первым шагом в процессе учета дебиторской задолженности. Основываясь на репутации любой организации или отдельных клиентов, компания будет решать, будут ли они предоставлять свои товары в кредит. Кроме того, компании необходимо установить условия предоставления кредита на основе потребностей и требований клиентов. В документе четко указаны процентные ставки и условия кредита, чтобы не возникало расхождений.

Следующим пунктом в кредитном процессе является период, на который организация предоставляет кредит клиенту. Крупные компании могут давать кредиты на более длительные сроки, в то время как малым компаниям нужно больше наличных средств.

Выставление счетов клиентам

Следующим шагом в процессе дебиторской задолженности является отправка счета-фактуры клиентам. Счет-фактура — это документ, в котором указаны детали продукта, стоимость, дата платежа и другие банковские реквизиты. Его можно было отправить сразу после отправки товара, чтобы оплата могла быть произведена как можно быстрее.

Отслеживание дебиторской задолженности

Оплату заказа отслеживает сотрудник отдела дебиторской задолженности. Роль сотрудника AR состоит в том, чтобы проверить сумму, внесенную на банковский счет, передать данные в систему AR и распределить их по счету. Кроме того, он должен сверять бухгалтерскую книгу дебиторской задолженности, чтобы убедиться, что все платежи проведены правильно, и должен ежемесячно выдавать клиентам отчеты.

Существует разница между процессом отслеживания для больших и малых организаций. Крупные организации нанимают команду сотрудников AR, которые используют передовую систему программного обеспечения для отслеживания. Это сокращает время и усилия и обеспечивает точные результаты. С другой стороны, небольшим организациям обычно нужна продвинутая система, поэтому они выполняют процесс отслеживания вручную. Это может быть выполнено профессиональным бухгалтером или командой из них.

Учет дебиторской задолженности

На следующем этапе сотрудник по сбору платежей устанавливает дату платежа. Затем им необходимо вести журнал для записи заказов после организации данных по неоплаченным долгам. Этот процесс используется для учета непогашенной задолженности и определения скидок за досрочную оплату.

Почему учет дебиторской задолженности так важен?

Стандартная процедура возврата денег — всего лишь миф. Люди должны следовать идеальной процедуре, поэтому процесс дебиторской задолженности становится важным. Если платеж задерживается, это может привести к краху организации, и вся система денежных потоков может остановиться. Более того, это может привести к нехватке денежных средств для инвестирования в дальнейшее производство и выплаты акционерам. Таким образом, процедура дебиторской задолженности необходима для бесперебойного функционирования любой организации. Он показывает, сколько денег вам нужно получить, и сроки для поддержания здорового денежного потока.

Как автоматизировать учет дебиторской задолженности?

Снабжение

Отдел закупок делает первый шаг в процессе автоматизации. Он размещает заказ и отправляет копию заказа на покупку в отдел дебиторской задолженности. Затем организация высылает счет с указанием оплаты и других реквизитов после получения заказа.

Обработка счетов

Обработка счетов может осуществляться как вручную, так и в электронном виде. Однако ручная обработка занимает очень много времени, поэтому рекомендуется перейти на автоматическую обработку данных. Это помогает уменьшить количество ошибок и обеспечить точность, что, в свою очередь, способствует бесперебойной работе всего процесса.

Утверждение счета

Подобно обработке счетов, утверждение счетов можно проводить вручную и в электронном виде. Это включает в себя сопоставление информации с заказом на покупку, чтобы полученный платеж точно соответствовал заказу. Затем готовятся документы о стоимости, сроках доставки, количестве раз и других существенных деталях.

Способ оплаты

Затем идет оплата, которая может быть получена наличными, а чек может быть обработан автоматически. Менеджер по работе с дебиторской задолженностью должен утвердить платеж и выполнить все формальности, чтобы платеж мог быть беспрепятственно получен.

Управление дилерами

Необходимо уточнить у клиента, не возникнет ли у него каких-либо проблем, связанных с оплатой. Отдел дебиторской задолженности обязан проверить, находится ли счет-фактура в процессе утверждения или платеж был получен.

Обновления системы

Чтобы автоматизировать процесс учета дебиторской задолженности, важно постоянно обновлять систему ERP (планирование ресурсов предприятия), устанавливая новые версии программного обеспечения в соответствии с требованиями команды для беспрепятственного проведения процесса оплаты.

Отчетность и анализ

Последним шагом в процессе автоматизации для дебиторской задолженности является отчет о подготовленных листах для отправленных заказов и платежей, полученных отделом AP. После этого проанализируйте транзакции и проверьте работу отдела, чтобы они могли внести изменения, если за ними что-то стоит. Опять же, это помогает организации работать гладко.

Советы по улучшению дебиторской задолженности

Ведение подробных сведений о потребителе

Допустим, организация использует ручной ввод данных; это может привести к ошибкам, влияющим на процедуру выставления счетов. Таким образом, автоматическая система дебиторской задолженности должна загружать все важные детали, особенно условия оплаты и кредита. Автоматизированный процесс дополненной реальности помогает поддерживать точность при регулярной проверке базы данных, информировании о сроках и обучении персонала правильному управлению деталями, чтобы денежный поток был плавным.

Предлагайте положительные и отрицательные стимулы

Стимулы могут творить чудеса с общей процедурой движения денежных средств. Это то же самое, что и реальный пример покупки товаров; когда предлагаются скидки, продажи растут. Точно так же положительные и отрицательные стимулы работают для отказа от наличных денег у предприятий и частных лиц. Примером положительного стимула может быть предложение подарочных корзин, если оплата получена раньше. Примером отрицательного стимула может быть наложение на них дополнительных сборов в случае задержки платежа. Это может вызвать некоторый страх, и они начнут серьезно относиться к платежам, что может принести пользу вашей организации.

Убедитесь, что ваша кредитная политика ясна и лаконична

Прежде чем одалживать деньги на какие-либо товары и услуги, убедитесь, что ваша организация имеет надежный набор кредитных политик. Это важно, так что кредитный поток должен поддерживаться должным образом. В обязанности отдела финансов и продаж входит установление кредитных лимитов и штрафов в случае продления даты. Персонал также должен запланировать встречи, чтобы убедиться, что политика соответствует меняющимся экономическим условиям.

Оставайтесь на связи со своими клиентами

Часто бывает так, что клиентам нужно помнить об оплате заказа, так как это обычный человеческий инстинкт. Или в других случаях у них могут быть реальные причины не оплачивать счета вовремя. Какой бы ни была причина, ее можно решить с помощью здорового общения. С помощью процесса дебиторской задолженности это может быть решено. Вы можете отправлять напоминания, чтобы они помнили об оплате, или напрямую звонить им, чтобы найти решение.

Используйте регулярные ежемесячные платежи, а не стандартные счета

Всегда рекомендуется отправлять ежемесячные счета, если заказ огромен или есть регулярные транзакции между предприятиями. В отличие от нерегулярных счетов, ежемесячные счета более продуктивны для любой организации. Это помогает компании регулировать денежный поток, улучшая производственный процесс и помогая компании расти. Более того, ежемесячные счета означают, что клиенты могут платить прямым дебетом, что упрощает всю процедуру оплаты.

Упростите рабочий процесс выставления счетов

Чтобы сгладить процесс дебиторской задолженности, важно быть свободным от каких-либо ошибок. Ошибки могут варьироваться от орфографических ошибок до совершенно неправильных деталей. Поэтому рекомендуется использовать шаблоны счетов, которые содержат формат, чтобы вы могли помнить, что включать, а что нет. Это, в свою очередь, ускоряет весь процесс дебиторской задолженности и способствует бесперебойному функционированию любой организации.

Предложите варианты оплаты своим клиентам

Организация должна предлагать своим клиентам варианты оплаты для своевременного получения денежных средств. Это делает их удобными для осуществления платежей в режиме, который они хотят, прежде чем деньги своевременно. Варианты патента включают чеки, наличные, дебетовые карты, кредитные карты, прямой дебет и банковские переводы. Среди этих вариантов прямой дебет является наиболее эффективным, так как это платеж по запросу, а не платеж по нажатию. Это подразумевает, что он предварительно одобрен, и клиенту не нужно проводить ратификацию платежа.