Автоматизированная обработка заказов: повышение эффективности

Независимо от того, ведете ли вы бизнес B2B или B2C, оптимизация процесса «от заказа до оплаты» (O2C) может означать разницу между успехом и стагнацией. Недавнее исследование McKinsey показало, что шокирующий факт 3-5% от EBITDA часто проскальзывает через трещины в процессе O2C. Это деньги, которые вы могли бы положить в карман! Более того, ручные методы просто не могут удовлетворить потребности современных клиентов.

Решением является автоматизированная обработка заказов. Он использует искусственный интеллект, оптическое распознавание текста и автоматизированные рабочие процессы для точной и эффективной обработки заказов. Благодаря автоматизации вы обеспечиваете обновления в режиме реального времени и безошибочные транзакции, удовлетворяя сегодняшний спрос на немедленное и надежное обслуживание.

Это руководство поможет вам внедрить автоматизацию, чтобы увеличить прибыль и улучшить качество обслуживания клиентов. Читайте дальше, пока мы изучаем, что включает в себя автоматизированная обработка заказов, чем она отличается от традиционных методов, и даем практические советы по внедрению.

Что такое автоматизированная обработка заказов?

Автоматизированная обработка заказов (AOP) меняет способ обработки заказов клиентов, заменяя ручные задачи цифровой системой, которая повышает скорость и точность. Эта интеллектуальная система оптимизирует весь процесс: от сбора деталей заказа и проверки их точности до проверки запасов и управления поставками, при этом уменьшая необходимость вмешательства человека.

Передовые технологии управляют АОП, обеспечивая бесперебойное выполнение задач. OCR оцифровывает информацию из бумажных или электронных заказов, делая ее пригодной для действий. Искусственный интеллект и машинное обучение анализируют эти данные, чтобы распознавать закономерности, учиться на предыдущих действиях и принимать разумные решения, например направлять заказы правильному утверждающему лицу или выявлять потенциальное мошенничество.

Автоматизированные рабочие процессы и интеграция системы объединяют различные платформы, позволяя данным легко перемещаться на каждом этапе обработки заказа. Это резко контрастирует с устаревшими ручными методами телефонных звонков, бумажных записей и утомительного ввода данных, которые подвержены ошибкам и задержкам. Благодаря AOP компании могут обрабатывать больше заказов, совершать меньше ошибок и повышать качество обслуживания клиентов. 

Как работает автоматическая обработка заказов?

В среднем организации получают 6 долларов США на каждый доллар, вложенный в автоматизацию процессов O1C. Обычно процесс начинается с размещения заказа в цифровом формате и заканчивается успешной доставкой и оплатой продукта или услуги.

Существует два подхода к автоматизации. Один из них — принять комплексный инструмент, который будет управлять всем процессом, а другой — создать технологический набор специализированного программного обеспечения для различных этапов. Оба нацелены на повышение скорости и точности обработки заказов, трансформируя управление заказами.

Теперь давайте рассмотрим поэтапный путь автоматизированной обработки заказов и то, как каждый подход улучшает этапы от первоначального сбора до окончательной отправки.

Цифровой ввод заказа:

Инициирование заказа включает сбор деталей заказа, которые традиционно требуют ручного ввода данных и создают риск человеческой ошибки. Однако программное обеспечение OCR может извлекать информацию о заказе непосредственно с платформ электронной коммерции и других каналов. Он быстро оцифровывает данные с различных носителей и регистрирует заказы в системе без ручного ввода, что снижает вероятность ошибок и ускоряет весь процесс.

Инструменты автоматизации используют OCR для сканирования и интерпретации информации из электронных писем, PDF-файлов или онлайн-форм, точно извлекая необходимые детали без ручного вмешательства. Такой немедленный сбор данных еще больше упрощает начальный этап. Кроме того, API и интеграция позволяют импортировать данные о заказах напрямую из электронной почты, Google Drive, Dropbox или других облачных служб хранения в вашу систему управления заказами (OMS).

Проверка и утверждение заказа:

Собранные сведения о заказе проверяются на основе заранее определенных критериев, таких как цены, скидки, наличие запасов и кредитные лимиты клиентов. Инструменты на базе искусственного интеллекта могут быстро сравнить информацию о заказе с вашей базой данных, чтобы подтвердить точность и выявить расхождения. Если возникают несоответствия, система помечает их для проверки человеком или возвращает клиенту для подтверждения.

Автоматизированные системы часто имеют настраиваемые рабочие процессы утверждения. Вы можете настроить собственные иерархии и правила маршрутизации для автоматической пересылки заказов нужному персоналу. Благодаря актуальному статусу, автоматическим уведомлениям и напоминаниям утверждающие могут быть в курсе невыполненных задач, тем самым сокращая время, необходимое для перевода заказов на следующий этап. Эти рабочие процессы помогают поддерживать контроль и надзор, не замедляя процесс.

Проверка запасов и создание заказа на поставку:

Автоматизированная система подтвердит, достаточен ли уровень запасов для выполнения заказа. Он сверяет запрошенные товары с текущими запасами. Это крайне важно для предотвращения невыполненных заказов или задержек, которые негативно влияют на удовлетворенность клиентов. В случае успеха система автоматически генерирует заказ на поставку или любую необходимую документацию, чтобы начать процесс выполнения.

Программное обеспечение для управления запасами и автоматизированная система обработки заказов работают вместе, отслеживая и обновляя уровень запасов. Это предотвращает продажу недоступных товаров и способствует лучшему планированию и прогнозированию запасов. Оповещения о низком уровне запасов способствуют упреждающему пополнению запасов. Кроме того, тесная интеграция между платформами обеспечивает плавное выполнение заказа без каких-либо заминок, помогая вам уложиться в обещанные сроки доставки.

Комплектация и доставка:

После создания заказа на покупку система AOP взаимодействует со службами выполнения, чтобы комплектовать, упаковывать и готовить заказ к отправке. Система выбирает лучший способ доставки на основе заранее установленных критериев, таких как сроки доставки и минимальная стоимость. Затем он генерирует отгрузочные этикетки и накладные и соответствующим образом обновляет инвентарь.

Информация отслеживания в режиме реального времени доступна как для бизнеса, так и для клиентов, что обеспечивает прозрачность и лучшее обслуживание клиентов. Система автоматизирует обновление статусов доставки и отправляет оповещения или обновления непосредственно на предпочтительный канал связи клиента.

Завершение заказа и послепродажное обслуживание:

После доставки система AOP отслеживает заказ и запрашивает обратную связь. Он также осуществляет возврат и обмен в соответствии с политикой компании. Этот процесс важен для поддержания удовлетворенности и лояльности клиентов.

Система эффективно замыкает цикл заказа, обрабатывая платежи, выставляя счета и сверяя транзакции. Он собирает данные, которые можно проанализировать для улучшения обработки заказов и стратегий обслуживания клиентов. Эти знания позволяют компаниям быть более динамичными и оперативно реагировать на изменения рынка и потребности клиентов.

Выявление болевых точек: где подходит автоматизация

На каждом этапе процесса «от заказа до оплаты» есть потенциальные препятствия, которые могут задержать выполнение заказа и повлиять на удовлетворенность клиентов. Выявление этих узких мест имеет важное значение для разработки целевых стратегий автоматизации.

Давайте посмотрим на возможные узкие места и способы их устранения с помощью автоматизации:

Проблемы традиционной обработки заказов	Как автоматизация способствует решению
Записи о невыполненных заказах	Автоматизация с помощью передовой технологии оптического распознавания символов упрощает сбор данных о заказах, сокращая время ввода и количество невыполненных заказов.
Расхождения в уровне запасов	Автоматизированные системы инвентаризации обеспечивают обновление запасов в режиме реального времени, обеспечивая точное управление запасами.
Проверка заказа, подверженная ошибкам	Проверка на основе искусственного интеллекта повышает точность деталей заказа, сводя к минимуму ошибки выполнения.
Ошибки доставки и отправки	Интеллектуальные алгоритмы маршрутизации повышают эффективность доставки, уменьшая количество ошибок при отправке.
Выставление счетов, требующее много времени	Автоматическое выставление счетов ускоряет процесс выставления счетов, улучшая движение денежных средств.
Ручная обработка платежей	Автоматизированные платежные шлюзы обеспечивают более быструю и точную обработку транзакций.
Кропотливая обработка возвратов	Автоматизация упрощает процесс возврата, делая его более эффективным и удобным для клиентов.
Пробелы в обновлениях для клиентов	Автоматические уведомления в режиме реального времени позволяют клиентам быть в курсе статуса их заказа.

Настройка автоматической обработки заказов с помощью Nanonets

Nanonets — это платформа, предлагающая оперативно эффективную автоматизированную систему обработки заказов на основе искусственного интеллекта. Настройка проста и не требует какого-либо кода, что делает ее доступной для предприятий любого размера.

Во-первых, давайте поймем, что предлагают Nanonets:

Преимущества обработки заказов с помощью Nanonets

Этап	До Нанонеца	С Нанонетом	Преимущество нанонетцев
Импортировать	Ручная сортировка электронных писем и вложений.	Пересылает электронные письма клиентов для сбора заказов.	Оптимизирует процесс захвата, экономя время и сокращая объем ручной работы.
Выписка	Ручной ввод данных с высоким риском ошибок.	Использует OCR для точного извлечения данных.	Устраняет ручной ввод и повышает точность данных.
Анализировать	Ручной анализ данных требует много времени.	Автоматизирует анализ данных с помощью пользовательских бизнес-правил.	Повышает эффективность и интеллектуально обрабатывает исключения.
Push	Ручной ввод в ERP или CRM системы.	Автоматически форматирует и отправляет данные в системы.	Ускоряет интеграцию данных и уменьшает количество ошибок при вводе.
интегрировать	Сложная интеграция инструментов.	Бесшовная синхронизация с бизнес-инструментами.	Упрощает интеграцию, согласовывая ее с существующими рабочими процессами.

Вот как вы можете настроить автоматическую обработку заказов с помощью Nanonets:

Шаг 1. Интегрируйте свои системы

Независимо от того, собираете ли вы заказы через Gmail, Google Drive, Typeform или веб-сайт на основе Webflow, или используете более сложные системы, такие как SAP или Oracle, Nanonets можно легко интегрировать. Вы можете настроить автоматический импорт заказов с вашей платформы сбора заказов в Nanonets через API, интеграцию Zapier или прямую интеграцию.

Шаг 2. Обучите свою модель

Загрузите несколько прошлых заказов для обучения системы. Nanonets использует технологии оптического распознавания символов, машинного обучения и искусственного интеллекта для понимания ваших форм заказов и точного извлечения данных. Вы можете точно настроить и переобучить свою модель с использованием новых данных, чтобы повысить точность и адаптироваться к меняющимся форматам заказов.

Шаг 3. Настройте рабочий процесс

Вы можете настроить свой рабочий процесс в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Определите последовательность задач и правила маршрутизации и согласований. Настройте триггеры для определенных событий, например, если извлеченные данные из формы заказа имеют расхождения или если уровень запасов недостаточен.

Шаг 4. Экспортируйте данные

После того, как система извлекла и проверила данные из ваших заказов, вы можете экспортировать данные в желаемое место назначения. Nanonets поддерживает несколько форматов вывода, включая JSON, XML, CSV и прямые вызовы API к другим системам. Вы можете автоматизировать экспорт данных в свою систему управления запасами, CRM или любую другую систему, которую вы используете.

Шаг 5. Мониторинг и оптимизация

Благодаря встроенной аналитике вы можете отслеживать эффективность автоматизированной обработки заказов. Отслеживайте ключевые показатели, выявляйте узкие места и принимайте решения на основе данных для постоянной оптимизации ваших процессов. Регулярный анализ и обновление ваших рабочих процессов поможет вам поддерживать операционную эффективность и высокую удовлетворенность клиентов.

Лучшие практики автоматизированной обработки заказов

Внедрение передового опыта в автоматизированной обработке заказов может привести ваш бизнес к поразительной эффективности и удовлетворенности клиентов. Внедрение этих методов гарантирует бесперебойную и адаптивную работу ваших операций на современном быстро развивающемся рынке.

1. Внедрить сквозную автоматизацию

Хотя частичная автоматизация может устранить определенные узкие места, именно сквозная автоматизация действительно меняет операции. От получения заказа до его выполнения, на каждом этапе можно сократить количество ручного вмешательства, что, в свою очередь, сводит к минимуму ошибки, ускоряет цикл от заказа до получения денежных средств и в конечном итоге повышает удовлетворенность клиентов.

Контрольный список для сквозной автоматизации:

• Автоматизируйте получение и ввод заказов из всех источников.
• Используйте автоматизированное извлечение и проверку данных.
• Настройте автоматическую маршрутизацию утверждений и обработки.
• Интегрируйте автоматизированные системы доставки и обновления запасов.
• Используйте системные оповещения, чтобы управлять уровнем запасов и заранее избегать невыполненных заказов.

2. Используйте аналитику на основе искусственного интеллекта

Использование искусственного интеллекта для анализа данных о заказах может помочь получить ценную информацию, которая поможет принимать более разумные бизнес-решения. Используя ИИ, вы можете прогнозировать тенденции, понимать поведение клиентов и оптимизировать запасы, что приводит к лучшему прогнозированию спроса и уменьшению ситуаций с дефицитом или избытком запасов.

Пример аналитики на основе искусственного интеллекта в действии:

• Анализируйте данные прошлых заказов, чтобы прогнозировать будущие модели спроса.
• Внедряйте аналитику в реальном времени для динамической корректировки уровня запасов.

3. Отдайте приоритет автоматизации, ориентированной на клиента

Включение автоматизации, ориентированной на потребности клиента, приводит к более персонализированному и приятному опыту покупок. Это включает в себя внедрение систем, которые предоставляют своевременную информацию о статусе заказа и индивидуальные рекомендации, основанные на истории покупок, укрепляя лояльность клиентов и поощряя повторные сделки.

Действия для автоматизации, ориентированной на клиента:

• Внедрите чат-ботов для отслеживания заказов и запросов в режиме реального времени.
• Установите системы рекомендаций с использованием искусственного интеллекта, чтобы персонализировать предложения дополнительных и перекрестных продаж на основе профилей клиентов и истории покупок.
• Используйте автоматизированные механизмы обратной связи после доставки, чтобы собирать информацию о клиентах и ​​улучшать обслуживание.

4. Выберите подходящий инструмент автоматизации для вашего бизнеса.

Говоря контекстно, первым шагом к переходу на автоматизированную обработку заказов является выбор инструмента, соответствующего требованиям вашего бизнеса. Он должен быть достаточно универсальным, чтобы обрабатывать различные форматы и системы заказов, и достаточно адаптивным, чтобы приспосабливаться к изменениям и расширениям бизнеса.

Например, выбирая Nanonets, вы выбираете инструмент, который предлагает бесшовную интеграцию с различными системами управления операциями — будь то Gmail или расширенные инструменты, такие как SAP или Oracle. Его функция машинного обучения позволяет непрерывно изучать форматы заказов, тем самым оставаясь актуальными для меняющихся потребностей бизнеса.

5. Постоянно тренируйте свою модель машинного обучения

Распространенной ошибкой при автоматизации обработки заказов является принцип «установил и забыл». Компании должны постоянно снабжать свои модели машинного обучения новыми данными, чтобы повысить точность и эффективность, адаптируясь к нюансам меняющихся потребностей в обработке заказов.

Например, используя возможности непрерывного обучения Nanonets, компании могут предоставлять анонимные данные о заказах для улучшения своих моделей. Практическая сторона этого проявляется в меньшем количестве ошибок при обработке заказов и более детальном распознавании ваших конкретных форматов заказов, что приводит к улучшению качества обслуживания клиентов.

6. Повышение безопасности данных и соблюдения требований

Автоматизация обработки заказов также означает обеспечение безопасности данных и соответствие системы соответствующим нормам. Это критически важно, поскольку утечка данных или несоблюдение требований могут привести к значительным финансовым штрафам и потере доверия клиентов.

Рекомендации по повышению безопасности и соблюдению требований:

• Убедитесь, что автоматизированные системы соответствуют законам о защите данных, таким как GDPR, HIPAA и т. д.
• Проводить периодические аудиты и оценки рисков автоматизированных систем обработки заказов.
• Обучайте персонал передовым методам обеспечения безопасности данных в контексте автоматизированных систем.
• Внедрите надежное шифрование данных при хранении и передаче.

7. Оптимизация обработки возвратов

Эффективный процесс возврата так же необходим, как и первоначальное выполнение заказа. Автоматизированная обработка возвратов может значительно повысить удовлетворенность клиентов, упрощая процесс возврата товаров и обеспечивая быстрый кредит или обмен.

Шаги по эффективной автоматизации обработки возвратов:

• Настройте порталы самообслуживания, чтобы клиенты могли легко инициировать возврат.
• Используйте автоматизированные системы для сортировки, проверки и пополнения запасов возвращенных товаров.
• Разверните программное обеспечение для быстрой обработки возвратов или обменов.

8. Используйте облачные системы обработки заказов.

Переход на облачную систему заказов обеспечивает гибкость и масштабируемость, необходимые для роста. Благодаря облаку компании могут легко управлять всплесками заказов в пиковые сезоны без ущерба для производительности и качества обслуживания клиентов.

Чтобы получить максимальную выгоду:

• Выберите облачное решение с длительным временем безотказной работы.
• Убедитесь, что решение позволяет масштабировать ресурсы во время скачков спроса.
• Выбирайте поставщиков, которые предлагают надежные меры безопасности и защиту данных.
• Ищите облачные решения со встроенной аналитикой для более эффективного принятия решений.
• Выбирайте системы, которые обеспечивают легкую интеграцию с другими инструментами и платформами.

9. Регулярно анализируйте и оптимизируйте рабочие процессы.

Постоянное совершенствование имеет решающее значение для поддержания эффективной стратегии автоматизации. Регулярный анализ и совершенствование автоматизированных рабочих процессов помогает выявлять и устранять недостатки, обеспечивая соответствие системы меняющемуся бизнес-ландшафту.

Если вы являетесь пользователем Nanonets, вы можете настроить следующие рабочие процессы, чтобы максимально эффективно использовать систему:

• Автоматизируйте ввод данных в QuickBooks.
• Превратите отправленные формы Webflow в записи заказов.
• Создавайте триггеры событий в Slack или Microsoft Teams для определенных этапов или проблем обработки заказов.
• Используйте Zapier для подключения Nanonets к другим приложениям для расширенной автоматизации рабочих процессов.
• Интегрируйтесь с CRM, чтобы обеспечить синхронизацию и актуальность всей информации о клиентах.

Поддержание эффективной автоматизированной системы обработки заказов — это не просто внедрение новых технологий; это также предполагает оптимизацию существующих процессов и обеспечение хорошей подготовки персонала для работы с новыми приложениями.

Придерживаясь этих шагов, предприятия смогут воспользоваться множеством преимуществ автоматизации и добиться успеха на современном быстро развивающемся рынке.

Заключение

Будущее обработки заказов безошибочно связано со стратегическим внедрением автоматизации. Компании, которые используют эти технологические достижения, готовы достичь большей эффективности, точности и удовлетворенности клиентов.

По мере развития цифрового ландшафта оставаться на переднем крае автоматизации станет не просто преимуществом, а необходимостью для предприятий, желающих оставаться конкурентоспособными и соответствовать ожиданиям потребителей в отношении быстрого и бесперебойного обслуживания.

Ключевой вывод для любого бизнеса очевиден: инвестируйте в автоматизацию, но делайте это осознанно и постоянно развивайте ее, чтобы она соответствовала меняющимся требованиям рынка и ваших клиентов. Благодаря клиентоориентированному подходу и готовности адаптироваться ваш бизнес может превратить обработку заказов в мощный актив для роста.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/