Как создать экономическое обоснование для автоматизации процессов от источника до оплаты, часть 4 (Юсси Карьялайнен)

Как создать восходящее, ориентированное на ценность экономическое обоснование для автоматизации процессов от источника оплаты, которое будет одобрено. Часть 4. 

В моей последней статье были рассмотрены этапы импорта, связанные с выбором подходящей технологии и разработкой реалистичной дорожной карты трансформации. В этой статье будет рассмотрен процесс построения вашего бизнес-кейса с нефинансовой точки зрения. Моя следующая работа будет выглядеть
в финансовых показателях. Важно помнить, что экономическое обоснование, ориентированное исключительно на финансовые показатели высокого уровня, скорее всего, не будет подписано и одобрено. С другой стороны, экономическое обоснование, охватывающее все аспекты предлагаемых вами изменений и
дает гораздо более вероятную оценку ценности по принципу «снизу вверх». Надежная оценка также, вероятно, поможет вам реализовать проект трансформации во время его реализации.

Создание вашего бизнес-кейса

К этому моменту процесса вы будете знать, что хотите делать, с кем и в какие сроки. Следующий шаг в этом процессе — собрать все, что вы знаете, в документ экономического обоснования, а затем получить одобрение инвестиций в проект от вашего
исполнительная команда и/или члены совета директоров. Интересно, что этот шаг часто рассматривается как самая напряженная часть всего процесса. С чего начать? Какую документацию вам необходимо подготовить? Как оно будет получено? Какие дополнительные вопросы зададут ваши руководители?
просить? У вас есть достаточно убедительная история? Будут ли одобрены предложенные вами изменения?

Несмотря на направленность и важность документа экономического обоснования, обычно этот шаг слишком упрощается и в конечном итоге сводится к цифрам, а не к честной оценке, которую обычно ищут руководители. Ваше бизнес-кейс — это не электронная таблица.
Финансовые показатели являются важным компонентом бизнес-кейса, но не единственным.

Ваше экономическое обоснование должно учитывать три основных момента, чтобы оно было одобрено и помогло вам реализовать проект трансформации:   

• Доверие – ваше экономическое обоснование должно быть достаточно надежным, чтобы ваши руководители были уверены, что вы знаете, о чем говорите. 
• Честность - это должна быть честная оценка предлагаемого проекта. Определение компонентов, которые могут ускорить или замедлить реализацию проекта, а также определение сделанных вами финансовых предположений и предположений по реализации проекта. 
• Управление – необходимо проложить четкий путь с надежными точками мониторинга и оценки, которые обеспечат выполнение проектом своих обещаний. Наличие четкого плана, в котором описываются ключевые показатели «трансформации», которых необходимо достичь, и какие
  могут быть применены корректирующие действия. 

Ваше бизнес-кейс должен включать в себя следующие элементы: 

Оценка управления изменениями 

Любое экономическое обоснование должно включать детальную оценку того влияния, которое ваш проект может оказать на вашу команду. Вам необходимо обозначить «человеческие факторы», которые будут как способствовать реализации вашего проекта, так и препятствовать ей. Чтобы сделать это
учтите следующее: 

• Ваша нынешняя культура и система ценностей 
• Способность вашего бизнеса к изменениям, в том числе объем изменений, которые уже происходят или запланированы. 
• Стили руководства и распределение власти, существующие в организации. 
• Восприятие предыдущих проектов трансформации и изменений 
• Отношение руководства вашего среднего звена к предлагаемым изменениям, поскольку они будут иметь ключевое значение для стимулирования принятия конечными пользователями. 
• Спонсорство со стороны руководства, необходимое для проведения изменений во всей организации. 

Согласуйте свой план с более широкими стратегическими целями 

Любое экономическое обоснование должно проводить очень четкую и очевидную линию от предлагаемого проекта к одной или нескольким стратегическим целям вашей организации. Затем свяжите это с трансформацией, которую принесут предложенные вами изменения. Это жизненно важно для достижения
исполнительная поддержка проекта и получение их одобрения на любые расходы. Это должно быть более подробно, чем просто 'X
соответствует цели Y в отношении цифровой трансформации, поскольку это цифровой проект. Итак, как продемонстрировать требуемый уровень детализации? 

• Пересмотрите свои корпоративные и ведомственные стратегические планы. Если их нет, встретьтесь со своим высшим руководством и спросите их об их ключевых стратегических приоритетах. 
• Затем определите конкретные результаты вашего проекта, которые будут поддерживать эти приоритеты.
• Согласуйте показатели успеха и сроки реализации проекта с более широким корпоративным и/или ведомственным стратегическим планом. 

Проверьте свои выводы с несколькими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что они имеют смысл. Это также поможет донести до этих заинтересованных сторон идею вашего проекта.  

Разберитесь с риском 

Риск является чрезвычайно важной частью любого процесса принятия бизнес-решений, поэтому вам необходимо продемонстрировать, что вы хорошо подготовились и понимаете связанные с ним риски вашего проекта в трех ключевых областях: 

• Риски проекта – какие риски связаны с реализацией проекта 
• Риски бездействия – каковы корпоративные риски, с которыми продолжает сталкиваться бизнес, пока не реализует проект? 
• Риски окупаемости инвестиций – каковы риски недостижения ожидаемой отдачи от инвестиций. 

Для каждого из рисков вам необходимо определить вероятность, влияние, рейтинг риска, стратегию смягчения и владельца. Риски проекта должны определяться на основе процесса планирования проекта. Обычно это риски, которые выделены в экономическом обосновании.
Области, которые обычно упускаются из виду, — это риски бездействия и риски рентабельности инвестиций. 

Риск бездействия 

Риск бездействия относится к вполне реальным корпоративным рискам, с которыми сталкивается компания, когда меняет процесс закупок и кредиторской задолженности. Каждый бизнес сталкивается с этими рисками, вопрос в том, насколько высоки эти риски в зависимости от систем.
и процессы, которые у вас уже есть. Обычно существует 10 корпоративных рисков, связанных с процессами закупок и кредиторской задолженности, о которых вам необходимо знать: 

• Мошеннические счета – риск того, что вы оплатите счет, который вам не следует 
• Несоблюдение требований поставщиком – сюда входит целый ряд рисков несоблюдения требований со стороны поставщика в отношении типов документации/процессов, которые вы требуете от них хранить. Риск здесь заключается в том, что вы начнете работать с поставщиком, у которого нет
  необходимая документация имеется или у существующего поставщика истек срок действия документации. Это может включать соблюдение: 
  • Экологические, социальные и управленческие требования (ESG) 
  • Современное рабство 
  • Страхование 
  • Отраслевые аккредитации 
  • Отраслевые оценки  
• Дубликаты счетов-фактур – риск того, что вы дважды оплатите один и тот же счет поставщику. 
• Соблюдение налогового законодательства - риск того, что вы не сможете соблюдать соответствующие налоговые декларации/законы из-за проблем с вашими данными или процессами. 
• Индивидуальные расходы – риск несанкционированных корпоративных расходов на товары/услуги. 
• Одобрение расходов – риск того, что вы не сможете продемонстрировать одобрение корпоративных расходов на товары/услуги в соответствии с вашей финансовой политикой и процедурами. 
• Неправильный сбор данных счета-фактуры – риск неправильного ввода данных в счетах-фактурах, что приведет к проблемам с платежами поставщикам.  
• Конфликт интересов - риск того, что решения о корпоративных расходах принимаются без четкой оценки конфликта интересов (например, контракт присуждается другу сотрудника или другой деловой интерес). 
• Риск жизненного цикла контракта – Этот риск включает в себя целый ряд рисков, связанных с контрактом, включая такие области, как: 
  • Согласование невыгодных и/или потенциально вредных условий контракта без надлежащей оценки контрактных рисков 
  • Контрактная документация пропадает 
  • Утверждение договоров неуполномоченными сотрудниками 
  • Контракты бессознательно подходят к концу 
• Ухудшение отношений с поставщиками – этот риск связан с проблемами, которые могут возникнуть в процессе закупок и оплаты и которые могут нанести ущерб вашим отношениям с поставщиками. Это может включать в себя такие факторы, как: 
  • Поздние, задержанные или пропущенные платежи по счетам 
  • Высокая стоимость обслуживания из-за ручного контроля 
  • Заказы пропущены или неверны из-за ручного процесса заказа. 
• Нарушение бизнеса – Этот риск связан с возможностью того, что ваши основные бизнес-операции по закупкам и оплате будут нарушены из-за ухода ключевых сотрудников, обладающих ключевыми знаниями ручных процессов. 

Риск, связанный с рентабельностью инвестиций

Если вы смогли проследить процесс до этого момента, у вас должно быть четкое представление о том, как и когда будет получена выгода от предлагаемого вами проекта, и все это будет определяться рядом предположений. Риски рентабельности инвестиций – это риски
эти предположения не оправдались.

Например, если вы подсчитали, что снижение затрат на обработку счетов будет обусловлено внедрением поставщиками более автоматизированных каналов выставления счетов, что произойдет, если внедрение будет медленнее, чем ожидалось? Какие стратегии смягчения последствий вы можете реализовать?
чтобы убедиться, что предположения близки к реальности?

Рекомендую просмотреть все области ожидаемых преимуществ:

• Преимущества процесса выставления счетов
• Преимущества обработки заказов на поставку
• Преимущества, связанные с закупками
• Преимущества, связанные с людьми
• Преимущества, связанные с эффективностью

А затем провести оценку риска на основе этих областей для определения вероятности, воздействия и стратегии смягчения последствий.

По нашему опыту, формулирование нефинансовых аспектов бизнес-кейса имеет большое значение для укрепления доверия, демонстрации вашего опыта и подготовки вашего руководителя к финансовой стороне бизнес-кейса. В моей следующей статье я рассмотрю возможность добавления этих ключевых финансовых показателей.
к вашему бизнес-кейсу.