Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальный поиск. Ай.

Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность



Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность

Ищете решение для автоматизации предприятия? Не смотрите дальше!

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Ведение документации – неотъемлемая часть современного бизнеса. И многие успешные компании в настоящее время инвестируют в автоматизацию управления записями, поскольку они проходят через цифровую трансформацию.

Но прежде чем мы углубимся в сложные темы, например, почему управление записями жизненно важно для вашего бизнеса или как его автоматизация может улучшить вашу организацию, нам нужно понять, что это на самом деле означает.

Итак, на этой ноте, давайте сразу же погрузимся и выясним, что такое управление записями.

var contentTitle = «Оглавление»; // Укажите здесь заголовок, чтобы потом не создавать для него заголовок var ToC = “

«+Заголовок содержимого+»

«; КП += "

«; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;


Что такое управление записями?

По данным Международной организации по стандартизации, также известной как ISO, записи являются «информация, созданная, полученная и хранимая в качестве доказательств и информации организацией или лицом во исполнение юридических обязательств или при ведении бизнеса".

Эти записи могут быть в различных формах. Некоторые из наиболее часто используемых записей:

  • Цифровые файлы.
  • Аудиозаписи.
  • Видеозаписи.
  • Фото.
  • Бумажные записи.

Эти записи могут содержать различную важную информацию, связанную с юридическими аспектами организации, финансовую документацию, информацию о процессах ежедневной работы и многое другое. А управление записями — это в основном акт создания и ведения этих записей.

Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность

Однако, чтобы выразить это такими простыми словами, недостаточно, чтобы полностью понять все аспекты управления записями. Помимо простого создания файлов записей, управление записями также включает в себя различные сложные задачи, которые помогают оптимизировать процессы компании.

Вот некоторые из задач, которые входят в сферу управления записями:

  • Создание отчетов и других публикаций.
  • Обеспечение защиты данных.
  • Архивирование готовых записей.
  • Убедитесь, что все записи легко доступны для сторон, когда это необходимо.
  • Установление руководящих принципов, политик и стандартов организации.

И многое другое.

Что такое управление электронными записями (ERM)?

Согласно стандарту ISO 15489:2001 управление записями – это «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, ведением, использованием и уничтожением записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о деловой деятельности и транзакциях в форме записей».

Управление электронными записями — это весь процесс управления конкретными электронными файлами или записями. Существует критическая разница между традиционным управлением записями, где основное внимание уделяется физическим записям, и ERM, где основное внимание уделяется электронным данным.

Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность

Поскольку большинство современных компаний внедряют цифровизацию данных, ERM становится неотъемлемой частью организаций. ERM отвечает за сбор записей для улучшения цифровых бизнес-процессов компании.

Поскольку вы не тратите средства на инвентаризацию, чтобы иметь бумажные копии записей, ERM позволяет повысить эффективность и производительность организации. Кроме того, это позволяет легко внедрять автоматизацию бизнес-процессов. Это также помогает вам, обеспечивая точный аудит.


Хотите, чтобы очистить данные из PDF документы, конвертировать PDF в XML or автоматизировать извлечение таблицы? Посмотреть Нанонец PDF-скребок or парсер PDF преобразовать PDF-файлы в базу данных записи!

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Какие существуют типы записей?

По мере того, как компании становятся все более разнообразными в своей сфере деятельности, для создания, получения и хранения данных используются различные типы записей. Эти различные типы записей используются для определенных целей.

Ниже перечислены наиболее распространенные типы записей, используемые в современном бизнесе.

Записи аудита

Записи аудита позволяют компании посмотреть и проверить, кто из сотрудников соблюдает отраслевые правила (как внутренние, так и внешние правила).

Записи политики

Записи политики включают в себя все, от планирования и методов до операционных методов и правил в организации.

Организационные записи, которые относятся ко всему планированию бюджета, функциональные диаграммы, финансовые записи, являются частью записи политики. Это также может включать любую форму приказа или директивы, предоставленной вышестоящим органом, высокопоставленными должностными лицами, инструкциями, меморандумами и другими отчетами, связанными с методами работы.

Юридические записи — это, в основном, определенные типы документов, которые компании обязаны вести по закону. Эти записи могут быть разными в соответствии с требованиями штата.

Они могут включать,

  • Правила, связанные с соблюдением правил
  • исполнительные листы и судебные решения.
  • Платежные ведомости и первичная государственная личная документация.

Электронные записи

Электронные записи — это в основном записи, которые либо создаются в электронном виде, либо хранятся с помощью любых электронных средств. Поскольку они не занимают физического места и просты в обслуживании, электронные записи являются наиболее популярной формой решения для хранения записей в современных компаниях.

Архивные записи

Архивные записи - это в основном записи, которые используются в настоящее время и архивируются либо для исторической ценности, либо для будущих юридических вопросов.

Какова цель управления записями?

Основная причина внедрения управления записями проста. Он позволяет бизнесу легко хранить всю ценную информацию, которая у него есть, и делает ее доступной для будущих вариантов использования.

Более традиционный подход к управлению записями заключался в том, чтобы просто отслеживать всю необходимую информацию в виде электронной таблицы. Хотя это может показаться отличной идеей, на практике это не так.

Это связано с тем, что по мере того, как организации имеют тенденцию к увеличению с каждым годом, объем информации, которая им нужна, значительно увеличивается. Если все это будет задокументировано в простой электронной таблице, это может принести компании больше вреда, чем пользы.

С каждой добавленной информацией о потребностях усложняется не только поиск информации, но и процесс ее хранения. Вот почему каждая компания должна иметь оптимизированную стратегию управления записями, чтобы все было полностью организовано.

Более того, записи будут легко доступны любому, кто в них нуждается внутри компании. Это гарантирует, что время не будет потеряно из-за сложного поиска записей. В результате сотрудники тратят больше времени на важные задачи и повышают свою производительность.

По запись хранения, Более 7.5% всех бумажных документов могут легко потеряться в процессе. И если потерянные документы содержат какие-либо важные данные, это может привести к серьезным проблемам, таким как:

  • Потеря лицензии.
  • Ущерб репутации.
  • Огромные штрафы.
  • Потеря продуктивности.
  • Стресс.
  • Отмененный заказ.

И многое другое.

Для решения этой проблемы на рынке также существует различное программное обеспечение для документирования. Это программное обеспечение может помочь вам решить эту проблему и обеспечить оптимизированное решение для управления записями для вашей организации.


Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи? Ознакомьтесь с нашим программным обеспечением для обработки документов Nanonets, основанным на рабочих процессах. Извлекайте данные из счетов-фактур, удостоверений личности или любого документа на автопилоте!

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Почему управление записями важно?

Согласно опросу, проведенному IBM, 90% всех данных в мире был создан всего за два года. Это быстро говорит о том, насколько важно для нас отслеживать все наши данные. Потому что при таком огромном объеме информации, доступной нам сегодня, без надлежащего мониторинга управление этими данными практически невозможно.

Более того, различные регуляторные вопросы создают большие проблемы для малого бизнеса. Это делает надлежащее управление записями жизненно важной частью каждой современной компании. От регулярной налоговой реформы до Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA), постоянно меняющихся законов об оплачиваемых отпусках и проверки сотрудников — ведение документации необходимо для всех предприятий. Без обязательного процесса управления записями бизнес может столкнуться с различными ненужными проверками, потерей производительности и случайными штрафами за несоблюдение требований.

Управление записями также очень важно, поскольку оно помогает вам соблюдать федеральный закон о делопроизводстве.

Каков процесс управления записями?

Процесс управления записями включает в себя весь жизненный цикл записей. Это означает, что у вас есть все, от создания и модификации до обслуживания, удаления и архивирования записей. Ниже мы перечислили каждый этап процесса и объяснили его для лучшего понимания всего жизненного цикла.

Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность

Создание записей

Чтобы начать любой процесс управления записями, первое, что приходит в жизненный цикл, — это создание записи. Он может быть создан как внутри компании, так и получен от третьей стороны. Вот некоторые из способов создания записей,

  • Получение любого письма.
  • Создание электронной таблицы
  • Создание базы данных или документа
  • Документ получен извне.

Кроме того, могут быть различные формы контрактов, бюджетных списков, политик, банковских выписок, руководств и нормативных документов, которые считаются записями. Однако помните, что любая форма данных или документов, поступающих через дверь, не подлежит управлению записями. Что компания хочет сохранить в отчете, решает сама компания.

Использование или модификация

Использование или изменение является активным процессом в жизненном цикле управления записями. Это включает в себя любую форму распространения или изменения данных записей.

Например, подумайте о политике оплачиваемых отпусков, уже созданной вашим отделом кадров несколько месяцев назад. Эта запись заархивирована для любого будущего использования. Однако при изменении политики отдел кадров может легко изменить запись и распространить ее среди всех сотрудников. Этот процесс будет отмечен как фаза использования или изменения записи.

Поддержание или защита

После того, как записи созданы и использованы, компания должна позволить записи пройти классификацию безопасности. Это позволяет организации полностью документировать данные. После этого записи классифицируются по разным категориям и организуются в соответствии со структурой организации записей компании.

Этот процесс организации может происходить в картотеке на месте, в удаленном хранилище или даже на цифровой платформе. Однако главное, что следует отметить в отношении этого процесса, заключается в том, что он предназначен для предотвращения любой формы несанкционированного доступа и повреждения самой записи.

Утилизация записей

Удаление записей является жизненно важным процессом для любого жизненного цикла управления записями. Вы же не хотите годами хранить ненужные записи. Потому что наличие избыточных записей по сравнению с потребностями может значительно увеличить накладные расходы, даже если вы этого не заметите. Это также может оставить больше места для ущерба в случае утечки данных. Так зачем вообще хранить файлы, превышающие юридические требования, и рисковать штрафом?

После того, как файлы будут полностью организованы и защищены, вам необходимо избавиться от всех ненужных документов. Хорошим практическим правилом является выбор компании, сертифицированной NAID, которая позаботится об утилизации всех записей.

Архивирование записей

Последним шагом является архивирование тех записей, которые вам необходимо хранить постоянно. Если вы встретите какие-либо записи такого рода, пришло время переместить их в любой безопасный архив.

Кроме того, архив должен быть проиндексирован и легко доступен для поиска, чтобы обеспечить беспроблемную работу в случае необходимости.


Хотите использовать роботизированную автоматизацию процессов? Ознакомьтесь с программным обеспечением для обработки документов на основе рабочего процесса Nanonets. Нет кода. Платформа без проблем.

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Что такое запись в управлении записями?

Запись в управлении записями — это документ в любой форме, созданный вами или полученный вами или вашей организацией. Эти записи помогут вам правильно вести свой бизнес. При этом запись может быть любого формата, будь то бумажная или полностью электронная. Иногда даже большие ролики можно считать рекордами.

Имейте в виду, что ценность ваших записей зависит не от типа формата, а от содержания, которое они содержат.

Есть четыре критерия, которым элемент должен соответствовать, чтобы считаться записью. Они есть,

  • Подлинность.
  • Надежность.
  • Целостность.
  • Юзабилити.

Запись должна быть подлинной и точно отражать то, для чего она была создана. Кроме того, источнику формы нужно доверять, чтобы обеспечить сильное ощущение реальности содержания. Затем элемент должен быть проверен, чтобы увидеть, не был ли он изменен или подделан. В противном случае это нельзя считать рекордом. И, наконец, предмет можно использовать в качестве источника информации на протяжении всего его жизненного цикла.

Как только любой элемент соответствует всем этим критериям, его можно считать записью в управлении записями.

Каковы компоненты управления записями?

В отличие от традиционной программы управления записями, современное управление записями включает в себя множество ключевых компонентов для эффективной работы. При этом они также оказывают значительно большее влияние на компанию.

Вот ключевые компоненты, которые будут иметь современное управление записями.

Политика записей

Политика записей включает определение категорий записей, записей, которые должны храниться в категории, и сроков их хранения. Это расписание иногда также может содержать примеры типов записей.

Политика также разъясняет все цели, области применения и руководящие принципы для программы управления записями.

Стратегия размещения данных

После того, как у вас есть политика, вам понадобится стратегия ее правильного выполнения. Эта стратегия будет сочетать в себе как политику, так и технологию, чтобы сделать весь процесс более эффективным.

Управление изменением поведения сотрудников

Когда стратегия принята, организации пора проверить, как сотрудники реагируют на новые изменения и инструменты. Этот компонент включает в себя,

  • Усыновление движет.
  • Тест на консистенцию.
  • Демонстрация соответствия.

Записывает процессы

Организации необходимо настроить процесс, который помогает классифицировать, удалять и управлять записями посредством автоматизированного процесса.

Развитие организации делопроизводства

Последним компонентом управления записями является организационное развитие. Управление записями — это масштабная задача, которая не может быть решена в одиночку одним отделом.

Вам необходимо создать оргкомитет по управлению, который должен включать,

  • Юридические единицы,
  • ИТ-подразделения.
  • Единицы соответствия.
  • Единицы риска.
  • единицы ЧСС.
  • Бизнес-единицы. Единицы аудита.

Автоматизация управления записями и ее влияние на производительность

Если вы работаете со счетами и квитанциями или беспокоитесь о проверке личности, проверьте Nanonets. онлайн-распознавание текста or Экстрактор текста PDF для извлечения текста из PDF-документов бесплатно. Нажмите ниже, чтобы узнать больше о Нанонет Решение для автоматизации предприятий.

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Каковы преимущества управления записями?

Если вы сможете настроить хорошую систему управления записями, она даст вам множество преимуществ с самого начала. Из-за огромного количества преимуществ все больше и больше организаций внедряют управление записями в свою операционную систему. От улучшенных рабочих процессов до повышения эффективности — в управлении записями есть все.

Ниже приведен список основных преимуществ системы управления записями.

Снижение стоимости хранения

Одним из самых больших недостатков физических записей является огромный объем памяти, который для этого требуется. Но вы можете подумать, что все записи жизненно важны для бизнеса и содержат важные данные для обеспечения бесперебойной работы компании.

Но в практической жизни это чаще всего не так. Согласно с Секция ведения архивов и документации Организации Объединенных Наций, только от 5 до 10 процентов записей представляют значительную ценность для бизнеса.

Теперь подумайте о том, сколько отчетов, электронных писем и файлов может иметь крупная организация каждый день. И из всего этого огромного количества записей нужно сохранить лишь горстку.

И именно здесь в игру вступает управление отчетами.

Как только эффективная система управления записями создана, она может дать организации возможность хранить только те записи, которые необходимы. Вы также можете настроить график того, как долго вы хотите держать в руках определенные документы. Например, если вам нужен юридический файл только до конца определенного года, нет необходимости нести нагрузку по хранению и на следующий год.

Для бумаг вам нужно отключить физические записи; вы можете хранить их в любом оффшорном хранилище. С другой стороны, для документов, которые требуют регулярной проверки и использования, вы можете сканировать и использовать их цифровую версию в своей системе управления записями.

Простой поиск записей

Информация о записях, которые у вас есть, дает вам преимущества только в том случае, если вы можете получить их в нужное время. А управление информацией о записях или RIM позволяет быстро индексировать и упорядочивать записи.

Это делает записи легко доступными для всех, кто в них нуждается, и значительно упрощает процесс поиска документов. Вы также можете настроить систему, в которой вы даете конкретное разрешение конкретному сотруднику, чтобы они могли получить доступ только к тем записям, для которых у них есть разрешение. Это позволяет повысить безопасность вашей организации и вывести производительность на новый уровень.

Снижение любого судебного риска

Внедрив эффективную систему управления записями, вы можете значительно снизить риск возможных штрафов или судебных разбирательств. Более того, если у вас есть продуманная программа управления записями, она также поможет вам свести к минимуму любые судебные разбирательства, связанные с уничтожением документов.

Автоматизация рабочего процесса

Одна из самых больших проблем современных компаний заключается в том, что они склонны считать, сколько времени тратится на хранение и поиск записей. Большинство документов обычно хранится на месте и размещено очень хаотично. В результате, когда кому-то нужно найти какую-либо конкретную информацию, это может занять огромное количество времени. Это время сотрудник может лучше потратить на выполнение ценных задач.

Более того, как только процесс поиска завершен, человек должен пройти процесс повторного заполнения, поскольку записи изначально были очень неорганизованными.

Однако, когда мы имеем дело с полностью оптимизированной системой управления записями, все данные обычно хранятся централизованно. Записи также классифицируются на основе различных факторов, что упрощает их поиск. Эта автоматизация позволяет ускорить рабочий процесс и помочь сотрудникам сократить время поиска.

Обеспечение непрерывности бизнеса

Одним из самых больших преимуществ использования RIM является то, что он может гарантировать, что все жизненно важные активы вашей компании представлены в централизованном хранилище. Когда дело доходит до современного бизнеса, информация является одним из его самых важных активов. И ничто не может повредить компании больше, чем потеря жизненно важной информации из их системы.

Бедствия никогда не постучатся в дверь. И вы никогда не знаете, когда бедствие может поразить ваш бизнес и полностью скомпрометировать все физически хранящиеся записи навсегда. Потеря таких ценных данных может сильно затруднить, а не сделать невозможным для компаний начать все заново. Здесь в игру вступает управление записями.

Стратегически разработанная политика управления записями может защитить все важные данные в случае аварии. Более того, наличие электронной записи означает, что вы можете иметь резервные копии как на месте, так и за его пределами (иногда в облаке), чтобы обеспечить непрерывность вашего бизнеса.

Повышение боевого духа

У управления записями больше преимуществ, чем мы можем измерить ручкой и бумагой. Например, все мы знаем, что плохо документированные записи и хаотичная система хранения документов могут создать неоптимальную рабочую среду. Эта рабочая среда может значительно подорвать моральный дух всех сотрудников и привести к тому, что они потеряют всякую мотивацию браться за новую работу.

Как упоминалось ранее, довольно сложно измерить такое влияние с помощью ручки и бумаги. При этом мы можем без малейших сомнений сказать, что это значительно вредит моральному духу и производительности. Эта проблема может быть легко решена путем внедрения системы управления записями.

Предоставление всем уверенности в том, что они могут получить любые записи, которые они хотят, в считанные секунды, повысит у всех чувство готовности к новым вызовам на рабочем месте.

Лучшие практики управления записями

Чтобы получить максимальную отдачу от вашей системы управления записями, вам необходимо следовать передовым методам. Вот некоторые из лучших практик, которые мы рекомендуем для обеспечения наилучшего результата.

Определение вашей бизнес-цели

Без четкой цели трудно правильно использовать управление записями. Поэтому убедитесь, что у вас есть хорошая структура целей и потребностей, чтобы эффективно использовать управление записями для создания, архивирования и уничтожения записей.

Категоризация и индексация

Для организации жизненно важно точно знать, как и где находится вся информация. Вот почему вы должны правильно классифицировать записи и индексировать их для будущего использования.

Безопасность записи

Шестьдесят восемь записей либо теряются, либо крадут каждую секунду как вы читаете сегодняшнюю статью. Предотвращение несанкционированного доступа и защита документа от мошенничества или катастрофы должны быть одним из ваших главных приоритетов.

Обучение персонала

Вы не сможете получить эффективный результат от своей системы управления записями, если ваши сотрудники не знают, как соответствовать политике управления записями.

Наличие графика ведения документации

Чтобы свести к минимуму риск потери записей, необходимо иметь график обслуживания записей. Это определит, как долго будут храниться какие-либо конкретные записи и когда они должны быть проверены или удалены.


Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи? Экономьте время, усилия и деньги, повышая эффективность!

.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }


Зачем использовать автоматизированную систему управления документами?

Чтобы справиться с информационным потоком, наем новых сотрудников никогда не будет окончательным решением. Поскольку каждый день создается все больше и больше записей, для любой организации жизненно важно использовать автоматизированную систему управления записями.

Автоматизация избавляет вас от хлопот и предлагает вам невообразимые преимущества, которых иначе у вас никогда не было бы.

Вот некоторые из причин, по которым вам следует использовать автоматизированную систему управления записями.

1. Можно легко изменить, изменив структуру соответствия.

2. Возможность реализации гибких файловых планов

3. Превосходная масштабируемость с точки зрения будущих исследований и разработок.

4. Снижение риска потери данных.

5. Улучшена защита деловых записей.

6. Надежная оценка производительности.

7. Защита от стихийных бедствий.

8. Сокращение огромного количества времени, затрачиваемого на отслеживание различных бумажных следов.

9. Сделать все записи более доступными в централизованной сети.

10. Возможность управлять всеми цифровыми записями с единой унифицированной платформы.

11. Поддержание доказательств честности.

12. Формирование актов об уничтожении.

FAQ

Что такое навыки управления документами?

Как менеджер по записям, вы должны обладать некоторыми ключевыми навыками, чтобы преуспеть. Вот некоторые из главных навыков, которыми вы должны обладать:

  • Аналитические навыки.
  • Административные навыки.
  • Организационные навыки.
  • Навыки решения проблем
  • Терпение.
  • Навыки коммуникации.

Какие два типа записей существуют?

Записи могут быть разных видов и форм. Но основными двумя типами записей являются физические записи и цифровые записи.

Каковы этапы управления записями?

Основные этапы управления записями:

  • Создание
  • Модификация
  • Обслуживание
  • Распоряжение
  • Архивирование.

Заключение

На этом наша сегодняшняя дискуссия о том, как автоматизация управления записями может повлиять на производительность вашей компании, заканчивается. Чтобы справиться с информационным потоком, управление записями — единственное решение, которому должны следовать организации.

А с таким количеством преимуществ, которые дает управление записями, внедрение эффективной системы в вашем бизнесе не составляет труда.


var contentTitle = «Оглавление»; // Укажите здесь заголовок, чтобы потом не создавать для него заголовок var ToC = “

«+Заголовок содержимого+»

«; КП += "

«; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Нанонеты онлайн OCR и OCR API есть много интересного случаи использования tЭто может оптимизировать производительность вашего бизнеса, сократить расходы и ускорить рост. Узнать как варианты использования Nanonets могут применяться к вашему продукту.


Отметка времени:

Больше от ИИ и машинное обучение